Saber como fazer planilha no Excel é uma daquelas competências que todo gestor precisa dominar.
Elas são úteis, por exemplo, para fazer a gestão de projetos, nos quais é preciso dosar o uso do tempo e dos recursos em cada uma de suas etapas.
Por maior que seja a empresa ou a equipe de trabalho, em algum momento é bastante provável que uma planilha seja necessária para dar conta das tarefas, tanto as de rotina quanto as extraordinárias.
Acompanhe este artigo até o fim e aprenda a montar uma planilha simples, prática e que vai ajudar você a ter mais controle sobre suas atividades!
Como fazer planilha no Excel online: passo a passo
Você muito provavelmente vai precisar compartilhar suas planilhas com membros de uma equipe ou com outros gestores.
Por essa razão, é indicado recorrer a uma solução na nuvem.
Dessa forma, é possível dar acesso às planilhas online, permitindo que outros membros insiram dados ou façam correções.
Entre as diversas opções disponíveis, você pode recorrer às planilhas de Excel online no OneDrive, o serviço de arquivos na nuvem da Microsoft.
Vamos ver como funciona?
1. Abra uma nova pasta de trabalho no OneDrive
O primeiro passo é abrir uma nova pasta de trabalho no OneDrive, acessando o Excel online.
Com a pasta aberta, você já pode acessar a planilha em branco do Excel, como mostra a imagem abaixo.
2. Insira os dados
Neste exemplo, vamos fazer uma versão simplificada de uma folha de pagamento.
Mas sempre lembrando que você pode utilizar o Excel para objetivos variados, como controle de vendas, de estoque e de produção, entre outros usos.
Em seguida, mude o layout para reais brasileiros.
Para isso, clique no botão com três pontinhos no lado direito da barra e, em Células, selecione “Contábil” e, depois, a nossa moeda.
3. Adicione fórmulas
Insira um campo para a soma dos salários e também para calcular a média de remuneração.
Você faz isso no botão de “Autosoma”, como mostra a imagem abaixo.
É só selecionar a opção “Soma” ou “Média” e, em seguida, informar quais células devem ter seus dados incluídos na fórmula.
4. Faça modificações
Se precisar adicionar ou remover um colaborador (ou qualquer informação que esteja utilizando na planilha), é muito fácil.
Basta seguir preenchendo os campos abaixo.
Repare que, ao fazer isso, os resultados da soma e da média também mudam.
Você ainda pode fazer alterações no layout e na aparência da planilha, selecionando as áreas das quais deseja mudar o aspecto e ajustando cores, fontes e o que mais desejar.
Para tanto, use os botões destacados no quadrado vermelho, abaixo.
Por que fazer planilha no Excel?
A planilha que você acaba de aprender a fazer é apenas uma entre tantas possibilidades.
No meio empresarial, as planilhas são uma ferramenta quase indispensável para manter o controle sobre aspectos do negócio como orçamento e produtividade.
Assim como a folha de pagamento, você pode montar planilhas para controlar, entre outros:
Repare que, embora as grandes empresas trabalhem normalmente com sistemas mais sofisticados, que dispensam planilhas, ainda assim elas podem ser úteis.
Isso acontece principalmente em projetos que têm início, meio e fim pré-definidos.
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Vantagens da planilha no Excel online
Portanto, mesmo que você trabalhe ou venha a trabalhar em uma grande multinacional, saiba que, cedo ou tarde, são grandes as chances de vir a precisar de uma planilha.
Além do uso direto em atividades de rotina ou em projetos, dominar essa ferramenta ajuda até a compreender melhor a dinâmica de certos softwares.
Afinal, boa parte deles agrega funções de planilhas em seus painéis.
Então, ao aprofundar seus conhecimentos, você dá um passo importante para dominar programas mais sofisticados.
Confira a seguir outras vantagens em conhecer os segredos das planilhas do Excel e de que forma isso pode ajudar você a ser um profissional melhor.
Mais controle
O objetivo número 1 ao montar uma planilha é a sua posterior utilização como instrumento de controle.
O exemplo da folha de pagamento acima ilustra bem essa forma de utilizar, considerando que é preciso controlar o quanto cada colaborador recebe a cada mês.
Isso sem contar os benefícios, impostos e encargos que incidem sobre os salários pagos.
Sem uma planilha ou outra forma de monitoramento, seria impossível respeitar os limites orçamentários, e o que era para ser uma solução acabaria por se tornar um problema.
Cálculos simplificados
Você deve ter observado na planilha que montamos que, além da questão do controle, ela serve essencialmente como uma ferramenta para fazer cálculos rotineiros e em volumes maiores.
Dessa forma, a margem de erro em tarefas que demandam cálculos precisos cai a quase zero, permitindo assim que você se concentre em outras atividades.
Custo zero
Embora todo serviço na nuvem conte com recursos extras que são pagos, no caso das planilhas, suas funções mais importantes são sempre gratuitas.
Trata-se de uma vantagem muito bem-vinda para empresas de pequeno porte, principalmente no início, quando o capital inicial não permite fazer grandes investimentos.
Já para as empresas mais consolidadas, as planilhas são um recurso valioso quando se faz necessário manter o controle em projetos mais específicos, nos quais não se justifica a compra de um software de gestão.
Bom para uso individual ou em PMEs
Pequenas e microempresas são certamente as que mais tiram proveito das planilhas, em razão justamente do porte reduzido de suas atividades.
Afinal, não precisam tanto assim investir em sistemas ERP de integração porque trabalham com poucos setores e equipes mais enxutas de funcionários.
Compartilhamento na nuvem
Até as mais simples PMEs já estão ligadas nas novas formas de trabalho e nos avanços da Transformação Digital, como o trabalho remoto e conceitos como o Bring Your Own Device (BYOD).
Nesse contexto, o compartilhamento de ferramentas precisa ser feito em tempo real, o que se torna possível quando se utilizam planilhas na nuvem, como o OneDrive.
Versatilidade
Quando se trata de planilhas, as possibilidades de uso se estendem quase ao infinito.
Então, em praticamente toda atividade que envolva números, listas, datas ou cálculos, é certo que você poderá recorrer a essa ferramenta para ajudar no controle e na aferição de resultados.
Conclusão
Aprender como fazer planilha no Excel é uma das habilidades que você vai precisar desenvolver enquanto líder ou gestor.
E para quem está de olho nas melhores oportunidades para a carreira, seguir estudando é sempre uma ótima ideia.
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