O redesenho de processos é uma estratégia eficaz para aumentar a eficiência, eliminar desperdícios e melhorar a experiência do cliente.
Essa abordagem vai além de ajustes pontuais: trata-se de repensar atividades inteiras sob uma nova ótica, com foco em resultados e na geração de valor, construindo processos mais enxutos e ágeis.
Neste conteúdo, você vai entender o que é o redesenho de processos, por que ele se diferencia dos métodos de melhoria contínua e como aplicá-lo com base em metodologias estruturadas como o Lean Six Sigma.
O que é redesenho de processos?
Redesenho de processos é a reconfiguração completa de fluxos de trabalho, atividades, responsabilidades e recursos de um processo, com o objetivo de obter ganhos significativos em desempenho.
Enquanto a melhoria contínua atua sobre pequenos ajustes, o redesenho assume que o processo atual pode estar obsoleto ou mal dimensionado, exigindo mudanças estruturais.
Na prática, redesenhar significa rever:
- O que deve ser feito
- Por quem
- Com quais recursos
- Em que sequência
- Para gerar qual valor ao cliente.
Esse tipo de transformação é comum em empresas que estão enfrentando:
- Crescimento desorganizado
- Queda de produtividade
- Reclamações frequentes de clientes
- Dificuldade para integrar áreas ou sistemas
- Processos burocráticos e com alto índice de retrabalho.
Quando aplicar o redesenho de processos?
O redesenho é indicado quando os métodos atuais não conseguem mais entregar resultados sustentáveis ou quando mudanças no ambiente externo exigem adaptações radicais.
Algumas situações típicas são:
- Digitalização de processos que ainda são manuais
- Fusões e aquisições, que demandam a integração de operações distintas
- Adoção de novos modelos de negócios
- Implementação de sistemas ERP
- Mudanças regulatórias significativas
- Necessidade de redução drástica de custos ou tempo de entrega.
Nesses casos, reformular o processo do zero pode ser mais eficaz do que tentar consertar o antigo.
Qual a diferença entre redesenho e melhoria de processos?
A principal diferença está na profundidade da transformação.
A melhoria de processos:
- Tem foco em ajustes incrementais
- É baseada na melhoria contínua (Kaizen)
- Atua sobre um processo que ainda funciona, mas pode ser otimizado.
Já o redesenho de processos:
- Tem foco em mudanças radicais
- É baseado em reinvenção e inovação (Kaikaku)
- É indicado quando o processo atual é ineficiente ou inadequado.
Ambas as abordagens se complementam e podem ser utilizadas em momentos distintos da jornada de transformação organizacional.
👉 Saiba como estimular a melhoria contínua na sua empresa, lendo este e-book gratuito!
Etapas do redesenho de processos
O redesenho exige planejamento e método para que a nova estrutura seja, de fato, mais eficiente.
A seguir, veja as etapas essenciais para redesenhar um processo de forma estruturada:
1. Entendimento do processo atual
Antes de propor mudanças, é necessário mapear o processo atual (AS IS).
Utilize ferramentas como fluxogramas ou o SIPOC para identificar:
- Atividades executadas
- Responsáveis por cada etapa
- Insumos e saídas
- Gargalos, retrabalhos e desperdícios.
O objetivo aqui é entender a realidade sem julgamentos, apenas como ponto de partida para a análise crítica.
2. Identificação de problemas e oportunidades
Com base no mapeamento, reúna dados e percepções para identificar os principais pontos de dor.
Isso pode incluir:
- Etapas que não agregam valor ao cliente
- Excessos de aprovações ou transferências de responsabilidade
- Demora no fluxo entre atividades
- Falhas de comunicação entre áreas.
Ferramentas como Diagrama de Ishikawa, Matriz GUT ou Análise de Causa Raiz são úteis para priorizar os problemas mais relevantes.
3. Definição dos objetivos do redesenho
É essencial deixar claro o que se espera com o redesenho.
Alguns exemplos de metas:
- Reduzir o tempo de atendimento em 50%
- Eliminar etapas manuais no processo de faturamento
- Diminuir o índice de retrabalho em determinado setor.
Essas metas devem ser específicas, mensuráveis e alinhadas à estratégia da empresa.
4. Construção do novo processo (TO BE)
Com base nas oportunidades identificadas, comece a desenhar o novo processo.
Nessa etapa, as perguntas-chave são:
- Como fazer melhor, mais rápido e com menos desperdício?
- Como simplificar e automatizar etapas?
- Como gerar mais valor para o cliente?
Use técnicas como brainstorming estruturado, benchmarking e Design Thinking para criar soluções inovadoras.
O novo fluxo pode ser documentado em BPMN (Business Process Model and Notation) ou mapas visuais adaptados à realidade da equipe.
5. Validação com as partes envolvidas
Antes de implementar, valide o novo processo com os principais stakeholders.
Essa etapa é crucial para obter:
- Feedback técnico de quem executa as atividades
- Apoio da liderança para viabilizar mudanças
- Identificação de riscos ou ajustes necessários.
Essa validação evita resistências futuras e aumenta o engajamento com a transformação.
6. Planejamento da implantação
Redesenhar um processo é uma mudança organizacional, e por isso exige:
- Plano de comunicação claro
- Capacitação das equipes
- Testes-piloto ou implantação em etapas
- Monitoramento de indicadores para ajustes iniciais.
Muitas empresas utilizam métodos de gestão de projetos como PMBOK ou ágeis para organizar essa fase.
7. Monitoramento e melhoria contínua
Após a implantação, é fundamental acompanhar os indicadores do novo processo.
Use métricas como:
- Tempo de ciclo
- Custo por operação
- Satisfação do cliente
- Índice de retrabalho.
Com esses dados, a equipe pode aplicar o ciclo PDCA para garantir ajustes contínuos e manter o processo eficiente ao longo do tempo.
Como o Lean Six Sigma apoia o redesenho de processos
Lean Six Sigma é uma metodologia ideal para embasar redesenhos de processos com dados, método e foco em valor.
Por meio do ciclo DMAIC, é possível:
- Definir com clareza o problema e os objetivos
- Medir os indicadores atuais e identificar o desempenho real
- Analisar as causas dos problemas e oportunidades de melhoria
- Melhorar com propostas estruturadas e testadas
- Controlar os resultados após a implantação.
O Lean Six Sigma também reforça a cultura de dados e a disciplina na execução, reduzindo o risco de mudanças sem impacto real.
As formações Green Belt ou Black Belt da Escola EDTI capacitam profissionais para liderar projetos de redesenho com esse nível de profundidade.
Conclusão
Redesenhar processos é uma decisão estratégica que impacta a eficiência, a qualidade e a experiência do cliente.
Com uma abordagem estruturada, alinhamento entre áreas e o apoio de metodologias como o Lean Six Sigma, é possível transformar operações inteiras, corrigir ineficiências crônicas e construir uma base sólida para o crescimento.
Se sua empresa precisa rever processos para ganhar competitividade, conheça os cursos da Escola EDTI, referência nacional em Lean Six Sigma.
E continue aprendendo sobre produtividade, qualidade e gestão no blog da EDTI.