O que é EAP, ou Estrutura Analíca de Projetos, e Como Criar uma WBS na prática, com Exemplos

Uma ferramenta bastante útil para gestores, a Estrutura Analítica de Projetos (EAP) permite uma representação visual de todo o trabalho que precisa ser realizado pelo coletivo para alcançar o objetivo geral.

A EAP ou WBS (como é conhecido em inglês) tem a função de delimitar e elucidar todas as atividades necessárias para o sucesso do projeto, além de acompanhar o andamento do todo, garantindo um controle macro para a gestão.

A equipe que aposta na utilização de uma Estrutura Analítica antes e durante o seu trabalho, possibilita uma maior confiabilidade em seus padrões de entrega e também um equilíbrio da carga de trabalho durante a produção.

Neste artigo, você poderá conhecer mais a fundo o conceito de EAP, seus objetivos, os benefícios e conferir alguns exemplos práticos de sua aplicação.

Ao final, preparamos também uma lista de softwares que podem ser empregados para desenvolver sua própria WBS.

Tem interesse? Então, siga a leitura!

O que é a eap ou wbs

O que é a EAP ou WBS?

A Estrutura Analítica de Projeto, conhecida apenas como EAP, nada mais é do que a subdivisão das tarefas necessárias para a entrega de um projeto de modo a seguir uma hierarquia e criar partes menores, mais fáceis de serem gerenciadas.

Em inglês, o termo é conhecido como Work Breakdown Structure e, por isso, abreviado com a sigla WBS.

Com o uso da Estrutura Analítica, o gestor ou gerente de projeto garante um maior controle da situação, podendo visualizar rapidamente gastos e prazos, e adequando conforme necessário.

À primeira vista, o uso da EAP pode parecer complexo, já que envolve praticamente todas as etapas e tarefas de um projeto.

Entretanto, à medida que o profissional trabalha com a ferramenta, vai percebendo que ela é bastante simples, sendo a base de praticamente todas as ações do gerenciamento de projetos.

Qual o Objetivo da EAP, Estrutura Analítica de Projetos

Qual o Objetivo da EAP, Estrutura Analítica de Projetos

Como dissemos, a Estrutura Analítica de Projetos tem por objetivo fornecer uma visualização rápida e fiel do projeto, do planejamento à sua conclusão.

Portanto, ela segue sendo útil durante todas as etapas do trabalho.

No início, ajuda a delimitar e explicitar o escopo, ou seja, aquilo que ficou estabelecido como meta final do projeto, onde se almeja chegar.

Com a EAP, o gestor deverá destrinchar todas as atividades envolvidas e analisar a urgência e a importância de cada um delas.

Assim, fica mais fácil identificar, durante o trabalho, em qual fase o projeto se encontra e prover a equipe com os recursos e ferramentas necessários para superar desafios específicos.

A WBS permite ainda orientar o time sobre as especificidades de cada etapa, criando uma descrição detalhada do que se espera em cada entrega.

Qual o Benefício da EAP

Qual o Benefício da EAP

A EAP é base do trabalho da gestão e gerência de projetos e, se bem desenhada, traz diversos benefícios para o trabalho cotidiano e, claro, para o resultado final das entregas.

Em primeiro lugar, a Estrutura Analítica permite visualizar de forma cronológica todas as atividades necessárias para a entrega final, facilitando o entendimento para todos os membros da equipe, mesmo aqueles que não têm costume com ferramentas de gerenciamento.

Antes e durante o planejamento do trabalho, uma boa WBS será capaz de facilitar a definição de estimativas precisas quanto ao esforço destinado, à duração e o custo das tarefas do projeto.

Assim, fica mais fácil identificar possíveis riscos e falhas que possam comprometer a entrega conforme ela está no escopo, e agir preventivamente para evitar essas ocorrências.

Com tantos benefícios, não fica difícil entender como a EAP é polivalente: beneficia o gerente do projeto, sua equipe, os clientes, os fornecedores e outros stakeholders – partes interessadas nos resultados da empresa.

Como a EAP Interage na Gestão do Escopo e o Cronograma

Até aqui, você já percebeu como a EAP é uma ferramenta valiosa para lidar com a gestão do escopo e o cronograma de um projeto.

No escopo, estão descritas todas as atividades e micro entregas necessárias para que a conclusão do projeto atenda às especificações técnicas, simbólicas e de qualidade que foram pré-definidas na fase de criação e planejamento.

Por outro lado e como indica o nome, o cronograma é onde devem ser documentados os prazos do projeto para que a gerência consiga avaliar possíveis atrasos.

Assim, entendemos que a Estrutura Analítica é a ferramenta capaz de sintetizar de maneira prática e visual todas essas informações, traduzindo-as em um diagrama pode ser apresentado para equipe, fornecedores e stakeholders.

Mais do que uma formalidade, a EAP é uma valiosa abordagem para a gestão de projetos, pois facilita a visualização antecipada de gargalos que possam causar atrasos ou falhas.

Como Fazer uma EAP Bem Feita, Segundo o PMBOK?

Como Fazer uma EAP Bem Feita, Segundo o PMBOK?

Segundo o Project Management Institute (PMI), uma EAP bem feita é essencial para o sucesso do gerenciamento de qualquer projeto.

A PMI é uma organização internacional, sem fins lucrativos, que possui 50 anos de experiência no suporte ao trabalho do profissional do gerenciamento de projetos.

Além de fornecer certificações na área, o Instituto edita desde 1996 o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK).

Em sua sexta edição, o livro segue sendo referência para profissionais da área e organizações associadas ao PMI.

Regra dos 100%

Um dos princípios estabelecidos pelo PMBOK para o desenvolvimento de uma EAP satisfatória, a Regra dos 100% fala sobre a importância de reunir todas as informações de um projeto em um só lugar.

Assim, ficou estabelecido que a Estrutura Analítica precisa descrever 100% do trabalho que foi definido no escopo do projeto.

Do outro lado, é importante também que a EAP não inclua nenhuma atividade que não foi mencionada dentro do escopo.

O que é um Pacote de Trabalho?

Dentro da Estrutura Analítica, as atividades precisam ser organizadas para facilitar a gestão, agrupando-as em pacotes de trabalho.

Essas tarefas devem ser classificadas de acordo com sua afinidade, é claro, juntando aquelas que seguem um mesmo fluxo em direção a uma entrega ou resultado específico.

Na hora de definir os pacotes de trabalho da sua EAP, porém, é importante seguir o princípio 8-80 que define que cada grupo deve conter, no mínimo, 8 horas de duração e, no máximo, 80 horas.

Quantos Níveis Minha WBS deve Ter?

A Estrutura Analítica deve ser desenvolvida na forma de um fluxograma e, como tal, é dividida em níveis hierárquicos de acordo com a relevância de cada tarefa – sempre respeitando o cronograma previamente estabelecido.

Uma parte da literatura sobre o tema, mais conservadora, indica uma obrigatoriedade em desenvolver a EPA com três níveis.

Hoje, porém, o entendimento já avançou e entende-se que a quantidade de níveis dentro da WBS vai depender exclusivamente do projeto, do seu tamanho e complexidade.

O que não pode ter?

Até aqui, nós falamos bastante sobre como uma EAP ideal precisa ser, quais são suas características e definições.

Por outro lado, existem algumas práticas que podem comprometer todo o resultado do trabalho dedicado ao desenvolvimento da Estrutura Analítica.

São erros que você deve evitar, portanto.

É importante se certificar de que o diagrama seja desenvolvido de modo a representar corretamente as relações entre os elementos, atentando-se para não desenhar informações que não são verdadeiras.

Também uma EAP bem-feita deve exibir a relação de subordinação entre os componentes-pai (grupos ou sumários) e seus componentes-filhos (pacotes de trabalho).

Quando Termina a WBS e Começa o Diagrama PERT e o Cronograma

O conceito da Estrutura Analítica não é exatamente novo, tendo origem na Program Evaluation and Review Technique (ou, simplesmente PERT), técnica desenvolvida em 1958, pela Marinha dos Estados Unidos.

Também conhecido no Brasil como Diagrama ou Rede de Precedências, o Diagrama PERT foi concebido para ser uma ferramenta de representação e análise das tarefas necessárias para se completar um projeto.

Foi uma das primeiras abordagens a possibilitar a representação gráfica do sequenciamento das atividades, indicando, ao mesmo tempo, as suas relações, seus vínculos e troca de informações.

Porém, antes de avançar para a etapa onde as tarefas serão relacionadas e organizadas, é preciso decompor o projeto.

O PERT ajuda a dividir e representar, com precisão, as micro entregas necessárias para o sucesso da entrega final – que é o objetivo e marca a conclusão do projeto.

É justamente essa a fronteira entre o que é trabalho da WBS e o que é parte do PERT e do cronograma.

Durante o desenvolvimento da Estrutura Analítica, o gerente do projeto estará promovendo uma análise preliminar e conceitual do projeto, buscando decompor as tarefas essenciais para facilitar a gestão do todo.

Superada essa etapa, e somente então, será possível partir para o sequenciamento das atividades, divisão dos grupos e pacotes de trabalho que, por sua vez, permitem estimativas mais fiéis no cronograma.

Exemplos de Estrutura Analítica do Projeto

A Estrutura Analítica se propõe a organizar um projeto de maneira geral, permitindo uma visão macro das atividades e do cronograma que vão levar até os resultados almejados.

Por isso, é uma ferramenta bastante versátil e que tem sido aplicada com sucesso em diversas áreas, sendo útil para planejar e controlar o andamento de projetos com objetivos variados.

Confira, a seguir, alguns exemplos de uso da WBS em diferentes indústrias e segmentos.

Exemplo de uma EAP de Construção de Casa

Dentro da construção civil, é essencial contar com mecanismos de controle da qualidade, já que a ocorrência de uma falha apenas pode ser fatal.

Além disso, cálculos equivocados no uso dos materiais ou na formulação do cronograma do projeto podem custar caro – um dinheiro que nem sempre está disponível para ser gasto.

É importante usar a WBS para subdividir as tarefas necessárias para a conclusão da obra, de modo a facilitar o controle dos gastos e dos prazos, permitindo uma avaliação do progresso de forma geral.

O projeto – que é a obra – será então dividido em etapas como, por exemplo, projeto básico, projeto detalhado, construção e entrega ao cliente.

Exemplo de EAP de Desenvolvimento de Software

Quem é da área de desenvolvimento de softwares e sistemas já está mais do que acostumado a empregar fluxogramas em seu trabalho.

Afinal de contas, eles são a base de toda linguagem de programação.

Com a EAP, o gerente do projeto pode fazer simplificar iniciativas altamente complexas, usando da força do coletivo para acelerar a conclusão e facilitar o controle do progresso.

Geralmente, projetos de desenvolvimento de softwares são subdivididos nos níveis de especificação, homologação e implantação.

Exemplo de EAP de um Projeto Green-Belt

A Estrutura Analítica pode ainda ser aplicada como uma ferramenta de gerenciamento em projetos desenvolvidos por gestores com certificação Green Belt.

A titulação Green Belt capacita o profissional para liderar grandes projetos de acordo com princípios da metodologia Lean Six Sigma.

Essa, por sua vez, é uma metodologia que visa otimizar a produção, aliando ferramentas da Gestão de Projetos e de Processos.

Assim, o intuito é promover uma melhoria nos processos, acabar com os desperdícios e qualificar as condições de trabalho para melhor atender às necessidades do público consumidor.

Ferramentas para Criação da WBS

A WBS é desenvolvida como uma representação gráfica, um fluxograma que parte do momento da compra ou encomenda até chegar à entrega para o consumidor final.

Assim, ela tem como maior característica ser uma ferramenta bastante visual, que permite uma análise rápida dos dados de planejamento do seu projeto e o progresso das atividades.

Agora, se criar desenhos e projetar diagramas à mão livre não é o seu forte, não precisa se preocupar.

Separamos abaixo algumas ferramentas úteis para a criação da sua EAP.

Confira!

WBS Chart Pro

Um dos grandes desafios enfrentados por gerentes de projetos é garantir uma boa organização dos seus dados, de modo a permitir uma tomada de decisões rápida e assertiva.

O software WBS Chart Pro pode ajudar nesse sentido, já que garante a elaboração de Estruturas Analíticas de maneira ágil, com a visualização dos dados em gráficos ou árvores.

A ferramenta pode ser baixada gratuitamente no site da Critical Tools, empresa desenvolvedora.

Excel

Quem não sabe como ou não deseja instalar um software novo em seu computador, pode utilizar o Microsoft Excel no desenvolvimento de sua EAP.

Nativo nos computadores com sistema operacional Windows, o programa não é dos caminhos mais práticos para criar uma EAP – mas, com certeza dá conta do recado.

Para construir a sua WBS utilizando o Excel, você vai precisar dominar a função SmartArt.

Na internet, porém, existem alguns templates e tutoriais que podem facilitar a sua vida.

Visio

Outra opção para quem deseja ficar dentro do catálogo oficial da Microsoft, o Visio é um software especializado para a construção de diagramas e fluxogramas.

Diferente do Excel, que tem como função principal a criação de tabelas, ele é focado na diagramação de representações gráficas como plantas baixas, organogramas e projetos de engenharia.

O Visio não é nativo aos computadores Windows e a Microsoft oferece planos para o uso da ferramenta a partir de R$ 21,70 ao mês.

Lucid Chart

Agora, se o Excel não dá conta das suas necessidades e, mesmo assim, você está relutante em fazer o download de uma nova ferramenta, o Lucid Chart é para você.

Com funcionamento totalmente online, a plataforma facilita a criação e compartilhamento de diagramas profissionais sem precisar da instalação de nenhum software em sua máquina.

Quem quiser conhecer mais sobre a ferramenta, pode se cadastrar para um teste gratuito antes de se comprometer com a versão paga, mais robusta e com funcionalidades extras.

Bizagi Modeler

Uma das ferramentas mais conhecidas entre os analistas de processos, a Bizagi Modeler pode ser baixada gratuitamente no site da desenvolvedora.

Apesar de ter tradução para o português brasileiro, os termos empregados pelo aplicativo podem variar de uma versão para outra.

Os fluxos de processo e diagramas são salvos em um formato próprio da ferramenta, mas podem também ser exportados em diversos arquivos, como PNG, BMP, PDF e DOC.

Mind Manager

Na gestão empresarial, é comum que o conceito de fluxogramas apareça em diversos momentos da criação, e não só no gerenciamento de projetos.

Assim, as ferramentas de mind mapping (ou mapa mental) são uma forma de organizar as ideias e traçar um plano de ação assertivo para alcançar os objetivos – sejam eles quais forem.

Com 30 dias de teste grátis, o Mind Manager é o aplicativo que trazemos como exemplo dessa categoria.

O software permite criar fluxos de trabalho, desenhar conexões e expressar as diversas relações presentes durante a produção.

Conclusão

A Estrutura Analítica de Projetos – conhecida também por EAP ou WBS, no original em inglês – é uma ferramenta de planejamento e controle que é utilizada para garantir os padrões de entrega nas mais diversas áreas.

Sua abordagem facilita o gerenciamento de projetos complexos, já que permite o desmembramento das tarefas necessárias para a entrega final.

Em partes menores, o gestor consegue fazer suas avaliações de maneira mais ágil e precisa.

Além disso, a EAP permite uma visualização completa do projeto ainda na  fase de planejamento e também durante a execução, possibilitando um acompanhamento do status de cada tarefa, seus prazos e gastos.

O gestor que usa de uma Estrutura Analítica em seus projetos fica mais tranquilo quanto os resultados, pois pode monitorar o progresso quase em tempo real e, se verificar a ocorrência de algum erro, agir de modo a minimizar suas consequências.

Esperamos que o conteúdo tenha sido útil.

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