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Lean Office

Melhorar processos administrativos, e diminuir custos de processos são metas extremamente necessárias para garantir o bom funcionamento de uma empresa. Desde pequenos negócios, até multinacionais, aprimorar processos se torna uma excelente saída para melhorar a produtividade, e desempenho da empresa como um todo, isso pode ser possível utilizando o Lean Office.

Como já falamos algumas vezes em nosso blog, as ferramentas do Lean Manufacturing são usadas para o combate de desperdícios em processos industriais.

Adotar essa mesma metodologia pode ser usada para eliminar desperdícios em processos administrativos, é nesse contexto que surge o Lean Office.

Mas como utiliza-lo? Qual o conceito por trás desse método que garante eficácia de processos? Para descobrir continue acompanhando nosso artigo de hoje.

Conceito por trás do Lean Office:

O Lean Office nasceu  no Japão durante a segunda guerra mundial, em meio a sérias restrições econômicas e materiais, as empresas automobilísticas japonesas começaram a procurar maneiras de manter a lucratividade mesmo em um cenário de muita escassez.

Para saber mais sobre a origem do Lean acesse nosso artigo “Lean Manufacturing: entenda de uma vez como colocar em prática

A Toyota foi a primeira fábrica a aplicar com sucesso o conceito, que foca essencialmente no combate ao desperdício de tempo e recursos em prol de uma produção ágil, eficiente e econômica. Desde então o Lean Office passou a ser adotado em outras empresas, inclusive em organizações não industriais.

Conheça suas principais vantagens

O maior beneficio de uma empresa que aplica a metodologia Lean é aprimorar seus processos. Economizando recursos, sem que isso afete a agilidade e a qualidade dos resultados.

A vantagem inicial é vista, em forma de uma redução de custos e despesas, liberando o caixa do negócio para fazer investimentos e melhorias.

Outras vantagens que surgem de uma cultura de eficiência, é o estimulo aos funcionários a buscarem soluções simples, efetivas e, claro, dentro do orçamento.

Também é uma metodologia eficiente para promover agilidade de processos, isso acontece ao eliminar processos desnecessários, o que torna as atividades menos burocráticas e totalmente focadas na entrega rápida do produto final.

Mesmo com todos esses beneficios que contribuirão para a eficácia de seu negócio, existe um planejamento necessário na implementação do Lean Office.  

1 – Estabeleça um grupo de trabalho

A implementação de metologias implicam em alterações profundas na cultura da empresa. 

Por conta disso, quaisquer mudanças podem afetar a estabilidade do negócio. Para evitar esse tipo de problema, logo no início deve ser estabelecido um grupo de trabalho para definir quais processos serão modificados, e efetivamente implementá-los.

Além de proporcinar treinamento adequado para essa equipe, desta forma, a equipe será capaz tanto de implementar mudanças efetivas, quanto de demonstrar para seus colegas que as alterações trarão ganhos reais para todos ao tornar o trabalho mais ágil e eficiente.

2 – Promova mudanças integradas

Entre os impactos gerados pelo Lean Manufacturing estão: linhas de montagem mais rápidas, menos matéria-prima desperdiçada e tempo de trabalho aproveitado ao máximo.

Com o Lean Office aplicado nos ambiente administrativos essas mudanças deixam de ser tão evidentes quanto nos ambientes industriais, mas apresenta resultados igualmente satisfatórios. 

O principal definidor de sucesso nessa etapa é ter ciência da complexidade da organização e entender que mudanças meramente pontuais podem não ser efetivas.

É essencial, portanto, garantir a integração de setores que necessitam constantemente um do outro para garantir que as mudanças sejam globais e apresentem resultados mensuráveis para cada equipe.

Que tal modificar técnicas e métodos de setores como vendas e estoque de forma conjunta, por exemplo? Dessa maneira, a comunicação entre os times não se perde e os profissionais de ambas as áreas, que mantêm um contato rotineiro, conseguem caminhar para objetivos em comum, todos no mesmo ritmo.

3 – Tome cuidado com os excessos

A essa altura, já está mais que claro que o foco do Lean Office é o combate sistemático e duradouro a desperdícios, certo?

Mas o problema é que muitos gestores podem interpretar esse objetivo como um convite para a realização de cortes indiscriminados.

Quando isso acontece, processos importantes, mas ainda que lentos ou custosos, podem ser limados. O resultado? Justamente o oposto do que esperado: menos agilidade, maiores riscos e, principalmente, queda de qualidade.

Por essas e outras, o enxugamento de custos e as mudanças de processos só devem ser realmente implementados depois de uma pesquisa séria sobre a atual situação da empresa.

É primordial diagnosticar de forma precisa o que realmente pode ser eliminado e como a retirada de determinados processos deve ser contornada para manter a empresa funcionando de maneira fluida.

A implementação do Lean Office também exige o uso de métodos controláveis. É o caso do famoso 5S, que define que as mudanças devem passar pelo filtro de 5 sensos: utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina.

Outra opção é o Kaizen, filosofia que busca a diminuição de custos de maneira contínua. Essa manutenção perene do Lean Office é, inclusive, um ponto-chave para seu sucesso.

4 – Faça do Lean Office um objetivo contínuo

Nesse âmbito, um erro comumente cometido é não pensar no Lean Office como uma metodologia focada em mudanças perenes e em uma mudança profunda e duradoura da cultura organizacional.

Em geral, o escritório enxuto é erroneamente encarado como uma maneira de promover um choque de gestão e tentar diminuir custos de maneira emergencial.

Esse tipo de postura, no entanto, causa mais danos do que gera vantagens. Cortes bruscos e inadequadamente justificados só desestimulam as equipes, além de não conseguirem atingir todos os objetivos propostos e apresentarem uma enorme tendência de fazer com que a jornada de adaptação falhe, sendo abandonada no meio caminho.

Por isso é tão importante que essa implementação seja feita de maneira controlada, em etapas bem definidas, com a empresa estimulando a análise e o combate de desperdícios de maneira perene.

Assim, as possíveis melhorias pontuais e passageiras cedem lugar a uma revolução completa da cultura empresarial, transformando as empresas em verdadeiras fontes de descobertas de novos processos e práticas mais rápidas e eficientes.

E então, pronto para promover essa mudança no seu negócio? Para mais conteúdos continue acompanhando nosso blog.  

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