Para apresentar um projeto, comece pelo problema e pelo número que o mede, mostre o objetivo, a causa que você encontrou, o que vai mudar ou mudou e como saberá se funcionou. Use poucos slides, um gráfico do indicador no tempo e termine com a decisão que você precisa de quem está assistindo.
Como apresentar um projeto?
A apresentação de projeto existe para produzir uma decisão: aprovar, liberar recurso, ampliar ou encerrar. Tudo o que não ajuda essa decisão sai. Isso vale para a proposta de projeto, antes de começar, e para a apresentação de resultados, no fim. O que muda entre as duas é a pergunta central: na proposta, “por que fazer isso agora?”; no resultado, “como sabemos que funcionou?”.
O erro mais caro não é de oratória. É de evidência. Uma analista de qualidade de uma fábrica de embalagens apresentou à diretoria o resultado do projeto de redução de refugo com um slide de antes e depois: 6,4% em março, 3,9% em junho. A diretoria aprovou a expansão para as outras duas linhas. Em setembro, a linha original estava em 6,1%, e as outras duas não mostravam diferença nenhuma.
Como fazer uma proposta de projeto
A proposta convence quando responde, em uma página, às três perguntas do Modelo de Melhoria: o que estamos tentando realizar, como saberemos que uma mudança é uma melhoria e que mudanças podemos testar. Na prática, isso vira o contrato de melhoria ou o termo de abertura do projeto: problema com número, objetivo com prazo, escopo, equipe e indicadores.
Para escrever uma proposta de projeto, siga esta ordem: o problema e seu custo (em reais, horas ou reclamações), a linha de base do indicador nos últimos meses, o objetivo, o que está dentro e fora do escopo, quem participa e o que você pede ao patrocinador. Se for um projeto de pesquisa acadêmica, a lógica é a mesma: pergunta, justificativa, método e o que será medido.
O roteiro da apresentação de projeto
1. Abra pelo problema, com o número. “O refugo da linha 2 custa R$ 84 mil por mês” prende mais que qualquer título impactante.
2. Mostre o indicador no tempo, não dois pontos. Um gráfico das últimas 20 a 30 semanas mostra a variação natural do processo. Sem ele, a plateia não tem como saber se a diferença que você mostra é real. A linha de base é parte do argumento, não um anexo.
3. Apresente a causa com a evidência. Um gráfico de Pareto ou um dado de estratificação vale mais que três slides de brainstorming.
4. Mostre as mudanças como testes. O que foi testado, em que escala, com qual predição e o que aconteceu.
5. Termine com o pedido. Qual decisão você precisa, de quem e até quando.
Sobre a forma, as dicas clássicas continuam valendo: conheça o público, use linguagem acessível, ensaie o tempo, faça pausas, mantenha contato visual. O storytelling ajuda quando a história é a do problema e da descoberta da causa, não a da equipe. Para gerenciar o tempo, reserve um terço para perguntas. E o nervosismo diminui muito quando você sabe que os dados aguentam qualquer pergunta. Como montar cada gráfico está em como apresentar dados.
O que deu errado na fábrica de embalagens
Quando a analista refez a apresentação, usou 30 semanas de refugo da linha 2 em vez de dois meses. O gráfico mostrou que o processo oscilava naturalmente entre 3,5% e 7%; março tinha sido uma semana alta, junho uma semana baixa. A melhoria apresentada era a variação de sempre. A mudança testada, um novo ajuste da temperatura da seladora, não tinha deslocado o patamar.
A segunda apresentação foi menos animadora e muito mais útil. A diretoria suspendeu a expansão, a equipe estratificou o refugo por turno e por bobina e encontrou que 58% vinham de bobinas de um fornecedor. Testada a troca, o refugo passou a oscilar entre 2,2% e 3,4% por doze semanas seguidas. Aí sim a expansão foi aprovada. A diferença entre a primeira e a segunda apresentação é a diferença entre uma comparação antes e depois e uma série no tempo, e é um dos primeiros pontos que a formação Green Belt trabalha.
| Parte da apresentação | Proposta de projeto | Apresentação de resultados |
|---|---|---|
| Problema | Custo atual, com número | O mesmo problema, para lembrar o ponto de partida |
| Indicador | Linha de base no tempo | Série antes e depois, no mesmo gráfico |
| Causa | Hipóteses e como serão verificadas | Causa verificada, com o dado |
| Mudanças | O que será testado e a predição | O que foi testado, predição e resultado |
| Pedido | Aprovação, equipe, prazo | Padronizar, expandir ou encerrar |
Uma advertência
Um gerente de manutenção apresentou, em dois anos, quatro projetos com o mesmo formato: um slide de antes, um de depois, uma foto da equipe. Os quatro foram aprovados. Nenhum dos quatro indicadores estava melhor um ano depois, e as lições aprendidas de cada projeto diziam a mesma coisa: “manter o acompanhamento”. Ninguém tinha mostrado o que deveria ser acompanhado.
Conteúdo revisado pelo Master Black Belt Marcelo Petenate, estatístico, formado pela Unicamp, mestre pela USP e especialista em Lean Six Sigma e melhoria contínua. Nesta revisão, o foco foi apresentar projeto com o indicador no tempo, e não com a foto de dois meses.
Para aprender a construir o argumento de um projeto com dados no tempo, comece pelo curso White Belt da Escola EDTI.
Perguntas frequentes
Como apresentar um projeto em poucos minutos?
Use cinco slides: problema com número, indicador no tempo, causa verificada, mudanças testadas e o pedido. Tudo o mais vai para o anexo, para responder a perguntas.
Como fazer uma apresentação de projeto de pesquisa?
A estrutura é parecida: pergunta de pesquisa, justificativa, método, como os dados serão coletados e analisados, resultados esperados e cronograma. A banca, como a diretoria, quer saber se o método responde à pergunta.
Quantos slides usar na apresentação de um projeto?
Para uma decisão, de cinco a dez. O número importa menos que a regra: cada slide responde a uma pergunta que a plateia faria, e o gráfico do indicador no tempo nunca fica de fora.
Existe modelo de apresentação de projeto?
A tabela deste artigo é um roteiro que serve de modelo, tanto para proposta quanto para resultados. Para projetos de melhoria, o relatório A3 é outro formato consagrado, numa página só.
Como lidar com o nervosismo ao apresentar um projeto?
Ensaiando com cronômetro e preparando as respostas para as três perguntas mais difíceis. A segurança vem de saber que os dados sustentam o que você está dizendo.
Preciso de certificação para apresentar projetos de melhoria?
Não para apresentar, mas a certificação ensina a construir a evidência que sustenta a apresentação: linha de base, causa verificada e leitura no tempo. A Escola EDTI começa essa formação pelo White Belt.