Como um líder pode reduzir custos na empresa?

A tarefa de reduzir custos em uma empresa nem sempre é fácil para um líder, principalmente quando ele sabe que seu empreendimento necessita de investimentos para alcançar os resultados desejados.

Entretanto, um bom líder deve estar sempre preparado para fazer a redução de custos, especialmente nos períodos de crise econômica. Neste artigo você aprenderá como um líder pode reduzir custos na empresa sem prejudicar o seu funcionamento. Confira!

Reveja as decisões tomadas anteriormente

Pode não ser algo simples, mas o corte de gastos em uma empresa exige que você faça uma análise de todas as decisões tomadas anteriormente e que podem ter impactado nos custos da empresa.

Por exemplo, ao decidir que seus colaboradores devem fazer horas extras para conseguir determinado resultado, você estará aumentando os custos com energia, água e outros custos atrelados ao funcionamento do escritório; determinar que todo o trabalho deve ser impresso em vez de ser enviado por e-mail acarretará em um aumento dos custos com tinta de impressora e papel.

Decisões bem fundamentadas podem ter um grande impacto na hora de reduzir custos. Faça uma análise criteriosa de todas as decisões que você tomou durante sua gestão e veja se há oportunidades de diminuir os custos da empresa.

Renegocie com os fornecedores

É hora de verificar todas as compras realizadas e os serviços contratados pela empresa para identificar quanto você está pagando por eles e, principalmente, para renegociar esses valores.

Se sua empresa for fiel a um fornecedor, tente negociar esses valores com ele. Entretanto, não deixe de procurar e verificar outros preços com a concorrência e identificar novas formas de economizar nesse sentido.

Caso a concorrência ofereça um preço mais atraente, não deixe de conferir se as especificações dos produtos são as mesmas às quais sua empresa está acostumada e se o fornecedor é de confiança e vai cumprir todas as exigências que o anterior costumava cumprir.

É importante negociar preços de produtos e eventuais trocas de fornecedores, porém, fique atento para que essas mudanças não afetem negativamente o dia a dia da sua empresa.

Conscientize sua equipe

Conscientizar sua equipe sobre a importância de evitar desperdícios é fundamental para que um líder consiga reduzir custos na empresa. Muitos colaboradores não têm ideia de quanto é importante o uso adequado dos materiais e de outros recursos para a empresa se manter.

A melhor forma de conscientização das equipes é realizar campanhas internas sobre o consumo de telefone, água, energia, papéis e outros materiais de escritório. Por não serem responsáveis pelo pagamento dessas contas, a tendência é que os funcionários acabem usando mais recursos ou materiais do que o necessário.

Solicite sugestões de como reduzir os custos na empresa

Conforme falamos na dica anterior, conscientizar as equipes da necessidade de melhoria de processos e redução de custos e do consumo consciente dentro da empresa é fundamental para conseguir esse objetivo.

Entretanto, você pode ir além e permitir um envolvimento maior dos seus funcionários, solicitando sugestões de como cortar os gastos. O trabalho em equipe produzirá muito mais efeitos do que os esforços individuais nessa situação.

Ao direcionar a sua equipe para descobrir soluções, é possível que surjam novas ideias para reduzir os custos. Informe à equipe os motivos que levaram a empresa a optar por uma redução de custos e faça-a entender que não se trata de uma tarefa exclusiva das chefias.

Ao entender os motivos que levaram a empresa a estudar uma redução de custos, os funcionários vão se engajar mais nessa ação, podendo produzir resultados melhores do que o esperado inicialmente.

Faça estudos contínuos sobre como reduzir custos

Um estudo contínuo sobre redução de custos deve incluir objetivos a serem alcançadas e um status que mostre quanto falta para a empresa atingi-las.

Um dos maiores erros na redução de custos de uma empresa é deixar de realizar esse trabalho de tempos em tempos. Fazendo estudos contínuos sobre redução de custos, acompanhando os preços de fornecedores e identificando as oportunidades de maneira constante, os custos poderão ser reduzidos significativamente.

Treine você e sua equipe

Não existe nada mais cruel do que estabelecer uma meta e não fornecer um método, dizia o grande guru Deming. Por essa razão é importante dominar um método para encontrar oportunidades de melhoria e redução de custos é vital para o sucesso de qualquer iniciativa. O Seis Sigma, por exemplo, apresentar uma estrutura onde objetivos são definidos, oportunidades mapeadas e implementadas, aumentando a chance de sucesso desses projetos.

Pode ser interessante formar um Black Belt para coordenar esses esforços de redução de custos e alguns Green Belts para liderar esses projetos.

Entenda os impactos sistêmicos

É importante perceber que reduzir custos só é melhoria se a qualidade é mantida ou melhorada. Muitas empresas cometem o erro de diminuir os custos sem se preocupar com impactos em outros indicadores do sistema. Por exemplo, se os custos de produção diminuem, mas os de garantia aumentam talvez o resultado global da companhia seja prejudicado.

Analise a possibilidade de comprar por atacado

Faça planilhas de custos, solicite cotações de preços, realize pesquisas de mercado e analise essas informações para identificar o melhor momento para efetivar as compras. É importante também ficar atento a promoções e a oportunidades de compras em lojas virtuais.

Outra possibilidade é a compra por atacado, que traz diversas vantagens para as empresas, especialmente aquelas que lidam com grande quantidades de material. Entretanto, é importante observar alguns fatores antes de realizar essa opção de compra, ou você desperdiçará dinheiro em vez de ajudar na redução de custos.

Para aproveitar essa modalidade de compra, é importante identificar quais materiais realmente trazem vantagens quando comprados no atacado. A venda no atacado permite uma negociação mais vantajosa com o fornecedor em relação aos preços, entretanto, é preciso analisar se a demanda da empresa justifica a compra.

Não adianta comprar uma grande quantidade de produtos que não serão utilizados integralmente ou que tenham validade limitada. Também é necessário verificar se as especificações do produto atendem às necessidades da empresa.

Tenha em mente que a redução de custos pode trazer novas oportunidades

Quando se fala em reduzir custos, a primeira coisa que vem à mente de muitos líderes é que as mudanças poderão ser negativas e que trarão prejuízos ao resultado final.

Contudo, o gestor deve ter em mente que a redução de custos pode trazer uma visão totalmente nova sobre a forma como o trabalho está sendo realizado. Ao fazer essa análise, podem ser identificados erros nos processos ou mesmo formas mais eficientes e criativas de executar as rotinas de trabalho.

Veja a redução de custos como uma oportunidade de fazer mudanças positivas no seu trabalho e nas suas equipes. Sair da zona de conforto aumenta a possibilidade de que surjam ideias criativas que possam melhorar a qualidade de vida durante o expediente.

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