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O que é a Lei de Parkinson e Como Aplica-la para Gerir Melhor Seus Projetos

por Marcelo Petenate
publicado em | atualizado em

A Lei de Parkinson é um daqueles códigos extra-oficiais não escritos, mas que, pela sua comprovação no cotidiano, são tidos como um parâmetro de comportamento.

Seria mais ou menos como a famosa Lei de Murphy, segundo a qual “se alguma coisa pode dar errado, então dará”.

Na verdade, dizer que algo vai dar errado apenas porque existe essa possibilidade não passa de um ditado popular sem muita comprovação científica.

É diferente da lei que é o tema deste artigo, justamente porque ela é resultado da observação atenta e da experimentação na vida real.

Por isso, vale a pena conhecê-la com mais detalhes, já que, a partir dela, será possível melhorar em um ponto crucial na vida e nos negócios: a gestão do tempo.

Fica o convite para prosseguir na leitura e entender tudo sobre a Lei de Parkinson.

O que é a Lei de Parkinson

O que é a Lei de Parkinson

Ao usar lei com letra maiúscula, sinaliza-se que se trata não de uma única regra, mas de um conjunto delas.

No caso da Lei de Parkinson, temos elencadas três regras básicas, todas relacionadas ao uso do tempo no contexto do trabalho.

Elas estabelecem que:

  • “O trabalho se expande até preencher o tempo do qual se dispõe para a sua realização.”
  • “As despesas aumentam até cobrir todos os ganhos.”
  • “O tempo dedicado a qualquer tema da agenda é inversamente proporcional á sua importância.”

Vamos entender melhor o que cada uma significa?

A primeira regra diz respeito ao uso do tempo quando temos algo para fazer.

De acordo com Parkinson, isso quer dizer que, se você tiver um dia para fazer uma tarefa, levará um dia para isso.

O mesmo acontecerá se você tiver apenas uma hora.

Já a segunda tem relação com a parte financeira e material.

Ela estabelece que é uma tendência humana gastar tudo que se ganha. Ou seja, não importa o quanto você ganhe, sempre estará propenso a “torrar” tudo.

Por fim, a terceira regra tem a ver com uma outra tendência humana, a de dar mais importância a coisas que não são tão importantes assim.

É o que acontece, por exemplo, quando estamos empreendendo e pensamos primeiro em criar um logotipo, um site ou uma página no Facebook, sem ter o negócio estruturado.

Isso significa que temos uma propensão a dedicar muito mais tempo a atividades acessórias ou sem grande relevância.

Afinal, elas são mais fáceis e nos dão uma sensação de recompensa mais imediata.

Quem foi Cyril Northcote Parkinson?

Você provavelmente já leu algo sobre a burocracia brasileira e como ela emperra nosso desenvolvimento, certo?

Pois esse era um dos grandes problemas que Cyril Northcote Parkinson enfrentou na Inglaterra na década de 1950.

A preocupação com a burocracia no funcionalismo britânico, do qual Parkinson fazia parte, fez com que ele publicasse um artigo em 1955 na revista The Economist.

Nele, Parkinson dissertou sobre a primeira regra, que seria desmembrada nas seguintes conclusões:

  • “Funcionários querem multiplicar subordinados, não rivais.”
  • “Funcionários criam trabalho um para o outro.”
  • “O total de empregados dentro de uma burocracia aumenta de 5% a 7% ao ano, independente da quantidade de trabalho a ser feito, se houver o que fazer”.

Nascido em Barnard Castle, em 30 de julho de 1909, Parkinson foi um administrador, historiador e professor proeminente.

Ele publicou mais de 60 artigos científicos, tornando-se mais conhecido pela lei que acabou levando o seu nome.

Então, fazem sentido para você as conclusões desse grande guru da gestão?

Por que é Importante Gerir o Tempo e Diminuir Desperdícios

Por que é Importante Gerir o Tempo e Diminuir Desperdícios

Pela leitura da Lei de Parkinson, importantes lições sobre o uso do tempo podem ser tiradas.

Na primeira, concluímos que, se trabalharmos, efetivamente com prazos, sem procrastinar, faremos mais coisas úteis em menos tempo.

Já pela segunda regra, aprendemos uma importante lição a respeito de estilo de vida.

A maioria de nós, na verdade, procurar viver no limite dos gastos, quando o certo é ter sempre uma sobra periodicamente.

Por fim, a terceira parte da Lei de Parkinson trata dos falsos mecanismos mentais de recompensa que adotamos.

Eles geralmente se baseiam em realizar tarefas fáceis e que geram sentimento instantâneo de ganho quando, na verdade, o lucro só vem depois do verdadeiro trabalho.

Todas elas nos levam a crer que é a partir da gestão do tempo que encontraremos a realização genuína na vida profissional e até nos relacionamentos.

Dessa forma, aplicar esse simples conjunto de regras pode trazer resultados muito melhores, já que ele permite uma série de benefícios, relacionados a partir de agora.

Ser mais produtivo

A falta de produtividade tem relação com diversos fatores externos.

Infraestrutura, benefícios e outros elementos são decisivos para tornar as pessoas mais ou menos produtivas.

No entanto, em muitos casos, as razões para a falta de produtividade não estão no contexto externo ao colaborador, mas dentro dele.

Uma pesquisa da Unicamp, por exemplo, constatou que a falta de educação financeira é diretamente responsável pela baixa produção.

É o que dizem 96% dos especialistas em RH entrevistados no estudo.

Eles obtiveram melhora na produtividade das pessoas depois de implementar um programa de educação financeira.

Esse é apenas um exemplo de que a mudança interna provoca uma alteração de comportamento que, por sua vez, leva a produzir mais e melhor.

Vale para o uso que se faz do dinheiro e, principalmente, do que se faz com o tempo.

Treinar a mente para ter foco

Não é fácil mudar toda uma série de condicionamentos cultivados durante uma vida.

Ao conhecer a Lei de Parkinson, não é difícil perceber que ela tem uma abordagem psicológica.

Isso porque a noção de tempo é muito relativa.

Uma mesma quantidade de minutos ou horas pode demorar mais ou menos a passar, dependendo do contexto.

Dessa forma, a mudança na maneira de gerir o tempo depende de uma modificação na nossa própria postura.

Essa alteração, por sua vez, não acontece do dia para a noite.

É necessário paciência, resiliência e aceitação para que os bons resultados deixem de ser esporádicos para se tornarem constantes e progressivamente melhores.

Em outras palavras: o bom uso do tempo tem ligação direta com o foco, qualidade que só é adquirida quando posta em prática sistematicamente.

Otimizar um recurso irrecuperável

“Se eu tenho tempo de sobra, porque deveria me preocupar em fazer mais coisas?”

Todos nós gostamos de tempo livre, não?

Realmente, é sempre bom ter um dia inteiro para cuidar de si mesmo, passear, comer bem ou fazer o que mais gosta.

Se a vida se resumisse só a isso, não haveria problema.

Na verdade, o ideal seria viver sem ter que se preocupar com nada além do que o descanso e o lazer.

Embora a ociosidade tenha até sua função, quando experimentada em demasia, tende a nos tornar cada vez mais dispersos e indisciplinados.

Sem foco e disciplina, a tendência é para que o tempo seja mal utilizado.

Veja que não se trata de combater a preguiça, mas de dosar bem um recurso que jamais se recupera uma vez que se perde.

Além disso, como você já viu, a verdadeira recompensa é sempre fruto do trabalho e não das tarefas acessórias, ainda que elas tenham sua relevância.

Mudar o esquema mental

Os bons profissionais de coaching falam muito sobre as chamadas “crenças limitantes”. Mas no que consistem de verdade?

Uma delas, por exemplo, é achar que as pessoas são culpadas pelos nossos problemas.

Apontar para terceiros é sempre a forma mais confortável de lidar com as próprias limitações.

No entanto, uma análise mais cuidadosa e aprofundada pode revelar que, na verdade, quem cria o problema somos nós mesmos.

Gerir mal o tempo, em última análise, é talvez o grande gerador de problemas.

O próprio termo “contratempo”, sinônimo de problema, já sinaliza para isso.

Quantas vezes não ficamos enrolados no trabalho ou na faculdade e depois colocamos a culpa no chefe ou professor que não deu tempo para fazer uma tarefa?

Ao assumir totalmente a responsabilidade pela gestão do tempo, veremos que os outros nunca são culpados pela sua falta.

Sendo assim, ao aplicar a Lei de Parkinson, esse esquema mental pode ser revertido, dando origem a indivíduos mais produtivos e menos reativos.

Adotar uma forma saudável de se recompensar

Você já parou para pensar nos reais motivos pelos quais as redes sociais são tão acessadas?

estudos que comparam os efeitos de “likes” e comentários aos das drogas em pessoas adictas.

Como todo vício, acessar as redes sociais com muita frequência pode indicar uma situação de desequilíbrio.

O que parece ser uma forma de se manter atualizado e integrado socialmente, na verdade, pode indicar uma necessidade de se recompensar fora do normal.

Não seria melhor se isso fosse revertido para algo mais saudável e efetivamente recompensador?

Pois usar bem o tempo e os recursos disponíveis é sem dúvida a maneira mais inteligente de se sentir satisfeito consigo mesmo.

Como Aplicar a Lei de Parkinson na Prática

Como Aplicar a Lei de Parkinson na Prática

Claro que Parkinson não se daria ao trabalho de encontrar a raiz do problema da burocracia sem depois apontar para soluções.

Se você quiser se aprofundar nessa interessante teoria, pode ler a obra completa “Lei de Parkinson”, disponível na Amazon, por exemplo.

De qualquer forma, uma obra dessa importância sempre rende debates e novos estudos, até mesmo porque toda ideia pode ser aperfeiçoada.

A Lei de Parkinson, tal como outras grandes teorias de base, inspirou pesquisadores do comportamento humano e de empreendedorismo no mundo todo.

Eles deram continuidade às ideias propostas por Parkinson, embora alguns deles talvez nem o tenham feito de forma consciente.

Mais à frente, vamos conferir de que maneira essa lei pode ser aplicada e as soluções propostas para os problemas que ela suscita.

Agora, vamos ver como o órgão diretivo mais importante de uma empresa pode se beneficiar da Lei de Parkinson em suas rotinas.

A Lei de Parkinson e os conselhos de administração

A Lei de Parkinson e os conselhos de administração

Embora tenha nascido no meio do funcionalismo público, a Lei de Parkinson encontra eco em todo tipo de empresa, inclusive as privadas.

Um bom exemplo de sua aplicação pode ser localizado nos conselhos de administração responsáveis por supervisionar as atividades de uma empresa.

Claro que, nesse caso, estamos tratando de grandes organizações que dispõem de uma infraestrutura mais ampla.

Nesse tipo de empresa, a gestão do tempo não é só prioritária, mas questão de sobrevivência.

Assim sendo, os conselhos de administração têm na Lei de Parkinson um ponto de apoio para orientar suas decisões por servir como uma espécie de guia.

Considerando que função do órgão em empresas de capital aberto é fazer a ponte entre acionistas e gestores, não se pode correr o risco de trabalhar sem medir o tempo.

Afinal, o pregão da bolsa de valores acontece em horário comercial, período no qual muita coisa pode acontecer.

Como usar a Lei de Parkinson no Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto, segundo o qual 80% dos problemas têm origem em 20% das causas, explica incontáveis formas de organização humana e social.

Mais à frente, quando falarmos de ferramentas úteis na gestão do tempo, voltaremos a destacar a Regra 80/20.

Antes, vale compreender essa relação com a Lei de Parkinson.

Da distribuição de riqueza e terras à proporção de tempo gasto em tarefas úteis, o que não faltam são evidências de que o ser humano tende a concentrar bens e riquezas.

Dessa forma, ao conciliar Parkinson e Pareto, ganha-se uma grande vantagem, já que fica mais claro quais devem ser nossas prioridades.

Com prioridades definidas, você pode destrinchá-las em tarefas menores até que elas sejam atingidas.

Por exemplo: você é um designer e gostaria de entregar 50 artes por dia. Essa é a sua prioridade.

Para alcançá-la, uma opção é reservar uma parte do tempo para pesquisar referências para cada uma das artes a ser feita.

Em seguida, outra parte é destinada ao tratamento das imagens para utilização e assim sucessivamente até que o grande objetivo seja cumprido.

Ferramentas para Melhorar a Gestão do Tempo

Há alguns tópicos atrás, destacamos as contribuições que pesquisadores e gestores de grande renome deram para validar a Lei de Parkinson.

Eles foram fundamentais por apresentarem soluções para os desafios diários relativos ao bom uso do tempo nas empresas.

Confira a seguir algumas dessas soluções:

Timeboxing

Um dia é composto por 24 horas, uma semana por sete dias e um mês por 31, 30, 29 ou 28 dias.

A questão que permanece é: o que fazem as pessoas que produzem mais quando a quantidade de tempo disponível é rigorosamente igual para todos?

Para muitas delas, a resposta é usar a técnica conhecida como Timeboxing.

Ela consiste em “encaixotar” o tempo, reservando quantidades limitadas de horas por dia para a realização de tarefas específicas.

Se o tempo reservado não for suficiente, você deverá parar para um intervalo, assumindo uma nova tarefa em outro “box” de tempo.

Conforme os dias passam, faça ajustes conforme os resultados alcançados.

Se uma certa quantidade de horas ou minutos se mostrar insuficiente, reserve mais tempo até que uma certa tarefa possa ser cumprida totalmente.

Técnica Pomodoro

Seria ótimo se fôssemos máquinas cujo bom funcionamento só dependesse de uma simples programação.

Embora isso seja até certo ponto possível, até chegar à excelência, é preciso avançar um passo de cada vez.

Para isso, a técnica Pomodoro é uma das mais populares na gestão do tempo, em virtude da sua simplicidade.

Ela foi criada pelo italiano Francesco Cirillo em meados dos anos 1980, e leva esse nome em referência ao cronômetro em forma de tomate usado por chefs de cozinha.

Sua aplicação consiste em:

  • Registrar as tarefas a serem realizadas ao longo do dia
  • Marcar no cronômetro o tempo de 25 minutos
  • Nesse tempo, a tarefa deve ser realizada sem qualquer interrupção
  • Quando o tempo se esgotar, a tarefa deve ser interrompida para dar lugar a uma pausa de 5 minutos
  • Caso alguma coisa o faça interromper o que está fazendo, registre o motivo e volte imediatamente à tarefa anterior
  • Ao final de 4 Pomodoros de 25 minutos, faça uma pausa mais longa de até 20 minutos
  • A quantidade de tempo pode ser ajustada para mais ou para menos, dependendo da sua disponibilidade e adequação à técnica.

Princípio 80/20

Também conhecido como Princípio de Pareto, em referência ao economista italiano Vilfredo Pareto, a técnica 80/20 parte de um conceito macroeconômico.

De acordo com a teoria, 80% das riquezas concentram-se nas mãos de 20% das pessoas, da mesma forma que 20% do tempo é responsável por 80% dos resultados.

Sendo assim, se tivermos 8 horas de trabalho por dia, 2 dessas horas serão as mais produtivas.

Esse princípio tem a ver com a terceira regra da Lei de Parkinson, que trata da prioridade que damos a coisas sem importância.

Dessa forma, para aplicar o Princípio 80/20, é preciso elencar as prioridades, ou seja, fazer primeiro o que realmente importa, como vimos anteriormente.

Lei de Parkinson em Projetos Lean Six Sigma

Outra importante relação a ser feita com a Lei de Parkinson é com o conceito e práticas da metodologia Lean Six Sigma na gestão de projetos.

Como você já deve ter lido aqui no blog da EDTI, elas tratam da melhoria contínua em processos, principalmente os industriais, direcionando esforços para a gestão da qualidade e redução de desperdícios.

Estar em constante melhoria implica usar o tempo de forma inteligente e metódica.

Portanto, ao estudar a obra de Parkinson, procure sempre estabelecer paralelos com a metodologia Six Sigma para potencializar seus resultados.

Conclusão

Pode parecer difícil no começo, mas, com tempo e a prática, todos conseguem incorporar a filosofia proposta por Parkinson ao formular sua lei.

Como agora você já sabe, isso não acontece do dia para a noite.

Mas, com calma, paciência e registros constantes, você consegue melhorar a gestão do seu tempo.

Outra forma de se manter sempre produtivo é acessar os artigos publicados no blog da EDTI.

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Investindo na sua formação, você assume o controle do tempo em vez de se tornar refém dele.

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