gestão de mudanças

Lean six sigma aplicado a gestão de mudanças em projetos organizacionais

Gestores lidam com novas tendências econômicas e mercadológicas todos os dias. A incorporação de novas tecnologias, serviços e produtos faz com que o posicionamento de marcas frente a clientes e parceiros comerciais seja modificado continuamente. Nesse cenário, a gestão de mudanças tem um importante papel.

A política de gestão de mudanças é responsável por auxiliar a empresa a se adaptar a novos cenários. Graças a ela, o gestor pode implementar novas formas de trabalho e tecnologias com menos dificuldade e riscos. Dessa forma, a empresa poderá maximizar o retorno com todas as decisões tomadas.

Quer saber mais sobre o tema e como estruturar uma boa política de gestão de mudanças com o apoio da metodologia Lean Six Sigma? Então leia o post a seguir!

O que é a gestão de mudanças?

A política de gestão de mudanças é um conjunto de processos que empresas utilizam para reduzir os riscos envolvidos com alterações no ambiente corporativo. Ela envolve procedimentos de análise, planejamento de ações, migração e mensuração de resultados. Dessa forma, o negócio pode reduzir riscos e maximizar os resultados obtidos.

Todas as medidas são formuladas a partir das necessidades do que for mudado. Afinal, cada mudança tem um foco diferente, que existem uma metodologia própria para atingir o resultado esperado.

Se o negócio pretende migrar para uma nova versão de um sistema de TI, por exemplo, serão estruturadas medidas para preparar os dispositivos, treinar os profissionais, realizar ajustes de segurança digital e suporte. Por outro lado, caso a empresa esteja implementando uma nova metodologia de trabalho, as rotinas estarão voltadas para o treinamento dos profissionais, alinhamento de conhecimentos e realização de monitoramento de resultados.

Ao criar um projeto de mudanças personalizado com cada iniciativa, a companhia pode maximizar os seus resultados. As medidas tomadas serão mais inteligentes e eficazes. Ao mesmo tempo, a prevenção de riscos será mais abrangente e capaz de avaliar o que pode ser feito para tornar o processo mais fluido e direcionado para as metas da companhia.

O importante, aqui, é guiar os profissionais pelo processo de mudanças de tal forma que eles consigam obter todos os recursos necessários para ter o menor nível de atrito possível. Como as mudanças só são efetivas caso os funcionários as aceitem, a companhia precisa estruturar bases de apoio para solucionar problemas, tratar dúvidas e conseguir atingir os resultados esperados.

Como a política de gestão de mudanças funciona?

As políticas de gestão de mudanças podem funcionar em três níveis. Compreender cada um auxilia o gestor a estruturar um processo mais inteligente e preciso. Ao mesmo tempo, abre as bases para o negócio evitar mais riscos e ter times mais preparados.

Confira a seguir os três níveis em que mudanças ocorrem!

Nível individual

Esse é o primeiro nível de mudanças no ambiente corporativo. Esta área foca em cada indivíduo e como ele se alinhará com as propostas feitas pelo negócio. Para que isso seja possível, a empresa deve identificar tudo o que cada funcionário precisa para uma mudança de sucesso.

Também são necessárias estratégias para reduzir a resistência. Uma má comunicação reduz o engajamento dos times e leva o negócio a ter mais dificuldade ao migrar para um novo cenário. Diante disso, os gestores devem estruturar um fluxo de comunicação aberto, com feedbacks, espaço para sugestões e troca de experiências capazes de engajar todos os membros da equipe.

Organizacional

Este é um nível mais amplo. A mudança organizacional afeta todo um conjunto de processos, times ou mesmo setores completos. Estratégias com esse enfoque geralmente são preferidas por exigirem menos recursos e tempo de análise e permitir a identificação das novidades de forma mais simples e direta.

Apesar desse tipo de abordagem ser mais abrangente, ela não ignora demandas locais. Afinal de contas, nem sempre todos os departamentos necessitam do mesmo nível de mudanças. Portanto, a empresa precisa estar preparada para entender e reconhecer em quais níveis as mudanças serão necessárias, quem será afetado e quais os melhores passos para mitigar problemas ou as chances de recursos serem desperdiçados.

Corporativo

Este tipo de mudança se refere a uma mudança em toda a estrutura ou cultura de uma empresa. Justamente por isso, ela é fundamental para garantir que a empresa se mantenha competitiva: a facilidade com que o negócio se adapta e alinha com as tendências do mercado influencia diretamente no sucesso da empresa a médio e longo prazo.

Para ter sucesso, as lideranças devem estar envolvidas de modo ativo em todas as etapas. Isso garantirá que o engajamento na mudança de cultura ocorrerá com mais agilidade e engajamento e tornará o processo mais fluído. Ou seja, o envolvimento dos gestores evita riscos e atritos, facilitando as mudanças.

Quais as vantagens de se utilizar uma política de gestão de mudanças?

Toda mudança pode trazer ganhos para o negócio se elas forem bem estruturadas. Das graduais àquelas que passam por todos os fluxos da companhia, alterações nas rotinas de trabalho, se bem gerenciadas, podem tornar a companhia mais competitiva e inteligente. Nesse sentido, a aplicação da gestão de mudanças traz benefícios como:

  • redução de riscos: quando o gestor planeja a mudança avaliando todos os fatores envolvidos, ele pode se preparar mais para enfrentar riscos e evitar que eles influenciem no sucesso da estratégia;
  • maior retorno sobre o investimento: caso a mudança envola aplicações ou o investimento em novas tecnologias, o gestor poderá se preparar para garantir que os times aproveitem ao máximo os recursos disponíveis;
  • aumento do engajamento dos profissionais nos processos de treinamento: com uma comunicação e processo de mudança mais bem estruturados, os profissionais estarão mais envolvidos nas etapas de adaptação;
  • maior adoção das mudanças: como todos os times saberão a importância das decisões que a empresa tomou, o engajamento em cada uma delas será mais amplo;
  • possibilidade de ampliar o conhecimento dos times de planejamento e validar boas práticas: sendo executado com mais cuidado e visão estratégica, a empresa poderá coletar dados sobre ideias e abordagens que funcionam e replicá-las nos projetos futuros;
  • manutenção da competitividade da empresa: a gestão de mudanças é fundamental para garantir que o negócio se adapte rapidamente a novos cenários e se mantenha competitivo.

Qual a relação da gestão de mudanças com a metodologia Lean Six Sigma?

A metodologia Lean Six Sigma tem como princípio a criação de medidas que permitam às empresas reduzir custos, ter melhor organização em seu dia a dia e atingir melhores níveis de qualidade sem comprometer os indicadores de erros. Para que isso seja feito, esse método orienta os profissionais a atacarem a origem dos problemas e, assim, impedir que eles ocorram novamente. A partir de uma análise e a formulação de um plano de ação, o negócio aplicará mudanças e conseguirá otimizar o seu ambiente de trabalho.

Em outras palavras, a metodologia Lean Six Sigma deve ser compreendida como uma forma de otimizar a qualidade dos processos e reduzir custos com precisão. As bases para essas ações estão orientadas por uma metodologia que se defina em cinco tópicos, que são:

  • a definição do problema;
  • a análise do tamanho do problema e a sua gravidade;
  • a análise do problema e das suas origens;
  • a aplicação de melhorias para corrigir o problema;
  • o controle da falha.

Incorporada aos processos de gestão de mudanças, as bases da metodologia Lean Six Sigma podem servir de grande apoio para que o profissional consiga otimizar as suas ações. O negócio terá melhorias em todas as etapas das mudanças, uma vez que elas estarão orientadas com uma visão estratégica para lidar com imprevistos, diminuir riscos e maximizar o retorno obtido com o investimento. Afinal, como mostraremos, essa metodologia é flexível e fácil de ser integrada a diferentes rotinas da política de gestão de mudanças.

Como implementar a metodologia Lean Six Sigma na gestão de mudanças?

Aplicar a Lean Six Sigma no processo de gestão de mudanças pode ser feito em diferentes pontos. Gerenciamento de riscos, avaliação de resultados e estruturação de otimizações são alguns pontos que podemos apontar. Por isso os times devem estar preparados para lidar com essa prática sempre que for necessário.

Veja a seguir em quais momentos e de que maneira a metodologia Lean Six Sigma pode ser integrada aos seus processos de gestão de mudanças!

Análise de risco durante o planejamento

Na análise de riscos, a metodologia Lean Six Sigma permite que o gestor consiga avaliar como os problemas podem surgir e qual a melhor estratégia para lidar com os mesmos. Assim, caso eles ocorram, será mais fácil eliminá-los de maneira eficaz e ágil.

Resolução de imprevistos

Aqui, a metodologia Lean Six Sigma pode contribuir de modo semelhante ao da identificação de possíveis riscos. Com base nela, a empresa poderá avaliar a origem dos problemas e eliminá-los rapidamente. Dessa forma, o impacto causado nos fluxos de trabalho e nos cronogramas será o menor possível.

Identificação de resultados

Sempre que uma modificação é realizada, a empresa deve realizar uma análise dos resultados obtidos. Dessa forma, o gestor poderá aplicar mudanças para corrigir eventuais problemas e maximizar os resultados. Apoiando-se na metodologia Lean Six Sigma, essa atividade será executada com mais qualidade e meios para atingir grandes resultados.

Estruturação de otimizações

Processos de mudanças podem ser estruturados para melhorar os fluxos de trabalho. Mas isso só é possível se a empresa saber avaliar a qualidade das suas rotinas. Neste sentido, a metodologia Lean Six Sigma é uma das melhores técnicas para identificar a origem de problemas e como corrigir cada um deles com qualidade.

Quais são as vantagens de aplicar lean six sigma na gestão de mudanças?

Os benefícios da metodologia Lean Six Sigma na gestão de problemas são conhecidos. O ambiente operacional pode ser otimizado com mais agilidade e precisão, o que leva o negócio a ser mais competitivo a médio e longo prazo. Veja a seguir como essa metodologia pode tornar a gestão de mudanças mais eficaz e capaz de também gerar aumento na competitividade da companhia abaixo!

Redução de gastos

Por auxiliar a empresa a ter uma visão mais estratégica a ampla sobre o processo de gestão de mudanças, a companhia poderá eliminar gastos facilmente. As atividades serão estruturadas considerando melhor os recursos disponíveis e as formas de evitar desperdícios. Ao mesmo tempo, todos os profissionais poderão aproveitar mais as ferramentas disponíveis, eliminando gastos.

Mais agilidade na mudança

A metodologia Lean Six Sigma permite que a empresa lide com problemas de forma mais inteligente. As falhas são eliminadas com o apoio de uma rotina de análise abrangente. Ao mesmo tempo, o negócio aplicará medidas que reduzem as chances de falhas ocorrerem.

Dessa forma, o processo de mudanças será executado de um modo muito mais fluido. Erros poderão ser eliminados rapidamente e, ao mesmo tempo, a sua frequência será reduzida. Assim, a companhia conseguirá atingir os resultados esperados em prazos menores.

Melhoria contínua

Ao implantar Lean Six Sigma, a empresa pode otimizar continuamente as suas atividades de gerenciamento de mudanças. O negócio fará uma avaliação completa dos resultados de cada etapa com uma nova visão, o que contribui para atingir facilmente os resultados esperados. Dessa forma, o nível de otimização a médio e longo prazo será sempre ampliado.

Toda empresa passa por mudanças regularmente. Atualizar procedimentos, manter a infraestrutura moderna e rever serviços é algo crucial para que o negócio se mantenha alinhado com as demandas de seus clientes. Ao mesmo tempo, isso permite que o empreendimento consiga se manter inovador e competitivo.

Mas como os processos de mudança contém grandes riscos, é fundamental que a empresa saiba manejá-los com cuidado. Ter um bom planejamento, dar apoio aos times e estruturar medidas de verificação de resultados são passos cruciais. Isso permite que a empresa diminua riscos e consiga avaliar com mais precisão o impacto de suas escolhas.

Neste sentido, a combinação da metodologia Lean Six Sigma com a política de gestão de mudanças representa uma ótima possibilidade para as empresas realizarem modificações em sua estrutura com agilidade. Haverá mais flexibilidade no ambiente corporativo, menos chance de erros e maior qualidade técnica. Dessa forma, a companhia conseguirá atingir os resultados esperados sem colocar em risco o sucesso das suas estratégias corporativas.

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