Reengenharia nas empresas é praticamente um sinônimo de começar do zero.
Embora em certos casos seja realmente necessária uma mudança mais drástica, em outros ela pode acontecer sem uma ruptura mais profunda nos processos.
A verdade é que toda empresa que passa por uma reengenharia, estando bem ou não, busca um salto de qualidade.
É nesse ponto que ela pode ser implementada com programas de qualidade total, a fim de que bons resultados sejam alcançados sem mudanças tão radicais.
Portanto, essa maneira de reinventar uma empresa não deve ser tratada como uma desconstrução, mas como um salto à frente.
Neste texto, vamos abordar a reengenharia de processos de negócios, como ela vem sendo feita e em que circunstâncias aplicá-la.
Acompanhe!
O que é reengenharia?
O termo reengenharia foi criado na década de 1990 pelos professores Michael Hammer e James Champy, ambos ligados ao MIT, o Instituto Tecnológico da Universidade de Massachusetts.
Apesar de remeter à área de construção civil, seu foco é na reestruturação estratégica de empresas de diferentes áreas.
Imagine, por exemplo, que uma grande organização precisa lidar com um novo concorrente disruptivo.
Nesse caso, é certo que ela vai precisar fazer algo totalmente novo e, sendo assim, precisará rever pelo menos parte dos seus processos produtivos.
Logo, a reengenharia pode ser indicada nesse e em outros casos nos quais seja necessária uma mudança mais profunda de abordagem e nas formas de produzir.
Como funciona a reengenharia de processos de negócios
Um ciclo completo de reengenharia depende de quatro etapas básicas para ser realizado.
Em cada uma delas, os métodos, técnicas e ferramentas utilizadas podem ser ainda mais refinados, até que a reformulação chegue a todos os stakeholders envolvidos.
De qualquer forma, as fases “obrigatórias” são:
Preparação
Em uma etapa preliminar, a empresa faz um inventário dos seus processos, selecionando aqueles que entende que precisam ser reformulados.
Paralelamente, é feita também a avaliação da sua viabilidade em termos orçamentários e os objetivos são definidos.
Planejamento
Uma vez que um projeto seja viável financeiramente, a empresa passa para a fase seguinte, em que define os recursos necessários para sua execução.
Ao mesmo tempo, são estruturadas as primeiras equipes de trabalho e é feita a divisão das atividades.
Implementação
A etapa da implementação é a mais delicada e, por isso, em geral ela é dividida em três outras fases:
- Análise dos processos selecionados: identificação de pontos fracos e fortes, bem como as pessoas responsáveis por cada um deles
- Reestruturação dos processos: em que deve prevalecer a visão do cliente, com os esforços convergindo para os objetivos traçados na primeira etapa
- Avaliação: por último, é feita uma avaliação final dos impactos das mudanças e, se tudo estiver conforme o planejado, é realizada sua implementação nos processos.
Avaliação
O trabalho não acaba depois da implementação.
Uma vez que a reengenharia tenha sido concluída, cabe aos gestores envolvidos analisar seus resultados para fazer possíveis ajustes.
Esta é também a etapa em que se faz o controle dos processos recém-estruturados, de maneira a aferir os impactos da reengenharia, entre outros aspectos de caráter geral.
Pontos negativos da reengenharia e vantagens
Em razão das modificações profundas que propõe, a reengenharia deve ser implementada com bastante cautela.
Não há espaço para o improviso ou para a precipitação.
Tudo deve ser minuciosamente calculado, a fim de que a alteração de um processo não leve a perdas.
Por exemplo: uma empresa de softwares precisa reestruturar seu banco de dados, mas para isso, deve cuidar para que informações valiosas não sejam perdidas.
Dessa forma, a reengenharia de processos só é indicada para empresas com bastante controle sobre seus métodos e rotinas.
Nos negócios com uma gestão mais estruturada, a reengenharia pode promover pequenos “milagres” elevando a eficiência a patamares que, de outra forma, não seria possível.
Ainda assim, em certos casos vale mais investir na qualidade total do que promover uma reestruturação mais profunda.
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Quando utilizar a reengenharia
A reengenharia é a solução ideal para casos em que a empresa entenda que precisa não só inovar, como mudar seu posicionamento como um todo.
Ao lançar um novo produto, por exemplo, a reengenharia pode ser indicada quando se faz necessário desenvolver algo novo, que os processos atuais não dêem conta de atender.
O mesmo pode acontecer nas rotinas e práticas em uma linha de produção que apresentem a necessidade de elevar sua eficiência ou produtividade.
No nível dos serviços, a reengenharia representa uma opção para melhorar o relacionamento com o cliente, desde a prospecção até o pós-venda.
Outra situação em que a reengenharia se revela de grande utilidade é quando uma empresa precisa integrar seus processos, em especial por meio de sistemas ERP.
Quando não utilizar a reengenharia
Mudar é, em última análise, aceitar riscos.
Dessa forma, a reengenharia de processos de negócios deve ser realizada apenas em último caso, quando outras soluções menos drásticas não surtem mais efeito.
Voltamos a bater na tecla dos programas de qualidade total como uma solução menos arriscada, já que promovem a melhoria dos processos com o mínimo de rupturas.
Qualidade total e reengenharia: qual a relação?
A qualidade total é uma opção com menos riscos, porque a transição para uma nova configuração é feita de maneira mais gradual.
Nesse caso, a empresa mantém seus processos, e sua estrutura organizacional permanece intacta.
Já a reengenharia promove uma mudança no nível estrutural e pode eliminar cargos, funções e até setores inteiros.
Assim, ela deixa de lado o que já existe, focando seus esforços no que deveria existir.
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Conclusão
De certa forma, a reengenharia é como criar uma nova empresa dentro de outra.
Por essa razão, ela deve ser implementada por profissionais qualificados, capazes de minimizar seus riscos e conduzir o processo de mudança de forma segura.
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