O hospital conquistou o nível 1 em oito meses de trabalho intenso. Protocolos escritos, fluxos mapeados, comissões constituídas, treinamentos registrados. Dois anos depois, na avaliação para o nível 2, o avaliador fez uma pergunta que não estava na pasta: os indicadores que vocês acompanham mudaram alguma coisa desde a última certificação?
Esse é o degrau onde a maior parte das instituições trava. Entre o nível 1 e os níveis seguintes, a natureza da exigência muda. Deixa de ser “existe processo definido” e passa a ser “existe gestão baseada em resultado”, e a segunda não se conquista escrevendo documento.
O que é a acreditação ONA
A Organização Nacional de Acreditação, criada em 1999, é a principal referência brasileira em certificação de serviços de saúde. Ela desenvolve os padrões reunidos no Manual Brasileiro de Acreditação e coordena a metodologia de avaliação, que é executada por instituições acreditadoras credenciadas, as IACs.
Três características definem o modelo. A adesão é voluntária: não é fiscalização sanitária nem exigência legal. A avaliação é por níveis progressivos, o que é uma particularidade da ONA em relação a outras metodologias. E o método da organização é reconhecido internacionalmente pela ISQua, a sociedade internacional para a qualidade em saúde. A comparação entre a ONA e a acreditação internacional, com o critério para escolher entre elas, está em ONA e Joint Commission, e o panorama geral das metodologias em acreditação hospitalar.
Os três níveis
Nível 1, Acreditado. O foco é segurança. A instituição precisa demonstrar que atende aos padrões de qualidade e segurança em todas as suas áreas, estruturais e assistenciais, com os requisitos essenciais cumpridos. O certificado vale dois anos.
Nível 2, Acreditado Pleno. Mantém a exigência de segurança e acrescenta gestão integrada: os processos deixam de ser avaliados isoladamente e passam a ser avaliados pela forma como se articulam entre as áreas. Certificado também de dois anos.
Nível 3, Acreditado com Excelência. Acrescenta a exigência de excelência em gestão, com cultura de melhoria contínua e maturidade institucional demonstradas. Aqui não basta ter processos integrados: é preciso mostrar que a organização aprende e melhora ao longo do tempo. O certificado vale três anos, e é o único dos três com esse prazo.
Os percentuais mínimos de conformidade exigidos em cada nível são definidos pela ONA e crescem conforme o nível. O que vale reter é a lógica: o nível 1 olha para o que existe, o nível 2 para como as partes se conectam, e o nível 3 para o que os resultados mostram ao longo do tempo.
Por que o degrau do nível 3 é diferente
Documentar processo é trabalhoso e é uma competência que a maioria dos hospitais desenvolve. Demonstrar melhoria contínua é outra coisa, e exige três capacidades que nenhuma pasta contém.
Indicadores com definição operacional estável. Se o critério de contagem mudou no meio do período, a série histórica não sustenta conclusão nenhuma. É o erro mais comum nos painéis apresentados em avaliação: indicadores que mudaram de definição e por isso parecem ter melhorado.
Leitura da variação. Um painel com o valor do mês e a meta ao lado não demonstra melhoria. Demonstra desempenho pontual. A evidência de melhoria é a série no tempo mostrando que o processo mudou de patamar, e é o que uma carta de controle torna visível, separando oscilação normal de mudança real.
Rastro entre mudança e resultado. A instituição precisa conseguir mostrar o que foi alterado no processo, quando, e o que aconteceu com o indicador depois. É o registro de ciclos de melhoria, com a lógica do Modelo de Melhoria: o que queríamos realizar, como saberíamos que a mudança foi uma melhoria, o que testamos e o que aprendemos.
Um serviço que tem essas três coisas chega ao nível 3 com o trabalho que já faz. Um serviço que não tem produz, às vezes, um esforço documental grande e uma avaliação frustrante.
Vale uma observação sobre prazo. Como a certificação tem validade e exige renovação, a instituição que constrói essas três capacidades paga o custo uma vez e colhe em todos os ciclos seguintes. A que prepara documentação para cada avaliação paga o custo inteiro de novo a cada dois ou três anos, e ainda convive, no intervalo, com os mesmos problemas de processo que a certificação deveria ter ajudado a resolver.
O que costuma travar cada instituição
Indicadores demais, gestão de menos. Painéis com dezenas de indicadores que ninguém usa para decidir. Melhor acompanhar poucos, com definição escrita, lidos no tempo e com dono, do que um mural de números atualizado por obrigação. É o mesmo princípio dos indicadores de segurança do paciente.
Melhoria que depende de campanha. Ganhos obtidos por mutirão antes da avaliação retrocedem depois dela, e a série histórica mostra isso com clareza para quem sabe ler.
Notificação que não vira mudança. O núcleo de segurança do paciente recebe eventos, classifica, arquiva. Sem análise que chegue às condições e sem mudança testada, o ciclo não fecha. E isso depende também da cultura de segurança: onde notificar custa caro, o número de notificações cai e a instituição fica cega.
Equipe sem método. Talvez o mais importante. Um hospital pode contratar consultoria para preparar a documentação, e muitos fazem. Ninguém contrata de fora a capacidade de melhorar processo de forma continuada: ou a equipe interna sabe conduzir, ou o nível 3 vira um esforço que não se sustenta na renovação.
Por onde começar
Independentemente do nível pretendido, três movimentos preparam a instituição melhor do que qualquer esforço documental.
Primeiro, escolher de cinco a oito indicadores que a instituição realmente usa para decidir, escrever a definição operacional de cada um e congelá-la. Segundo, reconstruir a série histórica desses indicadores com a definição congelada, em base mensal, e passar a lê-la no tempo em vez de compará-la com a meta do mês. Terceiro, conduzir dois ou três ciclos de melhoria completos sobre os indicadores que estão piores, registrando o que foi testado, o que se esperava e o que aconteceu.
Esses três movimentos produzem exatamente a evidência que a avaliação procura nos níveis mais altos, e produzem também o que interessa mais que o certificado: processos que funcionam melhor.
Como a preparação se encaixa no trabalho de melhoria
A acreditação não deveria ser um projeto paralelo, com equipe própria e prazo próprio, desconectado da operação. O caminho mais eficiente é o inverso: usar os indicadores que a instituição já acompanha, escolher poucos problemas relevantes, conduzir ciclos de melhoria sobre eles e registrar o que foi feito. A evidência para a avaliação aparece como subproduto do trabalho, e não como preparação para a visita.
É a aplicação do que o Lean Healthcare propõe ao ambiente hospitalar, e é a razão pela qual instituições que já têm cultura de melhoria costumam achar a acreditação menos dolorosa: elas já produzem, na rotina, a evidência que a metodologia pede.
Para a equipe, isso significa dominar o básico do método: definir indicador com precisão, ler variação, testar mudança em escala pequena e verificar resultado no tempo. É o que a formação Green Belt na saúde desenvolve, e é o que transforma preparação para acreditação em gestão de verdade.
O avaliador da abertura não estava sendo rigoroso além da conta. Estava perguntando a única coisa que separa um hospital organizado de um hospital que melhora.
Conteúdo revisado pelo Master Black Belt Marcelo Petenate, estatístico, formado pela Unicamp, mestre pela USP e especialista em Lean Six Sigma e melhoria contínua. Nesta revisão, o foco foi o tipo de evidência exigida em cada nível e a diferença entre documentar processo e demonstrar melhoria com dados no tempo.
A evidência que a acreditação pede é a mesma que a boa gestão produz: indicador definido, mudança testada e resultado lido na série. O White Belt gratuito da EDTI cobre essa base, e o curso de Lean Healthcare aplica o raciocínio aos indicadores assistenciais.
Perguntas frequentes
Quais são os níveis da acreditação ONA?
São três: nível 1, Acreditado, focado em segurança; nível 2, Acreditado Pleno, que acrescenta gestão integrada entre as áreas; e nível 3, Acreditado com Excelência, que exige cultura de melhoria contínua e maturidade institucional demonstradas.
Qual a validade do certificado ONA?
Dois anos para os níveis 1 e 2 e três anos para o nível 3, com avaliações de manutenção durante o período de vigência.
A acreditação ONA é obrigatória?
Não. É voluntária e não substitui as exigências sanitárias legais. Instituições buscam a certificação por segurança assistencial, organização da gestão e reconhecimento de mercado, inclusive em negociações com operadoras.
Quanto tempo leva para conseguir a acreditação?
Depende do ponto de partida da instituição e do nível pretendido. O que mais influencia o prazo não é a documentação, e sim a maturidade da gestão por indicadores: serviços que já acompanham dados no tempo e conduzem melhorias chegam mais rápido.
Preciso de consultoria para conseguir a acreditação?
Consultoria ajuda a organizar a documentação e a preparar a avaliação, e muitas instituições contratam. O que ela não substitui é a capacidade interna de conduzir melhoria com método, que é justamente o que os níveis mais altos exigem demonstrar e o que precisa continuar existindo depois que a consultoria sai.
O que mais reprova hospitais na avaliação?
Nos níveis mais altos, a falta de evidência de melhoria ao longo do tempo: indicadores que mudaram de definição, painéis que mostram desempenho pontual em vez de série histórica, e ganhos obtidos por mutirão que retrocedem depois da avaliação.