Kaizen: muito além dos desperdícios

Acredito que a grande maioria das pessoas que hoje trabalham em grandes fábricas não sabe qual é a verdadeira filosofia do Kaizen. Esta palavra, embora bastante difundida, ainda não tem o seu significado claro.

O Kaizen é uma filosofia de longo prazo, deve ser construída dentro da organização, porém muitas empresas não entendem e não veem dessa maneira, querendo realizar a implantação do Kaizen de modo rápido, sem entender o seu real significado, sendo comum encontrarmos eventos Kaizen onde são propostas grandes mudanças, disruptura no processo e com grandes benefícios, mas sem a filosofia da melhoria continua.  

Não é incomum vermos essas conquistas sendo efêmeras, sem continuidade e acabam por retornar ao estágio anterior.

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A filosofia Kaizen

Kaizen não é uma pequena reunião com os operadores de fábrica para discutir um problema pontual. Kaizen não é montar uma equipe de analistas, municia-los de câmeras fotográficas e planilhas pré-definidas para que saiam a caça de desperdícios no escritório ou na fábrica. Kaizen não é aplicar esta ou aquela ferramenta neste ou naquele processo fabril. O Kaizen vai além disso tudo.

Kaizen é o espírito da melhoria contínua dentro da empresa, é uma filosofia, uma cultura. É a empresa conseguir treinar satisfatoriamente seus colaboradores para que estes melhorem sempre seus processos, todos os dias, e que façam isso por meio do entendimento profundo sobre o que estão fazendo. É observar um processo, entende-lo, desenvolver uma solução, testá-la e implementá-la, gerando um impacto relevante, positivo e duradouro sobre o mesmo.

Obviamente, as atividades que citamos no primeiro parágrafo podem sim, fazer parte de atividades para se melhorar um processo. Porém elas por si só são muito menores do que a filosofia do Kaizen, sendo incapazes de fazer com que sua empresa saia da atual posição e se fixe permanentemente como a líder em seu mercado. Para que este salto de qualidade seja dado, é necessário que a empresa incorpore de fato o espírito da melhoria, o que não é uma tarefa nem fácil, nem imediata, mas perfeitamente possível.

A Escola EDTI e a filosofia Kaizen

O evento Kaizen é um esforço direcionado de um grupo de pessoas durante um curto espaço de tempo com intuito de impactar um processo positivamente e de modo rápido.

Também chamado de blitz Kaizen é de grande importância para a evolução de um processo, desde que acompanhado do aspecto de longo prazo. Um aspecto relevante na execução de um evento Kaizen é sua preparação que reflete diretamente nos resultados obtidos.

É impossível pensar em Kaizen sem a participação das pessoas, que são as peças chaves dentro dessa filosofia, devemos tomar todos os cuidados para aumentar a adesão dos colaboradores em todas as áreas e setores, comunicando dos motivos e objetivos dessa mudança e dos alinhamentos com missão, visão e valores da empresa.

Nossa empresa trabalha diretamente com esse procedimento de melhoria, seja por meio das ferramentas do Lean usadas na Toyota ou seja com as ferramentas do Six Sigma.

É do nosso dia a dia, observar que estas ferramentas por si só são muitas vezes insuficientes: é preciso que a alta gerência e os responsáveis por projetos da empresa se envolvam em liderar e fomentar este espírito da melhoria.

Em nosso curso de Lean trabalhamos para, além de ensinar as ferramentas básicas destas técnicas, desenvolver esta visão em nossos alunos. Só assim é possível compreender e aplicar definitivamente o Kaizen e levar a empresa até um novo nível de eficiência.

A cultura da mudança constante

Não basta simplesmente mostrar em um teste que uma mudança é uma melhoria. A mudança deve ser plenamente integrada ao sistema.

Isso requer algum planejamento e, geralmente aprendizagem adicional. É fácil, nessa fase, assumir que a implementação é simplesmente uma questão de planejamento e excussão cuidadosa da própria mudança física.

Pessoas que não fizeram parte do desenvolvimento da mudança devem aceitá-la e ajudar a mantê-la. É necessário encontrar um equilíbrio entre impor a mudança e retardar sua implementação até que um  consenso pleno seja alcançado.

Algumas pessoas vão resistir a qualquer mudança. É difícil saber que críticas são razoáveis e a mudança específica deve ser ajustada, ou se as críticas emocionais e o processo de mudança deve ser realizado.

Na maioria das situações, uma vez que a mudança foi testada com sucesso e implementada numa área ou local específico dentro da  organização, haverá a necessidade de disseminá-las para outras áreas ou locais. Embora a disseminação da melhoria para outros setores dependa de habilidades e métodos similares aos dos testes e da implementação, faz sentido pensar que a disseminação da mudança deve ser rápida e talvez mais efetiva do que nos testes e implementações originais.

Para conseguir esse desejado aumento na efetividade e rapidez da mudança, cinco aspectos importantes devem ser considerados e endereçados:

  • Forte liderança para garantir que a iniciativa de disseminação seja vista como um esforço estratégico;
  • Ideias melhores com exemplos de mudança que foram testadas e implementadas com sucesso;
  • Um plano de disseminação, incluindo um plano de comunicação, um plano de medição e um plano de trabalho são colocados em prática;
  • O sistema é considerado na comunicação de informações para atrair adeptos da mudança e conteúdos técnicos necessários para orientar a referida mudança;
  • Medição, feedback e gestão do conhecimento são usados para monitorar e orientar o trabalho de disseminação.

A importância dos dados

Para realizar mudanças efetivas, precisamos ser observadores. A observação é uma importante fonte de aprendizado quando tentamos melhorar algo. Existem, entretanto, certas fragilidades associadas ao fato de nos basearmos apenas em observações.

Nossa mente filtra observações. Geralmente observamos somente o que queremos ou esperamos observar. Podemos não notar certos comportamentos de amigos, mas iremos notar esses comportamento em estranhos.

Nossas observações presentes são afetadas por nossas observações passadas, especialmente por aquelas do passado imediato. Uma temperatura de dez graus centígrados parecerá morna se na semana anterior as temperaturas estavam por volta dos sete graus centígrados negativos e, por outro lado, um tanto fria se as temperaturas anteriores estivessem na casa dos trinta ou trinta e cinco gruas centígrados.

Implementando o Kaizen

Agora que esclarecemos pontos importantes que estão atrelados a filosofia por trás do Kaizen. Vamos esclarecer passo a passo como podemos implementar o Keizen.

Basicamente a implementação do Kaizen passa por 3 estágios.

1. Participação

O Kaizen deve ser praticado por todos dentro da organização, desde gerentes e diretores até aos operadores, deve-se permear essa cultura e envolvimento de cada colaborador, dando liberdade para que as pessoas possam contribuir sem serem culpadas pelos problemas. 

Devemos sempre tentar estabelecer restrições que impeçam algum produto, serviço ou atividade de serem executados de forma defeituosa ou não conforme. Por exemplo restrições de inventário como estoque zero, para prevenir superprodução ou limitação na operação de uma prensa de modo que só possa ser ativada quando o operador coloque as mãos em um local seguro.

2. Treinamento

dentro da disseminação da cultura é necessário deixar claro o que é e o que não é o Kaizen. O que precisa ser observado, quais os desperdícios a serem combatidos, como proceder ao identificar algo, facilitando os processos de modo a minimizar a interferência nas atividades.

3. Melhoria de qualidade

Depois de treinados os participantes devem focar em melhorias de longo prazo, alinhados aos objetivos organizacionais. 

As organizações têm recursos limitados, então não devemos desperdiçá-los! Analisar as atividades que são executadas e avaliar se elas são realmente necessárias ou estamos gastando tempo, mão de obra e materiais em algo que realmente não agrega valor ao processo. Em uma análise detalhada e imparcial nas atividades que vemos no nosso setor certamente poderemos identificar essas atividades, a ocorrência delas é muito mais comum que imaginamos.

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