Por reuniões mais produtivas
Reuniões mais produtivas – Um projeto de melhoria, como qualquer projeto em uma organização, não se concretiza por apenas uma pessoa. Sempre temos uma equipe por trás de qualquer mudança ou projeto. Já vimos em um post anterior, quem deve participar da equipe e o que ela necessita para trabalhar bem. Hoje, daremos algumas dicas de como otimizar o trabalho da equipe através das reuniões. Você se recorda de alguma reunião que durou horas e ao fim, nenhuma conclusão foi tirada? Isso poderia ter sido evitado com passos simples!
O primeiro deles tem como objetivo deixar os membros de sua equipe menos oprimidos e constrangidos, principalmente nos primeiros encontros. Seriedade é importante, mas um pouco de descontração pode contribuir para o surgimento de melhores ideias e maior sinergia na equipe.
Reuniões são pontos importantíssimos durante a execução de qualquer projeto. E muitas pessoas não gostam desses encontros. Algumas vezes pela falta de tempo, outras pela falta de objetividade, ou por despenderem tempo e não chegarem à conclusão alguma.
Para se obter melhores reuniões, siga algumas sugestões:
- Prepare a agenda da reunião: defina bem os objetivos, tópicos a serem abordados e tempo estimado para cada assunto.
- Inicie as reuniões com um aquecimento: tópicos mais curtos e rápidos devem abrir as reuniões.
- Defina quem irá guiar a reunião, quem irá registrar as informações da reunião e quem controlará o tempo.
- Aprimore sempre o processo de reunião: reuniões são processos como outros. Desta forma, sempre avalie como foi a reunião, continue aplicando o que deu certo e busque outras formas de fazer o que não foi proveitoso.
- Para discussões efetivas: Prepare e abra a discussão; Escute; Peça esclarecimentos; Controle a participação dos membros; Resuma; Controle o tempo; Busque a objetividade; Conclua e feche a discussão.
- Em tomadas de decisões: Defina quem toma a decisão e quem está envolvido. Discuta dentre apenas estas pessoas.
Reuniões produtivas não refletem apenas em economia de tempo, mas em resultados melhores também. Aplique estas dicas simples e veja os projetos em sua empresa andando mais rápido e com qualidade superior!