5W2H: execução e prática

Quem acompanha nosso blog sabe que trabalhamos ajudando pessoas e organizações a tomar melhores decisões utilizando-se de análise de dados. Uma das principais metodologias com esse objetivo é o Lean Seis Sigma, que também utiliza o 5W2H. Se quiser conhecer mais sobre ele tem um excelente texto: Conheça o Seis Sigma.

Uma das grandes dificuldades encontradas quando se trata de projetos de melhoria é a entrega das suas atividades. Muitas vezes, mesmo sabendo o que deve ser feito, constatamos que depois de um determinado tempo nada foi realizado, isso pode ser motivado por delegações de atividades feita de formas adequadas.

Conhece a frase “cachorro com muitos donos morre de fome”? Pois é exatamente isso que ocorre com as tarefas quando elas têm muitos donos: ninguém as executa, e isso pode minar seu projeto.

Para evitar esse tipo de aborrecimento existe o 5W2H, uma ferramenta de gestão de atividades que contribui para que as tarefas sejam realmente executadas, permitindo que as empresas tenham alta produtividade e que os projetos de Lean Seis Sigma aumentem — e muito — sua taxa de sucesso.

Sabe aqueles projetos que ficam parados em uma etapa porque falta um plano de ação para que sejam postos em prática? Com o 5W2H, esse tipo de gargalo tende a diminuir de forma significativa, pois a técnica permite que as atividades sejam planejadas e controladas com maior eficiência.

Confira, o que é o 5W2H e como ele pode ser útil para aumentar a produtividade nas empresas!

O que é 5W2H?

O 5W2H surgiu no Japão e é considerado uma das técnicas mais eficazes em relação ao planejamento de atividades e à elaboração de projetos. Ele foi criado por profissionais da indústria automobilística com a finalidade de auxiliar na elaboração de planos de ação.

Portanto, funciona como um mapeamento das atividades, estabelecendo o que vai ser feito, quem vai fazer, em qual período de tempo, em qual área da empresa e os motivos pelos quais a tarefa deve ser feita. Trata-se de uma espécie de checklist que aumenta a clareza sobre as diversas demandas e que pode ser utilizada por qualquer empresa e em qualquer departamento.

É um método de gerenciamento de atividades de um projeto — ou da sua rotina! O nome dessa ferramenta de gestão vem de 5 perguntas em inglês que começam com a letra “W” e 2 que começam com a letra “H”. Veja, a seguir, os significados de cada uma:

  • What? (O que fazer?) — Qual é o projeto, estratégia ou atividade que precisa ser executada ou qual objetivo deseja-se alcançar?
  • Why? (Por que fazer?) — Por que isso precisa ser feito? É importante para a equipe, para os clientes ou para a empresa? Vai solucionar algum processo ou um problema?
  • Where? (Onde será feito?) — Em qual local será feito? Dentro ou fora da empresa? É de responsabilidade de qual setor ou departamento? É importante detalhar em qual área ou departamento as ações vão ser aplicadas para que os resultados sejam bem definidos.
  • Who? (Por quem será feito?) — Quais colaboradores devem realizar essa tarefa?
  • When? (Quando?) — Qual é a data inicial e o prazo para finalizá-la?
  • How? (Como fazer?) — Quais são as etapas e ações necessárias para alcançar o objetivo definido? Atribua um responsável por cada etapa e inclua uma data de conclusão específica para ela.
  • How much? (Quanto custará fazer?) — Qual vai ser a despesa para cumprir as tarefas determinadas? Estime quantos recursos humanos e materiais vão ser necessários e quanto isso significa em dinheiro. Todas as despesas com materiais, recursos, equipamentos, instrumentos e processos devem ser calculados.

Em algumas ocasiões, pode ser exagerado especificar todos os Ws e os Hs. Nesses casos, utilizar somente What (o quê), When (quando) e Who (quem) já serve para uma boa delegação do trabalho.

Por que utilizar o 5W2H para gerenciar suas atividades?

No dia a dia de uma empresa, o gestor ou gerente de projetos precisa acompanhar uma série de acontecimentos. Fazendo surgir a dúvida: como garantir que as atividades vão ser realizadas com êxito, se não vou estar perto para monitorar o andamento delas?

A ferramenta 5W2H tem a resposta, pois ela é muito útil na delegação de tarefas, essa técnica auxilia os gestores a elaborar planos de ações para solucionar os problemas do dia a dia da empresa.

Esse planejamento serve como uma bússola que vai orientar cada passo rumo ao alcance do que você deseja. Também contribui para a tomada de decisões referente à prevenção de possíveis problemas na operação.

Portanto, ao distribuir competências, o responsável por uma área ou projeto otimiza os recursos, como força de trabalho e tempo. Como um projeto precisa ter começo, meio e fim, a metodologia 5W2H adapta-se perfeitamente a essa característica.

Assim como, na visualização dos campos “o quê?”, “quando?”, “onde?”, “por quê?”, “quem?”, “como?” e “quanto?” proporciona a eficácia das ações. Além disso, o 5W2H, por ser uma ferramenta versátil, serve tanto para a execução dos processos quanto para a gestão de projetos.

Esses processos são conjuntos de atividades com entradas de insumos, processamento para transformação e saída de resultados. Em alguns casos, as empresas têm processos contínuos que fazem parte do funcionamento do próprio negócio.

De forma geral, os processos são divididos em atividades, as quais podem ser subdivididas em tarefas. Na maior parte dos casos, ambas envolvem pessoas e recursos. Conforme o porte da empresa, várias operações podem ocorrer ao mesmo tempo. Por isso, o gestor ou gerente deve saber de quem precisa cobrar o cumprimento dos resultados.

Se uma atividade não está bem detalhada, ou seja, se as perguntas do 5W2H não estiverem respondidas, corre-se o risco de atrasos. Por outro lado, se a tabela está preenchida corretamente, o responsável pela tarefa fica ciente e a chance de acerto é maior.

Como o 5W2H pode contribuir com a gestão de projetos?

Um projeto também abrange um conjunto de atividades, porém, nesse caso, o trabalho é temporário. Para que o esforço realmente tenha começo, meio e fim, a gestão de projetos deve ser eficiente.

Cabe ao gerente alocar recursos e coordenar tarefas de modo a favorecer a conquista dos objetivos propostos. Para tanto, o 5W2H é de grande utilidade para a organização e para o monitoramento das ações.

De modo geral, os projetos contam com os processos de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. O uso do 5W2H é mais notável na execução das atividades, embora também possa abranger outros momentos do projeto.

A vantagem dessa metodologia é que ela contribui tanto para a eficiência do trabalho do gerente quanto do colaborador. Portanto, a descrição completa das tarefas facilita sua execução e controle.

Quando as sete perguntas são respondidas com antecedência, não há margens para dúvidas básicas e, consequentemente, existem menos entraves nas operações.

Com o 5W2H a construção do plano de ação, compreende metas, pessoas responsáveis pela execução, modo de agir, cronograma, custos etc. Como o projeto deve ter duração determinada, esse método contribui para a agilidade dos processos.

Se no meio do caminho há algum conflito, o gerente pode consultar rapidamente a tabela do 5W2H da respectiva atividade.

De maneira simples, as sete perguntas abrangem praticamente todos os aspectos ligados às etapas e até mesmo do projeto inteiro. Ou seja, se alguma das questões deixar de ser respondida, podem ocorrer empecilhos para a conquista do resultado esperado.

Por exemplo, se não há prazo definido para a entrega de um trabalho, a falta de prioridade pode sabotar a execução. Se a pergunta “o quê?” não for respondida corretamente, não vai haver foco no desenvolvimento das tarefas e o resultado vai ficar aquém das expectativas.

A frase “se você não sabe aonde quer ir, qualquer caminho serve” pode ilustrar bem o que acontece quando a pergunta “o quê?” não é respondida. As perguntas “como?”, “quem?” e “quanto?” também são essenciais para a execução de qualquer atividade, afinal, sem recursos e profissionais capacitados, torna-se difícil — se não impossível — tirar projetos do papel.

Como criar um plano de ação?

O 5W2H pode ser aplicado a projetos, processos ou atividades, tanto pessoais quanto profissionais. Além dessa versatilidade, a ferramenta pode ser criada em uma folha de papel, em um editor de texto ou em uma planilha eletrônica.

Por isso, na prática, sua implementação é muito simples. Geralmente, o 5W2H é realizado em tabelas para discutir as principais questões que fazem parte da análise.

Então você deve listar as atividades nas linhas e colunas referentes às perguntas e começar a respondê-las. Se você preferir, em vez do 5W2H, pode aplicar a forma resumida 3W sugerida anteriormente.

Assim, o 5W2H pode ser empregado para planejar a execução de apenas uma tarefa ou de um conjunto de atividades, e também pode como uma espécie de checklist para controle do andamento de um projeto.

Quando a equipe da EDTI atua em projetos, todas as atividades são monitoradas em uma planilha 5W2H, como a exibida abaixo:

Passo a passo para criar o plano de ação

O método 5W2H pode ser usado para resolver os mais diversos tipos de problemas, em qualquer setor da empresa. Sua implementação é feita em seis etapas, conforme detalhamos a seguir:

Prepare o plano

O primeiro passo na elaboração do plano de ações é integrar os funcionários no planejamento. Todos os colaboradores devem ser informados sobre o problema que devem resolver.

Além disso, elabore um cronograma e determine a participação dos profissionais e os custos necessários.

Faça um brainstorming

Utilize a técnica do brainstorming para coletar ideias espontâneas dos colaboradores. É importante buscar outras opiniões. O gestor deve encorajar cada membro a apresentar qualquer ideia que venha à sua cabeça, sem julgamentos precipitados. Depois de reunidas, é preciso analisar as mais viáveis.

Elabore um quadro com as ideias apresentadas

Anote as ideias apresentadas no brainstorming e monte um quadro para selecionar as melhores, optando pelas mais viáveis quanto aos custos, prazos e mão de obra.

Crie uma tabela ou planilha

Esse é o momento de criar uma tabela com as perguntas do 5W2H e responder de acordo com a ação que deseja realizar. Veja o modelo abaixo:

Planejamento 5W2H para capacitação em gestão de projetos

 W

What (o quê)

Treinamento Black Belt

W

Why (por quê)

Capacitar profissionais para coordenação e execução de projetos

W

Who (quem)

Diretores e gerentes

W

Where (onde)

Departamento de Recursos Humanos

W

When (quando)

De junho a agosto de 2018

H

How (como)

Contratação de empresa especializada

HHow much (quanto custa)

Em torno de R$ 4 mil por funcionário

Crie uma coluna de status

Após estipular os prazos para a execução das tarefas, crie, na mesma planilha, uma coluna com o nome de status. Nela, você deve informar o andamento de cada tarefa, ou seja, se está concluída, em andamento ou atrasada.

Siga o modelo a seguir:

Planejamento 5W2H para capacitação em gestão de projetos

Plano de ação

Status

W

What (o quê)

Treinamento Black Belt

Em andamento

W

Why (por quê)

 Capacitar profissionais para coordenação e execução de projetosEm andamento

W

Who (quem)

Diretores e gerentes

Em andamento

W

Where (onde)

Departamento de Recursos Humanos

Em andamento

W

When (quando)

De junho a agosto de 2018

Em andamento
H

How (como)

Contratação de empresa especializada

Em andamento

H

 How much (quanto custa)

Em torno de R$ 4 mil por funcionário

Em andamento

Acompanhe o plano de ação

O gestor deve acompanhar o andamento do plano de ação, e a equipe deve ter uma participação efetiva e ter disciplina para que as tarefas sejam feitas dentro do prazo e com a qualidade esperada.

Reveja o plano de ação e transfira as informações para um documento que permita fazer o acompanhamento adequado. Portanto, quando houver outros envolvidos na execução do projeto, entregue uma cópia para cada um.

5 erros que devem ser evitados

Se você seguir à risca o passo a passo do tópico anterior, dificilmente vai cometer os 5 erros listados a seguir. Vamos apontá-los para que não restem dúvidas, então leia com atenção quais são as falhas que você não deve cometer!

1. Não envolver os funcionários

Todos os colaboradores devem ser envolvidos desde a etapa de planejamento, promovendo maior compreensão e cooperação da equipe na implementação das atividades. Isso é importante pois, quando os trabalhadores são incluídos na dinâmica do processo, inclusive sugerindo práticas para atingir o objetivo, os resultados são mais facilmente alcançados.

2. Não definir os objetivos corretamente

Então, para definir objetivos, é preciso entender o cenário atual da empresa e do mercado e compreender quais são os principais desafios a serem enfrentados. Portanto, antes de mapear as atividades, o gestor deve saber aonde deseja chegar.

3. Não reunir informações suficientes

Reúna todas as informações possíveis sobre o que motivou o plano. Afinal, estar bem preparado vai ajudá-lo a organizar o projeto com mais eficiência e antever problemas que possam prejudicar o andamento das atividades, além de definir melhor os prazos e custos necessários para executar as ações rumo à concretização dos objetivos.

4. Não priorizar as ações

Organize as ações de acordo com as prioridades, ou seja, foque naquilo que é mais importante. Isto é, nas ações que são essenciais para o sucesso da operação e que têm maior impacto nos resultados da empresa.

5. Não mensurar os resultados

Desenvolva estratégias para acompanhar a evolução geral do plano de ação. Então defina no cronograma os períodos em que essa análise será feita, e caso algum problema seja encontrado, liste-o, identifique suas causas e atribua a solução adequada, ajustando as etapas de seu projeto sempre que for necessário.

Como o plano de ação contribui para a alta produtividade?

No dia a dia de uma empresa, tempo e recursos de diversas ordens podem ser desperdiçados por falta de eficiência nos processos. Quando uma tarefa fica parada porque o colaborador não sabe o que fazer, ele fica ocioso e há atrasos na entrega.

No entanto, quando o gestor planeja as atividades de um setor ou o gerente de projetos organiza as atividades sob a própria coordenação, fica mais fácil saber os passos de como fazer determinado trabalho.

Além disso, como cada tarefa tem um responsável, é mais rápido monitorar o andamento da execução e checar eventuais causas de atrasos. Dessa maneira, não existe “tarefa sem dono” e a produtividade da empresa tende a ser otimizada.

Um exemplo de aplicação de 5W2H

Imaginamos que nesse ponto você deve ter entendido sobre o que se trata a ferramenta 5W2H. Então, para ajudar a compreender completamente você apresentamos um exemplo de aplicação do 5W2H.

Utilizando esse exemplo como modelo será mais fácil para você criar sua própria tabela de gestão das atividades para poder garantir que as atividades sejam executadas dentro do tempo desejado.

O quê: Capacitação dos colaboradores do setor de controle de estoque.

Quando: 1º de agosto de 2016 (segunda-feira), às 9h30.

Onde: Auditório da empresa e setor de controle de estoque.

Por quê: Melhorar o manuseio, o transporte e o armazenamento de mercadorias no depósito, para evitar perdas e aumentar a segurança.

Quem: setor de Recursos Humanos (responsável), instrutores do curso (treinamento) e equipe do setor de controle de estoque (participantes).

Como: Capacitação teórica, no auditório, e treinamento prático, no setor.

Quanto: R$ 5 mil.

Embora possa parecer simples, o 5W2H possibilita uma visão geral de uma atividade. Facilitando o trabalho de monitoramento das ações da empresa por um gestor. Ou então o andamento de um projeto por parte de um gerente.

5W2H: gestão das atividades de um PDSA em projeto de melhoria

Nos cursos de Lean Seis Sigma é utilizado o ciclo PDSA para estruturar as coletas de dados e testes de mudanças e se você quiser aprender mais sobre isso pode ler o post Modelo de Melhoria: 3 questões fundamentais e ciclo PDSA. Todas essas atividades precisam ser executadas dentro do tempo estipulado para que o projeto seja finalizado no prazo e como muitas vezes o trabalho é feito em equipe todos acabam ficando responsáveis por todas as atividades e o que acaba acontecendo é que… o cachorro morre de fome.

Para evitar esse problema você pode utilizar 3Ws, aquele 5W2H resumido, para toda a atividade. Por exemplo, em um projeto um PDSA realizado tinha o objetivo de testar se um nova matéria-prima iria aumentar a durabilidade da peça produzida. Para realizar os testes era necessário completar 3 atividades:

  1. O que: disponibilizar um lote da nova matéria; Quem: Paulo; Quando: 22/08/2015;
  2. O que: organizar hora hora de produção; Quem: Marcelo; Quando: 26/08/2015;
  3. O que: coletar e analisar resultados do teste; Quem: Ivan; Quando: 30/08/2015.

Dessa maneira você vai conseguir deixar explícito a responsabilidade de cada integrante do time e ganhar velocidade de execução em seus projetos!

Uma metodologia bastante poderosa para melhorar processo é o Seis Sigma. Nesse método é utilizado um roteiro de projeto chamado DMAIC (Definir – Medir – Analisar – Melhorar (improve) – Controlar) e o 5W2H é muito utilizado na gestão das atividades (PDSA) que são realizadas durante o projeto.

Lembrando que ao integrar o 5W2H com outras ferramentas de melhoria, como é feito no Seis Sigma, é possível ganhar um maior poder de impacto nas melhorias realizadas em qualquer organização.

Riscos de não utilizar o 5W2H para suas atividades

A falta de planejamento e de organização pode ser a causa fatal da morte de um projeto. Em qualquer receita não basta ter somente os ingredientes, é preciso saber o modo de fazer. Por exemplo, se na realização de um projeto, o gerente não responde às perguntas do 5W2H, as chances de erros são grandes. Nesse caso, mesmo que o resultado seja alcançado, a eficiência será prejudicada, como consequência da falta de planejamento, os custos serão altos.

A qualidade das atividades fica comprometida quando os responsáveis pela execução não conhecem os requisitos que devem atender. Logo, o 5W2H deve ser compartilhado entre todos os membros de uma equipe, pois se somente o gerente está a par das tabelas preenchidas, a ferramenta terá poucos resultados práticos.

A falta de eficiência e o controle pouco efetivo atrasam entregas e dificultam a conquista dos resultados esperados pela empresa.

Para romper esse tipo de barreira, os profissionais certificados Black Belt e Green Belt devem agir de modo a melhorar processos. Ao descobrir as causas dos problemas, eles desenvolvem soluções que tornam as atividades mais ágeis.

Utilizando o 5W2H em seu planejamento estratégico

Os planejamentos estratégico, tático e operacional nem sempre se comunicam de maneira efetiva nas organizações. Para que os objetivos de longo, médio e curto prazo sejam alcançados, todos os envolvidos nas operações devem estar sintonizados.

Vale lembrar que o 5W2H não precisa, necessariamente, ser usado apenas no nível operacional. Pelo contrário, a ferramenta é bem ampla e, por isso, pode ser aplicada nos três contextos de planejamento. Nesse sentido, as noções de missão, visão e valores podem ser alinhadas ao 5W2H na definição dos rumos do negócio.

É verdade que o nível de certeza para as 7 respostas, no longo prazo, nem sempre é preciso. Afinal, a organização está sujeita às oportunidades e às ameaças do âmbito externo, sobre as quais não tem controle. Mesmo assim, o 5W2H é essencial para a conquista de metas.

Perceba que perguntas como “o que será realizado?” e “por que será feito?” estão diretamente relacionadas ao planejamento estratégico.

Sem um ponto de partida claro, a empresa sequer consegue sair do lugar. Para definir aonde quer chegar, a organização pode usar o 5W2H para traçar rotas seguras de desenvolvimento.

Depois de compreender todas as contribuições do SW2H para a sua empresa, você certamente está se sentindo mais preparado para gerir novos projetos. Afinal, conhecimento nunca é demais, não é mesmo?

Então, comece sua jornada no Seis Sigma realizando o curso gratuito de certificação Seis Sigma White Belt da Escola EDTI.

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