Saiba como estabelecer a cultura de melhoria contínua na empresa

Hoje em dia, grande parte das empresas possuem seus próprios programas de melhoria. No entanto, a maioria deles acaba não se tornando parte integral do modelo de negócios da organização.

Existe uma série de formatos diferentes, desde programas de sugestões individuais aos esquemas de trabalhos grupais, como os círculos de controle de qualidade. Mas por que a cultura de melhoria contínua é tão importante?

O que acontece é que oportunidades para realizar melhorias surgem o tempo todo em diversos setores das empresas.

Ainda assim, se os responsáveis por esses programas não estiverem conectados e de acordo com as necessidades do negócio (nem com suas estratégias), como saber onde concentrar as melhorias? Ou como saber quanto deve ser melhorado?

Por isso a cultura de melhoria contínua é importante, pois se não fizer parte do dia a dia da empresa como um todo, é impossível obter clareza sobre as necessidades ou os propósitos da ação.

Pensando nisso, resolvemos elaborar um artigo para ajudá-lo a compreender sobre o assunto, além de compartilhar uma série de dicas sobre sua implementação. Tenha uma boa leitura!

Entenda o que é a melhoria contínua

Assim como o nome sugere, trata-se de um esforço contínuo, que possui como objetivo melhorar processos, produtos ou serviços por meio da diminuição de desperdícios e do aumento de qualidade geral.

É claro que o esforço contínuo é interessante, pois ele garante vantagem competitiva para negócios que o aplicam de maneira eficaz — o que é um processo natural, mas nem sempre tão simples.

É comum encontrar empreendedores que se depararam com dificuldades nos programas de melhoria no passado e hoje mal conseguem mais ouvir o termo.

No entanto, é altamente comum que tais programas sejam aplicados de maneira errada ou ineficaz, o que resulta em uma grande quantidade de trabalho desperdiçado.

Por isso, é tão importante que a real intenção da melhoria contínua fique muito clara para os envolvidos no programa, que tenha métricas e que essas sejam criteriosamente executadas.

Melhor dizendo, a melhoria contínua precisa ser interpretada como mais do que um programa, mas, sim, uma mudança cultural a ser impulsionada dentro da organização.

Pensando dessa forma, não existe período ou prazo limite para a cultura da melhoria contínua.

Compreenda o termo Kaizen

“Mudar para melhor” ou, simplesmente, Kaizen. Conheça um termo amplamente adotado, cujo sentido suporta a perspectiva de que, mesmo que seja a incrementar, absolutamente tudo pode ser melhorado.

Melhorias incrementais graduais são certamente desejáveis e representam qualidade elevada com menores custos, menos desperdício, processos mais simples e maior satisfação dos clientes e colaboradores.

Com o Kaizen, pode-se compreender a melhoria não como um mero programa, mas como um “estilo de vida”.

Do mesmo modo como o Kaizen é adotado, por exemplo, pelo sistema Toyota de produção, como uma parte crítica, líderes e gerentes de organizações devem demonstrar dedicação e propósitos constantes a favor da melhoria contínua.

Tudo deve ser feito de maneira duradoura e com o objetivo de satisfazer os clientes, reter empregos e manter-se à frente da concorrência.

Crie e estabeleça a cultura de melhoria contínua no seu negócio

Separamos quatro metodologias complementares que devem ajudá-lo no estabelecimento da melhoria contínua na sua empresa. Confira quais são a seguir!

Kata

É desenvolvido internamente na Toyota um hábito (do que eles se referem como Kata), que deverá ser seguido diariamente pelos membros que compõem a organização.

O significado de Kata é “maneira de se fazer”. Já na filosofia Lean, pode-se compreender o significado como “forma, rotina e padrão de comportamento que deve ser praticado até que se torne completamente natural”.

Seu objetivo é desenvolver habilidades ou maneiras de se pensar diferentes, ou melhor, circuitos mentais bem treinados que não atendem soluções repetidas, mas maneiras científicas e sistemáticas de desenvolver e solucionar situações incertas.

Para aplicar o Kata, é necessário que um mentor do processo supervisione um aprendiz, a fim de garantir que ele esteja seguindo e aplicando os métodos diariamente.

Ele é responsável por apontar e estabelecer quais condições são motivadoras e deverão trazer os melhores resultados para o aprendizado geral da equipe e para a empresa.

Kaizen — administração

É seguro dizer que existem três métodos eficientes e comuns de implementar a cultura da melhoria contínua no meio empresarial, sendo a primeira delas destinada a administração.

Esse método envolve questões importantes e garante progressos tanto na implantação quanto na moral da equipe.

Um líder deverá separar ao menos 50% do seu tempo para que o aprimoramento seja aplicado — que poderá relacionar-se com práticas diversas, que vão depender do seu perfil empreendedor: desde a utilização de papel de rascunho até compartilhar informações relevantes.

De modo simples, tais práticas devem tornar-se padrões, para que todos os membros da empresa possam segui-las.

Caso o resultado seja possível, mas isso não ocorre, é necessário que a disciplina seja criada. Se ainda não for possível, um treinamento deverá ser oferecido ou os padrões, revistos e simplificados.

Kaizen — grupo

O espírito de equipe está intrinsecamente ligado aos processos de melhoria, o que requer o envolvimento de todos presentes na organização para que os processos sejam aperfeiçoados.

Grupos devem ser formados com membros de todos os setores da empresa, cada um com seu devido líder — que estará responsável por informar o grupo sobre o andamento dos processos e fazê-lo agir em cima disso.

De modo geral, grupos Kaizen atuam realizando estudos sobre problemas que devem ser solucionados.

Cada problema deverá ser definido como simples ou complexo, a fim de avaliar quais ferramentas ou auxílios serão necessários para que a melhoria ocorre de maneira eficaz.

Kaizen — pessoas

Esses são realizados por meio de sugestões, que possuem o objetivo de estimular as pessoas a se emprenharem mais na realização de suas tarefas.

Tal sistema precisa ser funcional e bastante dinâmico, pois também servirá como uma ferramenta de avaliação de desempenho para os membros de todos os setores da empresa.

Conheça alguns dos benefícios da cultura da melhoria contínua

Uma estratégia de melhoria contínua é, basicamente, um conjunto de atividades que tem como objetivo gerar melhorias contínuas e graduais aos processos, serviços e produtos da organização atravé de ações e medição diária.

Além dos benefícios já citados e da capacidade que a melhoria contínua tem de gerar um diferencial competitivo de mercado para organizações que a aplicarem corretamente.

Ainda podemos citar mais algumas vantagens da cultura de melhora contínua. Confira a seguir algumas que separamos para você, caro leitor:

  • são lógicas e métodos voltados para pessoas, o que impacta diretamente a produtividade pessoal;
  • influencia a organização como um todo, uma vez que a cultura de melhoria contínua é voltada para os processos;
  • pode ser aplicada em qualquer lugar ou ambiente;
  • tais filosofias e logísticas tendem a ser baratas, ou seja, mantém um ótimo custo-benefício;
  • simplifica os fluxos de trabalho, facilitando e tornando mais eficiente o esforço aplicado;
  • reduz os desperdícios e custos gerais dos projetos;
  • gera mais flexibilidade para o negócio;
  • reduz os erros e problemas;
  • impacta positivamente na moral dos membros.

Por fim, quando a cultura de melhoria contínua é implementada e incorporada nos valores da empresa, certamente, um reflexo claro disso poderá ser observado nos resultados, no ato da contratação e do treinamento dos colaboradores.

Uma empresa que se destaca nesse quesito possui sinais de melhoria contínua visíveis em cada um de seus aspectos e níveis, pois se trata de um “estilo de vida”, e não de um programa.

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