Guia para preparar uma reunião eficiente

Reuniões garantem a continuidade da eficiência da execução de projeto, a participação de equipes em nas etapas de melhoria continua.

Infelizmente, nem sempre as reuniões ocorrem como o esperado. E muitos dos principais problemas acontecem justamente pela postura inadequada dos profissionais envolvidos.

Falta de concentração, falhas na comunicação e interrupções desnecessárias são apenas alguns pontos que podem comprometer uma passagem de plantão de modo satisfatório. Saiba mais a seguir:

Comunicação

Um dos principais problemas que podem atrapalhar o bom andamento de uma reunião é, sem dúvidas, uma comunicação falha. Comunicar-se bem é crucial, afinal, os profissionais que recebem as informações para dar continuidade ao trabalho necessitam do máximo de clareza possível.

Muitas vezes, características pessoais podem interferir para uma boa comunicação em reuniões de grupo, tais como timidez ou oratória ruim. E isso implica na dificuldade de transmitir as informações necessárias aos outros profissionais, o que pode gerar confusão e repetições cansativas.

Para qualquer profissional que trabalha em grupo, é essencial se esforçar para melhorar as habilidades comunicativas. Geralmente, pessoas que possuem uma maior facilidade de dialogar com colegas de trabalho ganham mais destaque e, consequentemente, têm maior probabilidade de sucesso.

Mas se engana quem imagina que apenas a comunicação falada pode ser um problema em reuniões. Muitas vezes, as informações que são passadas em relatórios, prontuários e outras anotações não são realizadas de maneira clara o suficiente.

Em reuniões, isso é problemático. Como normalmente essas discussões precisam tomar um curto espaço de tempo, nem sempre é possível verbalizar todas as informações de maneira detalhada para o novo corpo profissional que está chegando.

Isso faz com que a maioria dos detalhes sobre pacientes e procedimentos precise ser transmitida de maneira escrita, o que pode, muitas vezes, incorrer em relatórios confusos e mal elaborados. A clareza é necessária não apenas na fala, mas também na escrita.

Por essa razão é extremamente importante ter um processo bem definido para a realização dessas reuniões. Quem precisa das informações que serão compartilhadas? Como elas serão apresentadas e documentadas? Em caso de dúvidas, como solucioná-las? Essas são preocupações que devem ser consideradas no momento de elaboração do procedimento dessas reuniões para evitar surpresas e problemas futuros.

Tempo e concentração

Outro grande problema das reuniões é justamente o tempo. Como esse ambiente de trabalho não aceita a falta de profissionais disponíveis durante intervalos muito grandes, é preciso ser objetivo e claro, tomando o menor tempo possível dos envolvidos.

Combinada com a dificuldade de comunicação, a falta de tempo para reuniões muito prolongadas incorre ainda na debilidade das informações expostas. Alguém que não consegue se comunicar bem em pouco tempo dificilmente conseguirá se expressar de maneira clara e concisa.

Dessa forma, é preciso encontrar uma solução que tome o menor tempo possível para a realização das reuniões e ao mesmo tempo, dar o fôlego necessário para que todos possam transmitir as informações de maneira completa. Isso é um grande desafio que requer esforço coletivo de todos os envolvidos.

Definindo claramente a agenda dessa reunião e controlando o tempo dedicado a cada assunto evitará que a reunião se alongue ou que algum assunto deixe de ser abordado.

Além dos problemas de tempo, reuniões enfrentam como grande adversário a falta de concentração dos participantes. E essa desconcentração pode ter como causa uma série de fatores, que vão desde ruídos que podem interromper a reunião a até mesmo o cansaço da equipe que está terminando o seu turno.

Em certos horários, nos quais comumente ocorre a troca de plantão, principalmente entre os turnos diurno e vespertino, ocorre um grande acúmulo de pessoas nas unidades hospitalares, devido a visitas médicas e familiares, chegadas de pacientes em pós-operatório e trocas de materiais.

Esse trânsito de pessoas acaba por gerar muito ruído, que frequentemente atrapalha a comunicação e a transmissão de informações entre os plantonistas.

Portanto, escolha um local adequado para essa reunião, de modo a diminuir os ruídos e elementos de desconcentração.

De certa maneira, os problemas listados até agora são causa e consequência entre si. Normalmente, reuniões que possuem problemas de comunicação e tempo apresentam também um baixo nível de concentração dos profissionais envolvidos.

Dessa maneira, é preciso ter bastante atenção para que um problema não desencadeie uma série de outras complicações e a reunião seja perdida em decorrência disso.

Como evitar os problemas nas reuniões

Como falamos anteriormente, reuniões podem apresentar uma série de problemas que prejudicam o seu andamento. Felizmente, é possível remediar essas questões a partir de um planejamento correto da reunião. Em alguns passos, é possível tornar qualquer discussão de trabalho eficiente e rápida.

Organize a reunião como um processo

Quantas reuniões você já participou e nada era definido, parecendo tempo perdido? Para evitar esse problema é útil pensar na reunião como um processo com etapas, entradas e saídas.

Por exemplo, o SIPOC (sigla em inglês para fornecedor, entrada, processo, saída e cliente) é uma ótima maneira de se garantir a produtividade de reuniões.

Inicie definindo qual o cliente dessa reunião. É somente a próxima equipe de enfermagem? Ou também os pacientes e médicos? Ou até mesmo outras pessoas envolvidas no cuidado do paciente?

Conhecendo o cliente fica mais fácil entender quais decisões, ações e informações (saídas) precisam resultar dessa reunião.

Depois, escreva quais informações (entradas) são necessárias para se chegar no objetivo definido. Quais prontuários, prescrições, folhas e controle e outros dados podem ser necessários? Essas informações e dados devem estar disponíveis antes da reunião e os responsáveis (fornecedores) por cada uma delas deve ser avisado com tempo hábil para preparação. Isso também evitará perder tempo na reunião!

Por fim, pense nas etapas desse processo, ou seja, na agenda da reunião. Defina claramente os tópicos e quanto tempo será dedicado a cada um deles para garantir que as decisões necessárias sejam tomadas ao final da reunião.

Garanto que se você participar de uma reunião organizada como um processo por meio do SIPOC, nunca mais você desejará estar em outro tipo de reunião!

Utilizando a objetividade

Para uma reunião render conforme o esperado, é preciso ser o mais objetivo possível dentro do curto espaço de tempo disponível. Por isso, definir objetivos e pautas e fazer a separação de equipe é essencial para um bom planejamento.

Se você pretende organizar efetivamente uma boa reunião, atente-se às seguintes dicas de objetividade:

  • utilize sempre os prontuários dos pacientes durante as reuniões. Ter em mãos informações sobre prescrições médicas e folhas de controle evita interrupções para consultar esses dados (lembra-se das entradas da reunião?);
  • discussões sobre escala e pessoal devem ser abordadas apenas no fim da reunião, evitando-se, assim, quaisquer interrupções desnecessárias.

Para que a reunião seja feita da forma mais objetiva possível, é necessário realizar algumas tarefas antes desse momento.

É preciso deixar claro que algumas situações de emergência podem demandar o encerramento da reunião e, assim, o profissional que estiver a cargo dos atendimentos deverá analisar as situações que demandem o fim.

Cuidando com a gestão de tempo

Gerenciar o tempo em reuniões que necessariamente precisam ser curtas é uma tarefa que demanda mais organização do que velocidade. Se todo o planejamento for realizado com antecedência e as informações estiverem sempre à mão.

Existem algumas outras dicas que fazem com que as reuniões não tomem muito tempo. Ter uma pauta e saber exatamente o que será discutido é uma delas, o que auxilia também na necessidade de ser objetivo na abordagem das informações.

Também é importante convocar apenas aqueles profissionais necessários, evitando, assim, interrupções realizadas pela própria equipe.

Além de chamar apenas a equipe necessária para participar da reunião, é essencial definir um local onde o grupo tenha privacidade e silêncio. Isso faz com que, novamente, não aconteçam interrupções e, assim, tudo seja discutido no menor tempo possível.

Como se preparar para as próximas reuniões

O segredo para uma boa reunião é se planejar com antecedência. Se você já está acostumado a realizar reuniões, observe quais são os problemas mais recorrentes no seu ambiente de trabalho e siga as dicas deste e-book para resolvê-los.

Além disso, lembre-se de que a chave para um bom planejamento está na organização.

Assim, é normal que apenas o conteúdo repassado aos próximos plantonistas se altere, sendo a estrutura da reunião sempre a mesma.

Ao identificar a maneira que usualmente as reuniões ocorrem em seu ambiente de trabalho e resolver os possíveis problemas, elabore um roteiro para as próximas.

Seguindo os passos para ser o mais objetivo possível, as reuniões ocorrerão com mais fluidez e clareza. Como dito anteriormente, ter as informações sobre cada paciente reunidas é fundamental para o bom entendimento entre os profissionais envolvidos.

E uma boa maneira de compilar todas essas informações e, assim, poupar tempo de discussão é elaborar um relatório, que será passado aos novos plantonistas.

Esse documento deverá conter, preferencialmente, informações básicas e diretas sobre cada paciente, de forma que o profissional que será designado tenha em mãos tudo o que ele necessitar saber.

O relatório poderá variar de acordo com o tempo de permanência de cada paciente na unidade hospitalar. Geralmente, pacientes com tempo de internação menor do que 30 dias possuem um relatório mais completo do que aqueles de longa permanência.

Já nos casos dos pacientes de longa permanência, sobre os quais já se conhece as informações de diagnóstico e os motivos para a internação, o relatório pode ser um pouco mais simples, incluindo.

Com o relatório, a transmissão de informações específicas sobre cada paciente aos novos plantonistas é facilitada. Se bem usado, o documento fará com que as reuniões sejam objetivas e demandem o menor tempo possível.

Porém, é importante lembrar que, mesmo com o melhor planejamento e a boa execução de uma reunião, a resolução de imprevistos é inerente.

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