SIPOC: O que é, Como Fazer e Dicas Para Usar na Empresa

O SIPOC é uma ferramentas que ajuda a identificar os elementos relevantes de um processo e com isso é possível ganhar um maior conhecimento sobre determinada atividade e identificar oportunidades de melhoria. É impossível gerenciar sem saber o que fazemos e o SIPOC ajudará a tornar tangível o trabalho realizado, servindo como uma ótima ferramenta de padronização e treinamento das atividades.

Geralmente essa ferramenta está associada com as fases iniciais dos projetos Seis Sigma e muitas vezes ela é seguida pela construção de um fluxograma pelo time de melhoria.

Também é importante lembrar que o formulário SIPOC apresenta uma visão macro do processo, portanto não é recomendado que se inclua detalhes do processo.

Utilizando a ferramenta SIPOC é possível determinar as entradas e saídas, os clientes, fornecedores e as principais etapas de determinado processo. Além disso, é possível elencarmos os seus indicadores de eficácia (voz do cliente) e de eficiência (produtividade).

Preparamos um texto completo para você aprender mais sobre essa ferramenta. Boa leitura!

Aprenda como preparar um SIPOC e utilizá-lo em seus projetos de melhoria

A definição do significado de SIPOC vem do inglês:

• S vem de Supplier: fornecedor ou os fornecedores do processo, que podem ser internos ou externos da organização.
• I vem de Input: são as entradas, recebidas dos fornecedores. Elas são o ponto de partida do nosso processo e esse ponto merece uma atenção especial: se entrar porcaria o resultado será porcaria. Assim, é importante que as entradas estejam de acordo com as necessidades para o trabalho ser executado adequadamente.
• P vem de Process: aqui descrevemos o nome do processo, procurando utilizar verbo no infinito para indicar ação (faturar, furar, cortar, ligar, etc.). São as etapas que irão transformar as entradas em saídas, a próxima letra do SIPOC.
• O vem de Output: são as saídas ou resultados gerados. São elas que importam para nosso cliente e são nelas que coletamos indicadores de eficácia, que também chamamos de variáveis Y, CTC (critical do customer) ou CTQ (critical to quality).
• C vem de Customer: é o cliente (interno ou externo). Um conceito importante é que ele define o que é adequado (especificações) para as saídas de um processo, uma ideia contrastante a visão comum nas décadas passadas de que a engenharia deveria saber o que é qualidade.

Depois de identificarmos e documentarmos esses elementos em um formulário SIPOC, fica muita mais fácil para que todos enxerguem o trabalho e suas dificuldades, permitindo um olhar crítico e a identificação de oportunidades de melhoria. Por isso, o SIPOC é uma ferramenta fundamental para o Seis Sigma e deve ser dominado. Inclusive, se quiser conhecer mais sobre esse curso,  faça o download GRATUITO de nossa apostila de Green Belt.

Por que usar o SIPOC?

O passo inicial de qualquer projeto de melhoria é definir o projeto que será realizado. Não importa se você seja um White Belt, Yellow Belt, Green Belt, Black Belt ou qualquer outro agente de melhoria: é preciso definir as fronteiras do trabalho e o SIPOC irá auxiliá-lo nessa tarefa. O SIPOC proporciona um modo estruturado para a discussão do processo e gera um consenso entre os envolvidos antes que esses comecem a desenhar os múltiplos mapas de processos.

Como preparar um SIPOC

É sempre mais fácil utilizar uma ferramenta quando temos um guia de instruções. Por isso preparamos uma sequência de 6 etapas para você construir o SIPOC de qualquer processo:

1. Defina o nome do processo: Lembre-se de que para definir o nome de um processo é preciso usar o verbo no infinitivo mais o complemento (Ex: Realizar Planejamento Estratégico da Área Comercial);
2. Definir as saídas do processo: As saídas são os resultados de um processo (Ex: um relatório, uma carta, um produto etc.);
3. Defina os clientes do processo: São as pessoas, empresas ou outros processos internos da organização que recebem as saídas do processo. Toda saída possui um cliente;
4. Defina as entradas do processo: São os elementos necessários para iniciar o processo;
5. Definir os fornecedores do processo: as pessoas ou outros processos que fornecem as entradas. Toda entrada deverá possuir um fornecedor. Em alguns processos que vão do início ao fim, o fornecedor e o cliente poderão ser a mesma pessoa ou o mesmo processo;
6. Definir as macro atividades do processo: esses são os passos que transformam as entradas em saídas. Como o SIPOC deve representar uma visão de alto nível, devemos restringir a no máximo 4 ou 5 passos nesse momento. Elas serão a base para o mapa do processo a ser criado após a elaboração do SIPOC.

Você pode aplicar essa sequência de etapas no formulário SIPOC que preparamos para você:

Exemplo de um SIPOC

Veja, em seguida, um exemplo de um SIPOC, que mostra o processo “Realizar Exame de Sangue” (etapa 1). A saída do processo era o resultados do exame de sangue (etapa 2). Com essa saída identificamos seu cliente: o médico (etapa 3). Para gerar o resultado do exame de sangue levantamos as entradas necessárias (etapa 4) e respectivos fornecedores (etapa 5). Por fim, foi mapeado o macro fluxo do processo em 5 passos (etapa 6).

Um ponto de atenção nesse exemplo é seu cliente: o Médico. Quando apresentamos esse exemplo em nossos cursos existem questionamentos se o cliente não deveria ser o paciente. Aqui a discussão mais importante é perceber que, dependendo do cliente (medico ou paciente), a saída (resultado do exame de sangue) deve ter características diferentes. Muitos problemas de qualidade e satisfação acontecem pelo não entendimento de quem é o cliente: sem isso é impossível entregar um resultado de acordo com as expectativas!

Outras informações que podem ser incluídas no SIPOC

Há vários elementos que podem ser adicionados a um SIPOC para deixá-lo ainda mais útil. Um profissional que faz um curso Green Belt sabe dominar essa ferramenta com precisão e, por isso, sabe acrescentar campos no SIPOC, como os que descrevemos a seguir.

Inclua no formulário uma Declaração de Propósito para o processo.

Defina porque o processo existe. Por exemplo, para tirar uma cópia correta, de acordo com o determinado pelo cliente, ou para recrutar as pessoas certas para a organização, com as habilidades corretas e no tempo certo. O propósito deverá definir o benefício do processo para a organização e não simplesmente a cópia do nome do processo.

Identifique o responsável ou o dono do processo.

Decida qual é o nome da pessoa responsável pelo processo do começo ao fim. Essa pessoa precisa se envolver em todas as atividades de melhoria ou definição daquele processo.

Defina também o início e o fim do processo.

Esses serão os pontos de início e fim do fluxograma do processo. Note que alguns processos possuem múltiplas saídas e entradas.

Defina ainda as fronteiras ou as limitações de escopo do processo.

Por exemplo, o processo lida com todos os tipos de clientes? Ou somente alguns? O processo lida com todos os tipos de transação ou somente alguma em particular? As fronteiras definirão se você precisará de mais de um mapa de processo ou se tudo poderá ser colocado em um único mapa.

Dicas para construir seu SIPOC

	O que fazer	Erros mais comuns
O nome processo define o que ele faz, nem mais e nem menos	Usar verbo no infinitivo mais complemento	Dar nome utilizando gerúndio ou verbo no passado
O nome do processo não deverá definir seu desempenho e nem seus objetivos de melhoria	Use a declaração de propósitos do processo para definir o porque ele existe. Isto irá ajudá-lo a identificar os objetivos de melhoria e as métricas de desempenho	Colocar palavras que definem o objetivo do processo. Ex: Contratar pessoas rápido, Melhorar os relatórios
As saídas devem especificar o que o processo entrega, não o que ele alcança	As saídas são “coisas”. Elas podem estar corretas ou com erros. Podem atender as necessidades do cliente ou não	Saídas que ou são vagas, como “clientes satisfeitos”, ou que contém especificações, como “relatórios entregues a tempo”
Entradas devem especificar os “gatilhos” do processo e o que será trabalhado pelo processo	Entradas são “coisas” supridas pelos fornecedores do processo	Mão de obra e outros recursos não consumidos no processo. Eles não disparam o processo e não sofrem transformação. Políticas e regras não devem ser incluídas como entradas. Elas guiam o processo, mas não são trabalhadas por ele. Entradas podem incluir instruções operacionais que são necessárias para quem executa as atividades.

O SIPOC no Seis Sigma

O Seis Sigma é uma metodologia desenhada para melhorar processos que utiliza o SIPOC como uma ferramenta para um diagnóstico inicial do processo. No Seis Sigma utilizamos um roteiro de projeto chamado DMAIC (Definir – Medir – Analisar – Melhorar (improve) – Controlar) e o SIPOC normalmente é utilizado na fase Definir, onde o escopo do projeto a ser melhorado é definido por meio dessa ferramenta.

Integrar o SIPOC com outras ferramentas de melhoria, como é feito no Seis Sigma, é possível ganhar um maior poder de impacto nas melhorias realizadas em qualquer organização.

Uma boa maneira de começar sua jornada no Seis Sigma é realizar o curso gratuito de certificação Seis Sigma White Belt da Escola EDTI.