Descubra mais uma ferramenta Lean: O relatório A3

Já abordamos a utilidade de várias ferramentas Lean aqui em nosso blog. Hoje, vamos falar sobre a metodologia e o relatório A3, que consiste na análise de um problema, com a elaboração de medidas corretivas e de um plano de ação de forma enxuta. Ou seja, apenas com informações relevantes e práticas.

As metodologias Lean e Seis Sigma são bastante utilizadas pelas empresas no mercado atual. Porém, muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre cada uma, como funcionam e o que difere as duas filosofias de gestão. No caso do relatório A3, costuma-se utilizar o ciclo PDCA: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).

Continue acompanhando o post para saber mais sobre essa ferramenta, como utilizá-la e qual é o diferencial dela!

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As metodologias Lean e Seis Sigma são bastante utilizadas pelas empresas no mercado atual. Porém, muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre cada uma, como funcionam e o que difere as duas filosofias de gestão.





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Como surgiu o relatório A3?

A metodologia A3 começou a ser utilizada primeiramente na Toyota, na busca da solução de problemas. Escrever, desenhar ou organizar as ideias no papel pôde ajudar, em muito, a atingir o objetivo final, ou mesmo para documentar ou envolver outras pessoas no processo.

Esse modelo evoluiu até tornar-se padrão na solução de problemas dentro do sistema de produção da Toyota. Em um processo complexo, podemos imaginar uma enorme quantidade de dados e informações envolvidas. Então, como representar tudo isso de forma simples?

Na Toyota, a abordagem envolve apenas uma folha de papel de tamanho A3. Mas, por qual motivo? Na época, a troca de informações entre as plantas e localizações das fábricas era realizada por meio de fax. O formato A3 era o maior possível de ser transmitido, então, toda informação deveria estar presente nesse relatório.

Será que tem como colocar tudo dentro nesse formato? Em seu modelo original da Toyota, o relatório A3 representa o diálogo entre um mentor e um subordinado. É comum que se faça uso de figuras e gráficos. Todas as informações são lidas de cima para baixo e da esquerda para a direita.

Qual é o princípio por trás da metodologia A3?

Hoje em dia, o mais importante princípio por trás da metodologia A3 é o ciclo PDCA, uma das ferramentas do Total Quality Control (TQC, sigla em inglês para Controle Total de Qualidade). Como dito no início do post, são quatro elementos essenciais no planejamento de processos: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).

O ciclo PDCA foi criado e divulgado na década de 1950, por William E. Deming, um dos grandes responsáveis pela reconstrução da indústria no Japão após a Segunda Guerra Mundial. Para o estatístico, a chave do sucesso de qualquer projeto é o diálogo entre subordinados e mentores.

De acordo com esse princípio, essa interação permite que a verdadeira causa de um problema seja encontrada. Dessa forma, o processo tem uma melhoria eficaz e definitiva. A metodologia A3 serve, portanto, para a busca dessas soluções efetivas.

Como aplicar o relatório A3?

Algumas pessoas podem confundir a mentalidade Lean com a produção enxuta. Mas, na verdade, a filosofia Lean envolve toda a organização, em suas diferentes esferas, tanto de produção como administrativa — o que inclui a elaboração de relatórios.

Assim, a própria limitação de espaço desse formato acaba por auxiliar na apresentação das informações, já que devemos colocar somente o que é realmente relevante. Com a simplicidade na exposição das ideias, há uma constância de propósito essencial na busca por soluções efetivas.

As apresentações devem ser claras e de fácil entendimento, sem exagero na quantidade de palavras. Além disso, devem ser explicadas em, no máximo, cinco minutos. Em resumo: específicas o suficiente para que decisões sejam tomadas.

O relatório A3 sempre deverá contar uma história com princípio, meio e fim. Os usos mais comuns de utilização dessa ferramenta são:

  • história de proposta;
  • história de solução de problemas;
  • história do status;
  • história das informações.

Normalmente, os projetos navegam por todos os tipos. Inicia-se com uma história de proposta e, à medida que os problemas surgirem durante a implantação, poderemos utilizar um formulário A3 para história de solução de problemas.

Para contar sobre o avanço da proposta com cada conclusão de fase, podemos contar a história do status e, por último, a história das informações para mostrar os resultados obtidos. A construção do relatório A3 não obedece a uma regra específica de layout, mas em uma apresentação básica, teremos:

  • um cabeçalho com o tema do que será desenvolvido;
  • uma coluna na esquerda, em que podemos definir e analisar o problema, ou seja, a parte crítica do processo, pois sem uma correta visão da situação podemos não chegar a uma solução adequada;
  • uma coluna na direita, com o plano de implementação, os resultados e as ações futuras — aqui, o foco deve ser dado aos resultados.

Dentro dessa construção, devemos nos preocupar com os aspectos mais relevantes. No caso do relatório A3, é necessário focar na análise do problema, que deve ser realizada corretamente, de modo específico e de forma que compreenda completamente o problema.

Dessa forma, será mais fácil identificar a causa raiz e, consequentemente, melhor será a implementação do plano de ação. Portanto, os resultados serão obtidos com mais facilidade e precisão.

Pontos que merecem atenção

Como falamos, não há um padrão para a construção dessa ferramenta, mas algumas orientações podem simplificar nossa tarefa:

  1. Apresentar os dados da forma mais simples possível — quanto menos for necessário explicar as informações, melhor é o trabalho. Procure utilizar gráficos, diagramas ou desenhos;
  2. As palavras utilizadas devem ser de fácil compreensão, pois o trabalho pode envolver diversos níveis e públicos. Por isso, devemos ser cuidadosos com as terminologias técnicas;
  3. Todo conteúdo deve ser visível. Procure por um tamanho adequado, só mostre o que pode ser realmente visto com facilidade;
  4. Lembre-se do foco nos dados e nas informações contidas no relatório. Evite utilizar cores ou layouts chamativos — as pessoas devem voltar sua atenção para o conteúdo e não para o modo como ele é exibido;
  5. Da mesma forma, evite o desequilíbrio visual, como gráficos de tamanhos diferentes e falta de alinhamento das estruturas. Tudo para evitar chamar a atenção para outro ponto que não as informações;
  6. O fluxo de informações deve ser claro. Então, podemos utilizar setas para indicar a ordem a ser seguida na leitura para o entendimento das informações.

Quais são as vantagens do relatório A3?

O sucesso da metodologia A3 está na sua agilidade, clareza e concisão. Em primeiro lugar, porque parte da documentação de todo o processo, desde a raiz do problema até o levantamento de ações práticas para a solução. Organizar a questão de maneira simples e didática é de grande ajuda para avaliar o cenário.

Dessa forma, as causas do problema são mais facilmente localizadas e, então, a tomada de decisões estratégicas se torna mais eficaz. No mesmo sentido, o relatório A3 permite que várias pessoas no local de trabalho contribuam para a solução de problemas.

O diálogo em diferentes níveis de hierarquia garante uma análise mais ampla e, normalmente, mais correta das causas e das possíveis condutas de melhoria. Por último, mas não menos importante, a ferramenta serve como um exercício de objetividade. Assim, permite que a questão seja estudada de perspectivas relevantes.

Como implementar essa metodologia?

Como você percebeu, o relatório A3 conta uma história. Para criá-lo, é preciso focar nas informações mais importantes para o encaminhamento do processo com um projeto claro e eficaz. Por mais que algumas pessoas considerem essas características como sendo triviais, é na concisão que reside o brilhantismo da metodologia.

Por isso, algumas etapas ajudam a encontrar a melhor solução do problema. A seguir, entenda como cada passo da criação de um relatório A3 parte de uma pergunta-chave.

Título e definição: qual é o problema?

Pense na questão central que está desencadeando a adoção dessa metodologia. Partindo disso, elabore um título para o relatório e reflita sobre a definição do problema. Veja como pode ser feito o raciocínio, sempre com muita objetividade nas respostas:

  • Por que é importante resolver esse problema?
  • Qual cenário secundário promove esse problema?
  • Como o problema está afetando os objetivos da empresa?

Análise do problema: qual é o contexto do problema e sua condição atual?

Depois de resumir em poucas palavras as respostas das perguntas anteriores e definir o título do relatório, deve-se analisar o problema em foco. Nesse ponto, use números, fatos e datas.

O Gráfico de Pareto deve ajudar a inserir as informações em uma organização que leve em conta a priorização do problema e a frequência de sua ocorrência. Essa é, provavelmente, a seção mais importante do relatório, pois somente com a delimitação precisa do cenário é que será possível estudá-lo corretamente.

Identificação das causas raízes: o que está levando a esse problema?

Conforme a equipe envolvida começa a observar o problema com mais clareza, inclusive entendendo os impactos dele nos negócios, as causas raízes ficarão mais evidentes. O questionamento deve ser bastante profundo e contar com o valioso feedback de todos.

Afinal, se houver falha na identificação da causa principal do problema, o Plano de Ação não será capaz de eliminá-la definitivamente. Logo, pode ser que esse erro no processo volte a aparecer mais tarde.

Definição de metas: qual é a condição almejada?

Depois das etapas anteriores, está na hora de começar a pensar nas soluções. Para isso, é preciso entender primeiro qual é a condição-alvo, isto é, o que se espera de mudança após a resolução do problema. O ideal é que esse cenário ideal esteja alinhado ao valor do produto e à redução ou eliminação de desperdícios.

Nessa etapa, também vale a pena desenhar um diagrama ou expor a melhoria almejada em números. Na definição dessas metas, lembre-se de priorizar os objetivos bem estruturados e, é claro, possíveis de serem alcançados.

Elaboração do Plano de Ação: como chegar à condição almejada?

Agora, chegou a vez de elaborar um Plano de Ação. As contramedidas propostas precisam ter a descrição de sua importância para o alcance do cenário-alvo, bem como o método, o responsável e o prazo de execução. Para tanto, a ferramenta 5W2H deve ajudar bastante:

  • what (o quê?);
  • why (por quê?);
  • where (onde?);
  • when (quando?);
  • who (quem?);
  • how (como?);
  • how much (por quanto?).

Follow-up: quem vai acompanhar o Plano de Ação?

Por fim, é importante que o relatório também conte com uma seção de follow-up, para o acompanhamento dos resultados. Os responsáveis por cada meta devem incluir suas observações sobre a execução das ações propostas, como a forma com que avaliarão o desempenho e as medidas para compartilhar os aprendizados.

Essa é uma boa ferramenta para ajudar a sintetizar as informações e reduzir a quantidade de papéis e relatórios gerados em um projeto com falhas — que muitas vezes não cumprem os objetivos propostos.

No entanto, devemos lembrar que a metodologia A3 é tão boa quanto o processo utilizado para criá-la: se temos um método estruturado, eficaz na identificação e na resolução de problemas, a utilização ajudará bastante no tratamento da situação. Caso contrário, em nada contribuirá para alcançarmos nossos objetivos.

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