Você sabe o que é fluxograma e como usar essa incrível ferramenta?

Você sabia que um fluxograma é capaz de conciliar os 3 modos de aprendizagem (visual, auditivo e cinestésico) num só lugar? É isso mesmo!

O fluxograma trata-se de uma representação gráfica de diversas atividades que compreendem um processo.

Esse procedimento mapeado é fundamental para a fase de análise de oportunidades, sendo vastamente utilizado dentro da metodologia Seis Sigma e no roteiro DMAIC.

Muitas equipes de melhoria consideram o fluxograma como a chave para o sucesso do seu negócio, já que sua utilização ajuda a definir um processo de trabalho e auxilia a equipe a entendê-lo.

Sem ele, muitos profissionais encontram dificuldade em melhorar a qualidade ou até mesmo saber por onde começar qualquer procedimento.

O fluxograma de uma empresa ajuda os envolvidos a visualizar o início, as etapas e departamentos por onde o processo passa e o seu fim de forma clara.

Você também pode aprender mais sobre essa ferramenta e muitas outras em nossas certificações Green Belt e Black Belt.

Entre tantos fatores, isso mostra o quão incrível é essa ferramenta. Quer aprender então mais sobre o fluxograma, seus benefícios e como fazer? Continue lendo nosso post que te mostraremos tudo!

O que é fluxograma?

O fluxograma sendo uma representação gráfica da sequência de etapas presentes em um processo, permite uma análise criteriosa de limites e fronteiras.

Fornecendo, assim, uma visão global por onde passa aquilo que é produzido pelo seu negócio

Trata-se, portanto, de um diagrama que descreve um processo, sistema ou algoritmo.

Utilizado amplamente em diversas áreas para documentar, estudar, planejar, melhorar e comunicar processos complexos através de diagramas claros e fáceis de entender

Ele é estruturado através de símbolos geométricos, os quais indicam os materiais, serviços ou recursos envolvidos nos procedimentos.

Variam entre retângulos, ovais, diamantes e muitas outras formas para definir os tipos de passos, assim como setas conectoras para definir o fluxo e a sequência.

Além disso, essa linguagem indica as direções pelas quais o processamento deve acontecer para que o resultado desejado — produto ou serviço — seja atingido.

A representação teórica a qual o fluxograma traz consigo permite ao responsável conferir se a reprodução desse diagrama condiz com a prática de como o processo está acontecendo.

São variados os modelos de fluxograma existentes, podem ser gráficos simples, desenhados ou não à mão, ou diagramas abrangentes confeccionados por computador, descrevendo as várias etapas e rotas.

Se formos consideradas todas as mais variadas formas de fluxogramas, percebe-se que o fluxograma está entre os diagramas mais comuns, utilizado ​​mundialmente em diversas áreas de atuação.

Sua importância é tanta que, para melhorar um processo, é necessário realizar medições, as quais são possíveis apenas com o mapeamento — principal função do fluxograma.

E não é à toa que essa ferramenta magnífica é utilizada pelo Lean Manufacturing para mapear processos e solucionar problemas.

Existem alguns outros nomes, mais especializados, para referir-se ao fluxograma. Alguns deles são:

  • Mapa de processos;
  • Fluxograma funcional;
  • Fluxograma de processos;
  • Mapeamento de processos de negócios;
  • Diagramas de fluxo de processos — em inglês, PFD;
  • Notação de modelagem de processos de negócio — em inglês, BPMN.

Vale lembrar que essa ferramenta está também relacionada a outros diagramas bastante utilizados, como:

  • Diagrama de fluxo de dados (DFDS);
  • Diagrama de atividade de linguagem de modelagem unificada — em inglês, UML.

História do fluxograma

Conhecer a história de origem dessa ferramenta incrível conhecida, principalmente, como fluxograma é essencial para você compreender a importância dela para a gestão de projetos.

Os primeiros fluxogramas criados de modo a documentar os processos de um negócio foram introduzidos nos anos 1920 e 30 pelos casal de engenheiros industriais Frank e Lillian Gilbreth.

Em 1921, eles mostraram o gráfico de fluxo de processos à Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (American Society of Mechanical Engineers — ASME) durante a apresentação intitulada “Process Charts — First Steps in Finding the One Best Way”.

Após esse acontecimento, o diagrama passou a estar incluso no currículo do curso de Engenharia Industrial.

Então, no início dos anos 30, o engenheiro industrial Allan H. Mogensen iniciou um trabalho para capacitar alguns homens de negócio a utilizarem a magnífica ferramenta.

Uma das formas escolhidas para isso foi através de palestras em que mostrou sobre como deixar o trabalho mais eficiente nas empresas.

Agora, na década de 1940, temos dois alunos de Morgensen atuando para difundir os métodos ensinados pelo engenheiro e mentor. 

Art Spinanger, em 1944, levou a ferramenta e os métodos de simplificação de trabalho à Procter and Gamble (P&G), difundindo o seu uso em um dos seus programas de melhoria.

Já Bem S. Graham, então diretor da Standard Register Industrial (Formcraft Engenharia), adaptou os diagramas de fluxo de processos ao processamento de informações.

Com isso, ele desenvolveu um diagrama de fluxo multi-fluxo, mostrando os diversos documentos usados ao longo de um processo e suas interações.

A ASME passou a adotar no ano de 1947 um sistema de símbolos para gráficos de fluxo de processos, baseado no trabalho realizado pelo casal Gilbreth.

Ainda no final dessa década, Herman Goldstine e John Van Neumann abusaram dos fluxogramas para desenvolver alguns programas de computador.

O principal trabalho da dupla foi “Planning and coding of problems for an electronic computing instrument, Part II, Volume 1”.

Foi nesse cenário que os fluxogramas atingiram seu apogeu. Diante dele, a diagramação foi cada vez mais utilizada em diversos tipos de programas de computador e algoritmos.

Essa ferramenta, ainda hoje, é usada para a programação, embora o pseudocódigo seja constantemente usado para descrever níveis mais profundos de detalhe e se aproximar do produto final.

No Japão, Kaoru Ishikawa (1915-1989), uma importante figura das iniciativas de qualidade de produção, considerou o fluxograma como uma das principais ferramentas de controle de qualidade.

Para ele, essa técnica deve ser usada junto de ferramentas complementares, como o histograma, folha de verificação e diagrama de causa e efeito, também chamado de diagrama de Ishikawa.

Benefícios do diagrama de fluxo

Um diagrama de fluxo ou fluxograma pode trazer aos negócios da sua empresa muitos benefícios.

Dentre os principais benefícios adquiridos com a construção de um fluxograma nos seus processos de trabalho, pode-se destacar:

  • Facilita a experiência de aprendizado da sua equipe a respeito do processo que está sendo analisado;
  • O processo atual passa ser visualmente exibido para todos os envolvidos;
  • Representação e demonstração dos papéis e das relações existentes entre as etapas e áreas envolvidas num procedimento;
  • Viabiliza o projeto de novos processos;
  • Simplifica a explicação de um procedimento a outras pessoas, seja em um treinamento ou na necessidade adversa de transmissão de informações;
  • Facilidade de determinar o local para a coleta de dados e onde uma investigação mais detalhada é necessária;
  • Capacidade de identificar etapas que não agregam valor ao processo;
  • Possibilita identificar gargalos, complexidades, atrasos, ineficiências e desperdícios existentes, simplificando o processo;
  • Proporciona a medição do tempo de ciclo de cada atividade;
  • Permite reconhecer a oportunidade de reduzir custos no processamento e “quick wins”;
  • Ajuda a identificar elementos de um processo que podem causar um impacto sobre o desempenho;
  • Viabilidade de documentação e padronização do processo.

Simbologia do fluxograma

Inúmeros são os símbolos existentes para representar um diagrama de fluxo. Cada um deles faz referência a uma ação ou decisão tomada durante os processos existentes no seu empreendimento.

Você pode verificar a seguir, de maneira clara, do que se tratam alguns símbolos que separamos para o seu aprendizado sobre fluxogramas.

Cada símbolo criado faz parte de um padrão que permite uma fácil compreensão do processo por parte dos envolvidos em efetuar possíveis mudanças e melhorias no processo.

Tipos de fluxograma

Ao se trabalhar com fluxogramas, eles podem estar divididos em algumas categorias, sendo duas principais: fluxograma vertical e fluxograma multifuncional.

Fluxograma vertical

Também conhecido como diagrama de processo, esse tipo de diagrama de fluxo é constituído de símbolos e padrões estabelecidos em colunas verticais, facilitando o seu preenchimento.

O fluxograma vertical traz rapidez de preenchimento, clareza na interpretação e facilidade de leitura, por esses motivos é tão utilizado em estudos de processos produtivos.

Além disso, pode-se afirmar sobre ele:

  • É o mais usado para atividades de melhoria;
  • Exibe as relações entre as atividades, pontos de decisão, inspeção, loops de retrabalho e a sua complexidade;
  • Deve-se iniciá-lo pelo nível mais elevado e só depois adicionar os detalhes.

Fluxograma multifuncional

O fluxograma multifuncional é um modelo que mostra a sequência de atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele ocorre.

Muito utilizado para processos que não se restringem a uma única área e, como os responsáveis são identificados por cada fase, é possível identificar até certos obstáculos no processo.

Podemos afirmar também sobre essa categoria de fluxograma que:

  • O foco é destinado às unidades organizacionais;
  • Permite à equipe ter melhor compreensão sobre o fluxo do processo entre os departamentos;
  • Apresenta a interdependência existente entre as atividades;
  • Tem grande utilidade para procedimentos que não se completam em um único setor, indicando os responsáveis por cada etapa e identificando problemas ocorridos quando um processo é transferido de área.

Diagrama de espaguete

O diagrama de espaguete é um tipo de fluxograma que utiliza uma linha contínua para rastrear o caminho percorrido por um item ou por indivídups durante a realização de um processo.

O seu nome se dá porque a imagem produzida assemelha-se à um prato de espaguete, devido a tantas idas e vindas a um mesmo ponto existentes nesse modelo.

Ele é usado para expor layouts ineficientes que geram desperdícios e, também, para mostrar fluxo de informações, material ou pessoas.

VSM (Value Stream Mapping)

O Value Stream Mapping é um mapa que mostra o fluxo de trabalho, materiais necessários, informações através do processo e métricas importantes.

Dentre tantos valores apresentados pelo VSM, estão:

  • Tempo de setup; tempo de processamento;
  • Tempo de espera;
  • Unidades em estoque;
  • Tempo takt;
  • Porcentagem de defeituosos;
  • Número de pessoas na atividade ou estação de trabalho.

Muito utilizado no Lean, esse tipo de fluxograma facilita a identificação de desperdícios, atividades que não agregam valor, empecilhos, custos, etc.

Diagrama de Blocos

O diagrama de blocos é o tipo mais simples de fluxograma. Sendo composto apenas por blocos, serve como um sequenciamento de processo, sem envolver pontos de decisão.

Utilizado para fornecer instruções de trabalho (ITs) simples ou quando é interessante realizar uma representação mais macro de um processo.

Fluxograma de processos simples

O fluxograma de processos simples é semelhante ao diagrama de blocos, porém contém pontos de decisão.

Como fazer um fluxograma?

Pensando em simplificar o seu aprendizado sobre como fazer um fluxograma, elaboramos um passo a passo que você pode seguir durante a construção do seu mapeamento.

Então, confira a seguir as 6 etapas para confeccionar o seu próprio diagrama de fluxos.

1. Defina as fronteiras do processo

O primeiro passo é definir as fronteiras do seu processo. Para isso, você pode contar com a ajuda do SIPOC, uma ferramenta muito útil para a melhoria de projetos.

2. Determine o tipo de fluxograma a ser utilizado

Determinar o modelo de fluxograma para se utilizar e o seu nível de detalhes é a segunda etapa que você e sua equipe podem seguir.

Vocês precisam estar acompanhados de pessoas que conheçam o processo. E, juntos, devem levantar todas as atividades do processo em questão e listá-las na ordem de ocorrência.

Algumas perguntas podem ser fundamentais para esse momento:

  • O que realmente acontece no próximo processo?
  • Há alguma decisão que precisa ser tomada antes do próximo passo?
  • Quais aprovações são necessárias antes da próxima tarefa?

3. Identifique e descreva as tarefas do processo em ordem cronológica

Durante essa etapa da construção do seu fluxograma é quando você precisa definir quais atividades estão ocorrendo durante o processo e organizá-las da maneira mais adequada, respeitando a sua ordem cronológica.

Para isso, é necessário analisar de qual maneira cada atividade será trabalhada, a sua importância, para então definir a sequência que tornará o processo mais ágil.

Aproveite para destacá-las com palavras de ação ou verbos, pois facilitará à sua equipe visualizar a tarefa como um procedimento ao invés de um simples resultado.

E você pode fazer tudo isso criando um rascunho ou notas antes de levar ao computador a conclusão do seu trabalho de confecção do seu fluxograma.

4. Use os símbolos de fluxograma adequados

A simbologia escolhida deve contribuir para a comunicação com a equipe responsável. Pois o seu diagrama de fluxo deve tornar claro todo o processo.

Com isso, a leitura do fluxograma se torna internacional, permitindo que qualquer pessoa com conhecimento sobre a ferramenta consiga interpretá-lo, e entender os procedimentos e etapas que estão ocorrendo.

5. Revise o fluxograma finalizado

Ao finalizar o primeiro rascunho do seu diagrama de fluxo, é fundamental revisá-lo levando em consideração os seguintes aspectos:

  • O fluxograma reflete o processo da forma como ele realmente acontece?
  • Todas as etapas foram definidas ou ainda faltam alguma?
  • O diagrama de fluxo elaborado contribuirá para o objetivo de melhoria?
  • Existem áreas que apresentam uma clara necessidade de melhoria?
  • Os pontos úteis de coleta de dados podem ser facilmente identificados?
  • Existem oportunidades para reduzir atividades de inspeção/avaliação múltiplas e outras etapas redundantes?

Liste estes e outros questionamentos relacionados. Isso facilitará fazer previsões relacionadas aos ciclos de melhoria.

6. Atualize o fluxograma

A atualização do seu fluxograma é o último passo. Essa etapa age de forma contínua a fim de refletir as mudanças ou melhorias do processo.

Afinal de contas, o diagrama de fluxo criado deve ser exibido durante todas as reuniões de equipe para facilitar a comunicação e documentar os conhecimentos atuais.

Ferramentas para criar um fluxograma

Agora, o seu conhecimento sobre a incrível ferramenta conhecida principalmente como fluxograma ou diagrama de fluxo já está bem mais completo e abrangente.

Diante disso, separamos para você algumas ferramentas muito úteis para a criação dela. Separamos a lista em instrumentos online e offline.

Online

Algumas das ferramentas que você pode encontrar online para montar o seu fluxograma são:

  • Lovely Charts;
  • LucidChart;
  • Gliffy;
  • Fluxograma;
  • yED;
  • Draw.io.

Para saber mais, aproveite para ler o nosso artigo “Veja 6 ferramentas de fluxograma para usar na sua empresa!

Offline

Agora se você procura por instrumentos offline, pode usar e abusar de algumas como:

  • Word;
  • Excel;
  • Visio;
  • Bizagi.

Conclusão

Neste artigo, você pôde aprender mais sobre o que é um fluxograma, a sua origem, simbologia e principais modelos para o seu negócio.

Além disso, mostramos também quais são os beneficios que você e sua equipe podem trazer à sua empresa, aproveitando-se ao máximo dessa ferramenta.

Mas o principal que é como montar o seu próprio diagrama de fluxo, sabendo como mapear os seus processos, definindo todas as atividades e a melhor sequência para realizá-las.

Nesse momento, você está pronto para trabalhar com o seu próprio fluxograma e prover processos de melhorias mais eficazes para o seu empreendimento. Então, não deixe ler o nosso artigo “Por que ser Green Belt?“.

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