WBS: entenda como usar uma Estrutura Analítica de Projeto

Na gestão de projetos, saber usar as ferramentas corretas para lidar principalmente com aqueles muito grandes faz toda a diferença para o seu sucesso. E nada melhor do que dividir essas atividades enormes em frações menores, facilitando sua administração.

E o WBS (Work Breakdown Structure — Estrutura Analítica de Projeto em português) é a ferramenta ideal para isso. Altamente visual, ajuda qualquer gestor a enxergar processos e projetos complexos em partes mais simplificadas.

No artigo de hoje, você vai descobrir como utilizar essa ferramenta para melhorar os resultados na sua gestão de projetos. Confira!

O que é a Estrutura Analítica de Projeto?

A Estrutura Analítica de Projeto, também conhecida como EAP ou WBS (da sigla em inglês) é uma ferramenta que tem por objetivo decompor o trabalho de um empreendimento em partes mais facilmente administráveis. Desenvolvido e estruturado em uma árvore exaustiva, hierarquizada de modo que os processos se organizem dos mais gerais aos mais específicos.

O WBS é orientado às entregas, fases de ciclo de vida ou ainda a partir de subprojetos. Tais etapas são as fases necessárias para que se conclua o objetivo final do projeto. A ferramenta tem como objetivo identificar aqueles elementos finais do processo produtivo, tais como produtos, serviços e demais resultados que devem ser alcançados pelo trabalho.

Dessa maneira, serve como base do planejamento dos projetos, auxiliando na identificação e descrição de seus escopos. Processo muito comum principalmente nas estruturas de projetos dos órgãos governamentais estadunidenses, é requisito básico de várias resoluções de trabalho.

É fundamental ressaltar que, apesar de fazer parte da construção do planejamento estratégico de um projeto, o WBS não é voltado apenas para o seu gestor ou gerente, mas sim para toda a equipe responsável pela execução do trabalho, bem como para as outras partes envolvidas, como fornecedores e clientes finais.

Parecido com um organograma empresarial, o WBS é geralmente elaborado após a abertura do projeto, nas fases iniciais de planejamento. Como possui um caráter bastante descritivo, pode também ser incluído na declaração de seu escopo.

Para que serve o WBS dentro de uma empresa?

Em qualquer empresa, a fase de planejamento é crucial para o funcionamento dos projetos. E o WBS é, talvez, o documento mais importante nessa etapa, pois é responsável pela elucidação e delimitação de todo o escopo, facilitando a comunicação e o acompanhamento de seu progresso.

Por isso, é essencial que o WBS seja o mais completo, organizado e enxuto possível, de modo que sua medição seja facilitada. Ao mesmo tempo, essa ferramenta não deve ser por demais detalhada, evitando que se torne ela mesma um impedimento para a realização do projeto.

Entre as maiores utilidades do WBS, podemos listar:

  • delimita e esclarece o escopo do projeto;
  • facilita a identificação das fases do projeto e dos responsáveis por cada uma delas;
  • facilita a comunicação entre o gestor responsável pelo projeto e todas as partes interessadas;
  • orienta a identificação e o detalhamento das entregas do projeto;
  • identifica todas as atividades envolvidas no projeto;
  • permite o cálculo facilitado das estimativas de esforço, custo e duração;
  • facilita a identificação de riscos.

Por organizar todo o fluxo de trabalho de um projeto, o WBS facilita a visualização das etapas, sua organização e as responsabilidades de cada membro e equipe envolvida. E, em uma empresa, ter esse nível de detalhamento é fundamental para que os objetivos possam ser alcançados com sucesso.

Originalmente desenvolvido para o gerenciamento do escopo do projeto, na fase de planejamento, o WBS também pode e deve ser aplicado em vários outros processos e atividades dentro de uma empresa. Na gestão de tempo ou de riscos, por exemplo, essa ferramenta pode fornecer uma visualização mais clara e precisa das etapas, facilitando a demonstração do andamento dos projetos e das respectivas entregas.

Criar um WBS para as atividades de uma empresa é um esforço necessário, que deve ser feito por toda e para toda a equipe. Ao decompor as entregas do projeto, organizando o trabalho necessário para realizá-las, em tarefas menores conhecidas como pacotes de trabalho, o WBS permite o planejamento e execução das etapas de maneira eficiente e rápida.

Quais são as fases do WBS?

O WBS pode ser aplicado de diferentes formas para um projeto. Pode seguir uma numeração indentada, facilitando a disposição dos pacotes de trabalho, identificados na fase seguinte.

Geralmente o WBS é organizado por diferentes níveis, descrevendo projeto, fases, equipes, entregas e outras atividades. No tipo de numeração proposta, o nome projeto se encontra no primeiro nível (0.0), enquanto as demais fases seguem a itemização 1.0, 1.1, 1.1.1 e assim por diante.

Dependendo do propósito, é possível organizar o WBS de diferentes maneiras. As formas mais comuns de se elaborar o WBS são: por fases, por entregas e por equipes.

WBS por Fases

O WBS por Fases é construído de modo que, abaixo do nível 0 (Nome do Projeto) estão organizadas as fases do mesmo. Em um exemplo simplista, é possível organizar algo como a reforma de uma casa em uma estrutura dessa maneira.

Assim, as fases do projeto de reforma podem ser organizadas cronologicamente, como:

  1. Elaboração do projeto de reforma;
  2. Contratação dos serviços;
  3. Reforma interna da casa;
  4. Reforma externa da casa.

Esse tipo de organização permite, ainda, a inclusão de subfases em cada um dos diferentes níveis. Ou seja, dentro da fase 3 do exemplo acima, é possível incluir etapas diversas, como “fase elétrica”, “fase hidráulica”, “acabamentos” e assim por diante.

A principal vantagem desse tipo de organização do WBS é a visualização do projeto de maneira cronológica, facilitando o gerenciamento de cada uma das atividades. Por ser a organização mais simplificada do projeto, ainda permite um melhor entendimento de pessoas leigas no assunto.

Já no que se refere às desvantagens desse tipo de aplicação do WBS, podemos destacar principalmente a ocultação de partes necessárias para uma entrega em específico. Ou seja, a finalização de algo como o acabamento do piso no exemplo da reforma da casa acaba não incluindo detalhes muitas vezes necessários para sua execução.

WBS por Entregas

Esse tipo de desenho do WBS é responsável por organizar o projeto a partir das entregas do mesmo. Seu design favorece a visualização das ações necessárias para a conclusão de cada atividade. Ainda utilizando o exemplo da reforma da casa, o WBS pode ser organizado como:

  1. Reforma Interna;
  2. Reforma Externa.

Dentro de cada uma dessas entregas, é possível incluir então itens como:

  • remoção do piso;
  • reboco das paredes;
  • pintura do teto;
  • Iinstalação do piso novo.

E assim por diante. Dessa maneira, para a conclusão da entrega “Reforma Interna”, é preciso cumprir cada uma das metas estabelecidas no nível inferior. Ou seja, para que a reforma seja completa, obviamente é preciso finalizar todas as etapas incluídas no planejamento.

Esse tipo de organização do WBS favorece a visualização clara e efetiva das partes que compõe o projeto. Além de permitir uma discussão de soluções técnicas e o encontro de alternativas para o cumprimento das etapas, o WBS por Entregas contribui para a identificação de possíveis riscos.

Em contrapartida, esse tipo de desenho da Estrutura Analítica do Projeto exclui a visualização cronológica das fases, uma vez que é impossível dizer o que deve ser feito primeiro. Por mais que a organização numérica dos itens indique alguma ordem cronológica das entregas, não é esse o objetivo do WBS por Entregas.

WBS por Equipes

Por fim, o último WBS mais utilizado é o que organiza as atividades por equipes. Ideal para projetos que incluem equipes distintas, com funções e objetivos diversos, esse tipo de desenho inclui no primeiro nível abaixo do Projeto a definição das equipes, que podem ser:

  • equipe de engenharia;
  • equipe operacional;
  • equipe de logística.

Assim, em cada um dos itens de equipe ficam organizadas as funções e responsabilidades. O WBS por Equipes é perfeito para aqueles projetos que possuem diferentes times. Assim como o WBS por Entregas, ele não permite a visualização cronológica das fases de trabalho. E, também, não permite a organização das partes de cada entrega. Idealmente, deve ser aplicado em conjunto com outras formas de aplicação do WBS.

Independentemente da escolha do modelo de WBS para o planejamento do projeto, é importante entender que a decomposição de seus níveis deve ser o suficiente para chegar até os pacotes de trabalho. Não há um limite máximo de níveis necessários para que se atinja esse objetivo, mas é importante entender que, se elaborado corretamente, qualquer WBS apresentará, em algum momento, os pacotes de trabalho.

Como aplicar o WBS no dia a dia de sua empresa?

A aplicação do WBS em uma empresa, como ferramenta de planejamento, depende muito dos objetivos em questão. Assim como citado anteriormente, é essencial que ele seja construído durante as etapas de planejamento, de modo que seja possível guiar toda a execução do projeto.

Ao criar um WBS, é fundamental seguir algumas dicas:

1. Decomposição

Nunca utilize verbos ao decompor as atividades e níveis do projeto. Ao detalhar o WBS ao nível de execução das atividades, você tornará a ferramenta em algo complexo, que poderá impedir o bom andamento dos trabalhos.

Dessa maneira, a melhor maneira de decompor as entregas é chegar até o nível dos pacotes de trabalho, que permitem um maior controle das atividades necessárias para a conclusão dessas entregas. Lembre-se também que o WBS deve conter 100% do trabalho definido anteriormente pelo escopo do projeto.

2. Entregas x Ações

A decomposição dos níveis do WBS deve chegar sempre até o pacote de trabalho, nunca nas ações necessárias para atingir as entregas. Essas, por sua vez, devem estar representadas de forma clara para todos os envolvidos no projeto. Ao verificar a elaboração do WBS, certifique-se de que cada pacote de trabalho representa uma entrega tangível, como relatórios, produtos, reuniões, entre outros.

3. Visualização

A representação visual dos níveis de projeto deve seguir uma ordem de fácil visualização, mas você pode e deve customizá-la de acordo com as necessidades do seu trabalho. A principal característica do WBS é a capacidade de hierarquização por níveis, o que faz necessário que essa hierarquia seja bem representada. Por isso, a melhor forma de atingir esse objetivo e incluir toda a equipe responsável, criando um WBS de fácil entendimento para todos.

Como criar um WBS?

A criação de um WBS é bastante intuitiva, a partir do momento que se entende os tipos de organização e o seu objetivo. É uma ferramenta que decompõe em uma estrutura de árvore, do nível mais geral ao nível mais específico das etapas de trabalho de um empreendimento. Ou seja, passa das fases do projeto aos pacotes de trabalho.

Assim, no primeiro nível do WBS, inclui-se o nome do projeto. Atente-se que esta é uma ferramenta extremamente gráfica e visual, por isso explicitar até mesmo o nome da proposta de trabalho na parte superior do organograma é importante.

No segundo nível, também chamado de primeiro nível de decomposição, estão as fases que compõe o que se chama de ciclo de vida do projeto. Nesse caso, estamos descrevendo um WBS por Fases, mais comumente aplicado.

Projetos simples podem conter apenas esses dois níveis, o que dificilmente acontecerá no escopo das atividades empresariais. O mais importante passo na elaboração do WBS é definir exatamente quais as fases do mesmo. A partir de então, sua continuação dependerá exclusivamente das características e nuances de cada projeto, podendo atingir vários níveis de decomposição.

Princípios para a construção do WBS

A elaboração da Estrutura Analítica de Projeto depende, como citado acima, das nuances de cada situação. Entretanto, é fundamental se balizar por alguns princípios para que a ferramenta seja funcional para o trabalho.

A Regra dos 100%

Talvez o princípio mais importante para a elaboração de um WBS é a regra dos 100%, que estabelece que a Estrutura Analítica de Projeto deve incluir 100% do trabalho que tenha sido definido pelo escopo do projeto. Dessa forma, o trabalho estará completo, incluindo também a etapa de gerenciamento do mesmo.

Essa regra vale para todos os níveis da hierarquia do WBS. Assim, a soma dos trabalhos dos níveis “filhos” deve sempre resultar em 100% do trabalho do nível “pai”. Além disso, o WBS não deve incluir, de maneira alguma, qualquer tipo de trabalho que saia do escopo já desenvolvido do projeto. Ou seja, a somatória dos pacotes de trabalho não deve nunca estar acima ou abaixo dos 100% representados pelos níveis superiores.

Nível de detalhamento e elaboração progressiva

Uma grande questão trazida no desenvolvimento de um WBS é quando parar de decompor as atividades em elementos menores e mais detalhados. Caso cada um dos elementos finais seja definido de maneira muito abrangente e ampla, corre-se o risco de não se conseguir monitorar o desempenho do projeto de maneira eficiente.

Por outro lado, se esses elementos são exauridos em seu máximo nível de detalhamento, será impossível manter o controle efetivo do projeto, uma vez que os blocos de pacotes de trabalho serão em quantidade exagerada, principalmente naqueles considerados de longo prazo.

Portanto, é essencial encontrar o equilíbrio entre esses dois extremos. E isso pode ser alcançado pelo conceito de elaboração progressiva, que permite que a definição dos detalhes do WBS seja feita antes mesmo do trabalho ser iniciado, de maneira refinada.

A elaboração progressiva funciona, para grandes projetos, de uma maneira chamada de planejamento de ondas sucessivas. Esse método estabelece um planejamento que leva em consideração um período de tempo regular. Assim, o nível ideal de detalhamento é alcançado quando não é mais possível gerar saídas planejáveis de problemas, sendo que apenas restam as ações.

Elemento terminal

Outro princípio fundamental para a boa elaboração de uma Estrutura Analítica de Projeto é o conceito de elemento terminal. Esse nada mais é do que aquele que não pode mais ser decomposto, sendo caracterizado como um pacote de trabalho.

Partindo-se do pressuposto que os maiores níveis de detalhamento devem parar nos pacotes de trabalho, como atividades e entregas, e não em ações, o elemento terminal é o item que pode ser estimado em termos da necessidade da utilização de recursos, orçamento disponível e duração de execução.

Um elemento terminal tem sua realização e execução planejada, é passível de medição, controle e registro. Normalmente, o nível de detalhamento até o elemento terminal é atingido em cerca de três níveis, o que não impede um maior aprofundamento. É preciso levar em consideração que, quanto maior a minúcia na definição dos elementos terminais, maior o risco de tornar o WBS inviável em termos de acompanhamento.

Quais as vantagens da Estrutura Analítica de Projeto?

A gestão de projetos em empresas pode ser uma função ingrata, de difícil execução. Lançar mão de ferramentas como a Estrutura Analítica de Projeto pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso dos empreendimentos de uma empresa.

A utilização de uma ferramenta como o WBS traz muitos benefícios. O primeiro e mais claro deles é, sem dúvida, fornecer ao gerente responsável pelas atividades a possibilidade possuir uma visão ampla e integrada de todo o escopo de tudo aquilo que for relativo ao projeto, estabelecendo responsáveis para as diversas equipes e grupos de trabalho.

Além disso, o WBS favorece a identificação e a avaliação dos riscos inerentes ao projeto e suas atividades a partir da disposição de cada uma em pacotes de trabalho. Esse desenho permite aos responsáveis analisar, de maneira minuciosa, como cada um dos pacotes de trabalho influenciam o resultado final, além de verificar os riscos e impactos de possíveis problemas no alcance das entregas.

Não apenas o gerente responsável se beneficia da aplicação e utilização da Estrutura Analítica de Projeto, mas também toda a equipe. Ao utilizá-lo, é possível melhorar o entendimento das equipes acerca da organização das etapas e do fluxo de trabalho do projeto, representados em seu escopo.

Ao organizar todos os pacotes de trabalho do projeto em um WBS, facilita-se a identificação e estruturas segmentadas de tarefas com certos ramos que não estejam identificados corretamente, o que pode causar um efeito avalanche na busca pelo objetivo final.

Como a estrutura do WBS é representada de maneira gráfica e visual, sempre priorizando a clara definição dos pacotes de trabalho, tanto o gestor de projetos quanto a equipe envolvida são capazes de identificar, ao longo da execução, possíveis gargalos ou um eventual desempenho abaixo do esperado. Isso pode acontecer por uma série de fatores, seja de comunicação ou execução entre os envolvidos.

Fato é que, com o WBS desenvolvido de maneira minuciosa durante a fase de planejamento do projeto, fica muito mais fácil prever os riscos e organizar ações para solucionar eventuais problemas. Ao criar o mapeamento das fases do projeto, é natural que o acompanhamento do desempenho das atividades seja feito de maneira muito mais eficiente, garantindo assim o cumprimento dos prazos estabelecidos anteriormente.

Esse cumprimento dos prazos, aliás, é outro fator que é impactado de maneira benéfica pela utilização de uma ferramenta como a Estrutura Analítica de Projeto, pois facilita o acompanhamento e a evolução de cada uma das atividades representadas no organograma. Isso traz para o gestor de projetos a segurança necessária para efetuar as devidas correções que estão diante de cada equipe de trabalho, garantindo que tudo evolua conforme o planejado, para que os prazos sejam cumpridos rigorosamente.

A aplicação de ferramentas de auxílio à gestão de projetos é uma ação fundamental para as empresas que pretendem exercer um acompanhamento rigoroso do desempenho de suas atividades. Inicialmente, para quem nunca teve contato com uma estrutura desse tipo, sua implantação pode parecer complexa. Por isso, entender seu funcionamento e seus benefícios é fundamental para que algo como a Estrutura Analítica de Projeto seja aplicada com sucesso em qualquer empresa.

Mais do que uma simples ferramenta, o WBS deve fazer parte do arcabouço teórico e prático dos melhores gestores de projeto no mercado. E o planejamento é, sem dúvidas, a etapa onde todo esse conhecimento deve ser colocado em prática. Afinal de contas, apenas com um planejamento executado corretamente é possível atingir os objetivos traçados.

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