7 dicas incríveis para tornar as reuniões mais produtivas

Reunir-se constantemente com a equipe de trabalho para discutir estratégias e tarefas é de extrema importância no ambiente profissional. No entanto, muitas vezes, devido à falta de organização e de um planejamento eficiente, não é possível assegurar reuniões mais produtivas e, consequentemente, bons resultados.

Produtividade e otimização do tempo são conceitos que andam juntos nesse momento. Afinal, em uma reunião em que isso não é priorizado, pode ser que as pessoas não entendam qual é o objetivo e não alcancem nenhum aprimoramento a partir dela. Por isso, é necessário ressaltar que nem sempre uma boa reunião será aquela mais extensa.

Pensando nisso, escrevemos este artigo, que vai contribuir com 7 dicas incríveis para a melhora desse encontros no trabalho. Confira agora!

1. Faça um planejamento

As reuniões são parte da rotina de uma empresa. Então, pode ser que elas nem tenham um bom motivo para acontecer, o que faz com que um objetivo específico não seja estabelecido e a produtividade seja menor.

Para que isso não aconteça, é importante que toda reunião siga uma pauta e seja o mais direta possível, sem muitos rodeios e interferências. Obviamente, as dúvidas devem ser tiradas e os questionamentos, feitos, mas o ideal é ter um momento estabelecido para isso, de modo que não atrapalhe o andamento do encontro e o planejamento de quem está conduzindo.

Além disso, é necessário que todos os participantes tenham um conhecimento prévio do assunto que será tratado. Logo, como parte do planejamento, mande um e-mail antes da reunião com o assunto e algumas referências para que os membros já estejam familiarizados com o tema ao chegar.

2. Convoque um grupo restrito

Não há necessidade de convocar várias pessoas de uma equipe para a reunião sendo que apenas um pequeno grupo participará, de fato, da conversa e terá algo a acrescentar para solucionar um problema, por exemplo.

Sendo assim, outro ponto importante é chamar apenas aqueles que farão parte do projeto. Caso contrário, haverá desinteresse e até mesmo perda de tempo para quem está ali apenas porque foi chamado.

Dessa forma, convoque pessoas que possam contribuir para aquela reunião, e não todos os integrantes, lembrando-se de quem é indispensável, para não desrespeitar os horários e prazos dessas pessoas.

3. Siga o horário

Principalmente no ambiente de trabalho, todos têm tarefas e deveres a cumprir e, desse modo, têm uma agenda a seguir. Pensando nisso, se você marcou a reunião para um horário, comece-a naquela hora e estabeleça também um tempo de duração. Lembre-se de agendá-la com antecedência, para evitar os imprevistos e as faltas.

Com isso, é possível que todos continuem as suas obrigações sem se preocupar com o horário. Ademais, uma ótima maneira de evitar os atrasos é marcando um coffee break antes de a reunião começar. Tenha também um tempo de tolerância, porém, nunca espere uma só pessoa chegar para começar. Afinal, isso prejudica os outros participantes.

4. Estabeleça condutas

Por mais informal que seja a relação entre os colegas de trabalho, a reunião é o espaço em que as decisões serão tomadas. Por isso, os participantes devem ser instruídos quanto à postura e até mesmo em relação ao modo de se vestir para que o momento seja respeitado e avaliado como de extrema importância.

Isso porque, principalmente em reuniões com parceiros, colaboradores e clientes, é essencial passar uma imagem de responsabilidade e competência para garantir o sucesso da negociação, por exemplo, o que não significa, necessariamente, ser robusto ou sério demais.

No entanto, é preciso evitar interrupções desnecessárias, conversas paralelas e condutas inadequadas. Tudo isso pode prejudicar a concentração de quem está conduzindo a reunião e dos demais membros, o que a torna menos produtiva e mais banal.

5. Escolha um bom líder

Para fazer reuniões mais produtivas, é preciso ter em mente que a condução deve ser eficiente. Por isso, nada melhor do que investir em um bom líder para o grupo. Além de contar com a habilidade de se comunicar bem verbalmente, uma boa liderança é baseada na observação dos integrantes, no modo de abordar as pessoas e na preocupação em fazer com que elas sintam-se a vontade para expressar as suas ideias.

Enfim, um bom líder é uma pessoa capaz de transmitir confiança e, além de tudo, que sabe ouvir e consegue considerar as ideias. Dessa maneira, se houver uma pessoa competente guiando a reunião, certamente, ela será mais produtiva.

O líder precisa saber guiar dentro e fora daquele espaço, oferecendo ajuda e dando feedbacks posteriormente.

6. Utilize a tecnologia

Uma boa aliada nesses momentos, que podem ser tensos e delicados, é a tecnologia. Por meio de vídeos, imagens e gráficos, por exemplo, é possível prender mais a atenção, aumentando a concentração e o engajamento dos membros.

Entretanto, é necessário escolher bem qual tecnologia usar e como, para que a reunião não fique muito cansativa e, em vez de chamar a atenção, contribua para que as pessoas se dispersem. Vale ressaltar que manter o foco é o mais importante para otimizar o tempo.

7. Finalize

Por fim, deve haver uma conclusão do que foi tratado para atingir o objetivo. É necessário também que um repasse seja feito por e-mail posteriormente, para que todos estejam por dentro dos temas abordados e das decisões.

Delegar tarefas aos membros também é importante para o estabelecimento e cumprimento das metas dentro da empresa. Sendo assim, faça isso ao final da reunião, para que todos participem ativamente e ninguém saia com a sensação de tempo perdido.

Portanto, para tornar as reuniões mais produtivas, é indispensável atentar para essas dicas. Afinal, se o tempo não é otimizado e sempre sobra algo sem ser abordado, ela se torna cansativa para os integrantes e não contribui para o crescimento da empresa. Por isso, lembre-se sempre de priorizar as tarefas e as metas, dando suporte à equipe para que todos se sintam incluídos e motivados.

Gostou de conhecer dicas para aprimorar as reuniões? Então, leia este outro artigo e saiba mais sobre os caminhos para alcançar uma liderança encantadora para os colaboradores!

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