Como fazer um diagrama de afinidades

Para estabelecer a proatividade dentro do seu departamento de trabalho, algumas ferramentas podem ajudar você e a sua equipe a trabalhar com criatividade e de forma mais colaborativa. O Brainstorming é atividade bastante conhecida e já explorada em muitas reuniões, mas existem outras que podem facilitar ainda mais o seu dia-a-dia.

Você sabe o que é um diagrama de afinidades? Sabe para que utilizá-lo? No artigo de hoje, mostraremos mais uma ferramenta útil para você utilizar nos seus projetos de melhoria ou até mesmo quando precisar consolidar informações que estão pulverizadas entre os membros da sua equipe.

Você também saberá a importância e os benefícios que podem ser alcançados com essa ferramenta, juntamente como o que é preciso para você organizar uma reunião para explorar essa prática. Saiba mais sobre essas informações nos tópicos abaixo.

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A importância do DA

Um diagrama de afinidades, ou DA, é um método para resumir dados qualitativos. O objetivo do diagrama é categorizar ou agrupar os itens disponíveis que tenham alguma afinidade. Os itens são primeiramente arranjados em grupos baseados nas relações comuns entre cada item. Em seguida são desenvolvidos títulos de assunto para cada grupo de dados.

Esse método foi desenvolvido no Japão por um antropólogo, Iro Kawakita, quando ele se viu diante do desafio de ordenar grandes quantidades de dados aparentemente não relacionados e finalmente arranjá-los para descobrir temas comuns entre os dados.

Essa é uma ferramenta da qualidade muito utilizada no Seis Sigma, um método que tem sido utilizado por muitas empresas para reduzir custos e aumentar produtividade.

Os objetivos dessa ferramenta

A melhoria é uma atividade que nunca deve ser negligenciada. Não só na hora de fazer um diagrama de afinidades, mas para que os processos da empresa sempre estejam atualizados com atualização que constantemente ocorrem no mercado. Nesses esforços de melhoria, o diagrama de afinidades serve aos seguintes propósitos:

  • ordenar e agrupar grandes quantidades de dados qualitativos ou ideias;
  • desenvolver títulos para os gráficos de Pareto;
  • ajudar o usuário a descobrir temas comuns por meio do arranjo de dados em categorias de assuntos;
  • trabalhar com a inovação em métodos mais tradicionais presentes na empresa;
  • tirar a complexidade de questões amplas e que geram desentendimento.

O diagrama de afinidades é usado para resumir dados qualitativos de pesquisas com clientes, pesquisas com funcionários, dados de comparação sobre competidores, reclamações, sugestões e ideias. Dentre outras questões que possa promover o consenso e a forma de dinâmica de resolver questões que impactam a empresa como um todo.

Desenvolvendo a ferramenta

Aprender a como fazer um diagrama, como o de afinidade, é uma tarefa que requer tempo e esforço de todas partes que farão parte dessa atividade. O importante é que o responsável pela execução saiba o momento certo para realizar e que todos possam estar abertos ao diálogo. Afinal, estamos trabalhando com diferentes tipos de pessoas e precisamos saber lidar com opiniões diversas.

Apesar dos cuidados citados acima, o diagrama de afinidade requer que você lida com questões práticas e incentiva você a estar na ativa da busca pode melhoria, existem algumas etapas necessárias para desenvolver um diagrama de afinidades:

  • reunir pessoas que possam contribuir;
  • elaborar uma declaração sobre a questão a ser considerada;
  • registrar os dados em notas adesivas ou cartões (ex.: post-it);
  • organizar as notas adesivas em subgrupos relacionados;
  • criar os principais temas de subgrupo;
  • completar o diagrama de afinidades.

O diagrama de afinidades é uma maneira útil de reduzir grandes quantidades de informações a algumas áreas de foco para o esforço de melhoria. A ferramenta pode lidar com questões que são grandes e complexas. O uso da ferramenta pode expandir o pensamento de uma equipe e ajudar a obter apoio de uma outra para a implementação de uma mudança.

A reunião de afinidade

Como já foi dito, é preciso que cada pessoa que participe dessa atividade não só esteja aberta a aprender como fazer um diagrama, mas também saiba lidar com respeito a opiniões contrárias e considere aquilo que pode ser bom para empresa. Sabendo que as decisões tomadas podem facilitar e garantir o sucesso da empresa.

Para garantir que isso ocorra, você conhecerá alguns itens que precisam estar presentes na reunião para que a organização seja prevalecida e que tudo transcorra conforme o tempo que foi estabelecido para o início e término da reunião. Acompanhe o que imprescindível nos itens abaixo.

O facilitador

É interessante, para que a ordem esteja estabelecida e que não aconteça nenhum contratempo, que alguém conduza a reunião, e siga as etapas de como fazer um diagrama, para que todos os aspectos sejam trabalhados de forma produtiva. Para isso, a escolha de algum funcionário que possa ser o facilitador da reunião é de extrema importância.

A sua empresa pode decidir isso por meio de uma votação envolvendo todos os departamentos ou escolher alguém que já tenha experiência com público e domine muito bem as práticas da oratória. Esse facilitador também ajudará na escolha das pessoas que serão convidadas para a reunião.

Uma equipe diversa

Para trabalhar a diversidade dentro da construção do diagrama de afinidade, uma equipe precisa ser formada contendo pessoas dos diversos departamentos existentes dentro da empresa. É importante que cada membro não se sinta inibido para dialogar, no entanto saiba usar de forma bem pensada as palavras, sem propagar nenhuma hostilidade no ambiente.

Se a sua empresa for muito grande, não é preciso parar as demandas que todos estão executando para que possam fazer parte da reunião. No entanto, é interessante que, pelo menos, uma pessoa de cada departamento esteja presente e que ela possa colaborar com sua visão e sua praticidade.

Organização das ideias

Apesar de lidar com uma grande quantidade de dados, o principal objetivo do diagrama de afinidade é totalmente qualitativo. Organizar as informações conforme a afinidade é uma tarefa que requer sua atenção assim como a construção de grupos e subgrupos relacionados ao tema em questão.

Por isso, se você acha que algumas informações possam ser encaixadas em um grande grupo, não hesite. É natural aparecer ideias afins ou até mesmo ideias escritas de uma forma complexa, mas que no final tem o mesmo significado que uma outra informação contida dentro da construção do diagrama.

A execução do DA

Existem situações específicas para recorrer ao diagrama de afinidade, boa parte delas é quando empresas estão em busca de investimento para um novo negócio ou melhorar a qualidade de algum serviço. Porém, é preciso saber essa ferramenta em momentos específicos para poder se beneficiar da sua eficiência.

As situações que o DA mais pode ajudar são na busca de um padrão contido em pesquisas de satisfação que sua empresa faz com seus clientes, a procura por um processo que tem gerado algum retrabalho ou até mesmo a construção de um novo departamento dentro da empresa.

Porém, de nada adianta a construção do DA se você não colocar em práticas as soluções para que o sucesso seja atingido. A melhoria é algo que deve ser analisada constantemente e precisa da ajuda de muitos profissionais para que ela seja validada — é uma questão de trabalho em grupo e criatividade em seus processos.

Uma ferramenta para o sucesso

Como você percebeu, ao longo desse artigo, a construção do diagrama de afinidade é uma forma dinâmica que sua empresa encontra para promover o trabalho em equipe e garantir a qualidade dentro dos serviços e produtos que a sua empresa oferece. Ela não só mantém a ligação entre departamentos como faz com que as pessoas saibam trabalhar com ideias diferentes e aceitem a inovação em relação a alguns métodos, que podem ser considerados engessados.

Sua empresa não só promove o diálogo entre diversas partes como vai ficando cada vez mais próxima de seus funcionários e aos poucos vai enxergando competências até então desconhecidas de algum colaborador, principalmente quando ele mostra uma desenvoltura totalmente diferente na hora de assumir o papel de facilitador.

Porém, se você acha que sua empresa tem dificuldades para trabalhar todas essas questões ou até mesmo nunca implantou alguma ferramenta assim na empresa, não hesite de procurar ajuda e investir na melhoria da sua empresa.

A Escola EDTI tem uma ampla experiência em consultoria, em diversos tipos de indústria, e pode ajudar a sua empresa na melhoria e na inovação dos seus processos. Entre em contato conosco por meio do nosso site e conheça um pouco mais os nossos serviços.

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