As atividades na sua empresa são orientadas por uma instrução de trabalho?
Por mais simples que seja uma tarefa, é bastante provável que, em algum momento, ela tenha que ser realizada por uma pessoa com pouca ou nenhuma experiência.
O que a empresa faria nesse caso se faltassem pessoas qualificadas para instruir e ensinar como se faz?
Quando se conta com uma instrução de trabalho já formatada, esse risco diminui, tornando os processos de adaptação e onboarding mais ágeis.
Há ainda outras vantagens, que você vai conhecer lendo este texto até o final.
Siga em frente e descubra.
O que é instrução de trabalho?
Instrução de trabalho (IT) é como um manual que tem como função básica instruir e orientar sobre como uma determinada atividade ou tarefa deve ser executada.
Ela pode ser utilizada em qualquer segmento produtivo, embora seja mais comum nos setores industrial, na saúde, construção civil e logística.
São segmentos em que a padronização de processos é mais necessária, tendo em conta a repetição de atividades e a produção em série, como acontece na indústria de transformação.
Para que serve uma instrução de trabalho?
Ainda que seja de certa forma como um guia, a instrução de trabalho pode ter diferentes usos, dependendo do tipo de tarefa a que se destina.
Veja exemplos:
- Indústria e manufatura: garante que operações técnicas e de montagem sigam sempre o mesmo procedimento, com segurança e qualidade
- Logística: para orientar processos como separação de pedidos, conferência, armazenamento e expedição de mercadorias
- Saúde: na definição de protocolos em atividades como coleta de exames, preparo de medicamentos ou higienização de ambientes
- Qualidade: em auditorias e certificações (como ISO), a instrução de trabalho documenta os procedimentos exigidos pelas normas
- Construção civil: orienta em execuções de serviços como instalações elétricas, acabamentos ou uso de equipamentos
- Tecnologia da informação: descreve procedimentos técnicos, como configuração de sistemas, backups ou atualizações
- Serviços em geral: usada para treinar equipes em tarefas administrativas, atendimento ao cliente, limpeza ou manutenção.
Qual a diferença entre procedimento e instrução de trabalho?
É relativamente comum entender a instrução de trabalho como um procedimento.
Embora haja semelhanças, tratam-se de ferramentas distintas quanto às suas finalidades.
A principal diferença está no nível de detalhamento e no foco de cada um.
Enquanto o procedimento dá uma visão geral, a instrução de trabalho orienta a execução direta da atividade.
O procedimento descreve de forma mais ampla o que deve ser feito, por quem e em que sequência, funcionando como um guia geral para a execução de um processo.
Ele organiza um conjunto de atividades e pode englobar várias áreas ou etapas, sendo comum em rotinas padronizadas dentro de empresas.
Já a instrução de trabalho é mais específica e técnica.
Ela detalha exatamente como uma tarefa deve ser executada, passo a passo, com foco direto na prática.
Qual a importância da instrução de trabalho?
Em setores como o industrial, saúde e construção civil, as falhas podem custar muito caro, com consequências potencialmente fatais.
Nessas e em outras áreas, a instrução de trabalho é fundamental porque orienta de forma clara como realizar uma tarefa específica, garantindo que diferentes pessoas a executem da mesma maneira.
Isso traz uma padronização que ajuda a manter a qualidade do serviço, evita erros e facilita o treinamento de novos colaboradores.
Também diminui as dúvidas sobre uma determinada tarefa ou processo no dia a dia, aumentando a segurança ao indicar os cuidados e procedimentos necessários.
Quando é preciso fazer uma instrução de trabalho?
Segundo a ISO 9001, a necessidade de elaborar uma instrução de trabalho não é obrigatória em todos os casos, apenas quando for necessário para assegurar a conformidade dos processos e a qualidade do produto ou serviço.
A norma usa o termo “informação documentada” e deixa em aberto o nível de detalhamento, permitindo que cada organização defina quando é preciso documentar procedimentos de forma mais específica.
No geral, uma instrução de trabalho deve ser feita quando:
- A ausência de uma orientação clara pode causar erro ou variação no processo
- O processo é complexo ou crítico
- O colaborador precisa de um guia passo a passo para executar a tarefa corretamente
- É exigido por clientes, partes interessadas ou requisitos legais
- É necessário manter a padronização entre diferentes pessoas ou turnos
- Houve problemas anteriores que indicam a necessidade de controle mais detalhado.
A ISO 9001 não obriga especificamente a elaboração de instruções de trabalho, mas sugere, segundo a cláusula 7.5.1.b, que a organização: “determine a informação documentada que considera necessária para a eficácia do sistema de gestão da qualidade”.
Portanto, a criação de instruções deve ser baseada no julgamento da empresa sobre onde elas são úteis para garantir que tudo seja feito da maneira correta, especialmente em tarefas onde o risco de erro é maior.
Como fazer uma instrução de trabalho?
Existe certa liberdade na elaboração de uma IT, o que não significa que ela possa ser feita sem critérios.
A exemplo de outros frameworks de trabalho, uma instrução de trabalho funciona melhor quando é feita seguindo um passo a passo como o que vamos ver na sequência.
1. Defina o objetivo da tarefa
O primeiro passo é especificar o que precisa ser feito, qual o resultado esperado e por que a tarefa é importante para dar contexto e direcionamento.
A instrução deve deixar claro qual tarefa está sendo documentada, com que finalidade e quais resultados se esperam.
2. Identifique os responsáveis
Uma IT é um documento fundamental para a segurança e confiabilidade nas operações, logo, a sua montagem é uma grande responsabilidade.
O ideal nesse caso é confiar a “missão” a profissionais experientes, de preferência com formação nas áreas de qualidade ou em metodologias como Lean Manufacturing e Lean Six Sigma.
3. Liste os materiais ou ferramentas
Uma IT completa ajuda não apenas na execução de tarefas, como evita o desperdício por espera.
Para isso, é recomendado em sua elaboração especificar os materiais que a pessoa precisa antes de começar, incluindo quantidade, nome e até local onde encontrar.
Em um estoque, por exemplo, a atividade de expedição poderia ter uma lista de materiais como:
- Tesoura
- Fita adesiva larga
- Caixa de papelão 30×30
- Papel bolha (disponível no armário da expedição).
4. Descreva o passo a passo
Nessa etapa, o mais indicado é separar as ações em blocos simples, numerando os passos ou usando marcadores para não misturar muitas instruções dentro de um mesmo item.
Por exemplo:
- Posicionar a caixa sobre uma superfície plana
- Colocar o produto no centro
- Preencher os espaços com material de proteção.
5. Destaque pontos de atenção
Em atividades que envolvam riscos, vale chamar atenção para cuidados ou detalhes que não podem passar despercebidos.
Pode-se usar negrito, ícones de alerta ou um destaque visual.
6. Inclua critérios de qualidade
Uma IT serve como uma garantia de qualidade, informando se a tarefa foi feita corretamente.
Isso pode ser feito por meio de uma checagem visual, um teste simples ou um retorno do sistema, com lembretes do tipo: “a etiqueta deve estar colada sem bolhas” ou “a luz verde deve acender após a calibragem”, no melhor exemplo Poka Yoke.
7. Adicione imagens ou diagramas
Em certas atividades, pode facilitar a compreensão o uso de fotos, setas, ícones ou esquemas visuais, principalmente em tarefas mais manuais ou técnicas.
Mesmo algo simples, como um esquema de montagem, já faz diferença, ajudando a eliminar dúvidas na interpretação das instruções.
8. Informe o que fazer em caso de dúvidas ou problemas
Mesmo com toda a concisão e clareza, uma IT não elimina em 100% o risco de problemas ou de que o colaborador, principalmente os mais novos, não fiquem em dúvida.
Por isso, é sempre indicado nomear um profissional experiente para orientar ou procedimentos adicionais caso algo não saia como previsto.
Exemplo de instrução de trabalho
Veja na tabela abaixo um exemplo de instrução de trabalho em um esquema de fácil leitura, até mesmo para os menos experientes:
| Seção | Conteúdo |
| Título da Tarefa | Ex: como embalar produtos de vidro para transporte |
| Objetivo da Tarefa | Descrever o que deve ser alcançado. Ex: garantir que os produtos cheguem ao destino sem avarias, protegidos contra impactos durante o transporte. |
| Materiais e Ferramentas | —(Lista de tudo que será necessário antes de começar) |
| Passo a Passo (ações sequenciais) | 1.2.3.4. (Cada ação deve ser descrita de forma direta e simples) |
| Pontos de Atenção | (Seção para destaque de cuidados importantes. Ex: não pressionar antes de alinhar os sensores) |
| Como Verificar se Está Correto | (Listagem de critérios de conferência. Ex: a luz verde deve acender, o visor deve exibir “OK”…) |
| Referência Visual | (Inserir fotos, diagramas ou links para vídeo/tutorial) |
| Responsável pela Instrução | Nome:Cargo:Data da criação ou revisão: |
Conclusão
Uma instrução de trabalho pode ser aplicada em qualquer atividade, com destaque para os segmentos que vimos neste conteúdo.
Sua elaboração deve ser pautada em critérios técnicos, o que reforça a necessidade de se contar com especialistas em qualidade.
Você pode ser um deles, qualificando-se nos cursos Green Belt e Black Belt em Lean Six Sigma da EDTI.