Como andam as falhas operacionais e humanas na sua empresa?
Combater os defeitos em produtos, além de erros na produção e na administração do negócio é essencial para a redução dos desperdícios.
O segredo está em o empreendedor adotar uma técnica simples de gestão da qualidade já consagrada e validada.
Estamos falando sobre uma abordagem que permite reduzir custos e aumentar a eficiência, produtividade e qualidade do produto final.
Siga a leitura para saber mais sobre o problema das falhas operacionais e como combatê-las do jeito certo.
O que são falhas operacionais?
Falhas operacionais são desvios indesejados que ocorrem durante a execução das atividades de um processo.
Elas representam situações em que o resultado real não corresponde ao resultado esperado, levando à perda de eficiência, retrabalho, desperdício de recursos e até riscos à segurança.
Essas falhas podem acontecer em qualquer etapa: na produção, logística, controle de qualidade, manutenção, atendimento ou gestão.
O que caracteriza a falha operacional é sua origem sistêmica.
Ela geralmente não depende apenas de um fator isolado, mas da interação entre pessoas, processos, equipamentos e sistemas.
Falha humana ou falha operacional?
Diferenciar falha humana de falha operacional é essencial para corrigir o problema na sua origem.
A falha humana ocorre quando um colaborador comete um erro durante a execução de uma tarefa, mesmo que todas as condições para o desempenho correto estivessem disponíveis.
Exemplos incluem apertar o botão errado, ignorar uma instrução ou esquecer um procedimento.
Já a falha operacional vai além do erro individual. Ela ocorre quando o sistema de trabalho permite, facilita ou até induz o erro humano.
Um procedimento mal documentado, um painel de controle confuso, a ausência de treinamento adequado ou um ritmo de produção excessivo são exemplos de fatores que configuram falhas operacionais.
Na prática, muitos erros atribuídos a pessoas são consequência de falhas no processo. Por isso, culpar o operador pode ser uma forma de mascarar problemas mais profundos e recorrentes.
Quais os impactos das falhas operacionais?
As falhas operacionais têm impacto direto nos resultados da empresa.
Entre os principais prejuízos, destacam-se:
- Aumento do retrabalho e do desperdício de materiais
- Redução da produtividade e da eficiência operacional
- Atrasos na entrega de produtos ou serviços
- Crescimento dos custos de produção e manutenção
- Risco de acidentes e problemas de segurança
- Danos à reputação da empresa diante de clientes e parceiros
- Multas ou penalidades em caso de não conformidade com normas regulatórias
- Comprometimento do clima organizacional, gerando desmotivação nas equipes e aumento da rotatividade.
Causas comuns de falhas operacionais
Compreender a origem das falhas é o primeiro passo para evitá-las.
Entre as causas mais frequentes estão:
- Falta de padronização nos processos
- Treinamentos insuficientes ou ineficazes
- Ausência de indicadores de desempenho e monitoramento
- Equipamentos obsoletos ou sem manutenção adequada
- Sistemas de informação desconectados ou mal integrados
- Cultura organizacional que penaliza o erro em vez de aprender com ele.
Como reduzir falhas operacionais e humanas com o Poka Yoke?
A técnica Poka Yoke (pronuncia-se pocá-ioquê) foi criada em 1961 por Shigeo Shingo, engenheiro na Toyota que ficava extremamente aborrecido ao observar falhas na produção e itens defeituosos na fábrica.
Quando um cliente reclamou que alguns interruptores fabricados pela Toyota vinham sem molas, ele desenhou um processo em que todas as peças do produto deveriam ser colocadas em um prato e só depois montadas.
Se alguma peça sobrasse no prato, seria sinal de que algo estava errado.
Esse processo praticamente eliminou a falha e se tornou o primeiro exemplo da abordagem.
O Poka Yoke é uma técnica de gestão da qualidade em processos industriais, mas sua lógica se expandiu e hoje pode ser aplicada em qualquer situação potencial que possa implicar falhas ou defeitos.
Mais importante que aplicar a técnica em si é considerar a lógica de que se há uma falha ou um defeito ou se eles podem ocorrer, é possível tomar atitudes para prevenir ou detectar antecipadamente a situação indesejada.
Para aplicar a técnica do Poka Yoke, o empreendedor pode seguir os seguintes passos:
1. Constatação (definição da falha ou defeito)
Compreensão exata do defeito no produto ou da falha na prestação do serviço ou na execução de alguma etapa.
Se possível, documente o defeito ou a falha por meio de fotos, vídeos e/ou transcrição de narrativas. Também levante estatísticas sobre a ocorrência do defeito ou da falha.
2. Análise (relação do defeito com o respectivo tipo de falha)
Compreensão das causas dos defeitos e das respectivas falhas humanas.
3. Solução (análise da natureza da solução Poka Yoke)
Como a falha pode ser prevenida? Se isso não for possível, como o defeito pode ser detectado o quanto antes?
A falha deve ser prevenida ou o defeito deve ser detectado de forma direta (sem interferência humana) ou indireta (com interferência humana)?
4. Teste da solução (análise da sua eficácia)
Averiguação da eficácia da solução em pequena escala. A solução deve:
- Eliminar a falha ou o defeito
- Ser simples e de baixo custo
- Fazer parte do processo
- Ser executada no local em que a falha ocorre
- Não deve deixar que a falha seja passada para a próxima etapa.
5. Implementação (adoção da solução)
Uso em toda a empresa.
6. Documentação
Finalização do processo de coleta de informações com as situações inicial e final, comparações e resultados obtidos.
Isso será útil para o desenvolvimento de outras soluções Poka Yoke no futuro.
Dicas de utilização do Poka Yoke para reduzir falhas operacionais
Algumas dicas para aproveitar melhor o potencial da ferramenta:
- Qual é o tipo de falha e a causa do defeito? Fique atento para detectar se a solução de uma falha ou defeito não terá impactos negativos antes ou depois da etapa que está sendo atacada
- Geração de soluções: o Design Thinking é uma técnica que inclui etapa de brainstorming para geração de ideias
- Solução é um artefato: os especialistas apontam que uma solução Poka Yoke é um artefato, algo (device em inglês) criado e fisicamente percebido para evitar a falha ou eliminar o defeito
- Exemplos de artefatos: checklists (lista de verificação), alarmes (sonoros, visuais, luminosos), identificadores, contadores de peças, restrições em softwares, formatos com combinação única, artefatos com cores e formatos diferentes, linguagem visual, uso de barreiras/restrições intencionais.
Conclusão
Falhas operacionais são um dos principais obstáculos à eficiência e à qualidade industrial.
Empresas maduras buscam entender a origem desses problemas e agir com base em dados e métodos confiáveis.
Isso passa por reconhecer que muitos erros atribuídos a pessoas podem ser evitados corrigindo detalhes estruturais nos processos.
Com padronização, capacitação adequada e uso de ferramentas como as do Lean Six Sigma, é possível reduzir drasticamente essas falhas e criar uma cultura voltada à excelência operacional.
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