A automação de processos robóticos já é uma realidade, e os negócios que não se ajustarem a ela tendem a perder terreno.
Como aponta a Deloitte Global RPA Survey (em inglês), 53% das empresas já deram início a algum tipo de iniciativa em automação utilizando robôs.
Perceba que não estamos tratando dos robôs físicos, como os que são empregados nas linhas de montagem industriais.
Nesse caso, os robôs utilizados nos processos de automação são virtuais. Os chatbots são um bom exemplo nesse sentido.
Entenda neste texto como funciona a RPA, de que forma ela se aplica nas atividades produtivas e que valor ela agrega para um negócio.
O que é automação de processos robóticos (RPA)?
Automação de processos robóticos é a instalação e uso de robôs em softwares e sistemas com o objetivo de informatizar e mecanizar tarefas rotineiras ou que se repetem.
Os chatbots que mencionamos, nesse caso, têm como função principal responder dúvidas e prestar a atendimento a partir de um rol de perguntas e respostas pré-definidas.
Mas essa é apenas uma entre diversas aplicações da RPA, com a qual empresas de praticamente todos os segmentos estão conseguindo resultados excepcionais.
Como funciona a automação de processos robóticos?
A RPA funciona basicamente por meio da instalação dos chamados bots.
Na prática, eles são linhas de programação, nas quais são inseridos comandos específicos para que realizem uma determinada tarefa ou rotina.
Os chatbots, por exemplo, respondem às perguntas a partir de uma lista de questões pré-programadas ou por meio de palavras-chave identificadas.
As funções se estendem indefinidamente, tornando a RPA uma área em franca expansão.
É o que podemos concluir pelas estatísticas, que apontam para um crescimento de incríveis 36,5% até 2032 para o mercado de RPA, que passará de US$ 3,2 milhões em valor para US$ 81,8 milhões.
Exemplos de automação de processos robóticos
A lista de rotinas que podem ser automatizadas a partir de RPA é bastante extensa, considerando as potencialidades dessa tecnologia.
Confira abaixo algumas delas:
- Atendimento ao cliente
- Gravação de fluxo de trabalho
- Processamento de faturas
- Fluxos de trabalho de arrastar e soltar (Drag and Drop)
- Processamento de linguagem natural
- Processamento de folha de pagamento
- Visão computacional
- Onboarding de novos funcionários
- Modelos pré-construídos
- Integração com aplicativos de negócios
- Análise de desempenho e programação de bot.
Quais os benefícios da automação de processos robóticos?
Automatizar processos com robôs traz benefícios comprovados, não só pelas pesquisas, mas, principalmente, pela prática diária nas empresas.
Essa é também uma forma de racionalizar as tarefas, tirando das pessoas a responsabilidade e o peso de tomar certas decisões.
No atendimento, por exemplo, a robotização elimina o fator emocional, que pode inadvertidamente gerar focos de insatisfação por parte do cliente.
Mas as vantagens, como veremos a seguir, vão muito além disso. Conheça as principais delas.
Agilidade nos processos
Nada mais frustrante do que ficar pendurado ao telefone à espera de um atendimento que, quando chega, não resolve o problema.
A RPA pode melhorar drasticamente nesse aspecto, organizando o atendimento telefônico e online a partir de questões programadas para que os chatbots respondam.
O cliente ganha em agilidade e sai do SAC pelo menos sem uma tarifa telefônica pesada para pagar.
Outro processo que pode ser bastante agilizado é o da folha de pagamento, que, com a automação, pode ser processada em muito menos tempo.
Fluidez na comunicação
Em rotinas de onboarding, a automação faz grande diferença, podendo até treinar colaboradores em tarefas mais simples.
Esse é um exemplo de como a RPA facilita a comunicação, ao deixar claro para os novos contratados o que eles precisam fazer e o que a empresa espera deles.
Os chatbots também ilustram esse benefício, já que, a partir da programação do atendimento, as respostas passam a ser mais objetivas e sem o viés emocional.
Flexibilidade operacional
Certas rotinas podem tomar tempo demais da gestão de uma empresa, podendo até reduzir a capacidade de resposta em suas rotinas operacionais.
O processamento de faturas, por exemplo, dá aos setores financeiro e contábil mais flexibilidade para operar em áreas consideradas mais críticas.
Em vez de se preocupar com o lançamento de faturas, sua consolidação e conciliação, eles podem pensar em usos mais estratégicos e em desenvolver a inteligência de mercado.
Redução de custos
Talvez o maior ganho ao investir em RPA seja a redução dos custos pela diminuição da dependência de mão de obra humana.
Um bot pode fazer o trabalho de equipes inteiras, com a vantagem de não precisar parar para se alimentar ou descansar.
Pode não soar muito simpático, mas na verdade é o oposto disso, já que a liberação de pessoas de tarefas desgastantes e repetitivas é sempre positiva.
Principais ferramentas de automação de processos robóticos
Outra lista que se estende quase indefinidamente é a de ferramentas e softwares de RPA. Destacamos alguns dos mais conhecidos na sequência:
- Kofax RPA: fácil de usar, tem como forte a interface intuitiva e a integração com outros sistemas
- Workfusion: seus robôs multibot são equipados com IA integrada e fazem análise de dados em tempo real
- Redwood Software: como vantagens, destacam-se sua alta escalabilidade e a segurança
- Appian: plataforma completa de low-code com design intuitivo de fácil adaptação
- Automation Hero: um dos mais fáceis de usar, sendo ideal para usuários iniciantes.
Outras ferramentas que merecem destaque são:
- Pegasystems
- AutomationEdge
- NICE
- Microsoft Power Automate
- Automation Anywhere
- UiPath
- Blue Prism.
Como aplicar a automação de processos robóticos na sua empresa?
A automação com bots é um processo acima de tudo estratégico.
Isso significa que sua implementação deve atender a objetivos bem definidos, os quais precisam estar alinhados à missão, valores e visão da empresa.
Do contrário, o que era para ser um diferencial pode vir a se tornar um tremendo desperdício de tempo e de recursos.
Saiba como aplicar do jeito certo a partir de agora.
1. Monte um planejamento
Uma empresa do ramo industrial não investiria em um novo equipamento sem antes saber onde ele pode ser utilizado e que resultados ele pode trazer.
O mesmo princípio se aplica à RPA que, como tal, demanda investimento para ser implementada com sucesso.
Nada melhor para garantir isso do que contar com um planejamento minucioso, onde serão definidas questões chave como metas, orçamento, KPIs e o modelo de gestão, entre outros.
2. Escolha as ferramentas
Como vimos, o rol de ferramentas e softwares de automação de processos robóticos é grande.
Tendo em conta que cada um tem seus pontos fortes, vale antes uma avaliação criteriosa, a fim de saber qual deles atende melhor às necessidades e objetivos da empresa.
Nessa avaliação, a empresa deve também fazer uma cotação de preços, para saber qual delas se ajusta melhor ao seu orçamento, já que a maioria é fornecida como um Software as a Service (SaaS).
3. Siga para a implementação
Uma vez selecionada a ferramenta, é hora de a empresa se preparar para instalá-la em seus sistemas e integrá-la às suas rotinas.
Isso pode ser feito pelos seus próprios colaboradores, desde que tenham preparo e experiência, ou por meio de outsourcing.
Seja como for, depois da implementação é altamente recomendado que a ferramenta instalada conte com um suporte e rotinas de atualização para suas funcionalidades.
4. Faça o monitoramento
A automação de processos não se faz de graça.
A partir do que vimos, ela deve atender a objetivos estratégicos muito bem definidos, até para que se justifique o esforço em sua implementação.
Nesse aspecto, a empresa precisará encontrar alguma forma de monitorar os resultados, a fim de comparar e estabelecer parâmetros de referência.
Assim, a gestão poderá saber se valeu a pena o investimento e se as soluções estão atendendo às expectativas.
5. Cuide da gestão de mudanças
Em certos casos, a automação pode gerar focos de resistência, especialmente quando ela vem para substituir a mão de obra humana.
Cabe aos líderes desse processo cuidar também da gestão de mudanças, que serve ainda para garantir que todos os envolvidos estejam falando a mesma língua e em sinergia.
Principais desafios da automação de processos robóticos
Entre tantas questões e problemas que a RPA ajuda a resolver, talvez um dos mais desafiadores seja a eliminação do desperdício.
Nesse aspecto, ela pode ser uma das ferramentas usadas por líderes Lean Six Sigma para reduzir os 8 desperdícios Lean.
A RPA ajuda direta ou indiretamente na redução de todos, com ênfase nos desperdícios em espera, movimentação e transporte, além do desperdício intelectual.
Conclusão
A automação de processos robóticos é a ferramenta do futuro, já em uso no presente.
Vimos que essa é uma área que vai crescer em taxas altíssimas no futuro próximo, no qual só os profissionais mais bem qualificados vão se destacar.
Está ao seu alcance ser um deles, com a formação Green Belt e Black Belt presencial da Escola EDTI.