Conheça tudo sobre a ferramenta de qualidade 5S

As raízes do 5S remontam a um cenário desolador: o Japão após a Segunda Guerra Mundial. No cenário do Controle da Qualidade Total, o 5S surgiu para organizar espaços, diminuir desperdícios, aumentar a produtividade e promover a melhoria. Para alguns estudiosos, o 5S foi fundamental na recuperação do país asiático após o conflito.

Embora já tenha algumas décadas de existência, a ferramenta de gestão da qualidade ainda é muito utilizada nos dias de hoje. Confira na sequência o que é 5S, para que serve e como pode auxiliar em projetos de melhoria.

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As metodologias Lean e Seis Sigma são bastante utilizadas pelas empresas no mercado atual. Porém, muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre cada uma, como funcionam e o que difere as duas filosofias de gestão.





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O que é 5S?

O 5S por vezes é chamado de técnica, metodologia, método ou programa de qualidade. Seja qual for a terminologia escolhida, ele contribui bastante para promover a eficiência e a eficácia dos processos produtivos, proporciona qualidade de vida e segurança no trabalho.

Qual é o significado do 5S?

Para as empresas que estão iniciando nas práticas de melhoria contínua e redução de desperdícios, o 5S é uma das
primeiras técnicas que podem ser aplicadas na organização.

A implementação do 5S ajuda na definição de regras internas para eliminar esses desperdícios, mantendo o ambiente de trabalho seguro, eficiente e produtivo.

De fácil assimilação, o 5S não requer nenhuma análise técnica muito profunda, podendo ser aplicado em empresas de vários segmentos e tamanhos, do setor público ou privado. Sua simplicidade e sua natureza visual fazem com que seja uma metodologia fácil de ser entendida por profissionais de todos os níveis, de operários a diretores.

A denominação 5S faz referência a cinco palavras japonesas.

Cada uma delas diz respeito a um passo importante para alcançar o objetivo de criar um ambiente de trabalho enxuto e sem desperdícios. Podem ser traduzidas como “sensos” que devem ser aprendidos pelos colaboradores envolvidos.

Conforme a tradução, o significado em português pode ser ligeiramente alterado. Porém, mais importante do que o
significado literal de cada expressão, é a ideia que elas buscam transmitir. Ao entender o que a metodologia 5S se propõe a realizar dentro de uma organização, fica mais simples compreender seus princípios – e moldá-los de acordo com o tipo do seu negócio.

Veja, a seguir, cada uma das habilidades do 5S:

Seiri (senso de utilização e de descarte)

O primeiro S diz respeito, basicamente, ao processo de análise do que será aproveitado e do que deve ser descartado. Assim como toda metodologia que envolve mudança, analisar o cenário atual é o primeiro movimento.

Feito o levantamento dos materiais, equipamentos e processos da empresa, é tranquilo identificar o que
não é usado com tanta frequência e apenas está ocupando espaço de maneira desnecessária.

Seiton (senso de ordenação e organização)

Com a análise inicial feita, é hora de organizar a empresa! E esse passo afeta tanto os espaços físicos quanto
aspectos como a documentação do seu negócio. De mesas e salas caóticas ao arquivo morto de documentos antigos, tudo deve ser colocado no seu lugar.

E, como você já realizou a etapa da análise do que serve ou não para sua empresa, saberá exatamente o que pode ser descartado durante o processo de organização. Uma boa ideia é classificar os objetos a serem reorganizados, facilitando o acesso aos de uso diário e reservando aqueles utilizados somente de vez em quando.

Seiso (senso de limpeza)

Um ambiente de trabalho não é verdadeiramente organizado se não estiver (e for mantido) limpo. Por isso, o senso de limpeza demanda que cada colaborador, e não apenas o funcionário encarregado da faxina, seja responsável pela
sua parte na manutenção da organização do espaço.

Assim, cada um dos envolvidos na empresa tem a obrigação de manter seu próprio espaço e objetos de trabalho limpos e organizados. Além disso, esse S também diz respeito à apresentação pessoal, de modo que os colaboradores devem estar sempre de acordo com as regras de aparência definidas pela empresa.

Seiketsu (senso de normatização)

Após os três primeiros S da metodologia terem sido realizados, fica evidente que correspondem a uma verdadeira faxina na empresa, com o intuito de organizá-la da melhor maneira possível.

Assim, o quarto corresponde ao senso de normatização, ou seja, do processo de tornar normal e cotidiano todos
os valores propostos nos passos anteriores. É, então, o momento de transformar isso em rotina, estabelecendo normas sempre que necessário.

Shitsuke (senso de autodisciplina)

O último dos princípios do 5S tem um significado ainda mais profundo, pois diz respeito a cada um dos colaboradores envolvidos, a um nível de comprometimento bastante individual. A ideia do senso de autodisciplina é fazer com que os funcionários convertam essas práticas em um hábito.

Pensando nisso, é essencial que a organização invista na capacitação contínua de seus colaboradores, fazendo com que essa nova cultura empresarial se enraíze no cotidiano de cada um.

Qual é o papel do 5S?

A ferramenta 5S atua principalmente no aperfeiçoamento da qualidade, embora traga reflexos positivos para outras áreas, como produtividade e clima organizacional. Por exemplo, com menos desperdícios, a empresa gasta menos.

O Seiri possibilita que as pessoas e as empresas definam o que é útil e o que não é para o dia a dia do trabalho. Documentos velhos guardados, restos de matérias-primas e máquinas aposentadas são exemplos de itens que permanecem nas organizações, mesmo que não sejam necessários.

Nesses casos, o senso de utilização e de descarte permite que a empresa faça um enxugamento de tudo o que possui para ficar somente com o que é de fato usado.

Já o Seiton proporciona um senso de organização nas empresas, que é muito benéfico para a produtividade e a segurança.

A ideia é que todos os materiais usados nos departamentos sejam identificados e classificados. A sinalização correta do ambiente de trabalho também é uma de suas propostas.

O Seiso, por sua vez, está ligado às atividades de limpeza como um todo, das estações de trabalho ao pátio do
empreendimento.

A regra dos cinco porquês (5-Why), ou análise da Causa Raiz, pode ser utilizada para melhorar o ambiente de uma organização, ao buscar os motivos pelos quais determinadas “sujeiras” existem.

Vale lembrar que, nessa etapa do 5S, a limpeza é vista como responsabilidade de cada funcionário da empresa.

O Seiketsu está ligado à saúde e ao bem-estar de todos os colaboradores de um negócio. Para que essa etapa dê
resultado, todas as fontes de doenças devem ser identificadas e combatidas na organização.

Equipamentos de proteção individual e coletiva, ginástica laboral e alimentação podem fazer parte das estratégias.
O Shitsuke talvez seja uma das mais difíceis etapas do 5S. Está relacionado à permanência das melhorias realizadas na empresa.

Afinal, não basta apenas fazer eventos esporádicos para aperfeiçoar a qualidade se ela não é tida como uma política da organização. Para ter êxito, pressupõe a autodisciplina de cada colaborador na manutenção de um ambiente produtivo, seguro e agradável.

Como funciona o 5S?

Apresentado da maneira ordenada, como fizemos acima, o método 5S basicamente fala por si só. Porém, para que todos os seus princípios sejam absorvidos por todos os colaboradores e colocados em prática no cotidiano, é preciso haver uma liderança.

Além do próprio líder exercer tais preceitos, é essencial que ele motive sua equipe, mostrando claramente quais são os ganhos do 5S e como essa metodologia pode melhorar o ambiente de trabalho.

Com isso em mente, é fácil constatar que a adoção de um método como o 5S passa por uma mudança de comportamento e cultura da própria empresa.

Aplicado corretamente, o 5S tem o poder de melhorar o aproveitamento profissional de todos os colaboradores, que usufruirão de um ambiente organizado, limpo e propício para o desenvolvimento produtivo.

Como é possível perceber, cada um dos níveis do 5S traz uma complexidade maior de aplicação. Da análise do ambiente à autoanálise do comprometimento de cada um, a metodologia demanda uma aplicação cada vez mais interna. Por isso, ao alcançar o último S, se verifica que tudo foi implementado com sucesso.

Tão importante quanto a implantação do 5S no seu negócio é a manutenção das suas práticas. Tornar seus preceitos algo normal e corriqueiro para todos os colaboradores é essencial para que, a longo prazo, os efeitos possam surgir corretamente.

Em uma indústria, por exemplo, é notável como a adoção dos sensos do 5S pode trazer uma maior produtividade. Um ambiente limpo e organizado, onde materiais e máquinas sem utilização são descartados, pode fazer com que
a produção ocorra de maneira fluida, diminuindo a ocorrência de erros e o desperdício de matéria-prima e mão de obra.

Adicionalmente, um ambiente que preza pela própria organização traz para os colaboradores envolvidos um aumento de moral, tornando o trabalho uma atividade mais agradável e ordenada.

Com isso, os próprios níveis de produtividade pessoal tendem a aumentar, trazendo apenas benefícios para a empresa.

Não apenas em indústrias, mas também em empresas de qualquer setor, o 5S pode trazer muitos avanços.

Não é à toa que, apesar de ter quase meio século de idade, o 5S ainda se mostra extremamente atual, sendo
utilizado em várias organizações, de pequenas empresas a multinacionais.

Como você observou, saber o que é o 5S e entender sua aplicação pode complementar as ações dos projetos
de melhoria, conscientizar as equipes de trabalho acerca da necessidade de aperfeiçoamento da qualidade e na
criação de uma cultura de eficiência e eficácia na empresa.

Se você quer se especializar em técnicas de gestão da qualidade, acompanhar esse tipo de conteúdo e realizar cursos especializados em reduzir desperdícios como o Lean Manufacturing podem te ajudar a se destacar.





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