Quando estamos dentro de um pensamento lean, buscando reduzir os desperdícios e otimizar a nossa produção muitas vezes queremos uma receita passo a passo do que fazer e de como executar para que possamos nos tornar uma empresa enxuta.
O lean na verdade é uma jornada a ser construída sem um caminho específico na busca incansável de eliminar tudo que não agrega valor ao processo, sempre com o olhar do cliente.
Algumas pessoas confundem o kaizen com a produção enxuta, quando na verdade ele é parte da jornada.
Kaizen foi traduzido para o português como melhoria contínua e pode ser aplicado na nossa vida pessoal, familiar e no trabalho.
Na esfera empresarial o kaizen é um sistema de longo prazo visando a contínua implementação de mudanças que geram melhorias sempre em busca de aumento de qualidade e produtividade e redução de custos.
O kaizen visa estabelecer uma cultura voltada aos processos e aprimoramento da organização.
Na Toyota, é realizado diariamente, com propósito além do que apenas aumentar a produtividade, humanizando o ambiente de trabalho, eliminando trabalhos excessivamente pesados, treinando pessoas a realizar testes usando o método científico e observar e eliminar os desperdícios nos processos.
Enquanto o kaizen visa implementar pequenas melhorias a cultura de pequenas melhorias e padronização leva a grandes resultados a longo prazo.
O kaizen deve ser praticado por todos os colaboradores, algo que pode ser implementado em 3 estágios.
Vamos falar sobre cada um deles a seguir:
Participação
O kaizen deve ser praticado por todos dentro da organização, desde gerentes e diretores até aos operadores, deve-se permear essa cultura e envolvimento de cada colaborador, dando liberdade para que as pessoas possam contribuir sem serem culpadas pelos problemas.
Treinamento
Dentro da disseminação da cultura é necessário deixar claro o que é e o que não é o kaizen. O que precisa ser observado, quais os desperdícios a serem combatidos, como proceder ao identificar algo, facilitando os processos de modo a minimizar a interferência nas atividades.
Melhoria de qualidade
Depois de treinados os participantes devem focar em melhorias de longo prazo, alinhados aos objetivos organizacionais.
Quando estamos procurando continuamente melhoria em nossos processos através da cultura do kaizen devemos ser guiados por quatro princípios importantes:
Restrições positivas
Devemos sempre tentar estabelecer restrições que impeçam algum produto, serviço ou atividade de serem executados de forma defeituosa ou não conforme.
Por exemplo, restrições de inventário como estoque zero, para prevenir superprodução ou limitação na operação de uma prensa de modo que só possa ser ativada quando o operador coloque as mãos em um local seguro.
Restrições negativas
Sempre que alguma restrição que dificulte ou impeça o bom andamento do processo devemos tentar eliminá-las.
Por exemplo, quando uma atividade antecessora tem um tempo de ciclo muito maior que a sucessora, gerando gargalos e espera, dois dos desperdícios que devem ser combatidos.
Foco
As organizações têm recursos limitados, então não devemos desperdiçá-los!
Analisar as atividades que são executadas e avaliar se elas são realmente necessárias ou estamos gastando tempo, mão de obra e materiais em algo que realmente não agrega valor ao processo.
Em uma análise detalhada e imparcial nas atividades que vemos no nosso setor certamente poderemos identificar essas atividades, a ocorrência delas é muito mais comum que imaginamos.
Simplificação
Não podemos eliminar todas as atividades do processo, certamente algumas são fundamentais e agregam valor, mas será que elas estão sendo realizadas da melhor maneira possível?
Devemos estar olhando modos mais simples de executar as atividades, minimizando a chance de erros, facilitando fazer o correto, automatizando, redesenhando processos entre outras ações que possam ser inseridas no nosso contexto.
Como começar a aplicar a filosofia Kaizen?
O kaizen é uma filosofia de longo prazo, deve ser construída dentro da organização, porém muitas empresas não entendem e não veem dessa maneira, querendo realizar a implantação do kaizen de modo rápido.
Sem entender o seu real significado, sendo comum encontrarmos eventos kaizen onde são propostas grandes mudanças, disruptura no processo e com grandes benefícios, mas sem a filosofia da melhoria contínua.
Não é incomum vermos essas conquistas sendo efêmeras, sem continuidade e acabam por retornar ao estágio anterior.
O evento kaizen é um esforço direcionado de um grupo de pessoas durante um curto espaço de tempo com intuito de impactar um processo positivamente e de modo rápido.
Também chamado de blitz kaizen é de grande importância para a evolução de um processo, desde que acompanhado do aspecto de longo prazo.
Um aspecto relevante na execução de um evento kaizen é sua preparação que reflete diretamente nos resultados obtidos.
É impossível pensar em kaizen sem a participação das pessoas, que são as peças chaves dentro dessa filosofia, devemos tomar todos os cuidados para aumentar a adesão dos colaboradores em todas as áreas e setores, comunicando dos motivos e objetivos dessa mudança e dos alinhamentos com missão, visão e valores da empresa.