Veja como realizar reuniões rápidas e efetivas com diversos setores

A rotina do trabalho está cada dia mais corrida e a busca por produtividade e redução de custos aumentou ainda mais com a crise enfrentada pelo país, especialmente quando falamos de saúde, haja vista que a maioria dos hospitais não conta com o efetivo e o maquinário necessários para a demanda.

Nesse contexto, é muito natural que as áreas realizem reuniões rápidas para traçar planos de ações e definir estratégias para alcançar as metas propostas. No entanto, nem sempre esse objetivo é atingido. As reuniões se tornam muito frequentes, enfadonhas e, em vez de trazer resultados, acabam desperdiçando o tempo de boa parte dos participantes.

Quer saber como evitar esse problema e tornar as reuniões realmente rápidas e efetivas? Continue a leitura e veja algumas dicas práticas!

1. Mostre os custos

A maioria das empresas sequer para em algum momento para analisar quanto gasta com reuniões, talvez por isso seja tão comum um número excessivo e reuniões tão demoradas.

O cálculo é muito simples. Imagine que você tenha uma reunião semanal que dura 2 horas, com 10 pessoas participando, e que o salário médio por hora de cada participante seja de R$ 50. Sem contar outros custos adicionais, chegamos a R$ 1000 em apenas uma reunião e um custo anual de R$ 48.000. Agora, faça esse cálculo com duas reuniões por semana ou com mais pessoas na reunião.

Quando as pessoas têm ciência do custo, ficam muito mais comprometidas.

2. Marque antecipadamente

Agora que todos já sabem da importância da reunião e você já tem as pessoas certas, é hora de marcar a data. Essa reunião deve ser marcada com antecedência, preferencialmente de uma semana.

A marcação não é apenas informar a data ou a pauta. Em vez disso, a reunião deve ter objetivo. Que ação ou decisão precisa ser realizada ao final da reunião? Se passaram 2 horas discutindo e não tomaram nenhuma ação ou decisão, de nada valeu a reunião.

Uma maneira muito prática de identificar quais são as decisões a serem tomadas é pensar na reunião como um processo e utilizar a ferramenta SIPOC para identificar as saídas (qual decisão deve ser tomada na reunião?)

Inclusive, preparamos um texto muito completo e ilustrativo sobre o SIPOC.

3. Escolha as pessoas certas

Você já foi convidado para alguma reunião em que o assunto não tinha nada a ver com você ou sua área? Ou que haviam muitas pessoas na sala, mas apenas uns poucos contribuíram efetivamente? Pois é, isso é mais comum do que se imagina.

Para evitar esse tipo de situação, é importante escolher pessoas-chave e participar das reuniões apenas as pessoas que estejam ligadas ao assunto que será tratado. Se for necessário apenas um indicador ou informação mais simples, sem necessidade de informações técnicas, deve-se solicitar essa informação por e-mail.

Novamente aqui podemos relembrar o SIPOC. Quais são as entradas as entradas (quais informações preciso para conseguir tomar essa decisão) e quem são as fornecedoras dessas informações? Essas são as pessoas que devem estar na reunião, juntamente com aquelas que podem tomar as decisões.

4. Estabeleça o tempo e a agenda da reunião

Com o objetivo em mente, divida a reunião em subtítulos ou pautas, que deverão levar você até o resultado desejado. Cada pauta dessa deve ter um tempo estabelecido e deve-se buscar o máximo de objetividade possível. Ainda mais em hospitais ou clínicas, onde o tempo é extremamente escasso.

Utilize uma pessoa para gerenciar a reunião e deixe um timer (cronômetro regressivo) visível a todos, dessa forma, todos ficarão mais focados, pensarão antecipadamente nas soluções e participarão de forma mais efetiva.

Seja pontual. Não deixe que o “jeitinho brasileiro” afete a produtividade da sua reunião. Cada participante tem diversas outras atividades para realizar, portanto, comece e termine no tempo determinado. Se algum participante não chegou no horário, inicie. A partir do momento que tiver disciplina nesse sentido, conseguirá o respeito de todos e ninguém chegará atrasado.

Novamente podemos utilizar o SIPOC, A letra P indica as etapas do processo que irão transformar as entradas (Inputs) em saídas (Outputs). Essas etapas serão a agenda da reunião.

5. Deixe a equipe tranquila

Reunião não precisa ser sinônimo de tensão. Já que você irá coordenar a reunião, se comporte como um bom líder. Puxe algum assunto mais leve para “quebrar o gelo”. Não comece com assuntos ruins ou críticas severas sobre a equipe. Se algum funcionário está completamente fora dos padrões adequados da empresa, reserve um momento particular para chamá-lo a atenção.

Como ninguém consegue ficar atento por muito tempo e houver necessidade de fazer alguma reunião mais longa, realize pequenos intervalos para as pessoas relaxarem um pouco e voltarem a atenção.

6. Prepare a equipe

Reuniões rápidas de surpresa costumam não ser eficientes. É preciso preparar toda a equipe, até para que todos os colaboradores possam trazer os seus pontos importantes sobre a pauta a ser discutida.

Como você já enviou o convite com antecedência, é necessário que cada pessoa entregue o “dever de casa”. Isso mesmo, cada participante da reunião deverá entregar para o organizador da reunião os pontos necessários da sua área para que já possa preparar a reunião e alguns dias antes enviar a apresentação pronta a todos os participantes.

Com as informações prontas, todos os participantes já poderão pesquisar e ir para a reunião com diversas possíveis soluções, que serão avaliadas e escolhidas pelos participantes.

7. Torne a reunião interativa

Até reuniões rápidas precisam ser bem discutidas. O encontro dos funcionários não precisa ser um monólogo. Não adianta o gestor ou chefe apenas fazer suas colocações e ponderações se os outros colaboradores não puderem expor suas opiniões.

Para facilitar nesse sentido, é importante que exista um moderador, que deve conduzir e incentivar a participação de todos. Além disso, é importante ter alguém para realizar as anotações.

O moderador deve ter o cuidado para manter o foco no objetivo e, sempre que novas ideias forem lançadas, mas não estiverem de acordo com o assunto, deve-se tomar nota e voltar a atenção para o assunto.

8. Gere comprometimento

A reunião é essencial para o gestor, e como elemento importante, deve ter um documento que comprove a sua realização. Separe sempre um funcionário para redigir os pontos principais que foram discutidos.

Ao final da reunião, deve-se ter uma série de ações para cada área. Datas devem ser definidas para que as ações sejam executadas e todos os participantes devem assinar o documento.

Depois disso, é importante realizar o acompanhamento para garantir que todas as ações foram implantadas e marcar uma nova reunião para verificar se os resultados foram satisfatórios, se as ações precisam ser ajustadas ou se novas precisam ser criadas. Assim, não só vai comprovar a realização da reunião como evitar que os mesmos assuntos sejam discutidos em encontros futuros.

Organizar e conduzir reuniões rápidas é uma tarefa de grande responsabilidade. Muitos empecilhos dificultam a vida do gestor que está nessa posição. Mas, com a ajuda de nossas dicas, é possível superar as dificuldades e ter reuniões efetivas com os diversos setores.

E então, conseguiu entender como organizar reuniões rápidas e efetivas? Então compartilhe este artigo nas redes sociais para que outras pessoas tenham acesso às nossas dicas!

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