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estruturação de projetos

Estruturação de projetos: Método e Importância

por Marcelo Petenate
publicado em | atualizado em

Uma empresa sem ter uma correta estruturação de projetos não é nada. Pois, eles são fundamentais na implementação de novidades e tecnologia no ambiente de trabalho.

Além disso, também ajudam bastante quem deseja alavancar seus resultados financeiros e produtivos.

No entanto, criar um projeto do zero nunca é uma tarefa fácil. É preciso pensar e trabalhar bastante na estrutura, bem como nos meios de implementação. Apenas dessa forma torna-se possível assegurar o sucesso da operação.

Sabendo disso, separamos aqui tudo sobre estruturação de projetos, como ela funciona e seus principais elementos.

Desse modo, não será difícil adotar essa prática dentro da sua empresa e torná-la um case de referência dentro do mercado. Confira abaixo!

O que é um projeto de Lean Six Sigma?

O que é um projeto de Lean Six Sigma?

Quem nunca ouviu falar da metodologia de trabalho Lean Six Sigma, não é mesmo? Ela é famosa por já ter revolucionado as linhas de produção de grandes empresas e aumentado ainda mais a lucratividade delas.

O principal objetivo do Lean é a redução de desperdícios dentro da organização. Desde evitar o retrabalho, que seria um desperdício de tempo, até verificar a matéria-prima e demais itens de investimento financeiro.

Uma linha de produção Lean é, em tradução literal, enxuta. Ou seja, realiza os trabalhos necessários com o menor custo possível e da maneira mais rápida encontrada.

Um projeto Lean Six Sigma, por sua vez, é aquele que tem como principal objetivo a real redução de custos e desperdícios.

Através dele, os processos já existentes na empresa são melhorados e novos são implementados. Sendo assim, os gastos diminuem e a porcentagem de lucro aumenta.

Dentro dessas características cabem diversos tipos de ideias e projetos. Dessa forma, pode-se liberar a mente para pensar de maneira bem ampla sobre todos os setores.

Onde houver desperdício, há a possibilidade de solucioná-lo com um Lean bem elaborado e aplicado.

Como estruturar projetos?

Como estruturar projetos?

Entender como fazer um projeto para uma empresa é algo que leva tempo. Afinal, a implementação de um processo diferente só pode ser trazida para a prática se a sua efetividade for comprovada através de muito embasamento teórico.

No entanto, depois que entende-se as etapas fundamentais, fica fácil aplicar várias ideias diferentes e inovadoras dentro de uma companhia.

Em primeiro lugar é necessário entender que um projeto surge para a melhoria de um aspecto problemático. Ou seja, a prioridade é realizar a identificação de falhas dentro da empresa e, posteriormente a isso, pensar em soluções práticas.

Com a ideia já em mente, começa-se a analisar mais profundamente todos os seus aspectos. Nesse momento, é fundamental pensar no custo que a medida causará e se ele é proporcional à despesa que a falha causa.

Se a resposta for sim, continua-se em frente. Caso contrário, é necessário pensar em adotar outras medidas mais baratas.

Supondo que a ideia fica dentro dos padrões financeiros adequados, parte-se para fundamentação teórica, bem como a implementação. Comumente, ela é realizada em parceria com todos os colaboradores e setores da empresa. Com a adesão de todos, a etapa final da colhida de resultados é facilitada e otimizada.

Em um último momento é preciso analisar se as medidas adotadas foram suficientes para a contenção do problema.

Se sim, basta zelar pela constante implementação e manutenção do projeto. Caso contrário, torna-se necessário iniciar todo o processo novamente, em busca de novas ideias viáveis e mais eficazes.

Hierarquia de projetos

Hierarquia de projetos

Não é difícil encontrar pessoas frustradas porque passaram por todas as etapas para a elaboração de um projeto e mesmo assim não o viram sendo tirado do papel.  Na maioria das vezes isso ocorre por conta da hierarquia, que prioriza um ou outro plano para a aplicação prática.

Cada empresa trabalha com um modelo para essa construção de ordem. No entanto, alguns fatores quase sempre são levados em conta.

O custo de implantação, por exemplo, é um deles. Suponha que dois funcionários trouxeram dois projetos diferentes e os apresentaram na empresa.

Ambos são para necessidades de terceiro grau, ou seja, podem ser postergados. Os dois também foram aprovados e foram bem aceitos por toda a gestão. Porém, o primeiro tem um custo de aplicação de 1000 reais, enquanto o segundo exige apenas 100.

Obviamente o projeto que será trazido para a prática primeiro é aquele que possui menor custo.

Afinal, ele representa a solução de um problema tanto quanto o outro, mas não afetará em quase nada o orçamento da empresa. Sendo assim, na hora de apresentar uma ideia, não se assuste caso ela seja negada por conta do investimento financeiro.

Outro ponto sempre levado em consideração dentro da hierarquia de projetos é a necessidade de aplicação. Ideias que trabalham com soluções para problemas constantes sempre saem na frente em relação às demais.

Além disso, também é importante rever o grau da problemática tratada. Caso ela não afete a empresa diariamente, provavelmente será postergada enquanto outras questões são resolvidas.

O mais importante é entender que a criação e estruturação de projetos vêm para auxiliar a empresa com os diversos erros e falhas comuns ao dia a dia.

Sendo assim, a hierarquia deve ser justa e bem estabelecida, para que a aplicação seja eficiente e, principalmente, para que todos os colaboradores tenham suas ideias respeitadas e consideradas dentro da produção.

Definindo a estrutura analítica de projetos (EAP)

Definindo a estrutura analítica de projetos (EAP)

Comumente chamada de EAP, a estrutura analítica de projetos é um passo fundamental para a implementação de novas ideias. Ela se trata da organização de todo o escopo, de modo que ele seja dividido e possua um melhor potencial prático. Além disso, também vem para facilitar a elaboração de cada uma das etapas.

Quando um projeto é grande, trabalhar com ele em sua integridade não é nem um pouco fácil.

Afinal, seria como analisar e mensurar as atividades de meses, produzir dados e estatísticas sobre elas e criar relatórios suficientes para abranger tudo que foi realizado. Sendo assim, dividir é sempre uma boa opção para facilitar e ajudar na produção.

Uma ideia grande comumente possui diversas camadas. Isto é, motivos para aplicação, processos para que seja colocada em prática, diversas mudanças para um funcionamento adequado e vários dias para adaptação do novo processo.

No entanto, quando subdivida utilizando uma EAP adequada, pode-se passar por todas essas etapas de maneira quase imperceptível. O projeto vai sendo colocado em prática de maneira gradual, de modo que não atrapalhe a linha e nem os demais setores da empresa. Sendo assim, a colhida de resultados é gradativa, mas não deixa de ser significativa.

Com base nisso, vale entender quais são as etapas para elaboração de um projeto e como utilizar a EAP dentro desse contexto. Assim, não vai ser difícil tornar uma simples ideia em um novo processo revolucionário dentro da empresa. Acompanhe como fazer:

Estabeleça Prazos

Saber como fazer um projeto para uma empresa envolve, acima de qualquer outro aspecto, entender sobre prazos. De nada adianta ter uma ideia incrível se ela não for trazida para a prática rapidamente, em tempo hábil de solucionar um problema e evitar ainda mais prejuízos.

Sendo assim, na hora de criar a estrutura analítica do seu projeto, sempre trabalhe com prazos, preferencialmente curtos.

Eles ajudarão a ter uma linha de pensamento mais próxima sobre os próximos passos e, principalmente, o tornarão mais útil dentro da visão da empresa.

Quando deixamos essas questões no campo da imaginação, dificilmente conseguimos incluí-las no calendário mais tarde.

Imagine que você criou um projeto excelente, mas hora da apresentação para os seus gestores, foi perguntado sobre os prazos para implementação e não soube responder.

Parece uma questão simples e fácil de resolver, mas essa não é a verdade e pode prejudicar toda a sua ideia.

Afinal, qualquer outra ideia que já possuir uma linha de trabalho mais estruturada passará em sua frente. Desse modo, o trabalho investido será desperdiçado ou gerará retrabalho, para que se adapte a outro setor.

Outro ponto importante é que o estabelecimento de prazos deve estar de acordo com o calendário da empresa. Procure descobrir quais são os meses do ano com mais demanda, bem como a fase do mês na qual há maior necessidade de aumentar a produção.

Sabendo disso, poderá escolher dias onde a movimentação seja menor e a implementação de do projeto não atrapalhe o andamento das linhas de produção.

Pense também em tempos específicos para todas as etapas na elaboração de um projeto. Quanto tempo ele exigirá de treinamento para os colaboradores, quantos dias demorará para ser implementado e quantas horas serão necessárias para que comece a apresentar os resultados esperados.

Além disso, não esqueça também de considerar um prazo para a análise final, na qual poderá perceber se o problema anterior realmente foi solucionado.

Estabeleça Metas

Antes de tentar descobrir como fazer um projeto simples, passo a passo, com certeza você já sabia quais seriam suas metas, mesmo que involuntariamente. Afinal, toda ideia surge com um objetivo final.

Para que o seu projeto seja executado corretamente é fundamental estabelecer metas reais e que combinem com os prazos já determinados. Elas devem envolver não apenas os resultados, mas todas as fases de implementação, bem como treinamento e análise.

No entanto, para que não ocorram frustrações durante o processo, é fundamental que todas as metas sejam tangíveis e tranquilas de serem atingidas. Para isso, pode-se usar um esquema para criação e organização, de modo a automatizar o projeto e torná-lo mais viável.

Estabeleça Responsáveis

Um projeto realizado de maneira inteiramente individual costuma ser muito mais desgastante e apresentar maiores riscos de dar errado. Sendo assim, uma das melhores dicas é organizar uma equipe responsável pelos tópicos de um projeto e seu desenvolvimento.

Para isso, a EAP recomenda uma separação por setores. Ou seja, enquanto um cuida do treinamento da equipe, o outro pode organizar a implementação e uma terceira pessoa adquirir os materiais necessários.

Quanto mais pessoas para dividir as tarefas, mais tranquila será a implementação e os resultados poderão ser colhidos mais rápido.

Sendo assim, busque por funcionários d0e confiança e que mergulharão de cabeça no projeto junto com você. Desse modo, não será difícil implementar um novo processo, incluí-lo na gestão e tornar a empresa um local de sucesso ainda maior.

Faça registros

Nada melhor para não se perder entre os tópicos de um projeto do que ter tudo anotado corretamente. Sendo assim, procure criar relatórios detalhados de todas as reuniões, desde a formação da ideia até a colhida de resultados final.

Com esse passo simples, toda a estruturação de projetos fica facilitada, bem como a apresentação dele para os superiores. Comumente, usa-se um formato parecido com o de trabalhos acadêmicos, com índice e referências. No entanto, caso não seja exigido um relatório formal, sinta-se livre para anotar do jeito que melhor lhe convir.

O mais importante, nesse caso, é ter nota de todas as ideias e sugestões, bem como das atitudes tomadas, prazos e metas definidas. Só assim será possível ter uma maior clareza sobre o atingimento de objetivos posteriormente, bem como uma orientação durante a fase de implementação.

Realize um planejamento financeiro

Entender como fazer um projeto para uma empresa é de fundamental importância para quem deseja ser ouvido e ter suas ideias aplicadas na companhia. Porém, a questão financeira muitas vezes acaba pesando bastante quando a ideia não tem um planejamento financeiro.

Sendo assim, junto com a proposta é preciso apresentar qual será o custo dela para implementação, bem como os possíveis lucros que ela trará.

Para isso, é importante iniciar a organização de orçamentos logo no início, antes mesmo de planejar os prazos. Desse modo, não corre-se o risco de trabalhar muito em uma ideia que não possui chance de ser praticada.

Dentro do planejamento financeiro na estruturação de projetos é preciso pensar em tudo. Desde o valor da matéria-prima até o impacto que ela trará quando aplicada, como o percentual de economia obtido.

Assim, na hora de apresentar a ideia essa questão poderá ser usada também como um argumento, assegurando ainda mais a aceitação e o sucesso da ideia.

Ciclos de melhoria dentro da estruturação de projeto

Sabendo quais são as etapas para elaboração de um projeto, não fica difícil entender que cada uma delas é necessária para que a implementação prática traga resultados efetivos e aumente a produtividade da empresa. No entanto, o trabalho não termina depois da colhida de resultados.

Os ciclos de melhoria para acompanhamento da estruturação de projetos são fundamentais, já que trabalham com a continuidade das ideias praticadas, melhorando-as de modo que se tornem ainda mais efetivas. Confira os dois mais utilizados:

PDSA

O ciclo PDSA é, na verdade, uma espécie de roteiro de aprendizado, o qual trataremos mais à frente.

Segundo Stewhart, o criador de ambas as metodologias, estudar é fundamental para se ter um conhecimento histórico, teórico e estatístico sobre o andamento dos projetos. Desse modo, com o devido embasamento, adquire-se o conhecimento necessário para a fiscalização e aplicação de técnicas para melhoria constante da proposta implementada.

PDCA

O PDCA, por sua vez, é a um roteiro de melhoria contínua, assim como o famoso DMAIC. Sua sigla representa “plan, do, check e act”, as quais seriam as etapas ideias para manter um projeto em funcionamento constante.

Sendo assim, vale conhecer e entender mais sobre o tema, pois ele pode ser um aliado importante na estruturação de projetos.

Quais os benefícios de uma boa estruturação de projeto?

Depois de saber como fazer um projeto simples, passo a passo, com toda a certeza você já percebeu o quanto cada uma das etapas é importante e faz diferença no resultado final apresentado.

Afinal, nada é mais importante para o sucesso dentro de uma empresa do que o planejamento adequado e bem aplicado.

As vantagens de conhecer cada fase da estruturação de projetos são enormes, já que auxiliam desde a preparação e brainstorming de ideias até implementação e colhida de resultados. Sendo assim, confira os principais benefícios de seguir com exatidão os tópicos de um projeto.

Maior foco, pois a estruturação permite pensar em uma etapa de cada vez, sem acelerar em fases importantes;

Maior aderência da equipe, já que todos trabalham juntos em busca de um mesmo objetivo;

Melhor planejamento, já que se concentra em etapas fundamentais, como estabelecimento de metas e prazos;

Maior acompanhamento, com base na visualização de cada tópico separadamente e seus resultados individuais;

Maior facilidade para criação de novos projetos, com a ajuda da estrutura básica para o escopo e demais etapas.

Conclusão

Esses são apenas alguns exemplos do que pode ser colhido quando a estruturação de projetos é realizada de maneira correta e organizada. Uma consultoria em projetos de melhoria, auxilia fortemente nesta estruturação, e continuar estudando sobre o assunto é muito importante para adquirir cada vez mais conhecimento e criar projetos sempre bem fundamentados.

Sabendo disso, postamos sempre em nosso blog todo tipo de conteúdo relacionado a gestão, ferramentas de qualidade e Lean Six Sigma. Desse modo, você pode estar sempre bem informado, ciente das maiores tendências do mercado e aprendendo mais sobre o ramo empresarial. Assim, preparar sua equipe e sua empresa para o sucesso vai ser uma tarefa muito mais fácil e gratificante. Acesse e confira!