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Aprenda o que é o ciclo PDCA e como usá-lo na sua empresa

Você sabia que o PDCA pode fazer grande diferença na hora de encarar a tarefa desafiadora de gerenciar os processos na sua empresa?

São tantas atividades para coordenar, planejar, analisar e colocar em prática. Fora os imprevistos que acontecem e dificultam o caminho para atingir os objetivos preestabelecidos.

A metodologia ajuda você e sua equipe a lidarem com diferentes níveis de dificuldade. Afinal, basta saber aplicá-la corretamente nas tarefas diárias da sua corporação.

Você consegue ver mais sobre esse método nas nossas certificações, então aproveite para conhecer os cursos de Green Belt e Black Belt.

O ciclo PDCA é um método que ganha cada dia mais destaque no mercado. Pois ele permite uma melhor organização das demandas através de um sistema de divisão em etapas.

Esses estágios incluem planejamento, revisões e práticas aplicadas continuamente em diferentes processos do seu negócio.

Se você quer aprender o que é ciclo PDCA e como essa ferramenta facilita a otimização dos serviços nos departamentos da sua empresa, continue lendo este post que te mostraremos mais sobre o tema!

O significado do ciclo PDCA

O PDCA é uma adaptação do ciclo de Deming, também chamado de Ciclo de Shewhart, criado por Walter A. Shewhart e Willian E. Deming.

Trata-se de uma maneira de gestão baseada em quatro passos básicos. Desse modo, eles são indicados pelas siglas em inglês: Plan (Planejar); Do (Fazer); Check (Verificar); Act (Agir).

Cada etapa conta com um conjunto de procedimentos diferentes. No entanto, todos com o objetivo principal de promover a melhoria contínua no seu empreendimento.

É de grande importância entender que a metodologia PDCA deve ser aplicada ininterruptamente. Isto é, sem interrupções ou pausas. Pois só assim você garante melhores resultados.

Ele é iterativo, ou seja, se repete várias vezes, sempre aprimorando os resultados obtidos anteriormente. Caso alguma fase seja esquecida, isso provocará um choque em todo o processo.

A utilidade do ciclo PDCA no mercado surgiu devido ao seu alto potencial de organização de tarefas. Visto que segmenta o trabalho em etapas, de forma que os erros e acertos sejam vistos com clareza.

Muitos adeptos à metodologia Seis Sigma aproveitam-se desta ferramenta para criar um roteiro alternativo ao DMAIC nos mais diversos projetos.

Etapas do Ciclo PDCA

Agora chegou a hora de entender cada conceito que divide este instrumento em quatro fases e como eles devem ser aplicados.

Planejar (Plan)

A primeira etapa é a de planejamento. Uma vez que ela é a base do gerenciamento necessário para melhorar os resultados da sua organização.

Se você não definir corretamente o seu problema, ao chegar na próxima etapa, perceberá que sua solução não foi eficaz.

Trata-se de um plano de ação que será detalhado após a identificação, reconhecimento das características e descoberta das causas principais do problema.

Fazer (Do)

Nessa fase, ocorre a realização de tudo que foi acordado no seu plano de ação. Como resultado, todos os resultados são gerados a partir daí.

Vale salientar que o nível dos seus resultados depende da “qualidade” das ações e do nível de execução do plano de ação proposto.

Verificar (Check)

A terceira etapa é uma oportunidade de refletir sobre os resultados obtidos. Da mesma forma que também sobre o comprometimento de todos os envolvidos na implementação das ações definidas.

Você poderá identificar a diferença entre o que foi realizado e o que foi planejado no seu plano de ação, verificando o cumprimento dos padrões da qualidade.

Agir (Act)

O último estágio é de realizar ações corretivas nas diferenças encontradas na fase anterior. Eventualmente, ocorrerá a padronização e conclusão do ciclo de melhoria.

No caso de sucesso, esta é a etapa que integra dois importantes ciclos de gerenciamento — melhoria e manutenção dos resultados.

Benefícios do PDCA

O PDCA é uma ferramenta estratégica que permite sistematizar os processos do seu negócio com mais qualidade.

Sua equipe terá capacidade de se organizar produtivamente nas suas atividades. Pois cada fase do ciclo é bem demarcada e possui finalidades específicas.

Este método otimiza o trabalho e contribui no aperfeiçoamento do desempenho das tarefas do seu time. Uma vez que a organização proporcionada ajuda na tomada de decisão e num olhar amplificado em relação ao projeto.

Cada etapas indica os pontos positivos e negativos, trazendo consigo a aplicação de medidas corretivas e preventivas. O que gera um conhecimento aprofundado das demandas.

Além de facilitar na realização de escolhas bastante conscientes, esta grande ferramenta de gestão favorece o alcance de metas.

Por definir o trabalho de forma segmentada e detalhada, permite ao seu colaborador coordenar as ações para conseguir cumprir com os seus objetivos.

Sendo altamente organizado, permite uma melhor identificação e correção de lacunas. De tal forma que fica muito mais fácil enfrentar obstáculos e alcançar os seus objetivos.

A seguir, detalhamos um pouco mais sobre esses benefícios que o ciclo PDCA traz ao seu negócio.

Auxílio na tomada de decisões

A metodologia PDCA ajuda a conhecer os pontos positivos e negativos de um negócio, justamente por possuir grande foco na melhoria.

Alguns cursos, como o Lean Manufacturing,  ajudam o profissional a ser mais produtivo em um ambiente de trabalho, diminuindo os desperdícios e fazendo o constante uso das ferramentas de qualidade.

O estudante pode começar entender essa ferramenta sendo White Belt e conforme sua dedicação e disponibilidade tornar-se um Black Belt.

Além de receber o título de especialista, o colaborar melhora a sua qualificação e ajuda o seu empreendimento a crescer consideravelmente.

De qualquer modo, optar pelo achismo acaba por gerar prejuízos e perdas dentro de suas ações. Estudar todas as facetas da proposta para depois tomar a decisão é uma das utilidades do método PDCA.

Minimiza Custo

O uso do ciclo PDCA permite que a sua empresa teste uma mudança de processo em pequena escala. Isso antes de gastar em um método cujo o funcionamento não é certo ou que requer ajustes.

O seu negócio pode funcionar normalmente enquanto você analisa o efeito de uma mudança no processo. Um novo método pode exigir ferramentas adicionais para entrar em produção.

Mas antes de adquirir qualquer adicional, a sua organização pode testar, através do PDCA, o processo para garantir os resultados desejados, como aumento de produtividade ou melhoria da qualidade.

Ampliável

Visto que você verifica e analisa com sucesso uma nova técnica ou método de processo, a sua empresa pode expandir o experimento. Tendo a garantia de que ele proporcionará os benefícios esperados.

Isso pode ser observado quando um novo método de produção proporciona variadas melhorias em um setor. E passa a ser incorporado nos demais departamentos a fim de expandir as eficiências no seu empreendimento.

Qual a proposta da metodologia PDCA

A proposta da metodologia é assegurar um processo de aperfeiçoamento sem fim. Para que isso aconteça, é fundamental que exista a efetividade de todas as ações de um negócio.

Por exemplo, para fazer um plano orçamentário detalhado dentro da sua empresa, é imprescindível pesquisar, traçar metas e identificar novas soluções estratégias ao corrigir problemas já diagnosticados.

Além disso, você deve explorar diferentes possibilidades que garantam a eficácia da implantação desse projeto.

Em uma etapa posterior, é necessário levantar dados, cruzar informações, realizar treinamentos, criar caminhos mais concretos e colocar em prática a sua idealização.

E com o conhecimento adquirido, você deve verificar se os pontos estão realmente apresentando eficiência e se existe algum que precise de atualizações nas formas de estudo.

Porém, todo o trabalho realizado por você e sua equipe acaba sofrendo com uma pausa por motivos diversos. E nessa hora que o PDCA entra em ação.

Sem a realização da correção das falhas e da implementação de contextos positivos analisados, não existe viabilidade para seguir em frente com o projeto. Muito menos para otimizá-lo.

Esse plano orçamentário deve ser válido para o planejamento estratégico de qualquer setor da sua organização, do marketing ao operacional, mantendo dinâmica a busca por uma melhoria contínua.

Ferramenta PDCA: Como aplicá-la com sucesso

Temos certeza que a sua empresa deseja que o seu negócio prospere e receba um bom feedback daqueles que consomem seus produtos e serviços.

No entanto, alguns departamentos acabam por repetir processos e oferecer uma rotina de trabalho que não incentiva o seu colaborador a procurar por melhorias.

Com a metodologia utilizada no PDCA, este cenário pode ser facilmente alterado. Confira a seguir alguns pontos fundamentais para o seu empreendimento alcançar o sucesso.

Liderança da equipe

Um profissional alcança o nível de liderança quando ele desenvolve características imprescindíveis para essa função.

E dentre algumas das atribuições que essa pessoa precisa dominar, estão a capacidade de lidar com diferentes tipos de pessoas, ter boa comunicação, se expressar com clareza e pensar estrategicamente.

Além de tudo isso, um bom líder deve ter agilidade em solucionar problemas e nisso a esta metodologia pode auxiliá-lo.

Mas saiba que existe uma grande diferença entre chefe e líder. Portanto, não confunda os termos.

Os chefes são trabalhadores que só querem delegar funções, ditar regras que acabam engessando processos dentro da empresa Raramente eles ouvem ou aceitam uma sugestão de melhoria de um membro do seu departamento.

Com o uso desta ferramenta é de extrema importância ouvir a opinião dos colaboradores, reconhecer o talento dos membros dos seus times, entender a eficácia das ações de marketing, entre muitas outras coisas.

Mas não dependa apenas do PDCA. Você precisa ter foco e comprometer-se para construir um bom engajamento da sua imagem e oferecer uma boa gestão no seu empreendimento.

Afinal de contas, trata-se de um ciclo que necessita ser avaliado constantemente, pois a evolução depende da prática.

Qualificação técnica

Como se trata de uma ferramenta de qualidade, o profissional interessado no ciclo PDCA investe na sua qualificação e acaba descobrindo certos aspectos que até então não havia percebido.

Atitudes que visem mais a praticidade promovem mudanças significativas dentro de um departamento e oferece melhor aperfeiçoamento de serviços a todos no seu negócio.

Alguns gestores iniciam esta metodologia primeiramente no seu local de trabalho. Com o objetivo de testar a eficácia de seu uso e perceber os pontos em que, gradativamente, a mudança acontece.

É uma ótima forma de mostrar o quanto as pessoas envolvidas evoluíram e incentivar um conhecimento técnico em relação à melhoria de processos para os demais.

Trazendo este incentivo, o aparecimento de projetos realizados acontecerá. Você saberá que valeu a pena investir no estímulo da criatividade e da procura por tendências que revelam novos meios de inovação.

Aplicação do conhecimento

O PDCA permite que gestores e colaboradores sejam capazes de perceber o grande valor do conhecimento dentro da sua empresa.

Não se trata de saber mais ou ter uma experiência comercial maior que os outros. Mas sim sobre conhecer processos a fim de deixá-los estruturados.

E como consequência disso, todos passam a entendê-los e executá-los conforme sua competência na organização.

Existem muitas ocasiões de substituir um funcionário ausente por outro, gerando incertezas e falta de discernimento em relação à tomada de decisões.

Esse cenário acontece todas as vezes que uma marca deixa de estruturar e detalhar em um projeto o significado e a descrição de cada atividade exercida dentro da sua função.

É muito comum um gerente estruturar a sua linha de produção e aperfeiçoar os aspectos do local usando o PPCP. Porém, as diretrizes não foram descritas em um documento.

Neste caso, a estrutura obtida em uma nova filial, por exemplo, não será a mesma da sua matriz.

Perceba que a gestão do conhecimento é um caminho no qual é mantido e conservado o controle e o monitoramento total da imagem empresarial.

Ao aplicar tal ciclo para a avaliação dessa ausência de desenvoltura, os resultados mostrarão o quanto o seu empreendimento não tem proporcionado a sabedoria das atividades que caracterizam seus serviços e produtos.

Logo, não perca tempo e comece a realizar esse importante detalhamento antes que um importante colaborador fique ausente e você não saiba como administrar esse afastamento.

PDCA e PDSA, qual a diferença?

Apesar da semelhança com os nomes, muitas pessoas acreditam que o PDCA e o PDSA têm o mesmo significado. No entanto, é preciso entender que tratam-se de metodologias diferentes.

As diferenças estão justamente nas etapas de cada ferramenta. Enquanto no PDCA você tem Plan-Do-Check-Act, o PDSA usa a lógica Plan-Do-Study-Act (em português, planejar-fazer-estudar-agir).

O PDCA surgiu primeiro e sua aplicabilidade é vasta, principalmente quando trata-se da gestão e resolução de projetos diversos.

O PDSA, por sua vez, foi pensado para ter como foco os eixos do aprendizado e da melhoria de um produto ou processo existente no seu negócio.

Inicialmente, o propósito de sua criação era torná-lo um complemento ao PDCA, justamente devido à sua utilidade na elaboração de um novo conhecimento.

Esse método também foi estruturado pelo estatístico W. Edwards Deming e é tido como uma espécie de evolução natural do ciclo PDCA.

No meio de tantas diferenças entre ambas as metodologias, a principal mudança, portanto, é a troca de duas etapas: saída da fase check (verificar) e a entrada da fase study (estudar).

Pode parecer pouca coisa, mas essa simples alteração traz à tona um comportamento enfático em que se parte do princípio de que é preciso mais do que apenas averiguar a qualidade dos processos.

Mostra-se vital explorar as funcionalidades de tais processos para adquirir outros conhecimentos e, com isso, obter algum novo aprendizado de algo.

Aplicações práticas do PDCA

Esta metodologia pode ser aplicada em diversas áreas, dentre elas podemos citar a Engenharia da Qualidade, Gestão Hospitalar, Gestão Empresarial e a Gestão da Carreira.

Mas falaremos aqui um pouco sobre a Gestão Hospitalar e algumas das suas curiosidades.

Apesar do modelo PDCA ter sido desenvolvido no mundo corporativo, os gestores hospitalares evidenciaram sua efetividade também no ambiente de saúde.

Por meio da metodologia, tornou-se viável determinar necessidades existentes, apontar novas estratégias e analisar todos os custos da área da saúde.

Para isso, é fundamental que os administradores da área aprofundem seus conhecimentos em processos organizacionais, na humanização das atividades em saúde, nas habilidades pessoais e no levantamento adequado das despesas.

Além disso, é fundamental planejar a implantação do PDCA, visando que toda a equipe hospitalar esteja envolvida nos processos de melhoria da gestão.

Conclusão

Você pôde perceber no nosso post que são diversas as vantagens que o ciclo PDCA traz para o seu negócio a fim de promover variadas melhorias.

Assim sendo, torna-se evidente que contar com um método de gestão com tal metodologia garante eficiência e eficácia ao trabalho realizado pela sua equipe no seu empreendimento.

Pois facilita-se muito uma melhor organização das tarefas e a dedicação de tempo para avaliações, correções e o aperfeiçoamento das ações trabalhadas num processo.

Logo, é vital saber administrar o conhecimento dentro da sua empresa a fim de que todos possam ter uma ampla visão do negócio. Além de preservar cada vez mais a imagem da sua marca.

Agora que você conhece o que é o ciclo PDCA e sabe como trazê-la ao seu negócio, aproveite para entender também as diferenças entre nossos cursos ao ler o artigo “ Green Belt e Black Belt: as principais diferenças“.

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