Kanban: aprenda tudo sobre essa ferramenta!

Se você busca uma ferramenta capaz de auxiliar na gestão dos negócios e controle de tarefas, o Kanban certamente é a escolha certa.

O método foi criado pelos japoneses dentro da abordagem Just in Time (JIT) como um caminho para impulsionar a economia do país, abalada nos anos 1940 como consequência da Segunda Guerra Mundial.

De lá para cá, o Kanban ganhou o mundo e se estabeleceu como uma poderosa ferramenta de gestão e otimização de fluxos de trabalho.

O que é o Kanban?

Desde sua criação, o Kanban assumiu um importante papel para organizar e controlar a produção de negócios da manufatura.

A ferramenta faz parte dos esforços da abordagem Just in Time, precursora do que conhecemos hoje como Sistema Toyota de Produção (STP).

A intenção era organizar as diferentes etapas envolvidas na produção e dar mais controle para que o gestor pudesse visualizar o andamento das atividades e tomar decisões estratégicas.

Para isso, a metodologia estabeleceu um sistema que conta com a utilização de cartões – ou post-its – que dispostos em um quadro ajudam a identificar o status e a prioridade de uma tarefa.

A proposta é categorizar as atividades entre aquelas que estão esperando para serem executadas (“Backlog”) à esquerda, as que estão sendo trabalhadas no centro (“em andamento”) e aquelas que já foram concluídas (“entregues”) à direita.

Onde Surgiu?

A origem do Kanban remonta ao Japão do período posterior a Segunda Guerra Mundial.

Arrasado após anos de conflito armado, o país buscava formas de alavancar sua economia e otimizar o uso dos recursos que eram escassos na época.

Era preciso investir em ferramentas que ajudassem a indústria local a gerenciar seus insumos para suprir a demanda do mercado e garantir uma vantagem competitiva.

O objetivo era estabelecer um controle eficaz para manter um nível adequado de insumos armazenados e garantir a continuidade da produção.

Isso tudo sem exagerar no tamanho dos estoques – o que seria um desperdício.

Foi nesse contexto que a montadora de automóveis Toyota desenvolveu o Kanban junto com outras técnicas conhecidas hoje como ferramentas da qualidade.

Benefícios de utilizar o Kanban

Não é à toa que o Kanban criado na década de 1940 segue sendo utilizado hoje em empresas de diversos segmentos e pelo mundo todo.

De fato, a técnica traz diversos benefícios para a organização da empresa que escolhe adotá-la.

Podemos começar citando a autonomia profissional.

A ideia é que o painel de controle fique acessível para todos os profissionais, que podem verificar o andamento das atividades relacionadas à sua função sem precisar recorrer a um gerente.

A visualização facilitada ajuda também a priorizar tarefas, puxando para cima da tabela aquelas atividades mais urgentes.

Com o controle maior vem também uma redução de custos, já que o Kanban ajuda o gestor a cortar desperdícios e eliminar tarefas redundantes.

No fim, a empresa que adota o método poderá observar uma melhora considerável nos níveis de produtividade.

Ferramentas Lean e o Kanban

Como um método que tem foco na otimização dos processos e melhoria contínua, o Kanban anda de mãos dadas com outras ferramentas do Lean.

A sua própria criação deriva, como mencionamos, do Just in Time que é um importante conceito que se consolidou como ferramenta.

O JIT prega que as etapas do fluxo de produção devem estar sincronizadas e, assim, eliminam-se as esperas já que o produto é liberado por uma estação no momento exato em que a próxima também estará livre para recebê-lo e fazer a sua parte.

Mas, se o foco maior for no planejamento das atividades, talvez seja o caso de aliar o Kanban a um fluxograma ou folha de verificação.

A resolução de problemas pode ser encarada com ajuda do Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de Pareto.

Combinadas ao Kanban, essas e outras ferramentas contribuem para a manutenção de um fluxo contínuo que elimina gargalos na produção e atrasos na logística.

Exemplos de estruturação do Kanban

São muitos os exemplos possíveis de estruturação de um processo com o Kanban.

Retomando à sua origem na indústria automobilística, ainda é possível pensar na divisão das atividades de uma produção pelo método.

Em qualquer fábrica de carros você encontra atividades que estão em andamento, as concluídas e, no Backlog, todas as peças estocadas para produção futura.

É claro que nesses casos o sistema de post-its certamente será substituído por um correspondente digital.

Longe das fábricas, outro mercado onde o Kanban ganhou morada foi o marketing.

Hoje, muitas agências de publicidade e propaganda dividem suas atividades em sistemas de Kanban digitais para que todos os profissionais possam acompanhar o andamento de cada projeto.

Tipos de Kanban

Desde sua criação, muitas derivações de Kanban foram desenvolvidas para atender demandas de diversos modelos de negócio.

O que todas essas versões têm em comum é o sistema básico com três colunas e a movimentação das demandas, por prioridade e status, dentre essas colunas.

Por isso, hoje podemos falar em Kanban de produção, de estoque, de fornecimento, de logística, entre outros.

Conclusão

Uma poderosa ferramenta de gestão, o Kanban foi uma das muitas criações japonesas que ganharam o mundo.

O que no início era apenas um instrumento para lidar com a crise econômica, se tornou um método bastante conhecido e utilizado em diversos negócios pelo mundo todo.

Para aprender sobre mais sobre o Kanban e ferramentas Lean, continue acompanhando nosso blog!