Você recebe a ligação às quatro da tarde: um cliente encontrou um fragmento de metal num pacote de biscoito. O pacote tem data de fabricação, mas o registro da fábrica só identifica o dia de produção. Na linha 2 daquele dia passaram 9.600 pacotes, distribuídos para três centros de distribuição. Você não sabe em que hora o problema começou nem em que hora terminou. Então bloqueia tudo, recolhe tudo e passa a semana explicando ao comercial por que 9.600 pacotes saíram das prateleiras por causa de um.
Seis meses depois, outra reclamação, outro fragmento. Desta vez o registro amarra cada palete a um turno e a uma hora de envase, e o lote da farinha a cada silo. Em 40 minutos você sabe que a peneira magnética foi trocada às 10h20 e que o problema está entre 10h e 15h. São 2.000 pacotes, que estão em um único centro de distribuição. O problema é o mesmo. O que mudou foi o tamanho do que você consegue separar.
O que é rastreabilidade
Rastreabilidade é a capacidade de reconstituir o histórico de um produto: de onde vieram seus insumos, por quais etapas, máquinas e pessoas ele passou e para quem foi entregue. Na prática, é o que permite responder em minutos, a partir de um único item, quais outros itens compartilham a mesma origem e onde eles estão.
Definida pelo que resolve, a rastreabilidade é o que limita o estrago de um problema de qualidade. Ela não evita o defeito. Ela decide se o defeito vai custar 2.000 pacotes ou 9.600, uma visita a um cliente ou um recall nacional, uma análise de causa com dados ou uma reunião de suposições.
| Tipo de rastreabilidade | Pergunta que responde | Exemplo na fábrica de biscoitos |
|---|---|---|
| Ascendente (para trás) | De onde veio o que entrou neste produto? | Lote da farinha, silo, fornecedor e data de recebimento |
| Interna (de processo) | Por onde este produto passou dentro da empresa? | Linha, turno, hora de envase, operador, peneira em uso |
| Descendente (para frente) | Para onde foram os produtos com a mesma origem? | Paletes, notas fiscais e centros de distribuição |
As três precisam estar ligadas. Uma empresa que sabe o fornecedor da farinha e sabe para quem vendeu cada palete, mas não sabe qual farinha entrou em qual palete, tem dois cadastros, não tem rastreabilidade.
Os três elementos de um sistema de rastreabilidade
Identificação. Cada unidade rastreável recebe um código único: lote, número de série, data e hora, código de barras ou etiqueta RFID. O tamanho dessa unidade é a decisão mais importante do sistema, e quase sempre é tomada sem cálculo.
Registro. Cada etapa grava a identificação do que entrou, do que saiu e das condições relevantes: máquina, parâmetro, pessoa, horário. Registro que depende de alguém lembrar de anotar no fim do turno falha justamente nos dias ruins.
Vínculo. Os registros precisam se conectar: o lote da farinha ao lote de massa, o lote de massa ao palete, o palete à nota fiscal. É o vínculo que permite seguir o fio nos dois sentidos. Sem ele, cada setor tem a sua planilha e ninguém consegue montar a história em menos de um dia.
O tamanho do lote decide o tamanho do recall
Quando um problema aparece, você não recolhe as unidades defeituosas. Recolhe todas as unidades que o seu registro não consegue separar delas. Se o menor grupo identificável é o dia de produção, um problema de cinco horas custa o dia inteiro. Se é o turno, custa um ou dois turnos. A conta abaixo mostra quanto produto entra no recall só por causa da forma como o lote é definido.
Calculadora: quanto o tamanho do lote rastreável aumenta o recall
Unidades de fato afetadas: 2.000 · unidades que você precisa bloquear ou recolher, no melhor caso: 9.600 · para cada unidade com problema, 4,8 entram no recall porque o registro não separa melhor.
O cálculo é o melhor caso: supõe que o problema começa no início de um grupo identificável. Se ele atravessa a virada de um turno ou de um dia, o recall dobra. E supõe que você sabe a duração do problema, o que só acontece quando o registro guarda as condições do processo hora a hora.
Lote menor custa: mais etiquetas, mais registros, mais disciplina na troca. A decisão certa sai da comparação entre esse custo e o custo esperado de um recall, que depende do volume, do valor do produto e da frequência com que problemas escapam. Fixar o lote em “um dia” porque sempre foi assim é deixar essa conta sem fazer.
O que as normas exigem
A ISO 9001 trata do tema na cláusula de identificação e rastreabilidade (8.5.2 na edição de 2015): a organização deve identificar as saídas, conhecer a situação delas em relação aos requisitos de monitoramento e controlar a identificação única quando a rastreabilidade for um requisito. A norma não fixa o tamanho do lote nem o tempo de resposta; isso é decisão da empresa. A ISO 9001 explica o sistema de gestão do qual essa cláusula faz parte.
Alguns setores têm exigência legal. Na cadeia de vegetais frescos, a Instrução Normativa Conjunta MAPA/Anvisa nº 2/2018 obriga cada elo a registrar de quem recebeu e para quem entregou cada lote. Em medicamentos, a Lei 11.903/2009 criou o Sistema Nacional de Controle de Medicamentos, com identificação individual das embalagens. Em autopeças, os requisitos dos clientes costumam ser mais rígidos que a lei.
Ter o campo do lote não é ter rastreabilidade
A fábrica de biscoitos do primeiro recall tinha, no papel, um procedimento de rastreabilidade aprovado. A ficha de produção tinha um campo para o lote da farinha. O campo era preenchido no fim do turno, de memória, e em 30% das fichas vinha em branco ou com o número do silo em vez do lote. O procedimento estava documentado. A rastreabilidade não estava implementada.
A única forma de saber a diferença é testar. O simulado de rastreabilidade funciona assim: alguém escolhe um produto acabado ao acaso e cronometra quanto tempo a equipe leva para dizer de onde vieram os insumos e onde estão os outros itens do mesmo lote. Dois indicadores de processo saem daí: o tempo para rastrear e a proporção de registros completos. Acompanhados mês a mês, eles mostram se o sistema funciona antes que um cliente precise dele.
Na fábrica, o primeiro simulado levou seis horas e não fechou. Depois que o registro do lote da farinha passou a ser feito na hora do abastecimento do silo, com leitura de código de barras, o tempo caiu para 35 minutos e a proporção de fichas completas subiu de 70% para 99%. Medir esse tipo de proporção no tempo, e separar o mês ruim por acaso da mudança real, é parte do que se aprende numa formação Green Belt.
Onde a rastreabilidade se conecta com outras ferramentas
Rastreabilidade de produto não é a mesma coisa que rastreabilidade metrológica, que trata da cadeia de calibração que liga um instrumento de medição a um padrão nacional. Também não é a matriz de rastreabilidade de projetos, que liga requisitos a entregas. As três usam a mesma palavra para problemas diferentes.
Quando um problema aparece, a rastreabilidade entrega os dados que a análise de causa precisa: que máquina, que lote de insumo, que turno. Separar os dados por esses grupos é a estratificação, e é ela que mostra se o problema se concentra num fornecedor ou numa linha. O registro do problema em si é uma não conformidade, e a correção que impede a repetição é a ação corretiva. Sem rastreabilidade, as duas trabalham sobre suposições.
O custo de não ter rastreabilidade
A empresa sem rastreabilidade não percebe o custo no dia a dia. Ele aparece de uma vez: no recall que recolhe cinco vezes mais do que precisava, na reclamação que não vira causa porque ninguém sabe de onde veio o insumo, no cliente que pergunta em quanto tempo você consegue isolar o problema e não recebe resposta. Entre um evento e outro, o procedimento continua aprovado e o campo da ficha continua em branco. O simulado mensal é o que transforma esse custo invisível num número que alguém acompanha.
Conteúdo revisado pelo Master Black Belt Marcelo Petenate, estatístico, formado pela Unicamp, mestre pela USP e especialista em Lean Six Sigma e melhoria contínua. Nesta revisão, o foco foi a rastreabilidade como sistema verificável, medido pelo simulado, e não como procedimento escrito.
Distinguir o procedimento escrito do sistema que funciona, e medir o segundo, é uma competência de método antes de ser de qualidade. O curso White Belt gratuito da Escola EDTI apresenta esse método, com um projeto conduzido do início ao fim, com dados, decisões e resultado mensurável, e é por onde faz sentido começar.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre rastreabilidade ascendente e descendente?
A ascendente olha para trás: de quais fornecedores e lotes vieram os insumos de um produto. A descendente olha para frente: para quais clientes foram os produtos de um mesmo lote. Um sistema completo liga as duas pela rastreabilidade interna, que registra o caminho dentro da empresa.
Rastreabilidade é obrigatória?
Depende do setor. É exigência legal em cadeias como a de vegetais frescos (INC MAPA/Anvisa nº 2/2018) e a de medicamentos (Lei 11.903/2009), e é requisito da ISO 9001 quando o cliente ou o produto exigem. Fora disso, é uma decisão econômica sobre o custo de um recall.
Qual o tamanho ideal de lote para rastreabilidade?
Não há tamanho universal. O lote ideal equilibra o custo de identificar e registrar grupos menores com o custo esperado de recolher produto bom junto com o ruim. Turno e hora de produção costumam ser bons pontos de partida em processos contínuos.
Como testar se a rastreabilidade funciona?
Com um simulado: escolhe-se um produto acabado ao acaso e cronometra-se o tempo para identificar a origem dos insumos e o destino dos itens do mesmo lote. O tempo e a proporção de registros completos, acompanhados mês a mês, são os indicadores do sistema.
O que estudar depois de rastreabilidade?
Análise de causa raiz, estratificação de dados e ação corretiva, que são as etapas que usam os dados que a rastreabilidade entrega. O curso White Belt da Escola EDTI cobre a base desse método e é o primeiro passo para quem trabalha com qualidade.