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O que é e Como a Melhoria Contínua Pode Potencializar Seus Resultados?

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Já faz algum tempo que a ideia de investir em uma cultura de melhoria contínua desponta entre as principais estratégias para o crescimento de empresas.

Hoje em dia, com a alta competitividade do mercado, já não basta criar um plano de negócios e contar que isso seja suficiente para alcançar bons resultados por tempo indeterminado.

É preciso se preparar para as mudanças – que fatalmente virão, muito em razão do acelerado avanço tecnológico.

Se não por demandas internas, mas por pressão do mercado (o que inclui clientes e concorrentes), o certo é que as empresas devem investir em novos processos para qualificar suas ações e os resultados que delas surgem.

E é assim porque as exigências se modificaram, tanto no que diz respeito à qualidade de produtos e serviços quanto na forma como são oferecidos ao público.

Na Era da Informação, se o consumidor não recebe uma solução eficaz, ele rapidamente acessa outras e vai em busca de empresas que entreguem a ele o que tanto deseja.

Há uma necessidade permanente de evolução. Uma melhoria contínua, de fato.

O assunto sobre o qual vamos tratar neste artigo é uma filosofia. Portanto, representa um importante valor para a organização, que busca implantá-lo em todos os seus processos, atingindo a todos os envolvidos.

Continue lendo para saber mais sobre a melhoria contínua e entender como esse processo pode ajudar a sua empresa a qualificar os resultados e se destacar no mercado.

O que é a Melhoria Contínua?

O que é a Melhoria Contínua?

Muito mais do que uma técnica ou ferramenta, a melhoria contínua é uma filosofia que tem permeado a gestão de empresas de diversos segmentos nas últimas décadas.

O termo ganhou maior força a partir dos anos 1980, mas sua origem remonta há pelo menos quatro décadas antes disso.

Esse é um conceito que nasceu dentro dos esforços para qualidade dentro das indústrias, um processo iniciado no contexto do Japão pós-Segunda Guerra Mundial.

Na época, destroçado em razão do conflito, o país asiático precisava de uma abordagem para o trabalho capaz de acelerar seu desenvolvimento e aumentar significativamente a produtividade, sem precisar de grandes investimentos.

Com a melhoria contínua, as empresas passaram a buscar métodos para atingir resultados cada vez mais expressivos, usando a experiência de lotes passados como aprendizado para produzir mais e melhor no futuro.

O processo está relacionado à adoção de ferramentas e técnicas que podem fazer a diferença em pequenas atividades, sempre olhando para os resultados para entender se a estratégia adotada gera os efeitos esperados.

Assim, entendemos que a melhoria contínua é uma mentalidade que deve guiar as atividades de todos os profissionais envolvidos e o processo produtivo como um todo.

Benefícios da Melhoria Contínua

Benefícios da Melhoria Contínua

O primeiro e talvez mais óbvio benefício de aplicar a melhoria contínua na produção é o ganho de produtividade que a abordagem promove.

Esse, afinal de contas, é um conceito que foi desenvolvido com o objetivo de garantir resultados progressivamente melhores nas entregas ao cliente.

A adoção de uma cultura com foco em acompanhar a evolução dos resultados traz como consequência inevitável uma produção mais rápida e eficiente.

Também leva a uma redução de erros e de custos na produção, já que os processos estão sob permanente análise e o nível de exigência é elevado.

Porém, toda essa mudança deve começar pela simplificação dos processos e fluxos de trabalho.

Para garantir que a melhoria contínua seja adotada com sucesso, é preciso antes se certificar de que, dentro da organização e do organograma da empresa, não existam processos inócuos, repetidos ou simplesmente inúteis.

A partir do momento que essa cultura é adotada, a empresa se torna mais flexível e capaz de se adaptar mais facilmente a novas demandas legais, fiscais ou mercadológicas.

Essa flexibilidade é o que se traduz, no fim das contas, em uma maior competitividade frente a outras marcas que ainda adotam um comportamento estático.

Por fim, uma empresa que incorpora a melhoria contínua em seu ethos pode observar ganhos importantes na motivação da sua equipe.

O processo parte da ideia que a responsabilidade para uma maior produtividade é da empresa, e não do funcionário.

Assim, a intenção é proporcionar um ambiente de trabalho organizado, eficiente e acolhedor, para que os colaboradores possam desempenhar as suas funções da melhor maneira possível.

Ferramentas da Melhoria Contínua

Ferramentas da Melhoria Contínua

São muitas as ferramentas disponíveis hoje e que dialogam com a abordagem da melhoria contínua.

Basicamente, elas são organizadas em duas categorias: ação preventiva e ação corretiva.

O primeiro grupo diz respeito às ferramentas que atuam antes da ocorrência do erro ou evento desviado do padrão de qualidade comum para a empresa.

Ações preventivas, portanto, não trabalham com erros consolidados, mas identificam indícios que apontam para potenciais desvios em médio e longo prazo.

Aqui, entram ferramentas da qualidade, como fluxogramas, histogramas, cartas de controle e outros instrumentos com foco no planejamento e no desenvolvimento de um mapa do trabalho para que não haja confusões durante a execução.

Do outro lado, o grupo da ação corretiva trabalha com o erro consolidado e busca – como o próprio nome indica – corrigir os desvios de padrão verificados.

Por desígnio, essas ferramentas e técnicas são mais comumente aplicadas durante a fase de produção em si, momento em que os fluxogramas e planejamentos serão postos à prova.

Dentro da categoria, podemos encontrar ferramentas que lidam com o erro e buscam identificar suas causas, como é o caso do Fishbone ou do Diagrama de Dispersão.

Como Fazer a Melhoria Contínua

Como Fazer a Melhoria Contínua

Até agora, falamos bastante sobre o conceito de melhoria contínua, seus benefícios e as ferramentas que podem ser aplicadas no desenvolvimento.

Mas, afinal de contas, por onde começar as mudanças que vão trazer essa mentalidade para o trabalho da equipe?

Na hora de aplicar a melhoria contínua em seus processos e no cotidiano da empresa, existem alguns princípios básicos que devem ser observados.

São elementos que indicam o caminho e a postura necessária para lidar com as situações comuns no dia a dia, de modo a alcançar uma qualidade progressivamente maior.

Continue lendo para conhecer os quatro princípios que vão ajudar a aplicar a melhoria contínua em seu negócio.

Conhecimento Técnico

Uma das partes mais importante da melhoria contínua, o conhecimento técnico é o que vai atuar como alicerce, suplantando todas as suas decisões a partir de uma base teórica e prática.

Aqui, entram todas as ferramentas e técnicas que foram desenvolvidas e testadas por estudiosos e profissionais durante décadas de produção industrial.

Metodologias como o Lean Manufacturing e o Controle Estatístico de Processos são algumas daquelas que trazem conhecimento e contribuem para criação de uma cultura voltada para a melhoria contínua.

As ferramentas da qualidade, de modo geral, ajudam o gestor a identificar junto ao seu time quais são os pontos que precisam ser melhorados, como medir a eficiência antes e depois da mudança e, ainda, qual mudança precisa ser priorizada na ordem do dia.

Foco nos pontos de melhoria

A melhoria contínua é uma abordagem que, como vimos, aponta para a necessidade de manter aberto um processo que leva a uma qualidade de entrega progressivamente maior.

Porém, a escolha dessa filosofia como cultura organizacional não pode ser justificativa para que o gestor sobrecarregue sua equipe com tarefas.

Na hora de organizar os processos de melhoria, é preciso, portanto, ter foco nas atividades que vão promover um maior impacto positivo na produção.

Aqui, é importante lembrar-se da Lei de Pareto: segundo esse princípio, 80% dos problemas são ocasionados por apenas 20% das causas – e elas é que devem ser o foco da melhoria.

Mensure corretamente e precisamente os resultados

Pouco ou nada adianta criar planos para implementar mudanças na produção sem antes estabelecer quais serão os mecanismos para medir a efetividade do que foi alterado.

Primeiro, é preciso se certificar de ter bem definidos quais serão os seus indicadores-chave de performance (KPIs) antes mesmo de iniciar o seu processo.

A base teórica pode dar uma luz na hora de entender o que precisa ser mensurado para medir a efetividade das ações e, também, como fazê-lo.

De modo geral, você deve se perguntar “qual o motivo da mudança?” – e isso já aponta para qual métrica se encaixa melhor nas suas necessidades.

Padronize os processos

Além de garantir uma melhoria contínua por meio da otimização dos processos e mensuração de resultados, é importante criar padrões na sua produção como parte da melhoria contínua.

É essa padronização dos processos que vai garantir que o problema verificado e corrigido não deve voltar a se repetir no futuro.

O caminho da produção e o detalhamento das especificações de qualidade precisam ser registrados de maneira oficial para que não haja dúvidas.

Você pode usar um fluxograma nesse momento, de modo a buscar clareza no mapa da produção.

É preciso se certificar de que o documento será distribuído entre os funcionários, permanecendo acessível para novos profissionais que venham a se juntar à equipe.

Qualidade Total e a Melhoria Contínua

É quase impossível dissociar o conceito de melhoria contínua da Gestão da Qualidade Total – GQT.

A GQT é uma estratégia de negócios que, assim como a melhoria contínua, visa levar a consciência da qualidade para todos os níveis da cadeia produtiva, do atendimento à entrega.

Com origem atrelada ao Fordismo estadunidense e ao Toyotismo japonês (saiba mais no próximo tópico), essa é uma abordagem que sugere a adoção de dados quantitativos e qualitativos na tomada de decisão.

O processo, então, garante a maior assertividade nas ações, pois não se guia por “achismos” e percepções subjetivas, enviesadas por natureza.

Pelo contrário, a estratégia está mais ligada aos aspectos da produção que são estritamente práticos e falam sobre processos e a experiência do cliente com dados.

Dentro dos princípios que guiam a Gestão da Qualidade Total, está a melhoria contínua.

O consenso entre autores é que a GQT só estará completa se houver a intenção de manter aberto o processo de mudanças, garantindo uma maior qualidade em longo prazo.

Adotando ferramentas preventivas, como o Diagrama de Dispersão, o gestor consegue monitorar os problemas que mais atrapalham os resultados e direcionar os esforços para as suas causas de maneira prioritária.

Melhoria contínua e o Sistema de Produção Toyota

O Sistema de Produção Toyota (SPT ou simplesmente Toyotismo) é mais uma estratégia de negócios que funciona entrelaçada ao conceito da melhoria contínua.

Criado pelos industriais japoneses e gurus da qualidade Eiji Toyoda e Taiichi Ono, no fim da década de 1950, o sistema tem por objetivo aumentar a eficiência e a eficácia da produção, evitando desperdícios para alcançar a maior produtividade.

O Toyotismo foi bastante influenciado pelo método criado dentro das fábricas da Ford, após uma visita técnica de Toyoda e Ono aos Estados Unidos.

A grande diferença, que os especialistas da Toyota buscavam remediar com o seu método, estaria na incidência de desperdícios.

Para os japoneses, o método Fordista acabava perdendo muito da sua produção por conta da falta de consciência de qualidade durante a produção, gerando, assim, importantes desperdícios de material e tempo.

Então, a melhoria contínua surge como um dos pilares para o Toyotismo.

Para garantir uma longevidade das mudanças e uma autogerência para o processo, eles perceberam ser necessário incutir a cultura da qualidade em todas as etapas do processo.

A intenção era – e ainda é – de garantir que as transformações tragam efeitos em longo prazo.

Para isso, seria preciso estar preparado para enfrentar novos desafios que, inevitavelmente, surgem pelo caminho.

Assim, ferramentas e métodos como o Genchi Genbutsu e o Kaizen são evocados para alcançar uma contínua inovação, além da investigação das causas dos problemas.

Melhoria Contínua e Lean Six Sigma

O Lean Six Sigma foi proposto na década de 1980 por Bill Smith, então engenheiro da Motorola.

A metodologia junta o melhor da filosofia Lean e do método Six Sigma para garantir mais eficiência na produção e uma melhora geral nos resultados apresentados.

O principal objetivo dessa abordagem é identificar e eliminar desvios de padrão que estejam causando desperdícios, atrasos ou gargalos na cadeia produtiva.

Também aumentar a produtividade e a margem de lucro de uma empresa.

Ao unir as duas abordagens em uma só metodologia, temos o melhor dos dois mundos: o primeiro combate a incidência de erros e desvios de padrão, enquanto o segundo se certifica de eliminar os desperdícios que vêm desses erros e drenam os lucros da empresa.

O que as abordagens têm em comum – e que acaba sendo o elo entre as duas filosofias – é a preocupação com a melhoria contínua.

Isso porque os processos para garantir uma produção enxuta (Lean) e diminuir a incidência de falhas (Six Sigma) só terão resultado se forem pensados em longo prazo, estabelecendo uma cultura organizacional, de maneira que os profissionais saibam agir em confluência com os princípios da qualidade.

Exemplos Reais de Melhoria Contínua

Não são poucos os exemplos factuais de como a melhoria contínua atinge os resultados de produtividade quando implementada como cultura organizacional.

O nosso primeiro exemplo vem da CADAM, empresa que opera uma mina de caulim, uma usina de beneficiamento e um porto privado no estado do Amapá.

Um crescimento rápido fez com que, em 2005, o sistema utilizado para gestão estivesse defasado, incapaz de registrar diversas das novas atividades desenvolvidas pela empresa.

Dentro dos esforços de melhoria contínua, o departamento de Tecnologia da Informação da empresa verificou que, mesmo que já existisse um software em utilização, era preciso buscar uma nova ferramenta mais completa para suas necessidades.

Muitas vezes, é o desperdício que atrapalha a produtividade de uma empresa e foi isso que foi verificado em 2014, na Log-In.

Ao analisar os processos a fundo, a empresa de logística observou que os desperdícios eram os maiores vilões de sua produtividade.

Assim, uma otimização dos processos foi ordenada e, em um ano, a Log-In recuperou o equivalente a R$ 18 milhões de receitas apenas com o corte de tarefas duplicadas ou desnecessárias.

Conclusão

Não é de hoje que a melhoria contínua desperta a atenção de gestores e profissionais que buscam uma estratégia para manter suas empresas competitivas no mercado.

Criar um planejamento antes de começar a executar o projeto segue tendo sua importância, é claro.

Porém, já não adianta mais dar esse passo e seguir um plano engessado e que permanece sem mudanças mesmo em diferentes cenários.

Atualmente, as marcas que querem se destacar e conquistar o público devem ser flexíveis.

Também capazes de se adaptar às demandas e necessidades da clientela – que mudam a todo o momento.

É nesse contexto que a melhoria contínua tem ganhado cada vez mais espaço.

Longe de ser apenas uma ferramenta ou método, o conceito descreve uma filosofia que busca estabelecer uma consciência da qualidade em todos os profissionais e etapas, do atendimento à entrega.

Ao estabelecer uma cultura de melhoria contínua entre os membros da sua equipe, o gestor contribui para que a empresa não fique parada no tempo, o que aconteceria ao entregar um valor que já não é mais útil para o consumidor.

Assim, a estratégia repercute na satisfação do cliente ao mesmo tempo que impulsiona a qualidade produtiva da empresa.

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