Conheça 5 boas práticas para a administração de hospitais

As instituições de saúde têm estruturas complexas e algumas características particulares que as diferem dos outros tipos de empresa. Além de exigir competências teóricas (relacionadas à gestão, em si), a administração de hospitais também requer conhecimentos práticos, sobre as atividades próprias da área da saúde.

Para se manter no mercado competitivo, portanto, é fundamental prezar pela qualidade da gestão hospitalar. Especialmente graças aos recentes avanços tecnológicos e ao aumento da expectativa de vida do brasileiro.

Então, para te ajudar nessa missão, reunimos aqui 6 dicas que tornarão sua gestão mais eficiente. Confira!

1. Faça o controle das finanças

Realizar um bom controle financeiro é indispensável para evitar a escassez dos recursos necessários para o funcionamento do hospital. Assim, opte por softwares que ofereçam ferramentas de gestão financeira, com planilhas que viabilizam o registro do fluxo de caixa.

Lembre-se de considerar custos diretos (como medicamentos e honorários médicos), gastos indiretos (mão de obra auxiliar, por exemplo) e despesas operacionais (administrativas, comerciais, financeiras e tributárias). Dessa forma, é possível apurar o custo real dos serviços prestados.

Conhecer esse valor auxilia na tomada de decisões estratégicas, além do planejamento orçamentário. E essa atividade garante o pagamento dos funcionários, a cobertura das despesas e a aquisição dos materiais e equipamentos que permitem a prestação do serviço.

2. Cuide da gestão de pessoas

O hospital pode ser um ambiente bem estressante para os seus colaboradores. Mas um bom gerenciamento dos recursos humanos proporciona um local de trabalho mais agradável, redução do índice de rotatividade e melhorias no atendimento ao cliente.

A primeira dica é definir e comunicar as responsabilidades de cada funcionário com clareza, assegurando que eles entendam a sua importância para o sucesso da instituição. Invista em ações de treinamento e capacitação que desenvolvam as habilidades profissionais da equipe. Também, é recomendado adotar intervenções que promovam o bem-estar, como confraternizações ou programas de recompensas.

Outro processo que merece atenção é o de recrutamento e seleção. Escolha contratar aqueles candidatos que têm as competências que atendem às necessidades da organização e se alinham à sua missão, visão e valores.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

Nas instituições de saúde, há um enorme volume de informações que devem ser armazenadas todos os dias. Para que elas possam ser acessadas e utilizadas posteriormente, é essencial que sejam organizadas corretamente. Nesse contexto, a tecnologia se mostra uma grande aliada da administração de hospitais.

O prontuário eletrônico é o melhor exemplo disso. Ele consiste em um registro individual feito no computador, que registra todos os dados sobre a saúde do paciente de forma padronizada. A facilidade de acesso e leitura dessas informações agiliza o atendimento e traz maior precisão aos diagnósticos.

Um outro exemplo seriam as plataformas de agendamento online, que tornam esse procedimento mais rápido e seguro. Com isso, o tempo de espera diminui consideravelmente, os atendentes têm menos tarefas acumuladas e os pacientes saem mais satisfeitos.

4. Previna o desperdício de recursos

Desperdiçar recursos é como jogar dinheiro fora. E, na administração de hospitais, esse é um problema muito recorrente.

Nesse tipo de instituição, existe um grande número de materiais e equipamentos de uso complexo ou com curtos prazos de validade. Além disso, grande parte esses itens costumam ter custos elevados. Ou seja, o descarte excessivo pode causar grandes prejuízos ao caixa e, consequentemente, influenciar de maneira negativa o atendimento ao paciente.

Para reduzir esses impactos, é preciso identificar os principais pontos em que ocorrem perdas e focar em estratégias que corrijam essas falhas. Já para prevenir ocorrências do tipo, é indicado treinar os colaboradores para que utilizem corretamente os equipamentos e instituir protocolos operacionais que padronizem o uso de materiais em determinados procedimentos.

Também recomenda-se cuidar da gestão do inventário, controlando os fluxos de entrada e saída de medicamentos.

5. Torne os processos mais enxutos

Processos enxutos consistem principalmente na eliminação de desperdícios, otimização do atendimento e ganho de eficiência.

A maioria dos setores da economia estão se empenhando nessa busca, por meio da aplicação da filosofia Lean, um modelo de gestão inspirado nas linhas de montagem da Toyota. E a área de saúde não está fora dessa, ganhando inclusive uma adaptação exclusiva, denominada Lean Healthcare.

Na administração de hospitais, seus resultados envolvem âmbitos operacionais, clínicos e financeiros. Mas a implementação desse conceito não acontece de uma hora para outra, pois é necessário provocar transformações estruturais e culturais na empresa.

Existem algumas ferramentas que podem te ajudar a dar os primeiros passos na aplicação desse sistema, como o 5S, Kanban e Flowracks. No entanto, para atingir plenamente os resultados da metodologia, uma dica é se aprofundar mais no tema por meio de um curso dedicado ao ensinamento do Lean Healthcare.

6. Escute a opinião dos pacientes

Uma empresa que deseja se destacar entre a concorrência deve buscar melhorias contínuas. E não existe melhor meio para evoluir do que aprender com as experiências passadas, identificando pontos que devem ser melhorados e processos que merecem mais investimento.

Uma das maneiras mais comuns de fazer isso é por meio dos indicadores de desempenho, que consistem em mensurar os resultados obtidos e avaliar quais metas foram atingidas. Essa análise deve abranger os mais variados aspectos da organização, desde a produtividade até o nível de satisfação dos colaboradores. A partir daí, podem ser tomadas medidas corretivas.

Mas, quando se trata da administração de hospitais, é indispensável considerar também a opinião dos pacientes — afinal, eles devem ser o foco da gestão.

Aplique pesquisas de satisfação que os estimulem a relatar suas experiências, reclamações, elogios e/ou sugestões. Utilize essas informações para identificar boas oportunidades e executar as alterações necessárias. E lembre-se de realizar essas avaliações periodicamente, para verificar se as mudanças foram efetivas.

Vale destacar ainda que a qualidade das atividades hospitalares não afeta somente a lucratividade do negócio, mas também a saúde e a vida de seus pacientes. Sendo assim, não se deve medir esforços para se profissionalizar cada vez mais e alcançar a excelência no serviço prestado.

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