Matriz RACI: como ela pode ajudar a melhorar os processos de uma empresa?

Já percebeu que, quando ninguém sabe exatamente em que ponto começa ou termina a própria responsabilidade em um projeto, problemas logo começam a aparecer? Falhas de execução, atritos entre a equipe, dificuldade em conseguir soluções, demora nas respostas: esses são só alguns dos aspectos que uma Matriz RACI ajuda a resolver.

A chamada matriz de responsabilidades consiste em nada mais do que realizar uma atribuição sistemática de papéis para um projeto. Cada membro da equipe se enquadra em uma categoria funcional em relação às atividades do processo. Quer saber quais são elas? Continue a leitura!

O que é a Matriz RACI?

A Matriz RACI serve para a designação de responsabilidades e, como você pode imaginar, é extremamente eficiente e necessária para o bom andamento de um projeto. Com ela, o acordo sobre a divisão de funções, que ficava a cargo do “boca a boca”, passa a ser formalizado e documentado.

Afinal, não há como criar o escopo do projeto sem uma noção clara de quem ficará responsável por cada etapa. Dessa forma, acabam os problemas com o esquecimento de atribuições, a confusão na hora de buscar informações ou mesmo os atritos decorrentes de uma má distribuição de tarefas.

Agora, você vai entender melhor sobre as classificações da matriz!

R (Responsible)

O responsável é quem fica incumbido de executar a tarefa. O indivíduo ou grupo dessa classificação deve atuar no desenvolvimento e na entrega de determinada atividade. Por exemplo, uma equipe de programadores que farão as integrações em um novo software.

A (Accountable)

É a autoridade, isto é, o dirigente encarregado de aprovar a conclusão das etapas. Essa figura pode recusar os resultados da equipe de responsáveis e solicitar ajustes. Além disso, também é quem realiza as cobranças caso algo saia do planejado. Normalmente, são gerentes ou moderadores.

C (Consulted)

São todos aqueles que podem opinar durante o trabalho dos responsáveis. Em geral, a participação dos consultores parte justamente dos questionamentos da equipe executora, que os procura para aperfeiçoar a entrega ou agregar mais valor ao produto. São especialistas, colaboradores com mais experiência e patrocinadores.

I (Informed)

Por último, os informados são os usuários impactados diretamente pelo produto desenvolvido pelos responsáveis, com auxílio dos consultores e aprovação da autoridade. São os clientes, os stakeholders, os gerentes e os diretores, por exemplo, que querem ou precisam receber atualizações sobre o andamento do processo.

Como ela é feita?

Para elaborar a Matriz RACI, é preciso que todos os envolvidos no projeto estejam familiarizados com as classificações destrinchadas anteriormente. Do contrário, de pouco servirá a designação de responsabilidades. Por esse motivo, uma boa ideia é realizar uma reunião inicial para explicar esse conceito e sua importância.

Em seguida, todos os envolvidos nos diversos processos precisam ser conhecidos. Quem são os clientes? Qual setor ficará responsável pelo projeto? Quais membros da equipe trabalharão diretamente com o desenvolvimento? Qual autoridade é a mais indicada para o acompanhamento? Depois:

  • liste todas as etapas do projeto, preferencialmente, atribuindo prazos e prioridades;
  • identifique quais são os perfis mais indicados para lidar com cada uma;
  • agende reuniões previamente para discussão dos resultados e, se necessário, adequações na distribuição da matriz.

A designação pode ser formalizada virtualmente, por meio de uma tabela enviada a todos os envolvidos por e-mail, por exemplo, ou pode ficar exposta em um quadro físico. É interessante que haja a descrição da atividade, os nomes dos encarregados por ela e um destaque para o papel na matriz.

Vale salientar que uma RACI clássica deve ter ao menos um responsável (R). Além disso, nunca pode haver mais do que uma autoridade (A) para que não ocorra conflito nas decisões. É indicado que haja pelo menos um consultor (C) e um informado (I), mas essas figuras não são obrigatórias.

Quais são as vantagens em aplicá-la?

Você pode estar se perguntando se realmente é necessário ter tanto critério na atribuição de responsabilidades. A resposta é: sim, se você quer uma equipe de alta produtividade e ótimo desempenho.

Veja algumas das principais vantagens ao empregar a Matriz RACI:

  • divisão de responsabilidades: com a designação clara de papéis, possíveis conflitos ou interferências na execução de cada etapa são eliminados, já que todos sabem exatamente qual é a sua função;
  • facilidade no acesso a informações: sempre que há qualquer dúvida ou problema no andamento da atividade, é muito mais fácil encontrar o “dono” daquela etapa para buscar as soluções;
  • melhor interação entre os membros da equipe: como cada um tem seu trabalho definido estrategicamente de acordo com as habilidades e competências, elimina-se o problema da sobrecarga de alguns membros ou de desvalorização de outros;
  • senso de comprometimento: com a formalização das responsabilidades, questões como atraso nas entregas, esquecimento de tarefas ou necessidade exagerada de cobrança também são abrandadas, já que todos sabem da importância de seus papéis.

Como implementar essa metodologia?

Para implementar a Matriz RACI em seus projetos, o cotidiano dos processos e das equipes é muito importante. Como você viu, a metodologia clássica tem apenas quatro tipos de responsabilidade. No entanto, eles nem sempre abarcam as necessidades em todos os casos.

Por isso, também é possível adaptá-la, de modo que atenda melhor às especificações do projeto. Algumas classificações comuns na implementação de uma Matriz RACI com complementos são:

  • B (Backup): é o profissional que substituirá algum outro, caso haja imprevistos, e ele tem que ser sinalizado com cuidado, pois precisa de certas competências para assumir outro papel inesperadamente;
  • M (Manager): é o responsável pelo gerenciamento da entrega, isto é, um líder ou coordenador que acompanha o andamento antes de chegar à autoridade;
  • N (Notify): é como os integrantes do grupo dos informados, mas só precisa saber da conclusão da tarefa, e não das demais etapas do desenvolvimento;
  • O (Originator): é o criador de determinada atividade, capaz de elucidar dúvidas no desenvolvimento, já que idealizou os resultados.

Com a Matriz RACI, seus projetos passarão por uma grande otimização. Todos os integrantes da equipe terão um maior senso de responsabilidade e os problemas de comunicação ficarão para trás. Por isso, essa metodologia é muito bem-vinda no cotidiano corporativo.

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