As tecnologias estão se renovando constantemente e as necessidades de uma empresa têm se tornado cada vez mais complexas. Além disso, a crise econômica que atingiu diversas organizações torna urgente que se comece a pensar em soluções para manter os resultados esperados.
Em um cenário no qual é preciso cortar custos e inovar para atender à demanda cada vez mais variada do público, manter uma gestão eficaz é um desafio cada vez maior. É nesse contexto que a Filosofia Lean aparece como solução.
Afinal, os processos não precisam se complicar para atender às novas demandas.
Na verdade, eles devem ser otimizados para que se possa fazer uma busca por soluções por meio da integração dos setores. Simplificar o fluxo do processo não é uma tarefa difícil, mas precisa da colaboração de todos.
É preciso saber que tipos de mudanças vão precisar ser realizadas.
Para saber como a Filosofia Lean pode ajudar a concretizá-las, acompanhe os próximos tópicos!
O que é Filosofia Lean?
Essa metodologia diz respeito a enxugar os desperdícios por meio de um processo que os identifica e elimina rapidamente, com foco na produtividade e no que o consumidor realmente valoriza.
Para que isso aconteça, é preciso pensar na Filosofia Lean não apenas como uma prática de redução de custos, mas também como uma forma de pensar da própria organização, levando em conta a cultura da empresa.
Afinal, é preciso que todos os funcionários estejam comprometidos com a mudança, já que todo o layout de uma linha de produção pode ser modificado se o diagnóstico apontar desperdícios.
Esse conceito é capaz de apresentar resultados tão eficazes que, hoje, não funciona somente em fábricas, mas já foi adaptado aos escritórios, buscando mais produtividade nas atividades administrativas.
Os 8 desperdícios do Lean
Para colocar tudo isso em prática, o chamado Lean Manufacturing (“manufatura enxuta” em inglês), uma nomenclatura mais antiga, lista 8 desperdícios que podem ser eliminados em um processo. Veja quais são:
- Espera: o tempo gasto esperando por pessoas, equipamentos ou qualquer elemento que seja essencial para a produção;
- Defeito: alguma falha no produto, que demandará o reparo ou o reinício do processo, o que poderá causar prejuízos;
- Transporte: todo deslocamento de local que é desnecessário ao produto;
- Movimentação: o fluxo de pessoas em torno de informações ou ferramentas que não são verdadeiramente úteis à produção;
- Inventário: uma quantidade exagerada de produtos em estoque pode indicar problema de qualidade, por exemplo;
- Excesso de produto acabado: quando a produção vai além do que foi pedido pelo cliente, isso pode acarretar em prejuízo;
- Processamento excessivo ou em falta: qualquer etapa de processamento do produto final que não faça diferença para as necessidades do cliente;
- Conhecimento dos colaboradores: recentemente adicionado, tem a ver com o baixo aproveitamento do conhecimento dos funcionários em vez do estímulo ao intelecto que poderia trazer bons resultados à empresa.
Vamos falar das vantagens da Filosofia Lean? A sua empresa terá mais economia de material, estoque, espaço e pessoas. E o investimento poderá ser menor também, o que poderá aliviar o balanço financeiro.
Agora, pare um pouco e reflita: você nunca percebeu algum procedimento irrelevante que atrapalha a produtividade do setor em que trabalha? Por menor que seja, ele é uma falha no processo.
Assim como esse procedimento, também podem existir outros em diversos setores, causando um prejuízo maior do que se pode imaginar.
Então, é essencial observar quando há cada um desses tipos de desperdício, que evitam que a organização alcance resultados surpreendentes no futuro.
Qual é a origem do Lean?
A história começou com o fim da Segunda Guerra Mundial, após o Japão ter sido devastado pelo lançamento das bombas em Hiroshima e Nagasaki, além de sofrer sérios problemas de reestruturação econômica.
Nesse período, a reconstrução do país era de necessidade imediata, mas a produção em massa não conseguia atender às demandas por variedades de produtos, inclusive, na indústria automobilística.
Por isso, a Toyota criou um sistema que enxugava gastos desnecessários com um estoque alto, o que aumentou a velocidade do fluxo de caixa, atendendo, dessa forma, à necessidade por variedade. Esse modelo foi chamado de Sistema Toyota de Produção.
O resultado? A metodologia deu tão certo que outras empresas japonesas a implementaram, o que fez com que, poucos anos depois, o Japão ganhasse mais estabilidade econômica, exportasse produtos e influenciasse indústrias do mundo inteiro com o novo sistema.
Como a conhecemos hoje, a Filosofia Lean surgiu com a nomenclatura de Lean Manufacturing, criada pelos pesquisadores do Programa Internacional de Veículos Automotores do MIT (Massachussets Institute of Technology), em substituição ao nome de Sistema Toyota de Produção.
O Lean ficou conhecido no mundo inteiro com a publicação do livro “A Máquina que Mudou o Mundo”, em 1990, escrito pelo professor do MIT, James P. Womack, juntamente com Daniel T. Jones e Daniel Roos.
Mesmo tendo sido criado há muito tempo, esse modelo vem se tornando mais popular no Brasil, especialmente, quando grandes organizações o adotam, a exemplo da DELL, Danaher, Embraer, dentre outras.
Quais são os princípios da Filosofia Lean?
O livro “O Pensamento Lean”, publicado por Womack e Dan Jones, relata como funciona o processo da Filosofia Lean, que pode ser resumida nos 3 P´s:
- propósito: é sobre como a empresa poderá solucionar o problema ou as necessidades do cliente, levando em consideração os próprios lucros;
- processos: essa questão diz respeito à avaliação da própria empresa sobre os fluxos na cadeia de valor para atestar se são realmente eficazes e apropriados para os resultados de produtividade;
- pessoas: é a indagação se cada processo tem um funcionário responsável e engajado em avaliar se a cadeia de valor está seguindo a Filosofia Lean e as metas da empresa da forma apropriada.
É importante estudar todas essas etapas antes de aplicá-las para realmente entender a nova cultura organizacional que está sendo criada. Isso faz parte da transição do pensamento atual da empresa para o enxuto.
Os pilares da Filosofia Lean
O que sustenta os princípios que mencionamos acima? Confira as duas bases para o Pensamento Lean:
- Just in Time (JIT): balancear quantidade, local e tempo na medida certa para evitar produzir mais do que a demanda requer;
- Jidoka: estabelecer o que é o trabalho do ser humano e o que pode ser automatizado pelas máquinas, o que otimiza os acertos.
É preciso ter vontade e disponibilidade para participar da série de mudanças que vai atingir a hierarquia tradicional, os trabalhos que já estão sendo feitos e os hábitos que podem ser prejudiciais.
Para você perceber o quanto a cultura empresarial é envolvida com esse pensamento, o termo “Lean” é substituído pelo próprio nome da empresa em diversas organizações que utilizam o modelo, o que mostra que aquilo já está no seu DNA.
A adaptação do Lean para escritórios
Mas, afinal, os princípios da Filosofia Lean só funcionam para a indústria? De forma alguma, inclusive, é possível adaptá-la para diversas áreas, incluindo a da saúde, como veremos mais adiante.
Se você quer entender, por exemplo, como pode ser aplicada na realidade de um escritório, é só refletir em como o acúmulo de papéis desnecessários, a burocracia e o layout desorganizado podem prejudicar o bom funcionamento.
É necessário que um colaborador faça um mapeamento dos pontos desnecessários e estude os processos, colocando os princípios citados acima em prática.
Com as mudanças da metodologia aplicadas ao cotidiano desse tipo de empresa, ocorre a economia de tempo, mais agilidade com a reorganização do layout e padronização dos processos, além da melhora na situação financeira com a eliminação de desperdícios.
Como funciona o Lean na área da saúde?
Você já aprendeu como funciona a Filosofia Lean na indústria e nos escritórios. Agora, resta saber como ela pode ser aplicada na área da saúde. Essa adaptação das ferramentas da metodologia original é chamada de Lean Healthcare, que foca o bem-estar do paciente.
É importante ressaltar esse ponto porque podem existir várias soluções interessantes apontadas pelos colaboradores, mas que não ajudam o enfermo.
Por exemplo, se uma ideia foca a economia de recursos em longo prazo para um hospital, mas interfere negativamente na percepção de valor do paciente, ela deve ser descartada.
Assim, tendo o paciente em foco, é possível fazer um mapeamento do fluxo de valor, adaptando a observação dos desperdícios percebidos em uma indústria. Confira o que pode ser eliminado para otimizar a produtividade:
- superprodução: tudo que está sendo feito em uma proporção maior do que a demanda;
- transporte: o deslocamento de profissionais, pacientes e materiais que seja mais demorado do que o essencial e que pode ser otimizado com ajustes;
- movimentação: o fluxo de profissionais à procura de medicamentos ou pacientes, o que pode ser reorganizado;
- tempo: a quantidade de tempo perdida na espera por atendimentos, resultados, autorizações, dentre outros, dificultados por alguma burocracia;
- defeitos: procedimentos equivocados, informações erradas ou outros exemplos que podem colocar em risco a saúde do paciente;
- processamento: duplicação desnecessária de procedimentos ou informações que podem comprometer a fluidez do processo;
- inventário: qualquer prejuízo relacionado aos materiais, medicamentos, produtos, dentre outros.
Note que, provavelmente, algum desses desperdícios foi observado por quem já foi paciente em hospitais, clínicas ou em outra instituição de saúde.
Alguns dos procedimentos mais burocráticos podem ser notados pelos próprios profissionais de saúde, mas muitas dessas falhas são notadas diretamente pelo paciente.
Em uma área que trata de situações delicadas, enxugar esse tipo de desperdício é fundamental, mesmo que alguns pareçam inofensivos.
Ao colocá-los em um esquema geral da organização, será possível perceber que todas as falhas se acumulam na percepção de quem está enfermo, o que influencia diretamente os cuidados com a saúde.
As vantagens são muitas. A produtividade vai aumentar e os retrabalhos vão ser eliminados, o que vai resultar em melhorias no atendimento e funcionários mais aptos a lidar com os desafios.
Com isso, todo mundo sai ganhando, o que inclui, principalmente, os pacientes, que vão poder receber um tratamento mais humanizado.
Como colocar em prática o Lean na área da saúde?
O cenário atual também afeta o setor de saúde. A chegada de novas tecnologias e as modernizações na área podem fazer maravilhas por todos ou simplesmente bagunçar um sistema que já é desorganizado.
Por isso, adotar a Filosofia Lean se torna uma necessidade cada vez mais imprescindível. Isso vai preparar a sua organização para as mudanças que ainda vão chegar em um futuro próximo, levando em consideração que a revolução digital vai dar lugar a outra muito em breve.
O Lean não é um programa, mas uma mudança na cultura da empresa, um compromisso assumido por todos os colaboradores. Dá para enxergar o Lean Healthcare como um aperfeiçoamento que nunca vai acabar.
Não é fácil, mas também não é impossível. A grande vantagem é que os resultados vão fazer todo o esforço valer a pena. Confira as dicas a seguir para começar a aplicá-lo na área da saúde:
Autonomia para os funcionários envolvidos
Isso acontece quando a gestão passa a responsabilidade da solução de problemas para o funcionário que está mais próximo da questão, mesmo que esteja em uma hierarquia inferior.
À medida que os colaboradores se sentem mais confiantes para executar mudanças para resolver problemas, o envolvimento deles com a empresa cresce.
É essencial que todos compartilhem dessa filosofia para que o aperfeiçoamento, como dissemos anteriormente, possa ser constante.
Quando os funcionários podem finalmente aplicar a sua percepção na resolução de problemas no setor, o nível da organização só aumenta.
Objetivo de ter valor para o paciente
Para entender a motivação de seguir a Filosofia Lean, é preciso levar em consideração que a percepção de valor pelo paciente é o principal objetivo. Nem sempre isso está atrelado aos custos financeiros, como pontuamos antes.
Afinal, o paciente também precisa se sentir satisfeito com o atendimento realizado, a pontualidade dos procedimentos e o respeito da equipe em geral.
Ao mapear o fluxo de valor, os colaboradores precisam visualizar cada etapa buscando se colocar no lugar do paciente para apresentar melhorias.
Esse mapeamento é diferente dos outros abordados no Lean Healthcaring porque vai focar também o ser humano. Com a equipe inteira se esforçando para montá-lo, o conhecimento sobre a própria gestão vai se tornando mais aprofundada e a conexão com o paciente se torna mais sólida.
Propósito claro para todos
Um dos maiores problemas de empresas da área da saúde é identificar as prioridades no meio de sistemas desnecessariamente complicados.
Quando aplicada corretamente, a Filosofia Lean foca o que deve ser mais importante. Para isso, é preciso que existam conversas documentadas entre todos os setores para tentar estabelecer metas e um plano para alcança-las.
Um exemplo para colocar em prática esse plano, é elaborar um quadro com o paciente inserido em um triângulo, com as metas nas pontas. Isso serve para lembrar que a intenção é gerar valor para o paciente.
Por isso, as métricas utilizadas para medir o sucesso serão tanto a evolução que está sendo feita para atingir a meta quanto o conforto do enfermo.
Respeito por toda a equipe
Um sistema de hierarquia dificulta a aplicação da Filosofia Lean, porque é preciso que os gestores aceitem que a nova metodologia pode inverter algumas situações, como, por exemplo, de algum funcionário da frente operacional apresentar mudanças de um setor e receber apoio do seu gerente.
Para que o Lean Healthcare funcione, é preciso que exista espaço para a inovação de todos os lados, não apenas de quem cuida do nível estratégico.
Além disso, é preciso cuidar do colaborador. Se uma das mudanças apontadas consistir em eliminar o cargo de alguém, é preciso que a gestão consiga realocar esse funcionário para que ele não tema participar das inovações.
Representação visual do processo
Para que todos possam ter uma visão geral da implementação da Filosofia Lean, é preciso que a visualizem, de fato. Por isso, é bom afixar as informações, desafios e melhorias nas paredes de lugares que apenas os funcionários frequentam.
Recursos como canetas coloridas e post-its ajudam a chamar a atenção. À medida que as propostas vão mudando, a representação também muda.
Essa medida é importante porque, normalmente, os quadros de avisos são trocados com tão pouca frequência que ninguém mais presta atenção neles, quase como se fossem invisíveis.
O objetivo de estar sempre mudando a representação visual do Lean Healthcare é conferir dinamicidade ao processo.
Flexibilidade das soluções
E se as medidas tomadas por meio da implementação da Filosofia Lean não apresentarem os resultados esperados? É hora, então, de determinar o que está causando as dificuldades para que o desempenho possa ser melhorado. Isso requer um regimento flexível, um objetivo de se aprimorar continuamente.
Isso também vale para procedimentos que funcionaram, mas que precisam ser atualizados, ou soluções que podem estancar os maiores problemas, mas vão precisar passar por experiências para chegarem ao melhor nível possível.
O processo está sempre passando por mudanças e é bom ter em mente que sempre existem formas de aperfeiçoar ainda mais.
Que metodologias podem complementar a Filosofia Lean?
Para aprimorar cada vez mais uma organização, é preciso estudar os métodos que podem fazer a diferença nos resultados. Em vez de tentar colocá-los como rivais, pense em como pode usar a combinação para aperfeiçoar o que você sabe que pode melhorar.
Lean e Seis Sigma
Muita gente confunde esses dois termos ou não consegue perceber que as duas filosofias podem se complementar. Por isso, é bom abrir um tópico para que possamos explicar a diferença.
Seis Sigma (ou Six-Sigma) diz respeito a apresentar solução ao eliminar a variação de processos para que a empresa possa ter uma produção estável e de mais qualidade.
Para isso, a metodologia coleta dados para que possa analisá-los e descobrir o que causa a variação.
Assim como a Filosofia Lean, Seis Sigma é uma mudança na cultura da empresa, já que requer que gestores e funcionários da linha de frente trabalhem juntos na solução do que está atrapalhando o desempenho. Isso funciona em empresas dos mais variados segmentos.
A diferença consiste no fato dessa metodologia buscar tornar o processo mais eficaz e, para isso, toma medidas para reduzir as falhas e a variabilidade encontradas.
Já a Filosofia Lean quer aumentar a rapidez da produção ao eliminar os desperdícios. Como se pode perceber, ambas são complementares e apresentam bons resultados à empresa.
Você pode treinar os colaboradores na metodologia Seis Sigma com a criação de um pequeno projeto a ser aplicado na empresa, utilizando jogos interativos, dentre outras ideias.
Kaizen e a Filosofia Lean
Outro tópico que suscita dúvidas entre as pessoas, o Kaizen também pode ser complementado com a Filosofia Lean, mas apresenta diferenças.
Esse termo pode ser definido como melhoria contínua, o que, assim como o Lean e o Seis Sigma, requer o envolvimento de todos os colaboradores.
As chamadas “melhorias Kaizen” são sutis e focadas na produtividade da empresa de forma constante, com resultados bastante visíveis no futuro.
O que difere o conceito Kaizen da Filosofia Lean é que o primeiro é a implementação de avanços e o segundo é a subtração de desperdícios na produção.
Contudo, as melhorias Kaizen funcionam perfeitamente como complemento do Seis Sigma e do Lean, já que todos partilham também a necessidade de fazer parte da cultura da empresa.
Deu para entender o conceito e as aplicações da Filosofia Lean? A ideia de realizar alterações que exijam tanto compromisso pode assustar alguns, mas se você quer ter mudanças profundas, é bom se comprometer a executá-las.
A partir do momento em que o pensamento Lean é assimilado na cultura da sua empresa, torna-se mais fácil manter o aprimoramento constante e a colaboração de todos os funcionários.
Isso será especialmente útil em momentos de crise ou de intensas mudanças tecnológicas, como a que estamos vivendo agora.
É preciso saber implementar mudanças para sobreviver no presente e continuar tendo relevância no futuro, o que torna importante ter um gestor em Lean.
Por isso, buscar mais conhecimento na temática é fundamental para começar a ver resultados.
É complicado tentar executar a Filosofia Lean sem uma base técnica adequada, o que pode atrapalhar mais a situação.
Assim, se você quer aplicar o que aprendeu diretamente na área da saúde, é bom saber apresentar a sua ideia e a mostrar a sua capacidade para executá-la, por meio de uma certificação Lean Healthcare Green Belt.
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