A crença mais comum sobre contratos é que o risco mora na assinatura: contrato bem negociado e bem escrito seria contrato bem gerido. Antes de seguir, responda: numa gráfica com 38 contratos ativos (papel, tinta, chapas, manutenção das impressoras, frete, software de pré-impressão), em que etapa você espera que aconteça a maior parte dos problemas de um ano?
No caso deste artigo, foram 9 problemas com custo. Só 2 nasceram até a assinatura. Os outros 7 vieram depois: três renovações automáticas percebidas quando o prazo de aviso já tinha passado, dois reajustes aplicados sem conferência do índice e duas paradas longas da impressora offset com um SLA de manutenção que estava no papel e nunca foi medido.
O contrato não falhou na redação. Falhou na condução. Esse é o problema do gestor técnico que herda dezenas de contratos sem rotina de acompanhamento.
Para RH e T&D: gestão de contratos costuma ser tratada como assunto jurídico ou de compras. Os problemas acima, porém, são de processo: prazo sem alerta, indicador sem leitura, dono sem rotina. A capacitação que muda o resultado é a de quem conduz o contrato depois de assinado.
O que é gestão de contratos?
Gestão de contratos é o conjunto de atividades que acompanha um contrato do pedido ao encerramento: definir o escopo, negociar, assinar, medir a execução, controlar aditivos e reajustes e decidir a renovação. O objetivo é que o contrato entregue o que foi combinado, no prazo e no preço previstos.
Por anatomia, todo contrato tem as mesmas partes que precisam de controle: objeto e escopo, vigência, preço e índice de reajuste, nível de serviço (SLA), penalidades, condições de renovação e rescisão, e um responsável de cada lado. Cada parte gera uma data ou um número que alguém precisa acompanhar.
A data que mais custa ser esquecida é a do aviso prévio de não renovação. A planilha abaixo calcula esse prazo para cada contrato.
Planilha de controle de contratos com alerta de vencimento
Cadastre cada contrato ativo. A ferramenta calcula quantos dias faltam para o último dia de enviar o aviso de não renovação (fim da vigência menos o aviso prévio) e marca em laranja o que vence em até 30 dias. Nada é enviado nem salvo: baixe o CSV para guardar.
| Contrato | Fornecedor | Valor mensal (R$) | Fim da vigência | Renova sozinho? | Aviso (dias) | Dias até o aviso | Situação |
|---|
O risco do contrato aparece depois da assinatura
A figura distribui os 9 problemas da gráfica pelas seis etapas do ciclo de vida. Abaixo de cada etapa, o indicador que teria mostrado o risco antes de ele virar custo.
As três renovações não percebidas são o caso mais simples. A data estava escrita em cada contrato, mas em 38 documentos diferentes, sem uma lista única que avisasse com antecedência. Uma delas renovou por mais 12 meses o contrato de frete que a gráfica já pretendia trocar.
O SLA da manutenção é o caso mais caro. O contrato previa atendimento em até 8 horas, mas ninguém registrava o tempo de cada chamado. Sem a série, as duas paradas longas pareceram azar, e não um padrão que pudesse ser cobrado e corrigido.
Contrato como documento e contrato como processo
A diferença entre as duas visões explica por que bons contratos geram maus resultados.
| Contrato como documento | Contrato como processo | |
|---|---|---|
| Onde está o trabalho | Na redação e na assinatura | Na execução, medição e renovação |
| Prazos | Escritos em cada contrato | Reunidos numa lista com alerta |
| SLA | Cláusula com meta | Indicador lido mês a mês, como série |
| Aditivos | Exceções tratadas uma a uma | Contados por contrato, como sinal de escopo mal definido |
| Dono | Quem assinou | Um nome responsável pela rotina de leitura |
A terceirização responde a uma pergunta anterior: vale transferir esta atividade para fora? A gestão de contratos começa quando essa decisão já foi tomada e responde a outra: o terceiro está entregando o que combinamos, e como saberemos a tempo? A mesma lógica vale para quem terceiriza processos inteiros num BPO.
Indicadores de gestão de contratos que mostram o risco a tempo
Quatro indicadores cobrem as etapas em que a gráfica perdeu dinheiro. Dias de antecedência do alerta de renovação, para que nenhum prazo de aviso passe sem decisão. Proporção de contratos com SLA medido, porque meta sem medição não é cobrável. Aditivos por contrato por ano, que, quando sobem, apontam escopo mal definido na origem. Reajustes conferidos contra o índice contratual, que pegam a fatura errada antes do pagamento.
O indicador do SLA precisa ser lido no tempo, não ponto a ponto. Um chamado fora do prazo pode ser variação comum do processo do fornecedor; uma sequência de chamados longos é sinal de causa especial. A diferença decide se a conversa com o fornecedor é de ajuste ou de cobrança. Quando o problema é de desempenho recorrente, um contrato de melhoria com meta, prazo e indicador combinados organiza o trabalho com o fornecedor.
A gráfica, um ano depois da lista única
Voltando à pergunta do início: na gráfica, o risco estava depois da assinatura, e foi lá que a correção entrou. A empresa reuniu os 38 contratos numa lista com alerta de 90 dias antes do prazo de aviso, nomeou um dono para cada um e passou a registrar o tempo de cada chamado da manutenção.
No ano seguinte, nenhuma renovação passou sem decisão. Os chamados da impressora formaram uma série de 41 pontos, e as paradas longas se concentraram num mesmo tipo de falha, que virou cláusula na renegociação. A redação dos contratos mudou pouco. O que mudou foi a condução.
Conteúdo revisado pelo Master Black Belt Marcelo Petenate, estatístico, formado pela Unicamp, mestre pela USP e especialista em Lean Six Sigma e melhoria contínua.
Nesta revisão, o foco foi o contrato como processo: prazos reunidos com alerta e SLA lido como série no tempo.
Quando a equipe que conduz contratos precisa medir SLA, ler variação e testar mudanças com o fornecedor, o caminho é capacitar quem faz a rotina. Veja a capacitação da Escola EDTI para empresas. A formação ensina o método; o projeto real da empresa é acompanhado pela consultoria, contratada à parte.
Perguntas frequentes sobre gestão de contratos
O que faz o valor de uma capacitação em gestão de contratos para a equipe variar?
O número de participantes, a modalidade (presencial ou transmitida ao vivo), a carga horária, a logística e a profundidade em análise de dados. Turma e formato são definidos com a empresa a partir do problema que ela quer resolver.
A capacitação para a equipe tem certificado?
Sim. A turma da empresa, presencial ou transmitida ao vivo, segue a mesma ementa e a mesma certificação da formação correspondente da Escola EDTI.
Gestão de contratos serve para quem não trabalha com qualidade?
Serve. Quem conduz contratos em compras, manutenção, facilities, TI ou jurídico usa o mesmo raciocínio: reunir prazos, medir o serviço no tempo e separar variação comum de sinal. Não é preciso trabalhar na área de qualidade para aplicar esse método.