As ferramentas de melhoria contínua impulsionam o crescimento em todos os sentidos.
Na parte operacional, elas servem para corrigir processos falhos, o que se reflete na parte estratégica, quando a filosofia Kaizen passa a fazer parte do planejamento das ações.
Foi dessa forma que empresas como a Toyota assumiram uma posição de protagonismo em seus mercados, passando a ditar tendências e até o comportamento dos concorrentes.
Se é assim que você quer ver o seu negócio, então não deixe de ler este artigo até o final.
11 ferramentas de melhoria contínua
Como disse William Edwards Deming, “qualidade não vem da inspeção, mas da melhoria do processo de produção”.
Isso já dá uma dimensão da importância de estar sempre em busca de fazer melhor, não importa quão bons já sejam os resultados atuais.
Para alcançar a excelência nos processos, é fundamental usar as ferramentas certas.
Nesse contexto, destacamos 11 das mais utilizadas ferramentas de melhoria contínua, cada uma desempenhando um papel fundamental na identificação e resolução de desafios operacionais.
Diagrama de Ishikawa
Também chamado de Diagrama de Causa e Efeito, o Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta que ajuda a identificar e visualizar as possíveis causas raiz de um problema específico.
Ele recebe o nome de “espinha de peixe” devido à sua representação gráfica, onde a espinha central representa o problema e as espinhas laterais são as principais categorias de causas.
Sua principal finalidade é ajudar a identificar a origem subjacente de um problema, facilitando sua solução.
Gráficos de Controle
Os gráficos de controle são usados para monitorar a variação de processos ao longo do tempo.
Eles consistem em uma linha central que representa a média do processo e limites superior e inferior, que indicam a variação aceitável.
Ao registrar pontos de dados ao longo do tempo, é possível identificar tendências, desvios e variações que podem sinalizar problemas no processo, permitindo a intervenção e correção em uma base proativa.
Ciclo PDCA
A proposta do Ciclo PDCA é ser uma abordagem cíclica, que leva à melhoria contínua.
Ele começa com a fase de Planejamento (Plan), onde se define um objetivo e se elabora um plano para alcançá-lo.
Em seguida, vem a fase de Execução (Do), na qual o plano é colocado em prática.
Na fase de Verificação (Check), é feita a análise dos resultados obtidos em comparação com as metas estabelecidas.
Por fim, na fase de Ação (Act), são feitas correções e melhorias com base na avaliação, iniciando um novo ciclo.
5 Porquês
A técnica dos 5 Porquês é uma ferramenta de análise de causa raiz que consiste em fazer repetidamente a pergunta “por quê” para identificar as causas de um defeito ou falha.
A ideia é aprofundar a análise, questionando sucessivamente até chegar às verdadeiras origens do problema.
Normalmente, as respostas chegam quando são feitas cinco perguntas em sequência.
É considerada uma ferramenta de melhoria contínua justamente por se propor a ir fundo no estudo dos verdadeiros causadores dos gargalos de produção.
Mapeamento de Processos
Já o Mapeamento de Processos é a iniciativa de documentar e visualizar os fluxos de trabalho em uma organização.
Isso é feito por meio de diagramas ou fluxogramas que representam todas as etapas envolvidas em um processo específico.
Essa ferramenta ajuda a identificar gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria, permitindo uma compreensão clara de como os processos funcionam.
Brainstorming
A melhoria contínua depende do trabalho em equipe, afinal, nenhuma empresa prospera na base do “eu sozinho”.
Por isso, o Brainstorming é considerado como uma técnica de geração de ideias em que um grupo de pessoas se reúne para coletar sugestões e soluções criativas para um problema ou para identificar oportunidades de melhoria.
Não há críticas durante essa fase, na qual o mais importante é dar asas à criatividade e à diversidade de perspectivas, resultando em um conjunto rico de ideias a serem exploradas.
Análise SWOT
Não se pode alcançar a melhoria sem conhecer bem o contexto em que uma empresa atua.
Esse é o objetivo da Análise SWOT, ou FOFA (Fraquezas, Oportunidades, Forças e Ameaças).
Com essa ferramenta, é possível identificar os pontos fortes e fraquezas internas, ajudando a compreender as áreas onde a organização se destaca e aquelas que precisam de melhorias.
Ao mesmo tempo, a análise das oportunidades e ameaças externas permite identificar áreas estratégicas para o crescimento e áreas que exigem atenção para evitar riscos.
Benchmarking
Em certos casos, é importante lançar um olhar para fora para saber o que se pode melhorar internamente, a partir do exemplo dos outros.
Assim funciona o benchmarking, processo de comparar os processos, práticas e desempenho de uma organização com as melhores práticas da indústria ou de concorrentes.
Como ferramenta de melhoria, ela ajuda a identificar lacunas de desempenho e áreas onde a organização pode avançar, sempre observando as necessárias adaptações em relação ao que fazem os concorrentes.
Kanban
Boa parte das ferramentas que conhecemos até aqui atendem a objetivos estratégicos, ou seja, elas antecedem a parte operacional.
Já o quadro Kanban é uma abordagem visual para gerenciar projetos e fluxos de trabalho, servindo diretamente para a melhoria no chão de fábrica ou onde a empresa realiza suas atividades.
Ele usa cartões ou painéis visuais para representar tarefas e o progresso em direção à conclusão, mostrando o que está por fazer, o que está sendo feito e o que já foi concluído.
5W2H
Por sua vez, o 5W2H é um acrônimo que representa as perguntas “O quê, Por quê, Quem, Quando, Onde, Como e Quanto”.
Essas perguntas auxiliam na definição detalhada de um plano de ação, garantindo que todas as informações essenciais sejam consideradas, incluindo o que precisa ser feito, por quem, quando, onde, como e com que recursos.
Matriz GUT
Os problemas não são sempre todos iguais.
Cada desafio apresenta seu próprio grau de dificuldade e especificidades que demandam abordagens distintas.
A Matriz GUT ajuda nesse sentido, classificando os problemas com base em sua Gravidade, Urgência e Tendência.
Os problemas são pontuados em cada uma dessas categorias, o que ajuda a priorizar as ações de melhoria com base em sua importância relativa.
Qual a importância da melhoria contínua nas empresas?
Seria bom se fosse possível progredir dentro da zona de conforto, mas sabemos que isso não acontece.
Por isso, a melhoria contínua nas empresas é fundamental para aperfeiçoar processos, aumentar a eficiência e a qualidade, reduzir custos e manter a competitividade.
Ela promove a adaptação a mudanças no mercado, eleva a satisfação do cliente, criando um ambiente propício para a inovação constante.
Além disso, ajuda a identificar e corrigir problemas, impulsionando o crescimento sustentável enquanto fortalece a posição de uma marca no mercado.
Como o Lean Six Sigma ajuda a promover a melhoria contínua?
Todas as ferramentas que vimos aqui fazem parte da metodologia que revolucionou a forma de produzir de grandes empresas como a GE e a Motorola, a Lean Six Sigma.
Seja o profissional que vai ajudar as empresas a aumentar a produtividade e a identificar rapidamente a origem dos seus problemas.
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Conclusão
As ferramentas de melhoria contínua são para profissionais preparados.
A EDTI ajuda você a se tornar um deles, em nossos cursos presenciais e a distância.