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Sistema Kanban: como implementá-lo na sua empresa?

O sistema Kanban é uma daquelas soluções essenciais para uma empresa. Com um conceito aparentemente simples, os processos e rotinas passam por uma intensa otimização, que impacta direta e positivamente os resultados das equipes.

Os benefícios? Melhor aproveitamento de tempo e de recursos, resolução de problemas prioritários, tomadas de decisão mais eficientes e aumento da produtividade. Tudo isso apenas com dois ingredientes fundamentais: estratégia e organização. Acompanhe!

O que é o sistema Kanban?

Você se lembra do conceito de Just In Time (JIT), implementado nas fábricas da Toyota na década de 1940, no Japão? A ideia da “produção em tempo” tem como elemento-chave a avaliação de necessidades nos processos, de modo que não haja desperdícios nem faltas.

Dentro desse contexto do toyotismo, um grande protagonista do sucesso do JIT foi o Kanban, que nada mais é do que um sistema de avaliação de prioridades. Dessa forma, pode-se controlar a produção para que sejam realizadas as atividades necessárias no momento e, as que podem esperar, deixadas para depois.

Essa avaliação é estratégica e, para que seja eficaz, depende de uma boa comunicação interna da empresa. Além disso, é necessário ter um canal efetivo de atualização sobre o progresso de determinada ação entre as partes — não raro, o sistema é associado a um quadro com cards e post-its coloridos.

Como funciona esse método?

Para entender melhor como funciona o sistema Kanban, basta analisar a sua agenda: se você é uma pessoa organizada, provavelmente tem símbolos e cores diferentes para separar seus compromissos de acordo com categorias e urgências. Certamente, os resultados são muito melhores assim do que quando não há qualquer critério, não é?

Na empresa, o princípio é o mesmo. Quando os processos correm sem uma análise prévia de qual seria o andamento estratégico das ações, há o risco de demorar mais para ser concluído, usar muitos recursos ou ter a qualidade final afetada. Então, convencionou-se a divisão de tarefas em três ou quatro grupos:

  • to do (a fazer): todas as atividades que precisam ser realizadas;
  • today (para hoje): atividades prioritárias — categoria opcional;
  • doing (fazendo): tarefas em andamento;
  • done (feito): os processos já concluídos.

Basicamente, divide-se um painel ou uma lousa em três ou quatro colunas e, depois, basta distribuir as ações em cada categoria, levando em conta sua urgência e o prazo de conclusão. Vale, também, colocar uma indicação de qual é o setor ou o colaborador responsável por cada etapa.

Quais são os principais benefícios de aplicá-lo?

Normalmente, assim que o sistema é implantado, já há visíveis melhorias no rendimento em cada etapa. Afinal, o colaborador ou o setor responsável sabe exatamente o que precisa ser feito e até quando aquela atividade precisa ir para o grupo “done”.

Veja, a seguir, quais são os benefícios no médio e no longo prazo!

Redução de desperdícios

Tanto em relação aos recursos financeiros quanto materiais, o sistema Kanban promove a redução nos desperdícios. Mais que isso, também contribui para o melhor aproveitamento das competências e habilidades dos colaboradores. Dessa forma, há uma intensa otimização no uso de ativos.

Aumento da produtividade

Quando a equipe visualiza o quadro Kanban e acompanha constantemente o progresso das atividades, há um maior engajamento de todos. Com isso, a produtividade da equipe é potencializada, tanto por iniciativa própria quanto por uma cobrança positiva que ocorre mutuamente.

Redução de tempo ocioso da equipe

Já percebeu que quando você tem um planejamento minucioso do seu dia, dificilmente passará tempo excessivo com distrações desnecessárias? Isso ocorre porque você sabe exatamente o que precisa realizar e, consequentemente, como deve ser o aproveitamento do tempo. Nas empresas, o resultado é a redução do ócio e, com isso, maior motivação das equipes.

Foco nas prioridades

Desde a primeira etapa de implementação do sistema Kanban — a preparação, como você verá adiante —, a organização das tarefas por critério de urgência é decisiva para a definição das ações prioritárias. Um reflexo direto é a eliminação de atividades que pouco contribuem para os resultados da empresa.

Como implementar o sistema Kanban?

O sistema Kanban é muito valioso na gestão de projetos. Como você viu até aqui, o método também é bastante simples de ser implementado. Afinal, a ideia por trás dele, apesar de brilhante, não é nada de outro mundo: são princípios básicos de organização. Mas como, de fato, aplicá-lo?

Faça a preparação e as priorizações

O primeiro passo é iniciar a preparação do método, que consiste em um levantamento detalhado de todos os projetos para que seja possível avaliar as necessidades. É nessa etapa que haverá o destrinchamento dos processos em diversas atividades.

Depois, cada demanda precisa ser analisada para que tenha um prazo médio de finalização. Nessa hora, as tarefas serão separadas de acordo com sua categoria de urgência. É interessante que sejam levados em conta os resultados esperados e, também, a opinião de toda a equipe para critérios mais precisos.

Escolha o melhor formato

Com o mapeamento dos processos pronto, a listagem de tarefas realizada, as atividades separadas por prioridade e prazo e, principalmente, após a aprovação de todos os envolvidos, é hora de escolher o melhor formato para aplicar o sistema: quadros ou lousas? Painéis físicos ou digitais?

Veja qual é a forma mais acessível de expor as informações, lembrando que haverá edição frequente. Seja como for, esse quadro com a disposição das atividades precisa ficar em evidência.

Uma dica é pendurá-lo em alguma parede do setor ou, se for virtual, disparar envios de atualizações por e-mail, de modo que todos o visualizem regularmente.

Faça os treinamentos necessários

Como todos participarão da atualização do quadro, dispense um tempo realizando um bom treinamento: explique a ideia por trás das colunas (que não necessariamente precisam ser as três indicadas anteriormente), qual é o significado de cada símbolo ou cor e, principalmente, como o sistema deve modificar as práticas de trabalho.

Além disso, destaque a importância do cumprimento dos prazos para que o resultado seja como o esperado. Sobretudo, estabeleça uma cultura de comprometimento coletivo e de engajamento genuíno: a equipe deve se sentir motivada a cumprir cada etapa.

Implemente os aprimoramentos indicados

Com o quadro em funcionamento, não esqueça da monitoração constante. Dificuldades em avançar uma tarefa pelas colunas pode ser um indicativo de gargalos no processo. Então, as metas e os procedimentos devem ser melhorados continuamente para que o sistema cumpra seu propósito.

Depois da leitura deste texto, provavelmente você já está pensando em todas as atividades que precisa gerenciar e em como priorizá-las para aumentar a produtividade, não é? Pois bem, como você viu, o sistema Kanban de fato é útil para a organização e controle na conclusão de etapas.

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