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Você sabe o que é um LoP ou interligação de processos?

O autoconhecimento é uma prática que ajuda um indivíduo a entender de maneira aprofundada todas as características comportamentais e cognitivas de si mesmo. É considerado um exercício fundamental que, se bem-feito, ajudará em diversos aspectos da vida. Porém, se um empresário deseja exercer tal atividade dentro do seu negócio, ele precisará saber o que é um LoP.

Compreender a precisão e os porquês de todos os procedimentos contidos no seu ambiente de trabalho poderá contribuir em uma melhor organização das rotinas de cada departamento, mantendo sua empresa mais produtiva e focada em entregar os melhores resultados, seja para os produtos e serviços direcionados aos clientes ou no cumprimento das tarefas diárias.

Nos tópicos abaixo você compreenderá o que é a interligação de processos, qual sua importância em um empreendimento, como ela funciona e demais informações sobre essa ferramenta que visa a otimização. Continue conosco e tenha uma boa leitura!

O surgimento do LoP

William Edwards Deming é um nome muito conhecido quando o assunto é melhoria contínua e tal fama não foi conquistada por acaso. Este estatístico americano formado em Yale foi quem criou o Linkage of Process (LoP) no ano de 1950. Ele é caracterizado na compreensão do grupo de três categorias de processos: missão, suporte e orientação.

O primeiro citado são aqueles em que o propósito do negócio deve seguir sua finalidade, ou seja, fazer com que uma determinada entrada encontre a sua saída. Já o segundo refere-se aos que melhorarão rotinas de departamentos burocráticos como o RH e o financeiro. E último são baseados em pesquisas de satisfação feitas com clientes a fim de encontrar melhorias na organização.

A importância da interligação de processos

Entender o que é um LoP possibilitará ao gestor uma compreensão mais aprofundada em relação ao mapeamento de processos e trará oportunidades de otimizar as tarefas de um ou vários departamentos. Alguns podem ver essa ferramenta como forma de melhorar sua rotina de trabalho e oferecer uma gestão focada na produtividade.

Ao construir os procedimentos que serão percorridos em um dia de expediente, certos gestores não tiveram cuidado ou qualificação suficiente para saber da interdependência existente e do impacto delas no dia a dia. Logo, será possível perceber a existência de uma soma de gargalos que geram retrabalhos e perdas de tempo.

Em suma, investir na interligação colaborará em um amplo conhecimento das entradas, saídas e questões relacionadas a desenvoltura de um colaborador em suas atividades diárias. É interessante que cada responsável por setor tenha acesso a tais informações a fim de elaborar metas dentro do seu time com foco na otimização de serviços e resultados.

A diferença entre sistema e processo

Um processo é um conjunto de causas e condições que repetidamente vêm juntas em uma sequência de etapas a fim de transformar entradas em resultados. Já um sistema é um grupo interdependente de itens, pessoas ou procedimentos trabalhando juntos, em direção a uma finalidade em comum.

Ao se visualizar um sistema, os processos podem ser pensados como os blocos que o constituem. O propósito e interdependência, ação que reconhece que os componentes não trabalham de modo independente, são as diretrizes que são carregadas em cada um dos sistemas.

O fluxograma e a interligação de processos

fluxograma é uma representação gráfica de uma série de atividades que definem um processo, em que cada um tem seu princípio e fim. Ao usá-lo o responsável por essa atividade poderá percorrer os estágios deles, conforme as entradas são transformadas em resultados. É possível ver nessa ferramenta as etapas de tomada de decisão.

Já o LoP é um método usado para descrever um sistema, e ele não tem, necessariamente, entrada e saída. A interligação permite que o empresário perceba como os vários processos na organização se somam a fim de formar um sistema.

A criação do fluxograma do LoP

Aqueles que conhecem o Lean Manufacturing ou Seis sigma já são familiarizados com a elaboração de fluxogramas e mapeamentos. Porém, quem ainda está aprendendo o que é um LoP, o importante é escolher um programa que ajudará a montar o seu fluxo e que facilitará a forma de visualizar os sistemas e os processos em busca de uma melhor compreensão.

Depois de escolhido, o responsável por essa atividade listará uma série de perguntas, como se fosse um questionário, a fim de entender os pré-requisitos e demais motivos que levam a execução das atividades. Será possível saber em que momento um processo se inicia, quais ações são feitas até chegar a saída, as etapas de revisão, aprovação e os registros na ERP.

Em seguida é só selecionar os ícones que caracterizam cada ação e montá-lo. É necessário que ele seja detalhado com exatidão e fiel à realidade atual. Pois, ao ser feito assim, torna-se fácil o entendimento para poder estabelecer as ligações corretas entre os procedimentos e se atentar às mudanças. Afinal, o foco é sempre na qualidade.

A interligação de processos e de que ela serve

Depois de entender o que é um LoP e sua importância dentro de uma empresa, chegou o momento de saber de que ela serve nas rotinas de trabalho de diferentes setores. Como foi visto em um tópico anterior, os grupos de processos são os que o caracterizam e permitem a escolha de melhores diretrizes que proporcionam melhorias.

Os que estão na categoria de missão são essencial no que diz respeito a um melhor gerenciamento de tempo. Pois, ao compreender o início e o fim de uma tarefa, será possível otimizar os prazos e até acelerar o procedimento oferecendo um caminho mais curto. Isso justifica o porquê do mapeamento ser fiel a atualidade, porque é necessário enxergar tais ações.

Já os de suporte podem facilitar as atividades burocráticas no setor financeiro. Por exemplo, o pagamento de tributos e salários poderão ser feitos ser provocar atrasos e sem comprometer a legalidade de um empreendimento. Com a interligação o seu time ficará focado nas datas e o gestor terá controle dos vencimentos.

Por último, os de orientação, são aqueles que devem receber uma atenção maior devido ao fato de que a opinião dos clientes são as que prevalecerão. Afinal, sua marca existe a fim de atender as necessidades e anseios dos que consumirão seus produtos e serviços. Logo, use os feedbacks sempre a procura da qualidade das entregas.

O LoP na prática

Investir na interligação de processos requer que alguns fatores sejam feitos antes de implementa-lo na sua empresa. Primeiramente, é preciso que o responsável por essa atividade saiba lidar com ferramentas da qualidade e se possível tenha experiência com liderança Lean. Isso ajudará na execução das atividades e trará resoluções mais eficazes.

Após tal escolha, é necessário estabelecer, por meio de reuniões, quais serão as áreas de maior urgência e como a equipe do departamento escolhido colaborará nesse propósito. Treinamentos, entrevistas e demais ações a serem feitas, em busca de preparar o time a oferecer melhores resultados, são importantes e também são formas de iniciar o mapeamento.

A interação é um dos propósitos contidos nessa prática. Logo, promova o diálogo e sempre considere a opinião dos funcionários. Afinal, os que executam as tarefas diariamente sabem os pontos fortes e fracos delas e é por tal motivo que essas opiniões importam. Toda vez que criar os mapeamentos, compartilhe com os responsáveis até receber a aprovação geral.

É importante acompanhar o desempenho do LoP e certificar se cada colaborador está executando tudo o que foi proposto no plano de melhorias, porque nele contém as diretrizes precisas que devem ser seguidas a fim de promover a inovação e o aperfeiçoamento no ambiente corporativo.

O LoP e o plano de melhoria

Listar os procedimentos relacionados com o plano de melhoria é, geralmente, a primeira fase na documentação do conhecimento do que é feito no presente. Uma interligação de processos para uma empresa fornece uma lista de tarefas importantes que podem facilitar amplamente essa etapa de aperfeiçoamento.

Em alguns esforços, a fim de manter a qualidade, o foco está em um sistema ou subsistema numa organização e não em um processo. Pois, ela dispõe de um método em que é possível visualizar o grupo atual bem como descreve o projeto de um novo.

Como você percebeu, ao longo deste artigo, entender o que é um LoP ajudará a sua empresa a otimizar o mapeamento de processos e certificará que a qualidade está mantida dentro dos departamentos a fim de estabelecer melhores serviços e um melhor aproveitamento do tempo de cada colaborador no trabalho. Por isso, o seu investimento é totalmente válido.

Gostou do nosso conteúdo? Quer ficar por dentro de mais assuntos relacionados a esse? Para aprender mais sobre como elaborar uma interligação de processos você pode ver uma de nossas apresentações sobre o tema ou vir fazer o nosso black belt

 

 

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