5S

O que é e para que serve o 5S?

Para quem busca um sistema para organizar espaços, para que o trabalho possa ser realizado de forma eficiente, eficaz e segura, é importante saber o que é o programa 5S e como aplicá-lo no ambiente empresarial.

As raízes da metodologia 5S surgiram no Japão, após o fim da II Guerra Mundial. Em um cenário do Controle da Qualidade Total, essa metologia foi desenvolvida para organizar espaços, minimizar desperdícios, potencializar a produtividade e promover a melhoria. Para estudiosos do 5S, ele foi importante para o país asiático se recuperar após o término do conflito.

Embora já tenha algumas décadas de existência, a ferramenta de gestão da qualidade ainda é muito utilizada atualmente. Confira na sequência o que é 5S, para que serve e como pode auxiliar em projetos de melhoria.

O que é programa 5S?

Muitas vezes o 5S é chamado de técnica, metodologia, método ou programa de qualidade. Seja qual for a terminologia escolhida, ele contribui para promover a eficiência e a eficácia dos processos produtivos, proporciona qualidade de vida e segurança no trabalho.

Esse sistema se concentra em colocar tudo onde ele pertence e manter o local de trabalho limpo, o que torna mais fácil para as pessoas fazerem seus trabalhos sem perder tempo ou se arriscarem a lesões.

Por outro lado, um espaço confuso, sujo e desordenado leva a erros, lentidão na produção e até mesmo acidentes, que interrompem as operações e afetam negativamente uma empresa. Por isso, ao manter uma instalação sistematicamente organizada, a empresa aumenta a probabilidade de que a produção ocorra exatamente como deveria.

Desenvolvido por Sakichi Toyoda, fundador da multinacional Toyota, o método 5S surgiu como um esforço em reduzir os desperdícios de uma organização em tempos de escassez. Assim, uma série de técnicas e conceitos foram desenvolvidos, entre eles o 5S, que deu origem ao “Just in Time” — outra prática advinda da Toyota e que ganhou o mundo, principalmente nas montadoras automobilísticas.

Qual é o significado do 5S?

Para as empresas que estão iniciando nas práticas de melhoria contínua e redução de desperdícios, o 5S é uma das primeiras técnicas que podem ser aplicadas na organização. A implementação do 5S ajuda na definição de regras internas para eliminar esses desperdícios, mantendo o ambiente de trabalho seguro, eficiente e produtivo.

O conceito 5S pode soar um pouco abstrato, mas na realidade é uma ferramenta muito prática e que todos no ambiente de trabalho podem fazer parte. O programa envolve a avaliação de tudo que está presente em um espaço, removendo o que é desnecessário, organizando as coisas logicamente, executando tarefas e mantendo esse ciclo em andamento.

De fácil assimilação, ele não requer nenhuma análise técnica muito profunda, podendo ser aplicado em empresas de vários segmentos e tamanhos, do setor público ou privado. Sua simplicidade e sua natureza visual fazem com que seja uma metodologia fácil de ser entendida por profissionais de todos os níveis, de operários a diretores.

A denominação 5S faz referência a cinco palavras japonesas. Cada uma delas diz respeito a um passo importante para alcançar o objetivo de criar um ambiente de trabalho enxuto e sem desperdícios. Podem ser traduzidas como “sensos” que devem ser aprendidos pelos colaboradores envolvidos.

Conforme a tradução, o significado em português pode ser ligeiramente alterado. Porém, mais importante do que o significado literal de cada expressão, é a ideia que elas buscam transmitir. Ao entender o que a metodologia 5S se propõe a realizar dentro de uma organização, fica mais simples compreender seus princípios — e moldá-los de acordo com o tipo do seu negócio.

Quais são os 5S da qualidade?

O 5S pode ser considerado um método enxuto para otimização do espaço de trabalho. Consiste em 5 etapas consecutivas que permitem que qualquer equipe organize seu local de trabalho para a máxima eficiência do processo. Veja, a seguir, cada uma das habilidades.

Seiri (senso de utilização e de descarte)

O primeiro S diz respeito à ordenação da desordem de itens dentro da área de trabalho. Basicamente, é um processo de análise do que será aproveitado e do que deve ser descartado. Assim como toda metodologia que envolve mudança, analisar o cenário atual é o primeiro movimento.

Feito o levantamento dos materiais, equipamentos e processos da empresa, é preciso identificar o que não é usado com tanta frequência e apenas está ocupando espaço de maneira desnecessária. Assim, remova tudo o que não é necessário da área de trabalho.

Seiton (senso de ordenação e organização)

Com a análise inicial feita, é hora de organizar a empresa. Consiste no processo de pegar os itens necessários que restaram, após a remoção da desordem, e organizá-los de maneira eficiente por meio do uso de princípios ergonômicos e assegurando que cada item “tenha um lugar e que tudo esteja em seu lugar”.

Essa etapa afeta tanto os espaços físicos quanto aspectos como a documentação do seu negócio. De mesas e salas caóticas ao arquivo morto de documentos antigos, tudo deve ser colocado no seu devido lugar.

E, como você já realizou a etapa da análise do que serve ou não para sua empresa, saberá exatamente o que pode ser descartado durante o processo de organização. Uma boa ideia é classificar os objetos a serem reorganizados, facilitando o acesso aos de uso diário e reservando aqueles utilizados somente de vez em quando.

Seiso (senso de limpeza)

Um ambiente de trabalho não é verdadeiramente organizado se não estiver (e for mantido) limpo. A intenção é a limpeza completa da área, ferramentas, máquinas e outros equipamentos para garantir que tudo seja devolvido a um status “quase novo”.

A limpeza proporciona um local de trabalho seguro e minimiza possíveis problemas em potencial, por exemplo, vazamentos de equipamentos, peças soltas, documentos soltos ou materiais.

Por isso, o senso de limpeza demanda que cada colaborador, e não apenas o funcionário encarregado da faxina, seja responsável pela sua parte na manutenção da organização do espaço.

Isso garantirá que qualquer não conformidade se sobressaia, como um vazamento de óleo de uma máquina em um piso limpo brilhante e recém-pintado, por exemplo. Assim, cada um dos envolvidos na empresa tem a obrigação de manter seu próprio espaço e objetos de trabalho limpos e organizados.

Além disso, esse S também diz respeito à apresentação pessoal, de modo que os colaboradores devem estar sempre de acordo com as regras de aparência definidas pela empresa.

Seiketsu (senso de normatização)

Após os três primeiros S da metodologia terem sido realizados, fica evidente que correspondem a uma verdadeira faxina na empresa, com o intuito de organizá-la da melhor maneira possível.

Dessa forma, contrate a força de trabalho para executar sistematicamente as etapas 1, 2 e 3 acima diariamente, para manter o local de trabalho em perfeitas condições como um processo padrão. Estabeleça horários e defina expectativas de adesão.

Assim, esta quarta etapa corresponde ao senso de normatização, ou seja, do processo de tornar normal e cotidiano todos os valores propostos nos passos anteriores. É o momento de transformar isso em rotina, estabelecendo normas sempre que necessário.

Shitsuke (senso de autodisciplina)

O último dos princípios do 5S tem um significado ainda mais profundo, pois, diz respeito a cada um dos colaboradores envolvidos, a um nível de comprometimento bastante individual. A ideia do senso de autodisciplina é fazer com que os funcionários convertam essas práticas em um hábito.

Assim, é possível assegurar que a empresa continue a melhorar continuamente usando os estágios anteriores do 5S, mantendo o serviço de limpeza e realizando auditorias. Pensando nisso, é essencial que a organização invista na capacitação contínua de seus colaboradores, fazendo com que essa nova cultura empresarial se enraíze no cotidiano de cada um.

Assim, o 5S deve se tornar parte da cultura organizacional do negócio e da responsabilidade de todos no ambiente de trabalho.

Qual é o papel do 5S?

A ferramenta 5S atua principalmente no aperfeiçoamento da qualidade, embora traga reflexos positivos para outras áreas, como produtividade e clima organizacional. Por exemplo, com menos desperdícios, a empresa gasta menos dinheiro.

O Seiri possibilita que as pessoas e as empresas definam o que é útil e o que não é para o dia a dia do trabalho. Documentos velhos guardados, restos de matérias-primas e máquinas aposentadas são exemplos de itens que permanecem nas organizações, mesmo que não sejam necessários.

Nesses casos, o senso de utilização e de descarte permite que a empresa faça um enxugamento de tudo o que tem para ficar somente com o que é de fato usado.

Já o Seiton proporciona um senso de organização nas empresas, que é muito benéfico para a produtividade e a segurança. A ideia é que todos os materiais usados nos departamentos sejam identificados e classificados. A sinalização correta do ambiente de trabalho também é uma de suas propostas.

O Seiso, por sua vez, está ligado às atividades de limpeza como um todo, das estações de trabalho ao pátio do empreendimento. A regra dos cinco porquês (5-Why), ou análise da “causa raiz“, pode ser utilizada para melhorar o ambiente de uma organização, ao buscar os motivos pelos quais determinadas “sujeiras” existem. Vale lembrar que, nessa etapa do 5S, a limpeza é vista como responsabilidade de cada funcionário da empresa.

O Seiketsu está ligado à saúde e ao bem-estar de todos os colaboradores de um negócio. Para que essa etapa dê resultado, todas as fontes de doenças devem ser identificadas e combatidas na organização. Equipamentos de proteção individual e coletiva, ginástica laboral e alimentação podem fazer parte das estratégias.

Finalmente, o Shitsuke talvez seja uma das mais difíceis etapas do 5S. Está relacionado à permanência das melhorias realizadas na empresa. Afinal, não basta apenas fazer eventos esporádicos para aperfeiçoar a qualidade se ela não é tida como uma política da organização. Para ter êxito, pressupõe a autodisciplina de cada colaborador na manutenção de um ambiente produtivo, seguro e agradável.

Como funciona o 5S?

Apresentado da maneira ordenada, como fizemos acima, o método 5S basicamente fala por si só. Porém, para que todos os seus princípios sejam absorvidos por todos os colaboradores e colocados em prática no cotidiano, é preciso haver uma liderança.

Além do próprio líder exercer tais preceitos, é essencial que ele motive sua equipe, mostrando claramente quais são os ganhos do 5S e como essa metodologia pode melhorar o ambiente de trabalho.

Com isso em mente, é fácil constatar que a adoção de um método como o 5S passa por uma mudança de comportamento e cultura da própria empresa. Aplicado corretamente, o 5S consegue melhorar o aproveitamento profissional de todos os colaboradores, que usufruirão de um ambiente organizado, limpo e propício para o desenvolvimento produtivo.

Como é possível perceber, cada um dos níveis do 5S traz uma complexidade maior de aplicação. Da análise do ambiente à autoanálise do comprometimento de cada um, a metodologia demanda uma aplicação cada vez mais interna. Por isso, ao alcançar o último S, se verifica que tudo foi implementado com sucesso.

Tão importante quanto a implantação do 5S no seu negócio é a manutenção das suas práticas. Tornar seus preceitos algo normal e corriqueiro para todos os colaboradores é essencial para que, a longo prazo, os efeitos possam surgir corretamente.

Em uma indústria, por exemplo, é notável como a adoção dos sensos do 5S pode trazer uma maior produtividade. Um ambiente limpo e organizado, onde materiais e máquinas sem utilização são descartados, pode fazer com que a produção ocorra de maneira fluida, diminuindo a ocorrência de erros e o desperdício de matéria-prima e mão de obra.

Adicionalmente, um ambiente que preza pela própria organização traz para os colaboradores envolvidos um aumento de moral, tornando o trabalho uma atividade mais agradável e ordenada. Com isso, os próprios níveis de produtividade pessoal tendem a aumentar, trazendo apenas benefícios para a empresa.

Não apenas em indústrias, mas também em empresas de qualquer setor, o 5S pode trazer muitos avanços. Não é à toa que, apesar de ter quase meio século de idade, o 5S ainda se mostra extremamente atual, sendo utilizado em várias organizações, de pequenas empresas a multinacionais.

Ao contrário do que muitas pessoas acreditam, o 5S é muito mais do que apenas o serviço de limpeza e pode potencialmente aumentar a eficiência operacional do negócio. A metodologia fornece uma base sólida sobre a qual melhorias futuras podem ser construídas.

Além disso, o 5s é uma ferramenta muito barata que existe e, portanto, não representa uma ameaça para o orçamento de uma empresa. As empresas que buscam melhorar a eficiência do trabalho devem considerar os benefícios de um sistema 5S.

Quais problemas podem ser evitados com o 5S?

A implementação do 5s é um empreendimento valioso que toda empresa deve considerar, incorporando em seus esforços de gerenciamento. Mas, ela não deve ser uma atividade esporádica. A melhoria deve ser contínua é incentivada a todos os colaboradores. Somente assim muitos erros de gestão podem ser evitados. Veja alguns deles abaixo.

Alto desperdício de recursos

A organização adequada do local de trabalho e a rotulagem padrão dos produtos ajudam a reduzir os desperdícios, pois, os funcionários saberão exatamente onde obter ou colocar cada item. Perda de tempo e acidentes que podem resultar em danos aos itens são reduzidos.

Baixa moral da equipe

Todo funcionário gostaria de melhorar seu local de trabalho, mantendo-o organizado. Quanto mais limpo for o local de trabalho, mais confortável será o trabalho para eles, aumentando assim seu comprometimento com o processo. Esse compromisso aumenta a sustentabilidade do programa 5s a longo prazo.

Insegurança no ambiente de trabalho

A proporção de germes, insetos e outras pragas será reduzida quando o local de trabalho for mantido limpo regularmente. Isso também reduz o número de acidentes que podem ser causados por quedas ou escorregões, pois tudo é colocado em seu devido lugar. Quando as coisas estão organizadas, o tempo gasto procurando-as é reduzido. Portanto, as coisas que ficam no caminho e causam acidentes também são reduzidas.

Falta de produtividade

Conforme a metodologia 5S é adotada no local de trabalho, a utilização adequada do espaço é alcançada. Isso leva a uma melhor eficiência e produtividade do trabalho, algo que toda organização almeja ter.

Redução de espaço físico

A implementação padrão do 5S resulta em reduções significativas na metragem quadrada do espaço necessário para as operações existentes. O sistema envolve a eliminação de itens desnecessários das instalações de produção, liberando espaço que pode ser usado com mais eficiência.

Perda de clientes

Os clientes são mais propensos a se sentir atraídos por estações de trabalho limpas e organizadas. Recursos não padronizados e mesas desordenadas de atendimento resultam em perda de clientes para a concorrência.

Como implementar o 5S da qualidade?

Uma das maiores vantagens do 5S é que os problemas dentro de seus processos se tornam imediatamente óbvios. Com a implementação do 5S, componentes que começam a se acumular em áreas nas quais eles não deveriam estar, por exemplo, é possível identificar rapidamente qual é a origem do problema. O desafio então é fazer algo sobre isso!

Você pode começar a implementar o 5S fornecendo treinamento para sua equipe para entender o sistema. Isso pode ser acompanhado por meio de sessões de um dia com cada funcionário ou apresentações em grupo, para garantir que todos estejam cientes da implementação.

Trabalhe em conjunto com a equipe para definir maneiras de padronizar as melhorias ao longo do tempo. Organize cronogramas de limpeza, defina funções e responsabilidades e prepare procedimentos ou diagramas escritos para ajudar todos a lembrar o que precisam fazer.

Muitas organizações estabelecem auditorias internas para verificar como os princípios do 5S estão sendo cumpridos, bem como para garantir que o plano esteja avançando. Após dias, semanas ou meses depois do início da implementação, verifique como está seu local de trabalho e programe reuniões e sessões de feedback com todos os colaboradores.

Dessa forma, você pode garantir que o 5S seja mantido, que os objetivos definidos estejam sendo atendidos e que todos estejam seguindo os procedimentos.

Assim, como você observou, saber o que é programa 5S e entender sua aplicação pode complementar as ações dos projetos de melhoria, conscientizar as equipes de trabalho acerca da necessidade de aperfeiçoamento da qualidade e na criação de uma cultura de eficiência e eficácia na empresa.

E, agora que você já sabe o que é programa 5S, entre em contato com a Escola EDTI e conhecer os cursos que temos a oferecer na área.

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