TUDO o que você precisa saber sobre Kanban para serviços

TUDO o que você precisa saber sobre Kanban para serviços

O famoso sistema de produção da Toyota trouxe uma série de novos conceitos para o mercado. E o Kanban é peça fundamental do sistema Toyota. Mas você sabe o que é o Kanban, para que serve e como implementá-lo? Você também sabia que essa ferramenta pode ser utilizada para administrar atividades em escritórios e é uma das ferramentas do Lean Office?

Neste artigo vamos tirar todas as suas dúvidas. Acompanhe!

O que é Kanban?

No Japão da década de 1950, a Toyota, uma das principais empresas do país, passava por um momento extremamente conturbado. Lidando com escassez de recursos e um atraso tecnológico, a gigante japonesa se encontrava em dificuldade.

Buscando desenvolver um novo sistema de produção que trouxesse um maior lucro com menos desperdício, a Toyota criou o que mais tarde viria a ser conhecido como o sistema Toyota de produção. Além da busca pelo lucro por meio da sustentabilidade, essa filosofia também tem como um dos pilares “Just in Time” que muitas vezes é confundido com o Kanban.

O “Just in Time”, ou JIT, é uma técnica que busca produzir por meio das necessidades do mercado, ou seja, eliminando os custos da manutenção de estoque e produzindo por demanda. Enquanto o JIT é o processo de fabricação de produtos na quantidade exata e no momento certo, o sistema Kanban constitui uma ferramenta criada para administrar o JIT.

Um dos conceitos básicos desse sistema é produzir no menor lote possível, idealmente 1 item por vez. Esse conceito pode ser aplicado em empresas de serviço para ajudar a administrar o cenário muitas vezes caóticos de diversas atividades sendo feitas ao mesmo tempo… e nenhuma sendo entregue. Assim, o Kanban é uma ferramenta com um ótimo potencial de aumento de produtividade em atividades transacionais.

Como funciona o método

Na tradução literal do japonês, o termo Kanban significa “cartão”. E essa é uma ótima maneira de descrever o sistema Kanban para atividades. O método consiste na utilização de cartões (normalmente são usados os famosos post-its) para a indicação e acompanhamento visual do andamento do fluxo de produção da empresa. Esse sistema ainda ficou famoso por utilizar pouquíssimos recursos, se tornando prático e de fácil entendimento.

O sistema Kanban corresponde a um quadro em que estarão dispostas todas as tarefas de um determinado projeto ou setor da empresa. A natureza altamente visual do Kanban permite um fácil entendimento dos colaboradores acerca dos prazos e etapas que precisam ser cumpridos.

Dessa maneira, é possível organizar esse quadro se pautando, basicamente em dois eixos principais: o das tarefas e o das etapas. No primeiro, estarão todos os cartões das tarefas que precisam ser realizadas. Já o segundo eixo é composto por diferentes status, como “em andamento”, “finalizado” ou “aguardando execução”. A partir desse layout, basta inserir o post-it da tarefa no eixo correspondente ao seu status. Simples assim.

Tudo isso pode parecer muito simples e, em comparação com a tecnologia de hoje em dia, até mesmo ultrapassado.

Mas acredite: o Kanban ainda funciona muito bem. Funcionários podem ter acesso a e-mails corporativos, agendas compartilhadas, smartphones e tablets. Mas essas ferramentas, na verdade, apenas atrapalham a visualização das tarefas de cada um.

Informações textuais nem sempre são bem compreendidas por todos, sendo muitas vezes necessário reformulá-las e até mesmo explicá-las. Pensando nisso, o Kanban buscou se valer do famoso ditado que “uma imagem vale mais do que mil palavras”. E é nesse preceito que o sistema explora a capacidade de processamento visual do nosso cérebro, que funciona de maneira muito mais rápida do que a leitura de um texto.

Nesse sentido, ao organizar o fluxo de atividades de um projeto ou setor da empresa em um quadro altamente visual, você estará ajudando todos os colaboradores a enxergarem de maneira muito mais fácil o andamento do trabalho. Isso significa que a comunicação entre os envolvidos sobre as tarefas pendentes será feita de maneira mais simples e ilustrativa.

Quais são os prós e contras do quadro Kanban?

Antes de resolver implantar o sistema Kanban na sua empresa, é preciso analisar se ele realmente se encaixa na sua realidade. Para isso, nada melhor do que analisar seus prós e contras antes de tomar essa decisão.

Pontos positivos

Comunicação

Melhor comunicação entre os colaboradores, por meio de um sistema visual de fácil entendimento. Com o Kanban, é fácil dispor visualmente o fluxo de trabalho para que todos fiquem sempre cientes do andamento das tarefas.

Produtividade

Maior capacidade produtiva. Isso acontece porque, utilizando o Kanban, cada setor produtivo da empresa é mais bem aproveitado, buscando realizar as tarefas certas no tempo certo.

Aplicação

Não exige mudanças radicais na cultura da empresa, pois consiste em um sistema de fácil entendimento e aplicação. Ideal para o trabalho em equipe, pois, além de permitir que todos contribuam na sua organização, ainda dá a possibilidade de designação de tarefas para funcionários (ou setores da empresa) por meio de um sistema de cores ou mesmo pela identificação direta nos post-its.

Visualização

Visualização das cargas de trabalho dos colaboradores e equipes. Utilizando-se da identificação de responsabilidade pelas tarefas, é fácil verificar qual time ou funcionário está sobrecarregado ou sem trabalho.

Pontos negativos

Imprevisibilidade

Por ser uma ferramenta de planejamento de tarefas por meio do estabelecimento de cartões e prazos, o Kanban fica vulnerável a incertezas, como atrasos, condições ambientais desfavoráveis, trânsito… Assim, alguma tarefa que naturalmente possa sofrer um atraso é capaz de prejudicar o andamento de todo o quadro. Para diminuir esse risco pode ser interessante utilizar a técnica do 5W2H para cada atividade designada.

Centralização da organização

Apesar de ser um sistema relativamente simples de ser manipulado, o Kanban acaba por se concentrar nas mãos dos setores produtivos, que vão atualizá-lo de acordo com o andamento das tarefas. E, caso algum dos colaboradores não esteja tão familiarizado com seu funcionamento, é possível perder sua organização facilmente.

Existem ferramentas, como o Trello, que ajudam a criar quadros Kanban online.

Por ser um sistema com mais de 50 anos de criação, o Kanban está sujeito a pequenos problemas dos tempos modernos. Entretanto, ainda é completamente funcional, desde que seja adaptado para a realidade da sua empresa.

Criado inicialmente para fábrica com um sistema de produto mais linear, o Kanban pode aparentar ultrapassado quando inserido em realidades multifacetadas. Porém, é possível implementá-lo de maneira simples se pensarmos que cada setor possui o seu conjunto de tarefas. Portanto, um quadro Kanban por setor é completamente viável.

É importante salientar que o sistema Kanban constitui uma ferramenta muito útil para a organização do fluxo de trabalho, mas que não necessariamente precisa ou deve atuar sozinha. Existem diversas outras metodologias que podem agregar e mesmo preencher as falhas que o Kanban pode explicitar no seu negócio. Na sequência do artigo, vamos abordar outras filosofias de trabalho que podem preencher as lacunas do Kanban.

Como implementar o Kanban?

A implementação do sistema Kanban é, teoricamente, simples. Mas antes de saber como introduzi-lo na sua empresa, é importante conhecer seus princípios.

Princípios do Kanban

Como qualquer sistema de trabalho e produção, o Kanban se norteia por alguns princípios, sendo os quatro essenciais:

1. Visualização do trabalho

A partir da criação de um modelo visual do trabalho e do fluxo de tarefas, é possível enxergar dentro do sistema a movimentação das atividades. Tornando o fluxo de trabalho como uma ferramenta visível, o Kanban facilita a percepção de gargalos, bloqueios e atrasos, o que incentiva a comunicação e colaboração entre os envolvidos.

2. Limitação do trabalho em andamento

Limitando a quantidade de tarefas em andamento, você consegue reduzir o tempo que leva para um determinado cartão passar pelos estágios do sistema Kanban. Assim, é possível reduzir os problemas relativos às constantes mudanças de responsabilidade para cada tarefa, além de diminuir também a alternância de prioridade dos cartões.

3. Foco no fluxo

Utilizando o sistema Kanban por meio da limitação, priorização e repartição das tarefas em andamento para toda a equipe, você pode otimizar a organização da sua empresa, focando sempre no fluxo de trabalho. Se bem trabalhado, o Kanban pode fornecer dados que permitirão ajustes nesse fluxo, de maneira a atingir o máximo de produtividade possível.

4. Melhoramento contínuo

A partir do momento em que o sistema Kanban está ativo na sua empresa, ele se torna uma importante ferramenta de estabelecimento de uma cultura que busca sempre se aprimorar. As equipes são capazes de analisar sua efetividade a partir da observação do fluxo de trabalho e da distribuição de tarefas.

Entendendo esses princípios, é possível implementar o sistema em quatro passos, conforme explicitado a seguir:

1. Preparação e treinamento da equipe

Antes de tudo, é extremamente necessário haver um treinamento completo da equipe, de modo que todos estejam preparados para assimilar e entender os conceitos do sistema Kanban de produção.

É possível e completamente compreensível que exista resistência da parte de algum colaborador. Isso acontece porque o Kanban tem como grande consequência a transparência do fluxo de trabalho, o que invariavelmente vai explicitar tanto os colaboradores produtivos quanto, principalmente, os improdutivos.

Para uma melhor assimilação, é indicado apresentar os conceitos e princípios do Kanban, trabalhando inicialmente um exemplo básico da sua aplicação. A partir daí, elenque com sua equipe todos os benefícios da implantação do sistema.

Independentemente da ferramenta escolhida para se trabalhar o fluxo de trabalho, é essencial lembrar que a peça mais importante é a equipe e seus componentes. Por isso, tome o tempo que for para que seus colaboradores assimilem completamente o Kanban e se motivem para utilizá-lo na sua rotina de trabalho.

2. Identificação dos estágios, categorias e regras

Com uma equipe preparada, é hora de analisar seu fluxo de trabalho. Para isso, busque identificar todos os estágios que são percorridos por sua equipe para atingir o objetivo final, seja ele a fabricação de um produto ou a finalização de um projeto/serviço.

A partir disso, é hora de adequar o fluxo do quadro Kanban de acordo com as necessidades da sua equipe. O fluxo mais comum é composto pela sequência de estágios “To Do” (a fazer), “Work in Progress – WIP” (em andamento) e “Done” (finalizado). Mas é completamente possível incluir quantos estágios forem necessários para adaptar a metodologia à sua realidade.

Após isso, é a hora de identificar as classes de trabalho. Aqui, podem ser incluídas diversas categorias, que vão variar de acordo com a atividade da sua empresa. Procure usar termos de fácil identificação, que serão inseridos antes da descrição da tarefa. Em uma equipe de desenvolvedores de jogos, por exemplo, é possível utilizar termos como “bug”, “melhoria”, “teste”, entre outros.

Com as categorias e os estágios definidos, é a hora de estipular regras para a manipulação do quadro. Um bom exemplo é definir um prazo máximo que uma tarefa de determinada categoria pode ficar no estágio “a fazer”.

3. Priorização

Após a construção do quadro e a definição e explicação das regras para toda a equipe, é o momento de avançar para o estágio mais importante da implantação do Kanban: a priorização das atividades. É a partir dela que o foco da equipe vai se dirigir para tarefas específicas, mantendo o foco da equipe naquilo que deve ser feito com mais urgência.

Apesar de ser extremamente importante, a priorização de tarefas é um dos estágios de implantação de maior simplicidade. E isso pode ser feito a partir de ações simples, como:

  • posicionamento do que é mais importante na parte superior do quadro Kanban. Isso permite uma melhor visualização, em lista, do que deve ser feito primeiro;
  • identificação por cores. Seja nos sistemas Kanban digitais ou por meio dos cartões post-its, é possível estabelecer uma hierarquia de cores que identifiquem as tarefas mais urgentes. Uma simples escala de cores que possua cartões verdes, amarelos e vermelhos já ajuda a visualizar as prioridades;
  • hierarquização de valor. Existem tarefas que possuem maior valor agregado à sua finalização e devem ter prioridade. Ao utilizar o posicionamento combinado à escala de cores, é possível criar uma hierarquia de valor das tarefas mais importantes.

Com a priorização, é possível evitar problemas como clientes insatisfeitos com o prazo, demora na entrega de produtos ou serviços e mesmo a dificuldade na alocação de tarefas para equipes.

4. Medição e aprimoramento

De nada adianta ter um fluxo de trabalho explicitado pelo Kanban se ele não for usado para a melhoria contínua da produtividade da equipe. Por isso, é essencial se atentar nas informações que o próprio sistema oferece.

Procure estabelecer, de início, um sistema simples de medição, se baseando na quantidade de tarefas que precisam ser feitas (“To Do”) versus tudo aquilo que já foi feito até o momento (“Done”). Com isso, você terá uma noção inicial do andamento das tarefas. A vantagem do Kanban é que ele torna essa quantificação extremamente visual.

Com o sistema bem implementado na rotina da equipe, faça simulações que levem em consideração os riscos de gargalo no fluxo de trabalho. Assim, você vai se antecipar a possíveis problemas, sendo capaz de elaborar planos de prevenção, diminuindo consideravelmente os bloqueios no fluxo.

Finalmente, para estar sempre em melhoria, é preciso se adaptar. Não cometa o equívoco de achar que o Kanban produzido no início vai se manter o mesmo para sempre. Além de ser um sistema que praticamente exige uma análise contínua, o Kanban demanda que seus utilizadores tenham a mente aberta para enxergar possíveis erros e oportunidades de melhoria e adaptação.

Como potencializar seu Kanban?

O Kanban é uma metodologia de fluxo de trabalho extremamente útil. Mas não necessariamente precisa ser utilizada sozinha. Isso significa que é possível utilizá-lo em conjunto com várias outras filosofias de trabalho. A seguir, vamos citar as duas principais: Lean e Scrum.

Lean

Assim como o sistema Toyota de produção, também no Japão dos anos 1950 surgiu o movimento Lean, ou Lean Manufacturing. Largamente aplicado na indústria automotiva, principalmente na Toyota, o Lean passou a ser difundido nos últimos 20 anos em startups e empresas de outros segmentos.

Segundo o empreendedor Eric Ries, responsável pela adaptação da cultura Lean nas startups, seu objetivo é o de “desenvolver produtos e serviços em um ambiente de extrema incerteza”. Em 2008, Eric desenvolveu o que ficou conhecido como os 5 princípios Lean:

  • empreendedores podem ser encontrados em qualquer lugar;
  • empreendedorismo e administração são a mesma coisa;
  • aprendizagem validada;
  • contabilidade para inovação;
  • construir, medir e aprender.

Esses princípios têm como objetivo a sequência de um ciclo, no qual são realizados testes e experimentos com consumidores e usuários, atingindo como meta a redução de riscos e desperdícios.

A redução dos desperdícios é, inclusive, a principal filosofia da cultura Lean original, que buscava uma maior produtividade com menores gastos. Assim, por meio da conjunção Lean e Kanban, é possível organizar o fluxo de trabalho de modo que se produza mais e se desperdice menos.

Inclusive, alguns estudiosos chegaram a considerar a criação de uma nova metodologia, chamada de Lean Kanban, que teria o objetivo de evitar os extremos de produção (tanto a falta quanto o excesso), evidenciando os problemas e incitando a resolução dos mesmos.

Scrum

Assim como o Kanban, a metodologia Scrum é uma ferramenta que busca agilidade na gestão e no planejamento de projetos. Nela, cada projeto é dividido em ciclos denominados Sprints. Normalmente, esses ciclos são mensais, mas é possível adaptá-lo à realidade do seu negócio.

O Sprint corresponderá a uma janela de tempo, na qual um certo conjunto de atividades precisa ser executado.

A partir dessa organização de prazo, é possível elencar os principais pontos da metodologia:

  • planejamento semanal: são pequenos objetivos a serem cumpridos que, em conjunto, correspondem à finalização de um projeto maior;
  • reuniões: podem ser feitas tanto diária quanto semanalmente e servem para estimular a interação entre os colaboradores, mantendo o processo consistente e alinhado;
  • empoderamento da equipe: é o ponto responsável por circular as informações de maneira mais ágil. Assim, é possível aumentar a velocidade com que as tarefas precisam ser desempenhadas;
  • times pequenos e interdisciplinares: a partir da montagem de pequenas e heterogêneas equipes, a rotina do gestor do projeto não ficará conturbada, sendo possível atender cada uma sem a perda de eficiência. Esse ponto específico ajuda também na independência de certos membros da equipe.

Na metodologia Scrum, existem diversos papéis que precisam ser ocupados por membros específicos da equipe. Por ser uma filosofia mais rígida, que delega funções e atividades, o Scrum pode ser complementado pelo Kanban de modo a ajudar na visualização do fluxo de trabalho, tanto de cada equipe quanto da empresa de maneira geral.

A potencialização do sistema Kanban vai depender da maneira como sua empresa funciona, da complexidade do seu fluxo de trabalho e, principalmente, do quanto sua equipe está envolvida na prática da metodologia. É possível, então, utilizar princípios de cada filosofia de trabalho, agregando organização e agilidade nos processos da empresa, sem perder o foco nas melhorias e adaptações.

A implantação de um sistema de controle do fluxo de trabalho na sua empresa, por si só, já é uma atitude de quem pretende ser cada vez mais estratégica, buscando maior produtividade e menores gastos e desperdícios.

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  1. Gosia Zawacka
    Gosia Zawacka says:

    Ótimo artigo 🙂 Concordo consigo – Kanban é um sistema que aumenta produtividade e permite não perder o foco. Alem disso, gerenciar um projeto não é apenas dar ordens – é planejar e colaborar. Por isso acho que Kanban é bom para o ambiente dinâmico e voltado ao trabalho em grupo. Um dos meus exemplos favoritos : https://kanbantool.com/pt/ – estou utilizando e trabalhando com este tipo de Kanban e confesso que consigo atingir até mais do que antes 🙂 Recomendo para todos que pensam que chegou a altura de mudar.. 🙂

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