Ser calmo não é ser lento
Por onde começar o meu projeto de melhoria? Esta é uma das dúvidas mais recorrentes que costumamos ouvir quando o assunto é projeto de melhoria. As pessoas parecem que esquecem tudo que aprenderam no curso de Green Belt e partem para implantar mudanças, muitas vezes chamando-as de melhoria. São comuns equipes que iniciam seus projetos por meio de um mapeamento de processo feito com o VSM, uma ferramenta ótima, mas que na maioria das vezes é utilizada de maneira errada.
Lean Six Sigma
Todos, que conhecem o Lean Six Sigma, devem ter saber que a primeira letra do roteiro está relacionada à definição do projeto. É extremamente importante que se elabore o DEFINE como deve ser. Nesta etapa deve-se preencher o Contrato de Melhoria, Entender o que o cliente deseja por meio da árvore CTC (ou CTQ) e depois finalizar com um SIPOC. Sim, utilize o SIPOC. Esta é a ferramenta ideal para se realizar o mapeamento inicial cujo objetivo é definir as fronteiras do processo que queremos melhorar. Nada de VSM nesta fase.
Somente após a redação do Contrato de Melhoria, da árvore CTC e do SIPOC é que a equipe deverá avançar para a fase MEASURE, na qual o processo será mapeado por meio de um fluxograma ou por meio do VSM. Como disse, caso o analista incorra no erro de começar a elaboração de um grande VSM antes de preencher as etapas do DEFINE, as chances de se trabalhar demais por um resultado de menos são grandes. No afã de tentar localizar desperdícios e implantar rápidas mudanças que levem a melhoria no fluxo, o analista acaba gastando um tempo enorme dos envolvidos no mapeamento.
Como diria um grande professor de tênis meu: ser calmo não é ser lento.
Não adianta atropelar o método porque ao invés de ser mais rápido, você será mais lento – aprenda a passar a bolinha para o outro lado antes de sonhar com um winner. Faça um DEFINE bem feito, pelo bem do Lean Six Sigma, da sua companhia e de seus resultados. Defina bem o problema, valide o que o cliente realmente deseja e comece a mapear pelo SIPOC. Para o SIPOC, comece pelas saídas, vá para o processo, entradas, fornecedores e por último clientes. Se quiser, coloque os indicadores no próprio SIPOC e também suas especificações, mas não coloque as sugestões de melhoria ainda. Isto é para o ANALYSE. O cérebro humano não consegue criar e criticar ao mesmo tempo, portanto não comece a pensar nas mudanças nesta fase. Se surgirem ideias, anote-as, mas não perca tempo as discutindo.