Tudo que você precisa saber sobre o diagrama de Ishikawa

Uma empresa sempre passa por bastantes adversidades ao longo de toda a sua trajetória. Seria impossível, e até estranho, não lidar com algum problema durante o dia a dia, tanto interna quanto externamente. Afinal, contratempos fazem parte da rotina corporativa e são um desafio que constantemente enfrentamos para nos fortalecer pessoal e profissionalmente.

No entanto, algumas ferramentas podem ajudar cada um a lidar com problemas diversos e propagar a qualidade. O diagrama de Ishikawa foi desenvolvido nos anos 1960 por um engenheiro japonês de controle de qualidade. Seu nome é Kaoru Ishikawa, daí o nome de sua criação.

De lá para cá, esse tipo de desenho gráfico sofreu algumas alterações, evoluiu e se adaptou conforme as necessidades atuais. Como o próprio criador disse: “a otimização da qualidade é uma atividade contínua e sempre pode ser aprimorada”.

Então, conheça, neste post, tudo sobre esse diagrama ― seus objetivos, como fazê-lo e as vantagens de sua utilização nas empresas. Boa leitura!

A definição e função do diagrama de Ishikawa

Conhecido como diagrama de causa e efeito ou diagrama de espinha de peixe, é uma das principais ferramentas que fazem parte da gestão da qualidade. Basicamente, é um método que busca organizar o raciocínio na localização de causas raiz de diversos problemas que prejudicam processos organizacionais, por meio da associação do efeito a ser estudado com as causas mais problemáticas. É muito utilizado no Seis Sigma.

Geralmente, os Green Belts (líderes de projetos de melhoria) irão utilizar essa ferramenta no momento de identificar a causa raiz do problema. Esses problemas podem ser classificados de acordo com 6 tipos de causas principais que comprometem a resolução de uma operação (máquinas, materiais, mão de obra, medida, método e meio ambiente).

Os 6 Ms do diagrama de Ishikawa

Você notou que todos eles começam com a letra “M”? Então, em virtude disso, essas causas também são chamadas de “6 Ms”. Porém, vale lembrar que nem todos os processos usam todos esses “Ms” para fazer a análise das causas, pois são avaliados quais deles têm maior relevância para o problema em questão. A seguir, você conhecerá cada um e suas principais características.

1. Máquina

Muitos problemas são decorrentes dos equipamentos e máquinas. Podem ser causados por uma manutenção incompleta ou ausência de um procedimento preventivo. Dessa maneira, é fundamental supervisionar periodicamente todos os maquinários para que sempre tenham um bom desempenho e, assim, prejuízos sejam evitados.

É interessante estabelecer uma agenda para a realização dessas inspeções. Dependendo do controle de uso dos equipamentos, você pode estabelecer um período para que essa supervisão aconteça e o responsável por essa atividade certifique a segurança.

2. Materiais

Esta causa refere-se ao uso de materiais/insumos no processo. Pode ser relacionada com itens com volume incorreto ou fora das especificações, por exemplo. Algumas empresas cometem muitos desperdícios, justamente por falta de controle, e acabam por realizar gastos com itens cujo uso deveria ser moderado.

Em razão disso, é imprescindível ter um bom relacionamento com fornecedores e parceiros, para que eles possam oferecer produtos corretos, na demanda necessária e, claro, na qualidade ideal.

3. Mão de obra

Refere-se ao modo de agir dos funcionários na realização das atividades. Esse tipo de problema pode ser causado por imprudência, pressa, ausência de capacitação e falta de comprometimento. É fundamental orientar os colaboradores a não negligenciar nenhum procedimento e incentivar a responsabilidade deles como forma de garantir o sucesso da empresa.

A realidade é que todos os profissionais são suscetíveis a erros. De uma forma ou de outra, temos que ficar atentos a essa premissa. Por isso, as empresas devem utilizar o Poka Yoke, que é um mecanismo à prova de falhas, cujo objetivo é evitar a ocorrência de deficiências nos processos de produção.

4. Medida

Esta classificação está relacionada às causas que envolvem os equipamentos de medida, sua calibração, a efetividade de métricas e indicadores de variações de resultados, avaliações incorretas, se o controle está sendo feito, se ocorre no período necessário, entre outros fatores.

Como foi citado no primeiro M, é importante manter uma periodicidade para realizar as vistorias, porém sempre partindo do princípio de que não se pode monitorar em demasia, nem mesmo esquecer a importância dessa atividade.

5. Método

Esse “M” remete aos procedimentos e técnicas adotados pela empresa durante as atividades. Eles podem acontecer com o auxílio de ferramentas de planejamento e softwares específicos. Ou seja, é a maneira com que você planeja o desenvolvimento de suas ações e controla de perto o que está acontecendo.

Talvez, em algumas situações o método precise sofrer alterações para melhor se adequar à política da empresa ou, até mesmo, passar por uma atualização no seu sistema. Pois existem grandes problemas ligados a softwares ultrapassados e que geram muito retrabalho dentro de setores diversos.

6. Meio ambiente

Por último, talvez o mais importante, se tratando de comprometimento mundial, esse “M” avalia e certifica as boas práticas que precisam ser feitas em relação ao meio ambiente. Essas são as causas referentes aos ambientes interno e externo da empresa:

  • problemas internos: falta de espaço, ruído, layout inadequado, entre outros;
  • problemas externos: instabilidade do clima e poluição.

É essencial ter um local de trabalho proveitoso para todos os colaboradores, pois assim eles terão um estímulo maior para realizar suas funções. Dessa forma, é possível reduzir a rotatividade dos funcionários, diminuir custos trabalhistas e, consequentemente, aumentar os lucros.

Os 4 Ps do diagrama de Ishikawa

Existem áreas com uma nomenclatura diferente, mas que dialogam de forma semelhante na identificação da causa e efeito. É o caso da área de Gestão de Pessoas, cujas ações ocorrem dentro do setor de Recursos Humanos. Eles possuem 4 parâmetros, e sua definição pode ser conferida agora:

Políticas

Nenhuma empresa é igual à outra, por mais que sejam do mesmo dono. Existem aspectos individuais que diferenciam suas respectivas visões e missões. Esse “P” fala justamente do conjunto de normas e premissas que ajudam no gerenciamento integral, tanto da produção quanto das pessoas.

Muitos dos problemas encontrados aqui acontecem quando a empresa se dispõe a fazer um serviço que vai totalmente contra a própria carta magna e ideais. Isso geralmente acontece quando uma organização procura copiar uma estratégia que deu certo em outra empresa e tenta executar da mesma forma.

Procedimentos

É conjunto de práticas que envolvem toda a administração de um produto ou serviço, desde a consideração até o momento em que chegam ao consumidor final. Por isso, trata-se de todo o cuidado que se deve ter na hora de fazer uma venda e procurar atender às necessidades de alguém.

Para isso, é preciso analisar os impactos certos processos ou estratégias podem causar e qual pode ser a melhor forma de chegar ao seu público sem ser invasivo. O pós-venda também precisa ser considerado, bem como as alternativas de fidelização do cliente.

Pessoas

Possivelmente, esse talvez seja um “P” muito árduo, não só para a elaboração do diagrama de Ishikawa, mas para todo e qualquer tipo de implementação. É sempre mais interessante optar por um método para expor e incentivar boas práticas a querer impor regras e exigir que todos os colaboradores se comprometam severamente a elas.

O investimento em treinamentos, a possibilidade de preparar um profissional para uma capacitação ou estimular a conquista de certificações para melhorar a imagem da empresa são sempre boas alternativas para realizar a gestão de pessoas.

Planta

Esse último “P” tem a ver com tudo o que diz respeito à produção. A atenção começa desde a formação do layout da planta, que deve especificar e denominar cada máquina mapeada, passando pela comercialização até a gestão dos produtos.

Normalmente os exemplos que esse “P” traz são ligados à falta de organização ou à possibilidade da mudança da produção para uma área maior, que acontece quando uma empresa muda de sede ou está instalada em um prédio alugado e não pode mais permanecer nele.

A elaboração do diagrama de causa e efeito

Desenvolver um diagrama de causa e efeito não é uma tarefa tão complicada como muitos pensam, é tudo questão de prática e com o tempo você ganha habilidade em identificar com mais facilidade os problemas. Se você nunca teve a oportunidade de fazer o diagrama de Ishikawa, basta seguir alguns passos:

  • determinar qual é o problema (ou o efeito) a ser analisado;
  • levantar e analisar todos os dados e informações relacionados;
  • reunir uma equipe multidisciplinar que possa ajudar na criação do diagrama ― é importante unir colaboradores que vivenciam diretamente o problema para participar do brainstorming (do inglês “tempestade de ideias”, atividade desenvolvida para explorar a potencialidade criativa de uma pessoa ou um grupo);
  • estudar, categorizar e priorizar as causas principais para que, enfim, sejam criadas ações focadas em solucionar as causas prioritárias desse problema;
  • por fim, desenhar o diagrama de acordo com os 6 M. Aqui é fundamental ter bastante cuidado, pois é esse desenho que toda a equipe vai seguir.

A partir das principais dificuldades listadas, é preciso pensar em práticas que vão ajudar a reduzir ou eliminar as causas do seu problema. Porém, sempre pensando de forma racional, em vez de propor coisas que não se pode cumprir. Confira, abaixo, 3 planos de ação para demonstrar como isso pode ocorrer:

  1. Se determinada empresa costuma gastar muito dinheiro com fornecedores, um plano de ação simples e eficaz é o de fechamento de contratos para novos parceiros, prezando sempre por um preço mais baixo.
  2. Se equipamentos e máquinas precisam de manutenção constante, basta fazer a troca de maquinários antigos, defasados ou que acabam tendo mais avarias e defeitos.
  3. Por fim, se uma causa dos gastos elevados são honorários e salários altos, é preciso procurar soluções como a redução da equipe e a redistribuição de funções.

As principais vantagens e utilidades

São muitas as vantagens de utilizar essa ferramenta de qualidade no âmbito organizacional. O diagrama de Ishikawa pode ajudar não só em assuntos profissionais, mas também nas demandas pessoais do cotidiano, basta que você saiba pôr em prática. Conheça as 5 principais vantagens para que você possa se orientar a respeito:

  1. Identifica todas as variáveis que podem gerar um acidente operacional, a partir da exploração máxima dessas variáveis.
  2. Leva todos os colaboradores envolvidos na atividade a se engajarem com os resultados.
  3. Pode ser aplicado como mecanismo estatístico para o controle da qualidade total de produtos e serviços.
  4. É perfeito para quem está implantando (ou já implantou) um sistema de gestão da qualidade (SGQ ISO 9000 e SGQ ISO 14000).
  5. Gerencia as ideias levantadas e discutidas em um brainstorming, motivando a participação de todas as equipes envolvidas no processo de melhoria.

Entre as muitas utilidades diagrama de Ishikawa, citamos agora algumas que apontam o quanto essa técnica pode ajudar na preparação para um mercado competitivo e o fortalecimento da imagem da sua empresa dentro ou fora de um ambiente virtual.

Desenvolver softwares

Na busca por algo que diminua os gargalos e torne mais prática a rotina de seus colaboradores, o desenvolvimento de softwares é uma possibilidade que a elaboração do diagrama de Ishikawa traz. Assim, você soluciona as necessidades da empresa e constrói um software que vá ao encontro do que a empresa precisa.

Marketing de relacionamento

O relacionamento é uma forma eficiente para atrair e cativar clientes. E todo o marketing realizado com esse objetivo precisa ser pensado com estratégias para que a empresa se aproxime da vida dos consumidores (potenciais e efetivos). Essa é uma forma de enriquecer e fidelizar seu contato.

Marketing de conteúdo

Se sua empresa está começando a investir em marketing digital, o diagrama de Ishikawa pode ser útil para você começar a elaborar estratégias de marketing de conteúdo, a fim de chamar a atenção da sua persona (cliente ideal) e conduzi-la a um processo de decisão de compra que a leve a optar por seus serviços e, com isso, sua marca seja fortalecida.

Uma solução para boas práticas

Como você percebeu, ao longo deste artigo, o diagrama de Ishikawa atua como uma importante ferramenta que ajuda a atingir o sucesso de sua empresa. Ao identificar a causa de um problema, soluções precisam ser tomadas para que a qualidade nos serviços seja sempre garantida.

Viu só como o diagrama de Ishikawa é uma ferramenta imprescindível para as empresas? Esperamos que as informações compartilhadas ao longo destas linhas tenham ajudado você a esclarecer um pouco mais sobre o assunto.

Se você gostou deste conteúdo, talvez se interesse por nosso artigo sobre Metodologias ágeis e os seus benefícios. Continue conosco e tenha uma boa leitura!

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