Metodologia Lean Healthcare e a produtividade do gestor na saúde

Todo bom gestor vive em uma busca constante por melhorias nos processos pelos quais é responsável. Especialmente aqueles que atuam na área da saúde e lidam com um fluxo intenso de pacientes, exames, documentos, e muito mais.

A fim de garantir qualidade no atendimento e na assistência prestada aos clientes, muitas instituições ao redor do mundo estão apostando na metodologia Lean Healthcare. Continue lendo para descobrir o que é esse modelo de gestão, quais são suas vantagens e como colocá-lo em prática!

O que é Lean Healthcare e quais são seus princípios?

O Lean é um método desenvolvido na indústria de automóveis do Japão e que posicionou as empresas do país como grandes líderes no segmento. Graças ao seu sucesso, foi introduzida em organizações dos mais variados ramos, como na área da saúde.

Nesse caso, foi desenvolvida a metodologia Lean Healthcare, que modifica a gestão das instituições de saúde, ao encará-las como empresas. Essa filosofia é aplicável em hospitais, centros cirúrgicos, clínicas, laboratórios, entre outros.

Seus princípios consistem em:

Metas bem definidas

O grande fundamento da Lean Healthcare diz respeito à eliminação de desperdícios, que podem se manifestar de diversas maneiras. Demora no atendimento, estoque de medicamentos em desacordo com a demanda e gastos com retrabalho são alguns exemplos.

Logo, é de extrema importância analisar os processos internos, a fim de diagnosticar quais pontos que precisam ser melhorados. A partir daí, é feito o planejamento, que deve abranger as metas, ações a serem tomadas, recursos necessários, equipe responsável e também os indicadores de desempenho correspondentes.

Cliente como ponto central

Outro princípio herdado do método Lean é o foco no cliente. Essa mudança de perspectiva impacta a organização como um todo, afinal, passam a ser valorizados e desenvolvidos apenas aqueles processos que irão agregar valor ao atendimento prestado.

Assim, é preciso coletar o máximo de informações sobre esse cliente, a fim de entender seus desejos e necessidades. Para tal, é recomendado observar os momentos em que há contato direto com o paciente, como nas consultas e exames.

Implantação de tecnologias

Os sistemas de informação cooperam para a aplicação da metodologia Lean Healthcare, visto que facilitam o controle dos fluxos e ainda auxiliam na otimização do tempo gasto pelos funcionários.

Há uma variedade de procedimentos que podem ser automatizados, de forma a reduzir erros e garantir um trabalho mais fluido. O prontuário eletrônico e o armazenamento de exames de imagem na nuvem são bons exemplos.

Sinalização das falhas

Por fim, destacamos a busca contínua por melhorias. Uma boa maneira de fazer isso é por meio da notificação de eventos adversos. A comunicação corporativa ainda é negligenciada por grande parte dos hospitais, principalmente aqueles que têm uma cultura punitiva, o que intimida os colaboradores.

Incentivar o registro desses erros é indispensável para corrigi-los e evitar ocorrências. Além de eliminar desperdícios, essa atitude favorece o aprendizado e o desenvolvimento dos profissionais envolvidos.

Quais são os benefícios da aplicação dessa metodologia?

Por pregar o foco no cliente e a inovação nas operações internas, essa abordagem proporciona uma série de benefícios. Tais vantagens podem ser percebidas não só pela instituição em si, mas também pela equipe de colaboradores e pacientes.

Conheça os principais motivos para investir na metodologia Lean Healthcare:

Eficiência nos processos

Os conceitos Lean, que ajudam a eliminar atividades que não agregam valor, tornam os processos mais enxutos e eficientes. A informatização é uma das grandes responsáveis por isso, ao economizar tempo, reduzir ocorrência de erros e evitar retrabalhos.

Até mesmo pequenos procedimentos, como o agendamento de consultas, podem refletir nos resultados de toda a instituição. Agendas organizadas agilizam o atendimento, diminuindo o desgaste dos pacientes e também os gastos com o pagamento de horas extras.

Aumento da produtividade

Um dos maiores objetivos dessa metodologia é o aumento da produtividade sem interferir na qualidade do serviço. Na área da saúde, isso quer dizer atender o máximo de pacientes de uma maneira satisfatória, alinhando a estrutura, a equipe e os recursos.

Isso se torna possível graças à possibilidade de economizar o tempo gasto em cada tarefa e ainda identificar as áreas de gargalo que exigem correção. Vale lembrar que para ampliar o nível de produtividade, é necessário esforços durante o planejamento, execução e análise dos dados.

Redução de custos

Produzir mais e gastar menos é o sonho de muitos gestores. E na área da saúde, a metodologia Lean Healthcare pode torná-lo realidade, afinal, ao eliminar desperdícios, a utilização dos recursos (tempo, dinheiro, suprimentos, etc.) é racionada.

Um exemplo disso é a redução dos níveis de estoque de medicamentos com risco de vencimento. Isso se torna possível por meio do Kanban, uma das ferramentas Lean que explicaremos melhor a seguir.

Clientes satisfeitos

Todos os benefícios anteriores afetam diretamente a percepção dos clientes acerca da instituição. Com a Lean, a qualidade do atendimento aumenta consideravelmente, bem como a assistência prestada e a segurança do paciente.

Dessa forma, o hospital desfruta de alta credibilidade no mercado e, consequentemente, um retorno financeiro positivo. Tudo isso prova que a metodologia viabiliza a diminuição dos gastos sem prejudicar a experiência do paciente, apenas utilizando os recursos de maneira inteligente.

Como colocar a metodologia Lean Healthcare em prática?

Diante dos benefícios de sua aplicação, essa metodologia já faz parte do cotidiano de algumas instituições de saúde que desejam aumentar sua competitividade. No entanto, dar o primeiro passo pode parecer uma tarefa complicada.

Sendo assim, listamos ferramentas Lean que poderão ajudar na implementação da filosofia em seu local de trabalho. Veja:

Kanban

O termo se refere a um sistema que utiliza cartões ou luzes de diferentes cores (vermelho, amarelo e verde) para indicar o andamento de determinadas tarefas. Seu objetivo é orientar a equipe como um todo, demonstrando o quê, quando e quanto fazer.

A utilização do Kanban pode ser adaptada à realidade de cada hospital. Por exemplo, para organizar os pedidos de suprimentos nas farmácias internas, evitando desperdícios no estoque.

5S

Recebe esse nome devido à primeira letra de cinco termos japoneses: Seiri (Utilização), Seiton (Organização), Seiso (Limpeza), Shitsuke (Saúde), Seiketsu (Autodisciplina). Cada palavra consiste em uma ação que, quando executada, auxilia a desenvolver um ambiente de trabalho melhor, com menos desperdícios, mais produtivo e eficiente.

A organização proporcionada por essa ferramenta pode ser bastante útil nas práticas hospitalares, desde o balcão de agendamento das consultas até os escritórios da alta gerência.

Kaizen

Em português, “mudança para melhor”, esse conceito se refere às atividades que melhorem continuamente um determinado processo. Então, é indicado para solucionar problemas mais pontuais.

Por exemplo, foi detectado um alto índice de insatisfação dos pacientes devido à demora nas filas de atendimento. Com a realização de um chamado Evento Kaizen, um grupo de funcionários se reúne durante alguns dias para reconhecer a raiz do problema e testar ações corretivas.

A aplicação da metodologia Lean Healthcare contribui amplamente para uma boa gestão na área de saúde, alavancando a performance das instituições que nela investem. Portanto, é considerada uma ótima alternativa para hospitais que desejam aperfeiçoar e profissionalizar sua administração.

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