De tempos em tempos, toda empresa precisa fazer uma reunião de alinhamento, seja para esclarecer, para contar algo novo ou ambos.
A questão é que, em boa parte dos casos, o que era para ser esclarecedor acaba por confundir ainda mais.
Quem nunca participou de uma reunião da qual saiu com mais dúvidas do que respostas, não é?
Quase sempre isso acontece porque falta organização para que ela atinja seus objetivos.
Aliás, muitas das reuniões se perdem justamente por não terem um foco ou um propósito claro, além de pessoas excessivamente participativas.
Entenda neste conteúdo como fazer para tornar suas reuniões não apenas uma mera formalidade, mas um momento que promova pessoas motivadas e focadas.
O que é reunião de alinhamento?
Reunião de alinhamento é um evento no qual se busca, entre outras coisas, nivelar expectativas, conhecer opiniões e solucionar divergências.
Também pode ser uma oportunidade de tratar de assuntos estratégicos, desde o estabelecimento de metas a um novo planejamento operacional e tático.
Normalmente, esse tipo de reunião se faz nas empresas em que haja muitos colaboradores novos, diferenças geracionais e de cultura que possam potencializar dissensões.
Por outro lado, existem muitos outros objetivos que podem justificar uma reunião de alinhamento, como veremos a seguir.
Qual o objetivo da reunião de alinhamento?
Basicamente, o objetivo principal de uma reunião de alinhamento é assegurar que todos em uma equipe estejam na mesma página em relação às metas da empresa.
Digamos que, em uma célula de produção, a cota de produtividade seja entregar 1.000 peças em um dia e que nela trabalham José, João e Eduardo.
José e João estão cientes do que precisam fazer para cumprir com a meta, mas Eduardo não demonstra o mesmo empenho.
Nesse caso, uma reunião de alinhamento pode ajudar a esclarecer questões que não possam ser tratadas no dia a dia, de maneira que todos entendam o que se passa.
De qualquer forma, esse tipo de reunião pode ser realizado por qualquer motivo que a gestão entenda ser justo.
Alguns deles são:
- Comunicar às equipes algo novo, como a aquisição de um equipamento ou mudança de rotina
- Anunciar possíveis expansões, reduções ou mudanças de regime de trabalho
- Motivar as pessoas anunciando coletivamente a concessão de novos benefícios, reajustes salariais ou “mimos”.
Tipos de reunião de alinhamento
Considerando a variedade de propósitos em uma reunião de alinhamento, existem diversas formas de organizá-la.
Entre as possibilidades, estão:
- Diária (Daily Stand-up): breve reunião para atualização rápida do progresso e desafios, como no modelo Scrum
- Semanal de planejamento: define prioridades e tarefas para a semana
- Mensal estratégica: revisão de metas e ajustes na estratégia
- Kick-off: início de um projeto, alinhando objetivos e expectativas
- Follow-up: acompanha decisões e progresso de reuniões anteriores
- One-on-One: conversas individuais para feedback e desenvolvimento
- Retrospectiva: avaliação do que funcionou e o que pode melhorar, podendo ser conforme os princípios Kaizen de melhoria
- Revisão de performance: análise de resultados e ajustes necessários
- Cross-team: alinhamento entre diferentes equipes ou departamentos
- Check-in de cliente: reunião com clientes para alinhamento e ajustes.
Como preparar a equipe para uma reunião de alinhamento?
Fazer surpresa pode ser bom, mas no contexto empresarial isso não costuma funcionar muito bem.
Seguindo essa mesma lógica, a reunião de alinhamento deve ser bem planejada para que gere os resultados esperados.
Depois de definido o objetivo e o tipo de reunião, o primeiro passo é comunicar as pessoas que deverão participar com alguma antecedência.
Os responsáveis poderão adiantar alguns dos assuntos que serão tratados, para que todos possam preparar o seu próprio argumento.
Não menos importante, deve-se escolher um local adequado, silencioso e onde a reunião possa acontecer sem interrupções.
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Como fazer uma reunião de alinhamento?
O imaginário que se criou em torno das reuniões são de eventos chatos, maçantes, em que as pessoas discutem e não chegam a lugar algum.
Embora isso aconteça com certa frequência, o que se percebe é que, na maioria dos casos, as reuniões “desandam” por falta de medidas muito simples de controle e planejamento.
Vamos ver, então, como fazer para que suas próximas reuniões sejam uma verdadeira oportunidade de esclarecimento e de troca de ideias.
1. Agende com antecedência
Ninguém gosta de ser surpreendido no ambiente de trabalho com uma reunião que tira as pessoas de suas rotinas e obrigações ou as faça ficar na empresa depois da hora.
Por isso, o melhor a fazer para garantir que todos estejam na reunião de bom grado é avisar com o máximo de antecedência.
2. Mande lembretes
Dependendo dessa antecedência, pode ser que a reunião caia no esquecimento.
Nesse caso, e para garantir que ninguém falte ou marque outro compromisso no horário da reunião, vale mandar lembretes em intervalos regulares de tempo.
3. Defina pautas
Nada mais chato do que uma reunião em que ninguém sabe para que está sendo realizada.
Essa é, aliás, uma das principais razões para que as reuniões não tenham boa fama em algumas empresas.
Ninguém quer ter a sensação de que está perdendo o seu tempo em algo que não agrega por não ter um objetivo definido.
Portanto, sempre que for reunir as pessoas, garanta que isso só seja por um motivo muito justo e um objetivo totalmente definido.
4. Lidere a reunião
Por mais que existam empresas de gestão horizontal, na qual a hierarquia fica em segundo plano, um pouco de ordem nunca faz mal.
Além disso, reuniões podem facilmente descambar para conversas paralelas e até bate bocas quando não existe alguém com o mínimo de autoridade para manter os ânimos no lugar.
5. Mantenha a disciplina
Outro motivo que pode fazer com que se perca o rumo em uma reunião é a falta de disciplina dos participantes.
Um exemplo disso é quando alguém está falando e é interrompido sem um motivo justo.
Uma forma de manter a disciplina é definir um espaço de tempo para cada um falar e abrir depois para perguntas e respostas.
6. Abra espaço para comentários, ideias e sugestões
Se as pessoas estão reunidas, pressupõe-se que elas também devam ser ouvidas, a não ser quando a reunião explicitamente não tem esse objetivo.
Para que todos sintam que deram sua contribuição, vale reservar parte do tempo para perguntas ou simplesmente para que cada um deixe sua opinião.
7. Faça um resumo ao final
Há reuniões que até caminham bem, mas no final fica a impressão de que faltou um “arremate”.
Lembre-se de que as pessoas precisam sair da reunião sem qualquer dúvida sobre o que foi abordado.
Uma maneira de garantir isso é fazer a alguns minutos antes do encerramento um resumo com os pontos abordados e decisões tomadas, se for o caso.
Qual a periodicidade ideal da reunião de alinhamento?
Uma reunião de alinhamento é um evento à parte, ou seja, fora da rotina normal em uma empresa.
Por isso, sua periodicidade deve se ajustar ao cronograma de atividades, de modo que sua interferência seja mínima.
Em geral, uma reunião a cada duas semanas ou mesmo mensal é o suficiente para alinhar todos os pontos necessários, mas isso varia conforme o ritmo das operações e disponibilidade das pessoas.
Conclusão
Seja qual for o tipo de reunião de alinhamento, jamais se pode perder de vista o seu propósito geral, que é de comunicar.
Nesse sentido, quanto mais preparadas forem as lideranças responsáveis pelas reuniões, melhores tendem a ser os resultados.
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