Uma empresa que não dispõe de ferramentas de resolução de problemas é candidata a ter prejuízos e até a fechar as portas.
Todo negócio está sujeito aos riscos do mercado e, assim, é certo que cedo ou tarde haverá obstáculos a serem removidos e desafios para superar.
Por mais preparado que você e sua empresa estejam, sempre haverá imprevistos e outros fatores a considerar.
Por isso, neste texto vamos apresentar as ferramentas mais usadas para descascar os mais variados “pepinos”.
Acompanhe!
O que são ferramentas de resolução de problemas?
Ferramentas de resolução de problemas são técnicas, instrumentos e métodos que podem ser utilizados com o objetivo de sanar uma dificuldade ou melhorar algo.
Nas atividades produtivas em geral, elas podem ser aplicadas principalmente para aprimorar processos ou para organizar projetos desde a fase do planejamento.
Boa parte delas tem origem na indústria, onde a necessidade por controlar as atividades manufatureiras levou ao desenvolvimento de uma série de ferramentas de resolução de problemas.
Veja quais são as ferramentas mais utilizadas a seguir.
Principais ferramentas de resolução de problemas
Assim como a fixação de um prego requer um martelo, antes de resolver um problema no contexto empresarial, precisamos saber em que situações usar determinada ferramenta.
Isso porque a maioria delas se aplica em situações muito parecidas, como a análise PDCA e o roteiro DMAIC, por exemplo.
O primeiro passo para empregar com critério é conhecer em detalhes como cada uma funciona e em que situações elas são indicadas, como vamos ver na sequência.
Design Thinking
Muito usada em startups, fintechs e empresas de base digital e tecnológica, o Design Thinking é, além de uma ferramenta, um mindset.
Tanto que, no meio empresarial, costuma-se dizer que essa é uma abordagem centrada no ser humano e estruturada em sete passos:
- Definir
- Pesquisar
- Idealizar
- Prototipar
- Escolher
- Implementar
- Aprender.
Grandes empresas usam o Design Thinking para implementar projetos de inovação ou no desenvolvimento de melhorias em seus produtos.
Essa é uma ferramenta indicada também nos casos em que sejam necessários testes antes de implementar uma solução, antecipando os riscos de lançar algo novo no mercado.
Vantagens do Design Thinking
Não é por acaso que o Design Thinking é usado com frequência nas empresas para orientar os processos de desenvolvimento de produtos e para pautar a inovação.
Sua grande vantagem é ser aprofundada o bastante para detectar até as causas ocultas de um problema a ser resolvido, induzindo a questionamentos e a ressignificar problemas.
Brainstorming
Criado na década de 1940 pelo publicitário Alex Osborn, o brainstorming é um método de resolução de problemas baseado no trabalho colaborativo.
Consiste em formar uma equipe engajada em resolver um problema comum, com um dos membros designado para coordenar a “tempestade de ideias”.
Para solucionar o problema em questão, cada membro traz todas as ideias que tiver, e elas devem ser registradas pelo líder, não importa se pareçam boas ou ruins.
No final, a equipe faz uma filtragem das soluções que pareçam mais eficazes, trabalhando em seguida para implementá-las.
Vantagens do Brainstorming
A principal vantagem do Brainstorming é a agilidade.
Sem muita complicação, tudo que ela requer é um grupo de pessoas suficientemente interessadas em resolver um problema e que sejam capazes de apresentar boas ideias.
5 Porquês
Uma década antes de Alex Osborn criar o Brainstorming, o fundador da Toyota, Sakichi Toyoda, já tinha desenvolvido sua própria ferramenta de resolução de problemas, a técnica dos 5 Porquês.
Como o nome já diz, o que se faz nesse caso é perguntar 5 vezes seguidas o porquê de um problema, de maneira que sua causa raiz seja identificada com precisão.
No entanto, nada impede que isso aconteça antes da quinta pergunta.
O mais importante é que a real causa de um problema seja reconhecida, eliminando todas as possibilidades.
Vantagens dos 5 Porquês
Assim como no Brainstorming, a técnica dos 5 Porquês pode ser rapidamente implementada, desde que haja pessoas interessadas em solucionar um problema.
Outra vantagem é permitir a identificação não apenas da causa raiz, mas também das causas secundárias de problemas mais complexos.
Diagrama de Pareto
O Diagrama de Pareto toma como referência o princípio homônimo, segundo o qual 80% dos problemas têm origem em 20% das causas.
Ou seja, ele nos diz que a maior parte dos gargalos de produção têm em sua maioria causas comuns, o que sugere o tratamento prioritário de umas sobre outras.
A ferramenta tem origem na teoria do engenheiro italiano Vilfredo Pareto, que em seus estudos observou que 80% dos efeitos são ligados a 20% das causas.
O diagrama consiste em um gráfico de colunas, nas quais as ocorrências são agrupadas em ordem decrescente, de modo que os problemas prioritários sejam imediatamente visualizados.
Vantagens do Diagrama de Pareto
Certamente a vantagem do Diagrama de Pareto sobre outras ferramentas é permitir atacar aquilo que é mais urgente.
É uma solução para casos em que múltiplos problemas estejam se acumulando, ajudando a decidir onde atuar primeiro.
Diagrama de Ishikawa
Também chamado de Diagrama Espinha de Peixe, por causa do seu formato, o Diagrama de Ishikawa é mais um que leva o nome do seu autor, o industrial nipônico Kaoru Ishikawa.
Para montá-lo, deve-se começar traçando uma linha reta, no fim da qual estará destacado o problema a solucionar.
Perpendiculares a essa reta e em sentido diagonal à esquerda, deverão ser listadas as possíveis origens do problema, a partir de 6 causas conhecidas como 6M:
- Método
- Máquina
- Medida
- Meio ambiente
- Material
- Mão de obra.
Digamos, por exemplo, que estamos investigando as influências da mão de obra.
Para isso, devemos fazer indagações do tipo:
- Os trabalhadores estão treinados o suficiente?
- A empresa está concedendo o descanso devido?
- Falta motivação?
As respostas devem ser anotadas na “espinha” correspondente e o processo de questionamento deve ser repetido para os outros “Ms”.
Vantagens do Diagrama de Ishikawa
Não surpreende que o Diagrama de Ishikawa seja utilizado com bastante frequência na indústria, onde sua aplicação ajuda a corrigir falhas nos processos de montagem.
Contudo, ele pode também ser aplicado em outros segmentos, desde que seja possível enquadrar a maior parte das causas nos 6Ms.
PDCA
O ciclo PDCA é mais uma ferramenta de resolução de problemas baseada em etapas, que são:
- Plan (Planejar)
- Do (Executar)
- Check (Verificar)
- Act (Ajustar).
Criado pelo estatístico Walter Shewhart nos anos de 1920 e aperfeiçoado pelo professor William E. Deming, sua principal finalidade é o aprimoramento de processos.
Tanto que, no meio industrial, onde é amplamente empregado, o ciclo PDCA é considerado como uma das ferramentas de qualidade essenciais.
Vantagens do PDCA
Ainda que se destine a análises cíclicas, o PDCA tem como mérito a simplicidade, sem abrir mão da profundidade minimamente necessária para correção de problemas.
Isso faz dessa ferramenta indicada para implementar soluções quando já se conhece a causa raiz de um problema ou ela não é tão difícil de ser encontrada.
DMAIC
Tido como a base da metodologia Lean Six Sigma, o roteiro DMAIC é também considerado como a evolução do Ciclo PDCA.
Suas etapas consistem em:
- Definir
- Medir
- Analisar
- Melhorar (Improve)
- Controlar.
Cada uma dessas fases conta com suas próprias ferramentas, a serem aplicadas conforme a disponibilidade de pessoas capacitadas para tal.
O roteiro DMAIC depende de profissionais qualificados em razão do seu alto nível de detalhamento, com a aplicação de ferramentas como SIPOC e o Mapa de Raciocínio, entre muitas outras.
Vantagens do DMAIC
Enquanto o PDCA é mais focado na resolução do problema, o DMAIC vai fundo na análise de suas causas, sendo utilizado para identificar a causa raiz.
De qualquer forma, ele vai fundo também nas outras fases, o que faz desta uma ferramenta indicada para solucionar problemas mais complexos.
Análise de Árvore de Falhas
Igualmente recomendada para identificação da causa raiz de um problema, a Análise de Árvore de Falhas é mais uma ferramenta visual usada largamente pela indústria.
Sua montagem parte de uma falha previamente identificada, à qual vão sendo ligadas possíveis causas, que vão sendo ligadas a outras, e assim sucessivamente.
Cada uma dessas causas é identificada por um símbolo geométrico característico, a fim de saber qual a sua natureza e a relação que ela tem com o problema principal.
Vantagens da Análise de Árvore de Falhas
A vantagem dessa ferramenta é dar à análise um encadeamento lógico, por meio de representações visuais sobre cada uma das causas encontradas.
Isso permite agir sobre as causas mais urgentes, assim como dimensionar um problema em sua totalidade.
Conclusão
As ferramentas de resolução de problemas podem ser utilizadas por leigos?
Sim, nada impede que isso seja feito.
Contudo, sua implementação é muito mais precisa quando a empresa conta com profissionais qualificados.
Para isso, a Escola EDTI forma gestores especialistas na consagrada metodologia Lean Six Sigma, na qual as ferramentas que você conheceu aqui são utilizadas.
Torne-se um solucionador de problemas e passe a ser disputado pelas grandes empresas, graduando-se como Green Belt ou Black Belt!