Capa Gerencie melhor seu tempo e cumpra prazos

Gerencie melhor seu tempo e cumpra prazos

Muitas pessoas tem dificuldades em cumprir tarefas dentro do prazo estipulado.  Primeiramente tenha em mente que aumentar sua produtividade só será possível se sair do ciclo vicioso ao qual está preso, mas por onde começar?

No artigo de hoje vamos dar dicas de como se organizar e ser mais eficiente em suas tarefas do dia-a-dia.

Existem técnicas e aplicativos disponíveis na internet, além das dicas clássicas envolvendo agendas e rotina de organização, cabe a você testar aquilo que combina mais com sua rotina, e o que é mais eficiente para você.

Por onde começar?

Vamos abordar primeiramente as práticas clássicas. Ter uma agenda e dividir seu trabalho em etapas, é uma ótima maneira de começar seu planejamento pessoal.

Use as tradicionais listas de tarefas, essa é uma forma bem eficiente de lembrar tudo aquilo que precisa ser feito, além de permitir classificar suas atividades por relevância e qual o prazo para cumpri-las.

Desenvolva uma rotina de organização, na qual você dedica um tempo para programar seu trabalho e definir qual o melhor horário e forma de realizá-lo. Leve em conta suas limitações de tempo, não adianta programar o dia todo sabendo que coisas podem sair fora do planejado, saber lidar com contratempos e distrações também é uma qualidade necessária a ser incorporada.

Adeque sua rotina sempre que necessário (e possível), dependendo da importância da tarefa a ser realizada exigirá um planejamento completo de toda a semana, e até mesmo o mesmo o mês, como por exemplo nos casos de viagens a trabalho, isso requer que outras atividades sejam agendadas para depois ou adiantadas, levando em consideração o tempo que você ficará fora, o importante é nunca prejudicar sua produtividade.  

Comece pelas tarefas de extrema importância, as tire do seu caminho assim que possível! Desta forma você poderá focar em outras atividades sem a constante preocupação que tarefas mais trabalhosas acabam trazendo.

Outra dica importante é determinar prazos para si mesmo, não use o planejamento como uma forma de procrastinar, mas também não se sobrecarregue, seja realista e encontre o equilíbrio perfeito para você. Determinar poucas tarefas por dia trarão apenas a ilusão de eficiência, assim como metas extrapoladas, com muitas atividades para o mesmo dia só trará frustração e a constante sensação de que você não está dando conta do seu trabalho.

Técnica de pomodoro:

Partindo desses princípios tradicionais, encontramos a técnica de Pomodoro, ela se baseia na idéia de que dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e estimular nosso foco, ou seja, melhorar sua eficiência através da gestão do seu tempo.

Primeiramente você deve fazer uma lista de tarefas a serem desempenhadas durante o dia. Depois, você deve então dividir seu tempo em períodos de 25 minutos e trabalhar ininterruptamente em suas tarefas nesses períodos.

Ao fim dos primeiros 25 minuto, faça um X nas tarefas concluídas ou anote o status de seu trabalho e faça um breve intervalo de 5 minutos. Nessa pausa, aproveite para fazer outras coisas não relacionadas à tarefa.

A cada quatro ciclos, faça uma pausa maior, entre 15 e 30 minutos, para descansar. Esses intervalos entre os períodos de atividade intensa são fundamentais para dar um descanso para você mesmo e desta forma aumentar a agilidade mental.

Vale lembrar que essas medidas de tempo são as sugeridas no método clássico, mas nada impede que  você encontre o seu próprio equilíbrio e período de descanso ideal, o importante é sempre testar o que se adequa melhor a você.

Os objetivos dessa técnica estão ligados a diminuição da ansiedade e aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações.

Depois de alguns dias utilizando a técnica, você poderá notar alguns benefícios como entender quanto tempo leva para realizar cada tipo de tarefa, entender o que te distrai recorrentemente, descobrir quais são as principais interrupções no seu trabalho.

Esse tipo de organização exige disciplina, mas caso você não se adapte a esse tipo de mecanismo existem aplicativos direcionados a isso, como mencionamos no começo do texto.  

Aplicativos:

O Todoist é o um aplicativo de gerenciamento de lista de tarefa, disponível para web, iPhone, iPad, Android, Chrome e Outlook.

De fácil utilização, consiste em uma lista online, na qual envia notificações de tarefas, você pode classificar cada uma delas pelo nível de importância e estipular uma data para cumpri-las.

Outro aplicativo que usa listas como mecanismo de organização, é o Wunderlist. Aplicável em várias situações, desde assuntos pessoais, como por exemplo, planejar suas férias, para compartilhar uma lista de compras com um parceiro ou gerenciando vários projetos de trabalho.

Disponível gratuitamente para iPhone, iPad, Mac, Android, Windows, Kindle Fire e a Web.

Seguindo uma linha um pouco diferente existe o aplicativo Slack, uma das ferramentas corporativas que apresentaram o maior crescimento no mercado de aplicativos dos últimos anos.

Totalmente voltado para ambientes corporativos, essa solução possui planos gratuitos e pagos. Elas irão se diferenciar pela quantidade de recursos, preços e tipo de suporte prestado aos usuários. Profissionais podem se comunicar, definir tarefas e verificar rapidamente a execução de projetos.

A sua integração com outros serviços torna a definição de um planejamento de atividades mais eficaz e com maior capacidade de resposta a falhas.

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