Afinal, o que é gestão por processos?

Para ser bem-sucedida, toda organização precisa aproveitar ao máximo os recursos disponíveis, pessoas, equipamentos, tecnologias, etc. Mas não adianta apenas ter os recursos, é preciso fazer uma gestão por processos. Caso contrário, por melhor que sejam a estrutura e as pessoas, sem processos claros e simples, a empresa perderá muita produtividade.

Mas afinal, o que é gestão de processos? Quais são os benefícios? Continue a leitura e descubra a resposta a essas perguntas por meio de exemplos práticos.

O que é gestão por processos

A gestão por processos representa a integração entre todas as funções desempenhadas por uma empresa em seus vários departamentos, contrariando o conceito de gestão por setores e seções utilizado nas organizações. Essa divergência tem confundido bastante a compreensão do conceito e a sua abrangência na organização.

As empresas funcionam como organismos vivos, com pessoas e atividades funcionando de maneira interdependente. A gestão por processos irá fortalecer essa visão sistêmica, favorecendo a melhoria em nível global. Isso é muito enfatizado no método Seis Sigma.

Na prática, as empresas quase nunca executam atividades por uma única área, e sim com um grande envolvimento de diversas áreas e departamentos, criando-se até equipes específicas.

Em síntese, a gestão por processos é uma técnica utilizada para reavaliar, aprimorar e padronizar os processos de trabalho. Com uma estratégia sistematizada bem elaborada, permite a participação de toda a equipe na construção.

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Otimização na gestão do tempo

Administrar o tempo é saber o que priorizar e tomar medidas para aumentar a efetividade das tarefas, reduzindo o tempo e a quantidade de recursos gastos e aumentando a produtividade.

As gestões por processos e do tempo caminham juntas. Ambas contribuem para que os colaboradores mantenham o foco nas atividades principais, eliminando retrabalhos e automatizando tarefas. Elas possibilitam uma melhor distribuição e organização das tarefas, facilitando o gerenciamento da rotina e até mesmo de projetos mais complexos.

Um exemplo simples da sua aplicação é na quantidade de reuniões realizadas na empresa, que podem ser reduzidas e otimizadas, liberando a equipe para o que é mais importante e reduzindo custos.

Inclusive, para otimização do tempo e gestão melhor das atividades, é possível utilizar o 5W2H, uma ferramentas que estabelece responsabilidades para as atividades.

Integração entre as áreas

Quando se trabalha na gestão por processos, valoriza-se a integração das áreas, facilitando as relações interpessoais dentro da organização e identificando problemas de vários setores de forma concomitante, unificando a empresa.

Os colaboradores passam a ter uma visão macro da firma, facilitando a sugestão de novas ideias e o entendimento da importância da sua atividade para o cumprimento do objetivo.

É fundamental que todos os colaboradores estejam cientes da necessidade de se ter novos padrões de excelência, para que, dessa forma, possam estabelecer melhorias nos processos, otimizando os resultados.

Rapidez na tomada de decisão

Ao se analisar os dados e mensurar resultados na gestão por processos, é possível obter informações preciosas para tomada de decisões acertadas, auxiliando na escolha de prioridades e norteando os processos em todos os níveis, do estratégico ao operacional.

Imagine, por exemplo, uma padaria. Digamos que seja estabelecido o processo para que, ao chegar a determinado nível de estoque, a matéria-prima ou o produto finalizado seja solicitado ao fornecedor. Para facilitar o processo e evitar falta de estoque, pode-se criar alertas e até e-mails automáticos para o fornecedor, garantindo a chegada do pedido no tempo correto.

Utilizando essa técnica, o gestor passa a ter a habilidade de antecipação, respondendo às inquietações do mercado em tempo hábil e potencializando suas oportunidades de negócios.

Realização de mapeamento sistematizado

Mapear processos de forma sistematizada na sua empresa é fundamental para a estrutura organizacional e para uma gestão mais eficiente. Com sua realização, você poderá ter novos insights, para o aprimoramento e evolução do seu negócio, a partir de análises para detectar e priorizar problemas.

Todo processo tem uma entrada e uma saída, e, muitas vezes, na troca de informações entre os setores, informações se perdem. Isso faz com que rotinas desnecessárias perdurem, tomando bastante tempo do procedimento.

Por essa razão, é importante a construção de fluxos de trabalho para a realização de todas as alterações que forem necessárias, garantindo a melhoria dos processos. Essa ação dará maior fluidez às atividades.

O mapeamento também auxilia a visualizar claramente os pontos fortes e fracos, além de ser uma ótima forma de melhorar a compreensão sobre os processos, podendo otimizar ou até mesmo eliminar os que não agregam valor.

Investimento em tecnologia

Os sistemas tecnológicos são feitos para automatizar as atividades da empresa, simplificando e incrementando a segurança dos processos.

A tecnologia possibilita integrar facilmente todas as áreas, aumentando a velocidade da comunicação entre elas, com validações para garantir que os dados informados estejam corretos e facilitando a gestão por meio da análise de dados, gráficos e indicadores.

Além de melhorar os processos internos, é possível utilizar os sistemas para melhorar o relacionamento com os clientes, criar produtos e serviços para a necessidade dos consumidores e aumentar as vendas.

Qualidade do produto ou serviço

A qualidade do produto ou serviço é alcançada quando a empresa acompanha todo o processo, e não apenas verifica resultados. A gestão eficiente dos processos faz com que a empresa oferte apenas produtos e serviços que estejam dentro do padrão de qualidade exigido pelos órgãos reguladores e pelas normas internas.

Uma grande empresa de engenharia, por exemplo, é vistoriada por vários órgãos (de meio ambiente, análise estrutural, urbana, etc.) ao criar e executar um projeto. Ter gestão por processos garantirá que todas as normas necessárias sejam seguidas, assegurando que a obra não seja embargada e, assim, reduzindo custos e tempo de conclusão.

Dessa forma, aumenta-se a satisfação do cliente, melhorando os resultados da empresa, visto que as necessidades estão sendo atendidas, o que agrega valor ao produto ou serviço.

Melhoria contínua e associação da estratégia da empresa

Como diz o ditado popular: “nada é tão bom que não possa ser melhorado”. Podemos dizer o mesmo sobre processos. Os japoneses criaram para isso o termo kaizen, que significa “melhoria contínua” e é a base do Lean Manufacturing.

Essa prática foi, e continua sendo, essencial para que as empresas japonesas sejam hoje reconhecidas mundialmente como modelo em qualidade, custo e durabilidade. Seu foco principal é na eliminação de desperdício, controle de qualidade, fluxos contínuos, estoques enxutos e entregas rápidas.

Todos os processos devem levar em conta esses fatores, desde os processos gerenciais até os operacionais, e esse conjunto reduz custos e aumenta a competitividade e os lucros.

Como você viu, a gestão por processos permite um maior entendimento das relações de causa e efeito e das dificuldades ao longo da cadeia, além de melhorar a imagem da empresa perante o cliente. Embora seja um processo minucioso, você pode contar com a tecnologia para automatizar os processos e ganhar eficiência.

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