Uma fábrica mantinha uma planilha de controle de produção com 34 colunas, preenchida a cada turno, consolidada mensalmente pelo supervisor num trabalho de seis horas. A planilha estava impecável, atualizada e completa.
Nenhuma decisão dos últimos doze meses tinha sido tomada a partir dela.
A auditoria encontrou três coisas. Das 34 colunas, 11 nunca tinham aparecido em nenhuma análise. Outras 8 eram calculadas a partir das demais e podiam ser fórmulas em vez de digitação. E o campo de parada era preenchido no fim do turno, de memória — o que significa que o dado mais importante da planilha era uma estimativa feita oito horas depois do evento.
Os dados desta página descrevem uma situação-tipo construída para o argumento: os valores são coerentes entre si e não vêm de uma empresa específica.
Para que serve uma planilha de controle de produção
Ela serve para responder três perguntas, e só três: quanto saiu, o que impediu de sair mais, e isso é diferente do normal?
A primeira é contagem e quase toda planilha resolve. A segunda exige registrar parada com motivo e duração. A terceira exige que os dados sejam lidos em série, e é a que praticamente nenhuma planilha entrega — porque a consolidação mensal chega tarde demais para mudar qualquer coisa.
A distinção que importa: registro é o que aconteceu; controle é conseguir agir enquanto ainda dá. Uma planilha com 34 colunas fechada no dia 5 do mês seguinte é um arquivo histórico muito bem organizado.
As nove colunas
Estas nove sustentam contagem, motivo de perda e o cálculo de OEE completo. Tudo o mais é derivável delas por fórmula.
| # | Coluna | Por que ela está aqui |
|---|---|---|
| 1 | Data e turno | Chave de tudo; permite estratificar por turno, que é o corte que mais revela |
| 2 | Recurso ou linha | Sem isso, a série mistura processos diferentes |
| 3 | Produto ou item | Tempo de ciclo varia por item; sem essa coluna o desempenho é incalculável |
| 4 | Tempo programado (min) | O denominador de tudo |
| 5 | Paradas planejadas (min) | Setup, manutenção preventiva, intervalos — separadas das não planejadas |
| 6 | Paradas não planejadas (min) | É aqui que está o problema; sem separar das planejadas, o número não aponta nada |
| 7 | Motivo da parada | Lista fechada e curta. Campo livre não estratifica |
| 8 | Quantidade produzida | Total que saiu, conforme ou não |
| 9 | Quantidade conforme | A diferença para a anterior é o refugo, sem coluna adicional |
A sétima é a que mais frequentemente é implementada errado. Motivo em campo livre produz duzentas grafias diferentes para o mesmo problema e inviabiliza qualquer contagem — a lista precisa ser fechada, com no máximo dez a doze opções, e a redação de cada uma precisa ser inequívoca, que é trabalho de definição operacional.
O que as nove colunas entregam
Um turno qualquer, com os números da planilha:
| Conta | Valor |
|---|---|
| Tempo programado | 480 min |
| (−) paradas planejadas | 30 min → tempo planejado de 450 min |
| (−) paradas não planejadas | 54 min → tempo operacional de 396 min |
| Disponibilidade | 396 ÷ 450 = 88,0% |
| Quantidade produzida × ciclo padrão | 1.150 × 0,30 min = 345 min de trabalho teórico |
| Desempenho | 345 ÷ 396 = 87,1% |
| Qualidade | 1.127 ÷ 1.150 = 98,0% |
| OEE | 88,0% × 87,1% × 98,0% = 75,1% |
Nove colunas digitadas produzem os três fatores e o indicador composto, sem nenhuma planilha auxiliar. O que fazer com esse número depois de calculado — quais perdas atacar primeiro, quais valores de referência usar — é assunto de OEE. E o teto do sistema, que é outra conta e outro conceito, está em capacidade produtiva.
O momento do apontamento decide tudo
É a diferença entre uma planilha que funciona e uma que produz números plausíveis e falsos, e ela não está na estrutura: está em quando o campo é preenchido.
Parada registrada no momento em que acontece tem duração real e motivo correto. Parada registrada no fim do turno tem duração estimada e motivo lembrado — e a memória humana tem viés conhecido: eventos curtos e frequentes desaparecem, o evento mais recente fica maior do que foi, e o motivo escolhido tende a ser o mais fácil de explicar.
Na fábrica do exemplo, a comparação entre o apontamento de memória e a cronometragem direta de duas semanas mostrou que as paradas curtas — abaixo de cinco minutos — simplesmente não existiam na planilha. Somadas, elas eram a segunda maior causa de perda.
Duas regras resolvem: apontar no evento, não no fechamento, e registrar toda parada, inclusive as curtas, com um limite mínimo declarado — por exemplo, um minuto. Sem o limite escrito, cada operador usa o dele.
O que mudou com a planilha reduzida
A equipe previu que reduzir de 34 para 9 colunas causaria perda de informação relevante. Aconteceu o oposto: as 11 colunas que nunca tinham sido usadas continuaram não sendo, e as 8 derivadas viraram fórmulas.
O tempo de preenchimento por turno caiu de 12 para 4 minutos. A consolidação mensal do supervisor, de seis horas para vinte minutos, porque deixou de existir digitação e virou atualização automática de um gráfico.
O número que mudou o comportamento foi outro: o intervalo entre uma parada recorrente começar a aparecer e alguém agir sobre ela caiu de três semanas para dois dias. A planilha não ficou mais precisa — ficou mais rápida, e é a velocidade que transforma registro em controle.
Ler a série, não somar a coluna
O uso mais comum da planilha é somar a coluna do mês e comparar com o mês anterior. É a operação que menos informação extrai do dado que custou tanto para coletar.
O que revela é a sequência. Um gráfico com os pontos na ordem em que foram produzidos mostra deriva, mudança de patamar e concentração por turno ou por dia da semana — coisas que nenhuma soma mensal contém. Como montar esse gráfico está em gráfico de tendência.
E há a pergunta que separa reação de ação: esse ponto ruim é diferente do normal, ou é o normal? Um turno com 54 minutos de parada pode ser rotina ou ser sinal, e tratar rotina como sinal produz plano de ação sobre variação que sempre existiu. O critério está em variação estatística, e o instrumento que embute os limites no próprio gráfico é a carta de controle.
Ficha da estrutura
Ficha — montar a planilha de controle de produção
Defina antes de criar a planilha. Os dois blocos finais são os que decidem se ela vira controle ou arquivo.
| Item | Definição |
|---|---|
| Estrutura | |
| Unidade de registro: por turno, por hora ou por ordem? | |
| Tempo de ciclo padrão por item — fonte e data da última revisão | |
| Lista fechada de motivos de parada (máx. 12) | |
| Duração mínima de parada a registrar (ex.: 1 min) | |
| O que conta como parada planejada | |
| O que conta como peça conforme | |
| Apontamento | |
| Quem aponta, e em que momento | |
| O registro acontece no evento ou no fechamento do turno? | |
| Quanto tempo o preenchimento consome por turno | |
| Uso — se estes ficarem vazios, é arquivo, não controle | |
| Quem olha o dado, com que frequência | |
| O gráfico da série está visível para quem opera? | |
| Qual decisão essa planilha permite tomar que hoje não é tomada | |
| Intervalo entre o evento acontecer e alguém agir | |
| Colunas que não foram usadas em nenhuma análise nos últimos 6 meses | |
Escola EDTI · escolaedti.com.br · Explicação completa: escolaedti.com.br/controle-de-producao-excel/
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Quando o Excel deixa de servir
Ele serve muito bem até um ponto, e o ponto não é o tamanho da empresa.
Excel resolve quando o apontamento é feito por poucas pessoas, o volume de linhas por mês cabe em milhares e a análise é feita por quem tem a planilha aberta. Nessa faixa, ele é mais rápido de implantar e mais fácil de mudar que qualquer sistema.
Ele deixa de servir quando várias pessoas precisam apontar ao mesmo tempo, quando o dado precisa ser lido em outro lugar em tempo real, ou quando a rastreabilidade por unidade produzida é exigência contratual. O sinal prático é o arquivo começar a corromper, ter versões paralelas ou demorar a abrir.
O que não muda com a troca de ferramenta é tudo o que está nesta página: as colunas necessárias, o momento do apontamento e a leitura em série. Sistema com estrutura errada produz o mesmo problema da planilha de 34 colunas, com custo de licença.
O erro que aparece no segundo mês
Depois de algumas semanas, alguém vai pedir uma coluna nova. Vai ser uma boa ideia, vai levar dez segundos para acrescentar, e é assim que a planilha de 9 colunas vira a de 34 — uma coluna razoável por vez, ao longo de dois anos.
A contramedida é uma regra, não disciplina: coluna nova só entra se alguém declarar qual decisão ela permite tomar, e se outra coluna sair junto quando a resposta for vaga. Revisar anualmente quais colunas apareceram em alguma análise, e remover as que não apareceram, custa uma hora e devolve o instrumento ao tamanho em que ele é usado.
Sem essa regra, o ciclo se repete: a planilha cresce, o preenchimento fica mais caro, a qualidade do apontamento cai porque ninguém tem doze minutos por turno, e em algum momento alguém propõe comprar um sistema para resolver um problema que a própria planilha criou.
Conteúdo revisado pelo Master Black Belt Marcelo Petenate, estatístico, formado pela Unicamp, mestre pela USP e especialista em Lean Six Sigma e melhoria contínua. Nesta revisão, o foco foi o momento do apontamento como determinante da qualidade do dado e a leitura em série como diferença entre registro e controle.
Transformar dado de produção em decisão — com definição operacional clara, leitura no tempo e verificação do efeito das mudanças — é o que a formação Green Belt da EDTI desenvolve em projeto real. Para conhecer a lógica do método antes, a certificação White Belt é gratuita.
Perguntas frequentes
Quais colunas uma planilha de controle de produção precisa ter?
Nove: data e turno, recurso, produto, tempo programado, paradas planejadas, paradas não planejadas, motivo da parada, quantidade produzida e quantidade conforme. Elas sustentam contagem, estratificação por motivo e o cálculo completo de OEE; tudo o mais é derivável por fórmula.
Como calcular OEE na planilha?
Disponibilidade é o tempo operacional dividido pelo tempo planejado; desempenho é a quantidade produzida multiplicada pelo ciclo padrão, dividida pelo tempo operacional; qualidade é a quantidade conforme dividida pela produzida. O OEE é o produto dos três — no exemplo deste texto, 88,0% × 87,1% × 98,0% dá 75,1%.
Por que separar paradas planejadas das não planejadas?
Porque elas têm donos e ações diferentes. Parada planejada se reduz mudando o próprio plano — setup mais rápido, manutenção mais eficiente. Parada não planejada é o campo de trabalho da melhoria, e misturar as duas produz um número que não aponta para lugar nenhum.
Quando devo apontar a parada?
No momento em que ela acontece. Apontamento feito no fim do turno é estimativa de memória, e a memória perde sistematicamente as paradas curtas — que, somadas, costumam ser uma das maiores causas de perda. Defina também uma duração mínima a registrar, por escrito.
Motivo de parada em campo livre ou lista fechada?
Lista fechada, com no máximo doze opções e redação inequívoca. Campo livre gera dezenas de grafias para o mesmo problema e inviabiliza qualquer contagem — que é justamente o uso principal dessa coluna.
Excel dá conta ou preciso de um sistema?
Excel dá conta enquanto o apontamento for feito por poucas pessoas, o volume couber em milhares de linhas e a análise for feita por quem tem o arquivo. Os sinais de que passou do ponto são versões paralelas, arquivo corrompendo e lentidão para abrir.
De quanto em quanto tempo devo olhar o dado?
Na frequência em que a decisão precisa ser tomada. Se um problema precisa ser corrigido no turno, consolidação mensal é inútil por mais completa que seja. O indicador que mais importa aqui é o intervalo entre o evento acontecer e alguém agir sobre ele.
Como começar do zero?
Defina as nove colunas, a lista fechada de motivos e o momento do apontamento antes de abrir o Excel — a ficha deste texto cobre isso em quinze minutos. Rode por duas semanas, confira quanto tempo o preenchimento consome por turno, e só depois acrescente qualquer coisa, uma de cada vez e com justificativa escrita.