Estrutura analítica do projeto: tire aqui todas as suas dúvidas sobre EAP!

Será que você sabia que mudanças repentinas (e constantes) de escopo são, de fato, grandes problemas dentro da gestão de projetos? Atrasos nos processos de execução de projetos e entrega das tarefas são muito comuns e, a fim de se evitá-los, surgiu uma ferramenta muito competente no mercado, a Estrutura Analítica do Projeto, EAP.

Na gestão de projetos, a fim de diminuir a frequência em que atrasos e adiamentos ocorrem, é necessário que o gestor, junto com suas equipes de colaboradores, possam controlar o tempo gasto em cada etapa dos processos. A EAP surge como uma ferramenta que auxilia na gestão de tempo de cada uma das atividades, a fim de que você possa ter em mãos um projeto mapeado e mais controlado.

Para a postagem de hoje, preparamos um artigo que tem como objetivo auxiliá-lo no entendimento dessa ferramenta. Além disso, vamos falar sobre algumas das vantagens de se aderir à prática da EAP, como aplicá-la no seu negócio e apontar quais são as diferenças da EAP e do cronograma de projetos. Tenha uma boa leitura!

O que é a Estrutura Analítica do Projeto, EAP?

A Estrutura Analítica do Projeto é um nome criado com base no termo em inglês: Work Breakdown Structure (WBS). Trata-se de uma ferramenta que tem como objetivo decompor os valores totais de trabalho contidos em um projeto em pacotes menores.

Deste modo, torna-se muito mais simples de se definir e comunicar o escopo de um projeto, facilitando a visualização do que precisa ser entregue, podendo definir melhor tempo das atividades, melhorando a alocação de recursos e custos gerais. O objetivo da EAP não é focar em como as coisas são feitas, mas sim, no que precisa ser entregue.

Como é estabelecida uma estrutura hierárquica, se acompanharmos ela, notamos que o último pacote de um determinado ramo é, basicamente, aquele serviço que precisa ser feito e, naturalmente, não poderá ser decomposto em pacotes ainda menores. Para ficar claro, de modo simples, a EAP atua para entregar um melhor gerenciamento de projetos, agrupando entregas e esforços em pacotes menores, para que sejam melhores distribuídos.

Qual é a diferença da EAP e do Cronograma de Projetos?

O Cronograma de Projetos e a Estrutura Analítica de Projeto são ferramentas complementares. Ambas auxiliarão as equipes a executar projetos de maneira eficaz e organizada. Além de serem ferramentas eficientes nas etapas de planejamento, também são importantes para controlar situações, uma vez que variáveis indesejáveis que geram prejuízos podem surgir.

O Cronograma de Projeto é uma outra ferramenta de gestão que foca em controlar o tempo de um determinado projeto. Sendo muitas vezes organizado em um formate de quadro, por meio da visão do cronograma, pode-se identificar desvios do projeto com maior facilidade. Desde modo, o processo de correção de erros é simplificado e agilizado. O Cronograma de Projeto contém:

  • lista com as atividades do projeto;
  • data de início e de término de cada uma das atividades;
  • é responsável por cada uma das atividades;
  • contém o status das atividades.

Já a ferramenta da EAP não comporta atividades. Um pacote de trabalho, que é última unidade de decomposição gerada pela ferramenta, já é, por si só, um conjunto de atividades diferentes. Tais pacotes são, geralmente, distribuídos para seus respectivos departamentos que ficam responsáveis por fazer a entrega. Na organização da EAP, cada pacote é independente do outro e não deve se repetir ao longo do processo da estrutura analítica.

Quais são os benefícios de se fazer bom uso da ferramenta EAP?

Quando se usa a Estrutura Analítica do Projeto, EAP, pode-se conquistar uma série de benefícios para o seu negócio, uma vez que ela tende a estruturar as informações e serviços e facilitar o esforço das partes. Conheça alguns desses benefícios que separamos para você.

EAP auxilia na identificação dos riscos possíveis de um determinado plano

Uma segmentação de tarefas pode ter um ramo que não possua bases que a definam corretamente, o que, possivelmente, gerará problemas relacionados à definição de objetivo geral. Com a EAP, o monitoramento dos problemas e erros deverá ser realizado no ato da execução do projeto.

Evidencia atrasos ou adiamentos de tarefas

Uma vez aliado a EAP, cria-se a capacidade do gestor de projetos de conseguir distinguir ineficiências no campo da comunicação. Desse modo, será possível elaborar novos planos, mais eficientes, com o objetivo de tornar a comunicação mais produtiva.

Auxilia o gestor a fazer melhor controle do tempo gasto de um projeto

Sendo mais eficiente se trabalhada a ferramenta lado a lado com o método do Cronograma de Projeto, a EAP também auxiliará o gestor tanto no tempo de execução de um projeto, quanto no prazo para a finalização do mesmo.

Auxilia no estabelecimento de metas e objetivos

Por se tratar de uma ferramenta que empacota informações e simplifica processos, a EAP, certamente, impacta diretamente na clareza do negócio. Em outras palavras, o melhor entendimento permite uma separação de trabalho, metas e objetivos mais eficientes.

Atua no controle para que o planejamento seja executado

A EAP também é capaz de impactar positivamente no cumprimento dos prazos e entrega das demandas de cada colaborador, evitando a desordem e, mais importante, o atraso na hora da entrega. Lembrando que é interessante alinhar o Cronograma de Projeto com o uso da EAP para obter melhores resultados.

A eficácia da EAP pode ser questionada com facilidade

Por oferecer uma visão “cronológica” de cada um dos acontecimentos presentes em um projeto, torna-se possível e recomendado que a eficácia da ferramenta seja medida e avaliado de tempos em tempos, sempre que for necessário.

Como integrar a Estrutura Analítica do Projeto, EAP?

Caso o empreendedor deseje trabalhar com o Cronograma de Projeto também, é recomendado que ele comece a desenvolver o seu projeto a partir do estabelecimento de uma estrutura analítica com a EAP. Em seguida, pode-se estabelecer o cronograma.

Por meio dessa ordem de estruturação, lançar dados de maneira ordenada e organizar as coisas serão tarefas mais simples para as equipes (pessoas mais leigas, inclusive). Apenas para frisar, apesar dos métodos serem diferentes, eles são complementares, mas você pode optar por utilizar apenas a EAP e terá bons resultados também.

Conheça, a seguir, quais são os passos para se montar uma EAP:

  1. nome do projeto no nível inicial;
  2. estabeleça as fases que definem o projeto e seu ciclo de vida no segundo nível;
  3. identifique pedaços ou resultados menores de cada um dos entregáveis que necessitam ser gerados no terceiro nível;
  4. descompacte todos os elementos da EAP, acomodando os resultados em grupos menores que os iniciais;
  5. proponha análises e modifique a EAP até que todas as partes envolvidas no projeto estejam satisfeitas com o planejamento.

Agora você já entende melhor do que se trata a Estrutura Analítica do Projeto, EAP, qual é a sua importância, como ela pode ser efetiva para a estruturação do seu negócio, além de ter ideia de como começar a aplicar ela agora mesmo!

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